Jakie są obowiązki wynikające ze stosowania urządzeń fiskalnych?

Obowiązek stosowania kas fiskalnych wynika z Ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym z dnia 8 stycznia 1993 roku, z późniejszymi zmianami. Rozporządzenia Ministra Finansów określiły wymagania odnośnie konstrukcji kas fiskalnych i terminy od których poszczególni podatnicy mają obowiązek ich stosowania. Dowolny komputer połączony z zalegalizowaną drukarką fiskalną stanowi kasę fiskalną w rozumieniu wymienionych przepisów. W szczególności używanie drukarki fiskalnej zwalnia użytkownika z obowiązku przedstawiania swoich programów komputerowych do legalizacji w Ministerstwie Finansów. Ideą wymienionej Ustawy jest zapewnienie ścisłej rejestracji należnych podatków VAT. W tym celu przewidziane są docelowo dwa sposoby:

• sprzedaż dla płatników VAT (czyli jednostek zarejestrowanych w tym charakterze w Urzędach Skarbowych i w związku z tym posiadających numery NIP) rejestrowana za pomocą faktur VAT;
• sprzedaż pozostała, w szczególności detaliczna dla nieznanych odbiorców — rejestrowana za pomocą urządzeń fiskalnych: kas i drukarek.

Natychmiastowe zainstalowanie urządzeń fiskalnych we wszystkich punktach sprzedaży detalicznej byłoby nierealne, tak ze względów technicznych jak i ekonomicznych. Przepisy wprowadzają ten obowiązek stopniowo dla poszczególnych grup podatników. Ponieważ przepisy w tym zakresie są zmieniane, a zaliczenie podatnika do określonej grupy może być niejednoznaczne, należy o aktualną informację zwrócić się do swojego Urzędu Skarbowego.

Aby urządzenia fiskalne spełniały swoją rolę, muszą odpowiadać w szczególności następującym wymaganiom:

• Drukarka ma możliwość drukowania na dwóch taśmach papierowych: paragonowej i kontrolnej. Na taśmie paragonowej są drukowane wszystkie paragony wręczane klientom, a na taśmie kontrolnej kopie paragonów fiskalnych i raporty dobowe fiskalne. Użytkownik ma obowiązek wydawania paragonów klientom i przechowywania taśmy kontrolnej przez lat 5.

• Raport z każdego dnia sprzedaży zwany "Raportem fiskalnym dobowym", musi być wydrukowany na taśmie kontrolnej i zapamiętany w pamięci elektronicznej o zapisie niezależnym od zasilania i nieznisz-czalnej, zwanej pamięcią fiskalną. Raport ten obejmuje:

  • Kwoty netto sprzedaży według poszczególnych grup opodatkowania (tj. suma netto sprzedaży towarów i usług opodatkowanych stawką 23%),
  • Suma jak wyżej dla pozycji opodatkowanych stawką 8% (itd.),
  • Kwoty należnego podatku oddzielnie dla każdej z tych grup i sumaryczną kwotę podatku z danego dnia,
  • Informacje dodatkowe.

  Pamięć fiskalna nie może być ani modyfikowana ani wymieniana, także przez uprawniony serwis. Pamięć ta jest umieszczona wewnątrz drukarki i zabezpieczona przed wyjęciem; może też być zabezpieczona dodatkowo plombą Urzędu Skarbowego. Na koniec każdego dnia sprzedaży należy wykonać raport fiskalny dobowy. W przypadku awarii pamięci fiskalnej drukarka fiskalna musi być wyrejestrowana w Urzędzie Skarbowym i może być ewentualnie zwrócona (odsprzedana) tylko producentowi. Żaden serwis nie jest uprawniony do naprawy pamięci fiskalnych.

• Operacje w ciągu doby, w szczególności wystawienia paragonów fiskalnych, są rejestrowane w pamięci dobowej. Po zakończeniu dnia pracy na podstawie zawartości pamięci dobowej są wykonywane raporty fiskalne dobowe. Po wykonaniu raportu fiskalnego dobowego pamięć dobowa jest zerowana i służy do gromadzenia danych z kolejnej doby. Zawartość pamięci dobowej jest podtrzymywana specjalną baterią, dlatego planowane lub niespodziewane wyłączenia zasilania nie powodują zniszczenia lub zakłócenia zawartości pamięci dobowej. Ewentualne awarie pamięci dobowej mogą być naprawiane przez uprawniony serwis.

• Sprzedawane mogą być tylko towary których nazwy i indeksy podatku zostały zarejestrowane w pamięci drukarki na tzw. liście towarowej. Istotne są dwie zasady:

  • Na liście towarowej nie mogą występować dwa towary o tych samych nazwach, ale o różnych indeksach VAT.
  • Jeżeli w historii zmian na liście towarowej chociaż raz został zmieniony dla określonego towaru indeks VAT na niższy, to nie można go już nigdy zwiększyć. Wynika z tego, że pod tą samą nazwą, np. "Bułka" można sprzedawać różne rodzaje bułek, np. za 50 gr., za 60 gr. i za 65 gr., o ile każda z nich jest opodatkowana tą samą stawką podatku np. 8%. Oczywiście dla właściciela, personelu sklepu i klientów wygodniej będzie nadać tym towarom różne nazwy, np. "Bułka zwykła", "Bułka z makiem", "Bułka słodka" — ale wprowadzenie takich rozróżnień nie jest wymagane przez przepisy skarbowe.

• Zasady tworzenia nazw są różne dla każdej drukarki.

• Po wydaniu drukarce fiskalnej polecenia Drukuj paragon fiskalny wprowadzone wcześniej kwoty obrotu i należnego podatku zostaną zapamiętane w sposób nieodwracalny i będą wchodziły do drukowanych w przyszłości raportów. Nie jest możliwe żadne anulowanie, poprawianie lub stornowanie tych kwot. Dlatego radzimy przestrzegać następujących zasad:

  • Po zarejestrowaniu na komputerze kasowym poszczególnych pozycji sprzedaży i ustaleniu sumarycznej kwoty do zapłaty przez klienta, kasjerka nie może dawać polecenia zatwierdzenia paragonu fiskalnego dopóki nie sprawdzi, że klient ma dosyć pieniędzy do opłacenia rachunku. Przed wydaniem polecenia Drukuj paragon fiskalny można jeszcze anulować transakcję.
  • Do sprawdzania komputera, drukarki, programów i szkolenia obsługi należy korzystać z drukarki w trybie szkoleniowym. Kwoty wyszczególnione na paragonach niefiskalnych w tym trybie nie są rejestrowane w pamięciach drukarki i nie wchodzą do raportów.
  • Na drukarce fiskalnej nie można rejestrować ani zwrotów towarów od klienta, ani zwrotów klientom wpłaconych kwot, także podatków. W tym celu musisz prowadzić oddzielną dokumentację zwrotów, w formie uzgodnionej z Urzędem Skarbowym.

• Na życzenie właściciela drukarki lub urzędnika skarbowego drukarka fiskalna może wydrukować raport fiskalny za wybrany okres. Postać "Raportu fiskalnego okresowego" jest ściśle określona.

• Poza drukowaniem: paragonów fiskalnych, niefiskalnych, raportów fiskalnych dobowych i okresowych drukarka fiskalna nie może drukować żadnych innych tekstów. Tak stanowią przepisy.

• Każda drukarka fiskalna musi posiadać "Książkę serwisową kasy fiskalnej", dostarczoną przez producenta, w której odnotowywane są fakt fiskalizacji i wszystkie interwencje serwisu. Książka musi być przechowywana przez okres pięciu lat od chwili zakończenia pracy drukarki.

• Drukarka fiskalna po jej zakupieniu i pierwszej instalacji (fiskalizacji) musi być zarejestrowana we właściwym Urzędzie Skarbowym. "Właściwy" oznacza tutaj Urząd Skarbowy, w którym użytkownik drukarki fiskalnej zarejestrowany jest jako płatnik VAT (ma nadany przez ten Urząd Numer Identyfikacji Podatkowej). W trakcie rejestracji Urząd Skarbowy nadaje drukarce numer ewidencyjny. Numer ewidencyjny należy wpisać do Książki serwisowej oraz napisać na obudowie drukarki w sposób trwały, np. mazakiem do pisania po szkle i plastiku. Oddzielną sprawą jest numer unikatowy drukarki, nadany przez producenta w ramach uprawnień otrzymanych z Ministerstwa Finansów. Numer unikatowy jest zapisany w pamięci fiskalnej drukarki i także w książce serwisowej drukarki. Numer unikatowy jest automatycznie drukowany na wszystkich paragonach fiskalnych i raportach fiskalnych.

• Uprawniony serwis może i powinien wpisać do pamięci fiskalnej drukarki numer NIP oraz nazwę i adres Firmy.

• Użytkownik musi mieć podpisaną umowę z uprawnionym serwisem urządzeń fiskalnych. Twój dostawca jest zobowiązany wskazać Ci odpowiedni serwis dla drukarek. Serwisant przychodzący do naprawy lub przeglądu drukarek musi okazać specjalną legitymację. Serwis jest zobowiązany podjąć działanie (niekoniecznie zakończyć naprawę) w ciągu 48 godzin od zgłoszenia awarii, a ponadto dwa razy w roku dokonać przeglądu na koszt użytkownika.

• Serwis wszystkie swoje działania jest zobowiązany odnotować w książce serwisu, w szczególności działania połączone z naruszeniem i założeniem nowych plomb.

• Drukowania raportów fiskalnych, dobowego i okresowego, zwykle dokonuje się za pomocą komputera do którego przyłączona jest drukarka fiskalna, ale drukarka fiskalna może także wydrukować te raporty autonomicznie przy uszkodzonym komputerze lub przy braku komputera. Opis jak to zrobić jest podany w dokumentacji drukarki.

• Drukarka fiskalna jest wyposażona w wyświetlacz dla klienta. Po ustawieniu drukarki na stanowisku pracy, należy ten wyświetlacz tak obrócić, aby jego odczyt był możliwy i wygodny dla klientów.