Jakie kartoteki są dostępne w programie?
Przy okazji wystawiania dokumentów w Wapro Mag, np. dokumentów magazynowych, faktur itp., wielokrotnie zachodzi potrzeba wypełniania formularzy, czyli tzw. arkuszy (okienek, formatek) wprowadzania danych. W celu usprawnienia pracy przyjęto w programie zasadę, że wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, informacji nie wpisuje się bezpośrednio, lecz wybiera z wyświetlonej listy. W tym celu wprowadzono w programie kartoteki (rejestry, listy, słowniki), przechowujące informacje o towarach, kontrahentach, stawkach podatku VAT, dokumentach zgromadzonych w systemie itd. Taka konstrukcja ma wiele zalet:
- Jednorazowo wpisana informacja może być wykorzystana wielokrotnie, co oszczędza czas i chroni przed pomyłkami. Listy w Wapro Mag mogą być uzupełniane o nowe pozycje nie tylko po skorzystaniu z opcji dostępnych w menu
Kartoteki, ale także w czasie normalnej pracy, np. podczas wystawiania dokumentów magazynowych. Nowa pozycja jest dołączana do odpowiedniej kartoteki i od tej pory dostępna w programie dla wszystkich jego użytkowników. - Nie ma potrzeby wypełniania wszystkich rubryk dokumentu. Wybranie z listy np. nazwy towaru spowoduje automatyczne wpisanie numeru katalogowego, stawki podatku VAT, numeru SWW/KU itd.
- Ułatwiona jest korekta danych. Poprawienie w kartotece błędnie podanej informacji (np. literówki w nazwie) spowoduje automatyczną zmianę we wszystkich dokumentach, w których wystąpiła. Oszczędza to czas i daje gwarancję, że nie pominięto żadnego dokumentu. Nie dotyczy to oczywiście wszystkich zmian — jeżeli na przykład w kartotece asortymentów zostanie zaktualizowana cena sprzedaży, to zmiana ta zostanie uwzględniona jedynie w dokumentach wystawionych po tym fakcie, a nie wpłynie na stan wcześniejszych rozliczeń z kontrahentami.
Efektywność pracy w kartotekach zwiększa korzystanie z mechanizmów m.in.:
- wyszukiwania ciągu znaków,
- sortowania kartotek i rejestrów,
- filtrów,
- drzew filtrowania kartotek i rejestrów.
Sposób działania tych funkcji jest ujednolicony w całym programie. Więcej informacji na ten temat dostarcza rozdział "Obsługa programu".
W programie Wapro Mag pola związane z odpowiednimi listami (kartotekami) możemy rozpoznać po klawiszu skierowanego w dół trójkąta lub ikonie kart.
Korzystanie z mechanizmu list obok wymienionych korzyści nakłada na użytkownika obowiązek pewnej dyscypliny. Poniżej kilka uwag praktycznych i technicznych:
- Wypełnianie niektórych pól jest wymagane przez program (pole nie może zostać puste), innych zaś jest opcjonalne. W razie pominięcia wymaganego pola, przy próbie zapisania danych do kartoteki, program wygeneruje stosowne ostrzeżenie.
- Program wykrywa powtórzenia nazw w kartotekach, nie zaprotestuje jednak, gdy przykładowo ten sam artykuł zdefiniujemy raz jako "Telewizor SONY KX–2520", innym razem jako "Odbiornik telewizyjny SONY KX–2520" czy też "TV SONY KX–2520". Dlatego też dobrą radą praktyczną jest obsługa kartotek przez jedną osobę dbającą o określoną konwencję nazw, a także przyjmującą pewne stałe zasady dotyczące sposobu zapisu informacji (stosowanie dużych i małych liter itp.). W szczególny sposób dotyczy to wprowadzania nazw towarów i kontrahentów.
- Jeśli przy wypełnianiu pola kursor nie znajdował się na początku rubryki i w nazwie (na początku) wystąpi znak odstępu (spacja), to taka nazwa będzie w programie odróżniana od nazwy wpisanej od samego początku pola. Na przykład można wpisać tę samą jednostkę miary jako: "szt", " szt", "szt.". Na ekranie różnice te są mało widoczne, ale program umieści w kartotece wszystkie warianty, uważając je za różne jednostki.
- W niektórych przypadkach poprawianie i kasowanie istniejących danych w kartotece jest możliwe, o ile w programie nie było jeszcze żadnych operacji z wykorzystaniem tej pozycji (np. kasowanie towaru jest możliwe dopóki nie wystąpił on w specyfikacji żadnego dokumentu magazynowego). W razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie.