Jak dodać artykuł?

Kartoteka artykułów w Wapro Mag, to obok kartoteki kontrahentów podstawowa kartoteka w systemie. Umożliwia wprowadzenie towarów i usług, którymi będzie handlować firma. Podstawowy podział kartoteki wynika z typu wprowadzanego towaru:

• Towar - zwykła pozycja towarowa, wymaga zakupu lub przyjęcia na stan, aby można było dokonać sprzedaży lub wprowadzić rozchód (uwzględniany jest stan magazynu).
• Usługa - system nie ewidencjonuje stanu magazynowego; pozycja wykazuje cały czas stan na poziomie "0", lecz umożliwia rozchód usług.
• Materiał - zasada działania analogiczna do sekcji Towar, jednak pozwala odróżnić np. towary handlowe od materiałów wewnętrznych lub półproduktów.
• Produkt - system ewidencjonuje stan; produkty można kupić, przyjąć, jak również wyprodukować (RW na półprodukty i PW na produkt).
• Zestaw - specjalny rodzaj kartoteki, zawierający definicję składu zestawu. System na bieżąco nie kontroluje jej stanu. Podczas dodawania zestawu do dokumentu, system pobiera definicję zestawu i automatycznie dodaje jego składniki do dokumentu.
• Opakowanie - używane dla opakowań zwrotnych np. butelki/palety.

Podpowiedź

Domyślnie lista towarów jest unikatowa dla każdego magazynu w ramach danej firmy. Oznacza to, że towar dodany do dowolnego magazynu pojawia się tylko w tym konkretnym magazynie w danej firmie.

Jednakże, jeśli chcesz to zmienić, istnieje możliwość włączenia mechanizmu synchronizacji artykułów pomiędzy magazynami w pełnym wymiarze (dane podstawowe i ceny) lub w uproszczonym (dane podstawowe bez cen).

Jak utworzyć listę artykułów?

Lista artykułów prezentuje główne informacje o artykułach na liście. Użytkownik ma możliwość konfiguracji tej listy (czytaj o personalizacji.), co pozwala dostosować wyświetlane dane do swoich preferencji.

Dane na liście mogą być filtrowane w różne sposoby:

• Filtr podstawowy - użytkownik może rozwinąć listę filtrów nad widocznymi kolumnami i wybrać kolumnę, według której chce przeszukiwać dane. Wybrana kolumna automatycznie zostaje użyta jako kolumna sortowania listy wynikowej.
• Panel kategorii - po prawej stronie listy znajduje się panel kategorii, który umożliwia wyświetlanie artykułów w zwykłych kategoriach lub kategoriach wielopoziomowych, co ułatwia porządkowanie i grupowanie danych.
• Filtry zaawansowane - dostępne są również filtry zaawansowane, które pozwalają na bardzo szczegółowe przeszukiwanie danych na liście, opierając się na różnych kryteriach odpowiadających atrybutom artykułów.

Sortowanie listy odbywa się poprzez zmianę kierunku sortowania na wybranej kolumnie Kolumna, która jest używana do filtrowania danych, oznaczona jest strzałką (skierowaną w dół lub w górę), umożliwiającą zmianę kierunku sortowania.

Większość list może być również wyeksportowana do programu MS Excel. Aby to zrobić, należy użyć operacji Eksportuj do Excel umieszczonej nad listą.

Warto wiedzieć

Eksportowane są te dane, które spełniają aktualnie ustawione filtry w kartotece asortymentowej.

Jak utworzyć artykuł?

Tworzenie i edycja artykułu w programie Wapro Mag odbywa się podobnie jak w przypadku kontrahentów. Istnieją dwie główne metody wprowadzania danych:

1. Ręczne wprowadzanie: operator musi uzupełnić wszystkie wymagane pola, które są oznaczone czerwoną gwiazdką. W przypadku braku uzupełnienia wymaganych pól, system wyświetli odpowiedni komunikat i aktywuje pierwsze wymagane i nieuzupełnione pole.
2. Grupowe operacje importu: ta metoda pozwala na importowanie danych za pośrednictwem pliku CSV. Użytkownik może przygotować plik CSV z danymi artykułów i wczytać go do systemu, aby dodać nowe artykuły lub zaktualizować istniejące. W pliku CSV identyfikacja artykułów odbywa się na podstawie indeksu katalogowego, który musi być unikalny w ramach magazynu i jednoznacznie identyfikować każdy towar.

Podczas tworzenia asortymentu, należy skoncentrować się na uzupełnieniu danych identyfikacyjnych takich jak nazwa, indeksy (indeks handlowy i indeks katalogowy) oraz ewentualnie kod kreskowy. Równie ważne jest uzupełnienie informacji na temat rubryk cenowych.

Nazwa oraz indeks handlowy nie muszą być unikalne w ramach magazynu (system informuje o próbie zapisania towaru o tych samych danych ale nie blokuje tego), indeks katalogowy jest jednak unikalny w ramach magazynu i jednoznacznie identyfikuje towar.

Warto wiedzieć

W przypadku importu danych kartotek dodatkowych (np. kategorie asortymentowe), dane te muszą już być dodane do systemu, aby prawidłowo przypisać artykuły do odpowiednich kategorii.

Jednostki i ceny

W zakładce Jednostki i ceny Wapro Mag istnieje możliwość wprowadzenia cen zakupu oraz cen sprzedaży. Oba rodzaje ceny mogą być aktualizowane w trakcie zapisywania dokumentów zakupu lub sprzedaży. To czy system będzie mógł taką aktualizację wykonać, zależy od ustawień w konfiguracji firmy (Admin |konfiguracja firmy | modyfikacja cen przy dostawie), jak również indywidualnych ustawień na artykule - znacznik Modyfikacja cen przy dostawach.

Stan towaru

Stan towarów nie jest ustalany poprzez wpisanie wartości "X" w kartotece. Dla pozycji innych niż Usługi, stan towarów jest ewidencjonowany za pomocą dokumentów. Istnieją trzy metody wprowadzania towaru na magazyn:

• dokument remanentu - operacja zwykle wykonywana w momencie rozpoczęcia pracy z systemem, gdy firma już kupiła towar lub przejęła go od innej firmy;
• dokument magazynowy PZ lub PW - umożliwia wprowadzenie towaru na stan bez konieczności posiadania dokumentu handlowego (do dokumentu PZ można podpiąć fakturę w późniejszym terminie);
• dokument faktury zakupu - wprowadza towar na stan magazynu (w tle przygotowuje jednocześnie dokument PZ) i tworzy rozrachunek (zobowiązanie naszej firmy w stosunku do sprzedawcy).

Jak wykonać operacje grupowe?

W całym systemie Wapro Mag użytkownik może w analogiczny sposób wykonywać grupowe operacje na zaznaczonych artykułach. W tym celu należy zaznaczyć towary, a następnie wybrać z menu operacji jedno z dostępnych działań, które ma być wykonane.