Jak korzystać z funkcjonalności CRM?

W programie Wapro Mag przygotowano prosty w obsłudze mechanizm CRM (z ang. Customer Relationship Manager), umożliwiający rejestrację zadań oraz zarządzanie relacjami z klientem.

Zaprojektowany moduł ma realizować poniżej przedstawione, podstawowe funkcje związane z procesem zarządzania relacjami na linii firma - klient.

Przebieg tego procesu, w ogólnym zarysie, przedstawia się następująco:

• rejestracja wybranego typu zadania (spotkanie, rozmowa telefoniczna, wyjazd) - za pomocą przycisku Dodaj;
• wykonanie stopnia procentowego terminie późniejszym w a , czasowego harmonogramu
• określenie momentu przypomnienia o konieczności wykonania zadania - w konfiguracji użytkownika, w menu Admin | Konfiguracja użytkownika | CRM należy włączyć opisany tam mechanizm przypominania. System przypomina o konkretnym zadaniu użytkownikowi do niego przypisanemu.
• oflagowanie za pomocą kolorów konkretnego zadania do wyświetlenia w kalendarzu;
• powiązanie zadania z kontaktem pochodzącym z kartoteki klientów - poprzez wciśnięcie prawego przycisku myszy, w zakładce Kontakty;
• przypisanie pracownika odpowiedzialnego za wykonanie zadania - poprzez wciśnięcie prawego przycisku myszy, w zakładce Pracownicy.

Do dyspozycji użytkownika jest też szereg filtrów i wydruków umożliwiających syntetyczne spojrzenie na całość terminarza. Filtry wywołać można klikając lewym przyciskiem myszy lub korzystając z klawiszy F7, F8, F9.

Jak określić typy zadań CRM?

Korzystając z menu Kartoteki | Typy zadań CRM użytkownik może określić dodatkowe klasyfikatory zadań. Dzięki nim w prostszy sposób będzie można tworzyć grupy zadań celem filtrowania ich w oknie modułu CRM. Na liście domyślnie widoczne są predefiniowane zadania systemowe, a ponadto użytkownik ma możliwość wskazania własnych.

Użytkownik może również wskazać wybrane przez siebie zadanie jako domyślne, dzięki czemu nie będzie musiał każdorazowo wybierać rodzaju zadania podczas tworzenia go w module CRM.

Podczas definiowania zadania użytkownik może określić, czy dane zadanie jest etapowe czy też nie. Zadania nieetapowe mogą być rozłożone w czasie.

Jak dodać zadania w CRM?

Zadania CRM mogą być tworzone bezpośrednio z okna CRM lub z innych okien programu.

Pzykładowo, aby utworzyć zadanie CRM w Wapro Mag na oknie Zamówienia należy:

1. Zaznaczyć dany dokument zamówienia.
2. Z menu prawego przycisku myszy wybrać opcję Dodaj zadanie CRM.

System automatycznie wygeneruje nowe zadanie i uzupełni sekcję Opis numerem dokumentu, z którego zadanie zostało utworzone. Jeśli kontrahent ma przypisany domyślny kontakt zostanie on powiązany z zadaniem CRM.

Jak działa kalendarz zadań?

Szczególnie przydatną funkcją mechanizmu CRM jest kalendarz, umożliwiający graficzne rozplanowanie harmonogramu dnia, tygodnia bądź innego wybranego zakresu czasu. Kalendarz pozwala na przegląd zadań z perspektywy zakresu daty, ułatwia planowanie działań w poszczególnych okresach i pozwala szybko podejrzeć działania, jakie będą podejmowane przez pracowników.

Kalendarz wywołać można za pomocą lewego przycisku myszy lub kombinacją klawiszy Ctrl+K.

Jak przeglądać działania użytkowników?

Tablica zadań Kanban w Wapro Mag ma zadanie zaprezentować działania użytkownika lub użytkowników w rożnych układach i w odmiennych perspektywach. Zadania grupowane są według statusu - umożliwia to weryfikację kto i czym w danym momencie się zajmuje, a także, jakie są postępy realizacji.

Ponadto tablica pełni rolę operacyjną, co oznacza, że użytkownik może samodzielnie zainicjować nowe zadania. W tym celu należy skorzystać z przycisku Nowe zlecenie w wybranej kolumnie statusu na dole okna. Analogiczne działanie należy podjąć przy tworzeniu zdań z poziomu boksów, prezentujących, ile zadań znajduje się w danym statusie (inicjują one zadania określonego typu).

Tablica udostępnia użytkownikowi także dodatkowe ułatwienia, takie jak chociażby przenoszenie zadań pomiędzy poszczególnymi statusami poprzez mechanizm przeciągnij i upuść - wystarczy przytrzymać zadanie lewym przyciskiem myszy, przesunąć je do innej kolumny i upuścić, aby zmienić status zadania.

Podpowiedź

Po przytrzymaniu przez chwilę kursora myszy na zadaniu, pojawi się dodatkowe okienko prezentujące szczegóły zadania bez konieczności wchodzenia w okno edycyjne danego zadania.