Jak wybrać aktywną firmę?

informacja

Nie dotyczy programu Wapro Mag w wariancie Start.

Program Wapro Mag zainstalowany na jednym komputerze (serwerze) może obsługiwać wiele firm, jednak w każdym momencie aktywna, czyli dostępna do pracy, może być tylko jedna z nich. Firmy w Wapro Mag są niezależnymi podmiotami gospodarczymi: mogą mieć różnych właścicieli, inne adresy i konta bankowe, numery identyfikacji podatkowej itd. Z kolei każda firma może obsługiwać dowolną liczbę magazynów–filii, przy czym każdy magazyn może przynależeć tylko do jednej firmy — niemożliwe jest współdzielenie jednego magazynu przez kilka firm. Przechowywane informacje wykorzystywane są między innymi przy wystawianiu dokumentów handlowych (np. faktur) i dokumentów finansowych (np. przelewów bankowych) i mają znaczenie dla Urzędu Skarbowego.

Wszystkie aplikacje Wapro ERP (aktualnie są to: Wapro Mag, Wapro Fakir, Wapro Kaper, Wapro Analizy, Wapro BEST, Wapro GANG, Wapro CRM) mogą korzystać ze wspólnej bazy danych o firmach. Z punktu widzenia aplikacji firma może mieć status:

• podłączonej - oznacza to, że dany program może obsługiwać tę firmę. Wówczas dostępne są również operacje poprawiania danych o firmie, kasowania firmy z listy, oraz wyboru firmy (uczynienie firmy aktywną).
• odłączonej - w tym przypadku program nie ma dostępu do danych firmy. Aby móc wybrać taką firmę do pracy, trzeba wpierw użyć funkcji Podłącz (aktywowanej klawiszem Ctrl+O). Jeżeli w przyszłości zrezygnujemy z obsługi firmy przez program, można odłączyć ją w taki sam sposób (tj. klawiszem Ctrl+O).

W Wapro Mag do zarządzania firmami służy funkcja System | Firmy – Wybór firmy. Po wybraniu funkcji w menu prezentowana jest lista firm zadeklarowanych w systemie Wapro ERP. W zależności od ustawienia opcji Pokazuj firmy lista zawiera:

• firmy współpracujące z Wapro Mag, tzn. podłączone do Wapro Mag;
• firmy niewspółpracujące z Wapro Mag - znajdą się tu firmy obsługiwane przez Wapro Fakir lub Wapro Kaper;
• wszystkie firmy.

PowiększPowiększ

O tym, które aplikacje Wapro ERP obsługują każdą z firm informuje czerwony znacznik postawiony w odpowiedniej kolumnie na prawo od nazwy firmy. Firma aktywna, tj. taka, w której aktualnie pracuje Wapro Mag zaznaczona jest czerwonym znacznikiem w pierwszej kolumnie listy.

W przypadku firmy niepodłączonej dostępna jest tylko funkcja Podłącz. Natomiast w przypadku firm podłączonych do Wapro Mag lista podlega edycji na zwykłych zasadach obowiązujących w programie. Jeśli firma jest obsługiwana przez więcej niż jedną aplikację Wapro ERP, to podczas kasowania firmy (klawiszem Delete) jest ona tylko logicznie usuwana z listy firm - pozostałe aplikacje nie tracą dostępu do potrzebnych danych. Dopiero gdy usuwamy firmę nieobsługiwaną przez żaden inny program Wapro ERP, jej dane są fizycznie kasowane z dysku.

Pamiętaj

W przypadku usunięcia firmy kasowane są nie tylko dane o przedsiębiorstwie, ale również traci się wszystkie informacje o magazynach należących do usuwanej firmy i związanych z nią kartotekach.

Formatka przechowująca dane o firmie podzielona jest na trzy zakładki i zawiera następujące informacje:

1. Zakładka Informacje podstawowe:

• Nazwa firmy i Pełna nazwa - należy podać nazwę skrótową ułatwiającą szybką identyfikację firmy na liście oraz pełną nazwę przedsiębiorstwa.
• Numer NIP - Numer Identyfikacji Podatkowej.
• Numer REGON.
• Płatnik VAT - zaznaczenie tego pola włącza mechanizmy naliczania podatku przy zakupie i sprzedaży oraz mechanizmy kontroli poprawności wystawiania dokumentów handlowych (np. rejestracji faktur zakupu i emisji faktur VAT).
• Mały Podatnik.
• VAT kwartalny.
• Rejestracja działalności gospodarczej - w tej części formatki należy wypełnić następujące rubryki:
  • Organ założycielski,
  • Nazwa rejestru,
  • Numer w rejestrze,
  • Data rejestracji,
  • Data rozpoczęcia działalności gospodarczej. Datę należy podać w formacie obowiązującym w systemie Windows (należy sprawdzić ustawienia w menu Start | Ustawienia | Panel sterowania | Ustawienia regionalne).
• Uwagi - miejsce na wpisanie dowolnego tekstu (max. 500 znaków).

2. Zakładka Adresy

   Po wybraniu zakładki Adresy lista adresów siedziby firmy prezentowana jest w porządku chronologicznym. Lista ta może być edytowana(uzupełnianie, poprawianie, kasowanie). Datę początkową obowiązywania adresu należy podać w formacie obowiązującym w systemie Windows (proszę sprawdzić ustawienia w menu Start | Ustawienia | Panel sterowania | Ustawienia regionalne). W dalszej kolejności należy wypełnić dane adresowe (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość wraz z kodem pocztowym, ulica, numer domu i lokalu) oraz dane kontaktowe (urząd pocztowy, numer skrytki pocztowej, telefon, e–mail). Podczas kasowania wpisów na liście należy mieć na uwadze, że nie można skasować adresu, jeśli w systemie wystawiono dokumenty zawierające ten adres.

3. Zakładka Inne / dane do wydruków

   W trzeciej zakładce przewidziano miejsce dla zaprojektowania nagłówka firmowego. Będzie on drukowany m.in. na fakturach i rachunkach, dokumentach magazynowych, ofertach cenowych. Jego treść nie zależy od danych o firmie (podanych w zakładce Informacje ogólne), może więc zawierać dane dla klienta, a nie dla urzędu skarbowego. Po wybraniu zakładki Inne otwiera się okno edytora, w którym można wpisać dowolny tekst.

   Nagłówek tekstowy może zostać również przypisany do magazynu w danych magazynu (Magazyn | Wybór magazynu) w połączeniu z prametrem firmy Nagłówki dokumentów. Pozwala to przypisać inne nagłówki dla oddziałów, które w strukturze firmy stanowią oddzielny magazyn.

Warto wiedzzieć

Przewidziano również możliwość umieszczenia na dokumentach elementu graficznego - np. logo firmy. Logo powinno być zapisane w pliku w jednym z następujących formatów: BMP, GIF, WMF, JPEG, lub ICO, zaś jego włączenie do drukowanych dokumentów wymaga podania pełnej ścieżki dostępu i nazwy pliku w polu Plik graficzny z nagłówkiem firmy (faktura). Przy pracy wielostanowiskowej w sieci należy zwrócić uwagę, aby plik ten był dostępny dla wszystkich użytkowników sieci. Na fakturze grafika znajdzie się na górze strony.

Jak zarządzać numeracją kont księgowych kontrahentów?

Zakładka Pula kont księgowych kontrahentów w programie Wapro Mag określa, od jakiego numeru ma rozpocząć się numeracja kont FK kontrahentów oraz do jakiego numeru maksymalnie mają być nadawane numery FK. Użytkownik może również odczytać, jaki ostatni numer został nadany.

Jak dodać akcyzę/dane do deklaracji?

Zakładka Akcyza/dane do deklaracji w Wapro Mag pozwala wprowadzić dane osoby fizycznej, która prowadzi działalność związaną z obrotem wyrobów węglowych. Wprowadzając te dane, istnieje możliwość drukowania tych informacji na dokumentach dostawy lub deklaracji AKC-WW, jeśli adres zamieszkania jest inny niż adres firmy.

O tym, jakie dane drukowane są w dokumentach decyduje parametr dostępny w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Akcyza | Dane do deklaracji AKC-WW.

Rachunki bankowe firmy

Funkcja Rachunki bankowe firmy w programie Wapro Mag, uruchamiana kombinacją klawiszy Ctrl+R, przechowuje informacje o rachunkach bankowych firmy i wykorzystywanych do prowadzenia rozliczeń z kontrahentami oraz z urzędem skarbowym. Lista podlega edycji na zwykłych zasadach obowiązujących w programie (nie można skasować rachunku bankowego, dla którego wystawiono już jakieś dokumenty).

Należy wypełnić następujące rubryki:

• Numer rachunku - składa się z międzynarodowego oznaczenia kodowego banku (cyfrowego identyfikatora) oraz numeru rachunku otwartego dla naszej firmy w tym banku (obie części oddzielone są myślnikiem). Pole identyfikatora cyfrowego banku jest kontrolowane przez kartotekę banków. W przypadku podania numeru banku, którego nie ma jeszcze w kartotece, program otwiera powyższą kartotekę pozwalając na wybór jednego z istniejących banków lub dodanie nowego. Przycisk ekranowy IBAN umożliwia podanie numeru konta bankowego w formacie International Banking Account Number, który będzie w Polsce obowiązywał począwszy od 2003 roku (niektóre firmy stosują go już teraz). Domyślny format numeracji kont ustala dla całego programu opcja Domyślne numery rachunków w formacie IBAN, w menu Administrator | Konfiguracja firmy.
• Nazwa banku - nazwy banków przechowywane są w kartotece pomocniczej. W razie potrzeby kartotekę banków można na bieżąco uzupełniać.
• Waluta, w której prowadzony jest rachunek. Trzyliterowy kod wybiera się z listy (przechowywany jest w kartotece pomocniczej).
• Opis - pozwala wpisać uwagi dotyczące rachunku, przydatne przy wystawianiu dokumentów.
• Aktywność konta - zaznaczenie znacznikiem oznacza, że konto jest aktualnie wykorzystywane i będzie proponowane na liście do wyboru podczas wypełniania dokumentów finansowych. Usunięcie znacznika czasowo wyłącza konto z użytku, bez kasowania jego danych w pamięci komputera.
• Rachunek domyślny - wybrana pozycja (zaznaczanie klawiszem F4) będzie proponowana podczas wypełniania dokumentów finansowych (z możliwością zmiany).

Warto wiedzieć

Analogicznie jak z nagłówkiem można postąpić z rachunkiem firmy i przypisać jako domyślny różne rachunki dla magazynu lub nawet dla waluty, w jakiej dany rachunek jest rozliczany.