Jak prowadzić sprzedaż detaliczną?

Sprawne i szybkie prowadzenie sprzedaży detalicznej z wykorzystaniem drukarek fiskalnych ułatwia w Wapro Mag funkcja dostępna w menu Operacje handlowe | Sprzedaż detaliczna. Program wspiera obsługę tego okna za pomocą ekranów dotykowych. Po wyposażeniu stanowiska sprzedawcy w ekrany dotykowe i czytniki kodów kreskowych sprzedaż może odbywać się bez potrzeby korzystania z klawiatury i myszy.

Warto wiedzieć

Szczególnie szybka jest obsługa sprzedaży przy wykorzystaniu czytnika kodów kreskowych, dlatego zachęcamy wszystkich użytkowników, u których bezpośrednia sprzedaż klientom indywidualnym stanowi podstawę obrotu, do wyposażenia stanowisk sprzedaży w to pożyteczne urządzenie.

Ułatwiony dostęp do funkcji zmiany ilości towaru w specyfikacji

Do zwiększania i zmniejszania ilości towaru (zawsze o jednostkę) służą klawisze: szary + i szary – z części numerycznej klawiatury. Natomiast szara *, również na klawiaturze numerycznej, przenosi kursor do pola Ilość, umożliwiając wpisanie nowej wartości z klawiatury.

Z kolei klawisz F4 - Cena daje bezpośredni dostęp do pola ceny sprzedaży brutto dla aktualnego towaru. W tym przypadku nową wartość wpisuje się z klawiatury.

Jeśli użytkownik korzysta z czytnika kodów kreskowych, to po odczytaniu kodu towaru i odszukaniu go w kartotece asortymentów program automatycznie dodaje towar do specyfikacji, przyjmując domyślną ilość równą 1 jednostce miary. Przy użyciu czytnika pomijane jest zarówno wyświetlanie okna pozycji w kartotece, jak i okna umożliwiającego podanie ilości i ceny (porównaj normalną sprzedaż, dokumentowaną fakturą). Przyśpiesza to obsługę klienta. Do szybkiej zmiany ilości towaru służą klawisze szary + i szary –, zaś ceny - klawisz F4. W razie potrzeby kod kreskowy można wpisać ręcznie — klawisz F11.

Podpowiedź

Jeśli podczas pracy z programem pojawia się problem z odczytaniem kodu kreskowego z poziomu czytnika, należy upewnić się, że czytnik został odpowiednio zaprogramowany na obsługę prefiksu jako klawisz F11 oraz sufiksu jako klawisz F10. Programowanie czytnika odbywa się zazwyczaj za pomocą odpowiedniej instrukcji dostarczonej przez producenta urządzenia.

Kolejne naciśnięcia klawisza F6 - Tryb czytnika cyklicznie zmieniają tryb jego pracy. Standardowo czytnik pracuje w trybie wyszukiwania. Po zeskanowaniu kodu kreskowego następuje przeszukanie kartoteki asortymentów i po odnalezieniu właściwego zapisu dodanie pozycji do specyfikacji. W tym trybie każdy towar może wystąpić w dokumencie tylko raz. Ponowne wybranie tego samego towaru spowoduje ustawienie kursora w polu Ilość i oczekiwanie na wprowadzenie nowej wartości. W trybie dodawania kolejne odczyty zwiększają liczbę towaru w specyfikacji. W ostatnim dostępnym trybie, odejmowaniu, zidentyfikowany towar będzie odejmowany od specyfikacji (korekta zbyt dużej ilości).

Jak korzystać z kolektorów danych?

Specyficzna oferta niektórych firm podsuwa inne wygodne rozwiązanie obsługi sprzedaży, aniżeli wspomniany czytnik kodów kreskowych - kolektory danych. Urządzenie to może okazać się szczególnie przydatne w przypadku prowadzenia sprzedaży towarów specjalistycznych (tzn. gdy klient dokonuje wyboru w obecności pracownika, służącego mu pomocą i radą), jeśli sprzedaż odbywa się w dużych magazynach (np. materiałów budowlanych i wyposażenia wnętrz), albo sprzedaży dużych gabarytowo obiektów, których nie można wrzucić do koszyka (np. kocioł C.O. z całym towarzyszącym mu osprzętem).

Kolektor danych to przenośny czytnik kodów kreskowych, wyposażony dodatkowo w klawiaturę umożliwiającą prostą edycję danych oraz we własną pamięć i złącze (elektryczne albo bezprzewodowe, np. na podczerwień) umożliwiające transmisję zebranych danych do komputera stacjonarnego. Pracownik odczytuje kody towarów w magazynie, a po skompletowaniu specyfikacji towarowej przesyła ją do komputera, na którym zainstalowany jest Wapro Mag, gdzie automatycznie trafia ona do dokumentu sprzedaży (faktury, paragonu przy sprzedaży detalicznej). Przeniesiona do komputera specyfikacja może być oczywiście przed zatwierdzeniem dokumentu dowolnie modyfikowana (dodawanie i kasowanie pozycji, zmiana ilości, ceny, rabatu itd.). Klawisz ekranowy Ctrl+F11 — Kolektor otwiera okno transmisji danych z kolektora do Wapro Mag. Dostępne są tam następujące funkcje:

• dodanie nowej transmisji do komputera,
• usunięcie transmisji z listy,
• usunięcie pozycji towarowej ze wskazanej na liście transmisji,
• przesłanie wskazanej na liście transmisji do dokumentu sprzedaży.

W ten sposób, dowolnie można budować specyfikację danych, odczytując jedną lub wiele transmisji z kolektora (lub wielu kolektorów). Jeśli nie zaznaczymy opcji Usuń po realizacji, wówczas transmisja zostanie zachowana w buforze kolektora i będzie mogła być wykorzystana w przyszłości dla innego klienta (przydatne przy częstej sprzedaży powtarzającego się zestawu towarów).

Przy sprzedaży detalicznej istotne dla firmy jest rozeznanie, kto prowadził sprzedaż. Dlatego klawisz F8 - Pracownik umożliwia szybką zmianę sprzedawcy. Dzięki temu kilku użytkowników może prowadzić sprzedaż za pośrednictwem jednego stanowiska komputerowego bez kłopotliwego logowania się do systemu.

Z poprzednich wersji programu zachowano pozostałe różnice zachodzące przy sprzedaży detalicznej w stosunku do zwyczajnej procedury sprzedaży (wystawiania dokumentu WZ i związanego z nim dokumentu handlowego: faktury, bądź rachunku):

• Sprzedaż detaliczną rejestruje się za pomocą paragonu.
• Nagłówek paragonu jest uproszczony w stosunku do faktury.
• Użytkownik może jedynie zmienić wartość pola Data sprzedaży i ewentualnie Numer dokumentu (przy ręcznej numeracji paragonów).
• W polu "Kontrahent" program umieszcza wpis: "Sprzedaż detaliczna".
• Wygenerowany paragon umieszczany jest w rejestrze dokumentów handlowych, a odpowiadający mu dokument rozchodowy WZ w rejestrze dokumentów magazynowych. Oba dokumenty powstają zawsze w wariancie z cenami sprzedaży brutto.
• W module sprzedaży detalicznej można również korzystać z opcji indywidualnych cen sprzedaży (warianty cenowe).

Domyślnie program zakłada, że zapłata będzie dokonana gotówką z terminem płatności 0 dni. Użytkownik może zmienić sposób i termin płatności, np. w przypadku, gdy do paragonu fiskalnego wystawiana jest również faktura z odroczonym terminem płatności.

Obsługę kasjerską ułatwia okno wydawania reszty: program wyświetla należność, a po wpisaniu kwoty otrzymanej od klienta oblicza resztę do wydania.

Na zakończenie proponowany jest wydruk paragonu na drukarce zwykłej lub fiskalnej (jeśli jest zainstalowana w systemie). Wydruk paragonu może być również dokonany w przyszłości po wybraniu opcji Operacje handlowe | Dokumenty handlowe w menu głównym.

Ewentualne skorygowanie treści, lub anulowanie paragonu odbywa się w rejestrze dokumentów handlowych (menu Operacje handlowe | Dokumenty handlowe) po wskazaniu paragonu na liście i wybraniu funkcji Ctrl+K - Korekty. W tym przypadku na wydruku dokument korygujący (należy wybrać do wydruku pozycję Faktura korygująca) otrzyma tytuł "Zwrot do paragonu".

W przypadku, gdy nabywca oprócz paragonu poprosi o wystawienie faktury VAT, należy po pierwsze zmienić nazwę kontrahenta (ze standardowej: "Sprzedaż detaliczna"). Szybki dostęp do kartoteki daje klawisz F7 - Kontrahent. Następnie, po wybraniu kontrahenta, wystarczy nacisnąć klawisz F9 — Faktura, aby wejść w tryb edycji dokumentu handlowego.

Obowiązujące przepisy stanowią, że w przypadku wystawiania faktury dla klienta detalicznego należy zarejestrować go w kartotece jako nowego kontrahenta, z podaniem wszystkich wymaganych informacji. Aby oddzielić na liście takich klientów jednorazowych od stałych partnerów handlowych, można na przykład skorzystać z mechanizmów klasyfikacji kontrahentów, lub wyróżników.

Jeśli zdecydujemy się na skorzystanie z wyróżników i wszystkim klientom przypiszemy wyróżnik "Detal", to po ustawieniu w kartotece kontrahentów klucza sortowania według wyróżnika (klawisz F6) dostaniemy listę kontrahentów, na której wszyscy detaliści będa zebrani w jednym miejscu. Jeśli nadamy im wyróżnik "Zzz", wówczas umieścimy ich na końcu tej listy. Analogicznie możemy postąpić korzystając z klasyfikatorów kontrahentów (np. "Detal" i "Stały") i włączając odpowiednią funkcję filtrowania (klawisz F8).

Specyficzne problemy występują, gdy przy sprzedaży detalicznej chcemy skorzystać z innej formy płatności, niż gotówka. Aby prawidłowo zarejestrować płatność dokonaną kartą kredytową, udzielić kredytu gotówkowego (płatność odroczona), czy też prowadzić sprzedaż ratalną, należy utworzyć "wirtualnego płatnika" na którego konto bankowe będą trafiać zapłaty. W tym celu dodajemy kontrahenta o nazwie, odpowiednio: "Karta Kredytowa", "Płatność Odroczona", "Płatność Ratalna" i jemu przypisujemy określone konto. Przypisania dokonujemy w konfiguracji programu, funkcja Administrator | Konfiguracja firmy | Sprzedaż detaliczna, za pomocą parametrów: "Domyślny płatnik karty kredytowej przy sprzedaży detalicznej", "Domyślny płatnik kredytu gotówkowego przy sprzedaży detalicznej", "Domyślny płatnik sprzedaży ratalnej przy sprzedaży detalicznej".

Jak włączyć dodatkowe panele?

Okno sprzedaży detalicznej może mieć włączone dodatkowe panele:

• Klawiatura (Shift+K) - panel pozwala za pomocą graficznej klawiatury wprowadzać wartości w pola Ilość i Cena.
• Zdjęcie (Shift+Z) - panel prezentuje zdjęcie aktualnie podświetlonego artykułu na liście.
• Zawieszone (Shift+W) - panel prezentuje listę paragonów, które użytkownik zawiesił podczas sprzedaży towaru i rozpoczął inną transakcję. Zawieszanie paragonu odbywa się za pomocą przycisku Zawieś edytowany, a przełączanie pomiędzy paragonami za pomocą przycisku Przełącz na....

Jak korzystać z podręcznego menu kontekstowego?

Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek Wapro Mag, w rejestrze bilansów otwarcia dostępne jest Podręczne menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy artykułów. Poza standardowym zestawem poleceń (zob. opis w rozdziale "Obsługa programu. Kartoteki i rejestry. Podręczne menu kontekstowe i Okno operacji dodatkowych") można stąd uruchomić funkcję Obsługa kodów kreskowych - klawisz F11. Działanie funkcji opisano powyżej.

Jak zarządzać sprzedażą detaliczną?

Poniżej zaprezentowano krótki schemat postępowania w przypadku korzystania z modułu sprzedaży detalicznej. Zakładamy, że użytkownik wywołał już okno sprzedaży za pomocą funkcji Operacje handlowe | Sprzedaż detaliczna. Rozważmy dwa przypadki:

• z użyciem czytnika kodów kreskowych,
• z wykorzystaniem klawiatury.

Jeśli mamy do dyspozycji czytnik kodów kreskowych, to:

1. Naciskamy klawisz F8 i jako sprzedawcę wybieramy własne nazwisko.
2. Ewentualnie zmieniamy datę emisji dokumentu (program oczywiście proponuje bieżący dzień).
3. Ustawiamy klawiszem F6 tryb pracy czytnika, najlepiej na "Dodawanie".
4. Rozpoczynamy właściwą sprzedaż: skanujemy czytnikiem kolejne towary, tworząc w ten sposób specyfikację dokumentu.
5. Jeśli nabywca bierze kilka sztuk, to:
   • albo kilkakrotnie wczytujemy ten sam towar czytnikiem,
   • albo zmieniamy ilość klawiszami szary + i szary -. Można też nacisnąć szara * i wpisać ilość z klawiatury.
6. Jeśli zajdzie potrzeba zmiany ceny, posługujemy się klawiszem F4.
7. Gotową specyfikację zatwierdzamy klawiszem F10. Program wydrukuje paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż. W tym momencie program jest gotowy do obsługi następnego klienta.

W przypadku, gdy mamy do dyspozycji tylko klawiaturę i mysz postępowanie jest następujące:

1. Naciskamy klawisz F8 i jako sprzedawcę wybieramy własne nazwisko.
2. Ewentualnie zmieniamy datę emisji dokumentu (program oczywiście proponuje bieżący dzień).
3. Rozpoczynamy właściwą sprzedaż. Naciskamy klawisz Insert i w wyświetlonym oknie kartoteki asortymentów wybieramy potrzeby towar.
4. W kolejnym okienku, zatytułowanym Dodawanie pozycji dokumentu, wprowadzamy ilość sprzedawanego towaru. W tym samym miejscu możemy skorygować cenę sprzedaży (netto i brutto), wartość rabatu/narzutu, oraz ewentualnie zmienić stawkę podatku VAT.
5. Po zatwierdzeniu klawiszem F10 program automatycznie ponownie wyświetla okno kartoteki towarów.
6. Jeśli zaistnieje potrzeba korekty specyfikacji, to można posłużyć się zarówno standardowym klawiszem F2 - Popraw, albo klawiszami opisanymi powyżej w punkcie 4.
7. Gotową specyfikację zatwierdzamy klawiszem F10. Program wydrukuje paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż. W tym momencie program jest gotowy do obsługi następnego klienta.