Kluczowe informacje dla administratorów systemu
Użytkownik, który odpowiada za administrację systemami komputerowymi w firmie, przed kontaktem z serwisem powinien zapoznać się z poniższymi informacjami. Pozwolą one lepiej zrozumieć techniczne wyzwania związane z integracją systemu finansowo-księgowego z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz skutecznie przygotować firmę do automatycznej wymiany e-faktur.
Kluczowe aspekty integracji Wapro ERP z KSeF:
- Złożoność systemu – płynne działanie wymaga sprawnej współpracy wielu elementów:
- Platforma KSeF Ministerstwa Finansów i jej API,
- Usługa Businesslink,
- Stabilne połączenie internetowe,
- Bufor importowanych dokumentów w programie Wapro ERP.
Każde z tych ogniw odgrywa kluczową rolę w procesie automatycznego odbierania e-faktur. W przypadku awarii lub problemów z którymkolwiek z tych elementów, proces importu dokumentów może zostać zakłócony.
Możliwe przerwy techniczne – zarówno platforma KSeF, jak i Businesslink działają w chmurze, co oznacza, że mogą okresowo wymagać konserwacji lub być niedostępne z powodu problemów technicznych. Zespół Wapro ERP pracuje nad funkcją automatycznej weryfikacji dostępności tych usług oraz wyświetlaniem stosownych powiadomień w systemie.
Optymalizacja działania WAPRO ERP – w tym punkcie skupiamy się na aspektach technicznych komputera, na którym działa program Wapro ERP, oraz samego oprogramowania, które jest kluczowe dla udanej integracji.
Jak uniknąć problemów?
Sprawdź czy masz dobre połączenie z internetem
Ważnym elementem jest zapewnienie dostępu do stabilnego i dobrego łącza internetowego dla programów integrowanych z KSeF. Szczególnie istotne jest to w przypadku łącz bezprzewodowych, które powinny mieć silny sygnał. Wydajne łącze jest niezbędne dla prawidłowego działania modułów czynności automatycznych. Słaby sygnał może spowodować przerwy w ich pracy.
W sytuacji kiedy wystąpi przerwa w pobieraniu e-faktur w pierwszej kolejności zaloguj się na profil firmy na platformie KSeF i sprawdź, czy pojawiły się nowe e-faktury. Jeżeli pojawiły się nowe e-faktury, sprawdź czy masz połączenie z siecią, a w przypadku połączeń bezprzewodowych, czy sygnał jest wystarczająco silny.
Sprawdź czy masz aktywną licencję usługi Businesslink
Po wygaśnięciu licencji na usługę Businesslink e-faktury nie będą pobierane do bufora dokumentów programów finansowo-księgowych.
Jeżeli dokumenty przestaną być pobierane, sprawdź, czy licencja na usługę Businesslink nie wygasła z powodu przekroczenia okresu ważności lub ilości dokumentów. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w instrukcji Licencja Businesslink.
Sprawdź ważność tokenów
Jeżeli token jest błędny, może nie mieć roli dostępu do e-faktur lub może być unieważniony, a w biurach rachunkowych może być przypisany do niewłaściwej firmy. W każdym z tych przypadków e-faktury nie będą pobierane do bufora dokumentów importowanych.
Sprawdź czy:
- token nie został unieważniony na platformie KSeF,
- token ma właściwą rolę dostępu do e-faktur,
- w biurach rachunkowych - sprawdź czy tokeny są powiązane z właściwymi firmami klientów. Szczególnie tych, w których e-faktury są widoczne na platformie KSeF, a program ich nie pobiera. Przyczyną może być przypisanie do niewłaściwej firmy.
Ze względów technicznych, w każdym z tych przypadków należy unieważnić aktualny token, wygenerować nowy na platformie KSeF i zarejestrować go za pośrednictwem programu w usłudze Businesslink.
Sprawdź czy aktualnie moduł Czynności automatycznych działa bez błędów
Czynności automatyczne w systemie to kolejny ważny moduł odpowiedzialny za monitorowanie platformy KSeF poprzez usługę Businesslink. System okresowo sprawdza, czy pojawiły się nowe dokumenty na platformie KSeF. Jeżeli tak, automatycznie odbiera je i przekazuje do bufora importowanych e-faktur.
Moduł czynności automatycznych uruchamiany jest na serwerze SQL. Jeżeli komputer pozostaje włączony przez 24 godziny i włączony pozostaje również serwer SQL, moduł co 15 minut sprawdza w KSeF dostępność nowych e-faktur firmy, nawet jeżeli program Wapro ERP jest wyłączony.
Dla poprawnego działania usługi Businesslink, wymagana jest uruchomiona usługa składowa Wapro Usługi automatyczne.
Na serwerze SQL musi zostać uruchomiony odpowiedni harmonogram czynności automatycznych dla każdej firmy, w kontekście której mają być wysyłane zapytania i odbierane e-faktury z KSeF.
W przypadku programów w wariantach innych niż BIURO, harmonogramy muszą być utworzone i uruchomione w kontekście każdej firmy zarejestrowanej w programie, która ma być zintegrowana z KSeF.
W przypadku programów finansowo-księgowych w wariancie BIURO, musi być utworzony jeden harmonogram dla firmy właściciela, czyli biura rachunkowego. W związku z tym, że biuro rachunkowe jest upoważnione poprzez token do odbioru dokumentów w imieniu swoich klientów, wszystkie dokumenty odbierane są przez czynności automatyczne jako biuro rachunkowe.
Lista aktywnych zadań:
Czynności automatyczne mogą wykonywać wiele zadań. Wszystkie harmonogramy z ich parametrami uruchomienia można znaleźć w oknie Lista harmonogramów. Należy zwrócić uwagę, że na liście harmonogramów widoczna jest informacja o firmie, dla której uruchomiony jest harmonogram.
W przypadku, gdy ikona statusu jest czerwona, można otworzyć okno historii w celu zbadania przyczyny tego stanu.
Na wyświetlonym przykładzie widoczne są cztery błędy (czerwone ikony statusów), obok podano czas ich trwania. Jak widać przez 60 minut czynności automatyczne nie działały. Przyczyną tych błędów był spadek siły sygnału sieci bezprzewodowej, o czym wspominaliśmy w kontekście roli połączenia internetowego dla integracji KSeF.
Jeżeli wymienione zalecenia nie spowodują przywrócenia pobierania e-faktur, uruchom w głównym menu programu: Inne | Czynności automatyczne i sprawdź, czy moduł pracuje prawidłowo.
Po prawidłowym uruchomieniu usługi system samodzielnie zadba o uruchomienie i odpowiednie skonfigurowanie elementów potrzebnych do prawidłowej integracji programu Wapro ERP z KSeF, umożliwiając tym samym wydajną wymianę e-faktur z KSeF. Wszystkie operacje odbywają się automatycznie w interfejsie programów. W przypadku nieprzewidzianych sytuacji, takich jak unieważnienie tokenu, wyłączenie usługi Wapro Czynności automatyczne w systemie Windows lub spadek siły sygnału sieci mobilnej, integracja może zostać przerwana.
Jeżeli taka sytuacja nastąpi, zalecamy sprawdzenie kolejno powyższych warunków. Być może pozwoli to samodzielnie usunąć przyczynę problemu, a jeżeli nie, ułatwi rozmowę z serwisem.