Jak zarządzać buforem importowanych dokumentów?

Bufor dokumentów importowanych to centralne miejsce pracy z dokumentami pobranymi za pośrednictwem usługi Businesslink. Trafiają do niego dokumenty elektroniczne pochodzące z KSeF, Wapro eBiuro oraz modułu OCR, zanim zostaną przekazane do ewidencji księgowej. Bufor pełni rolę obszaru roboczego, w którym księgowy może zweryfikować dokumenty, uzupełnić dane, wykonać dekretację oraz zatwierdzić je do dalszego księgowania.

Dzięki buforowi cały proces obsługi dokumentów odbywa się w uporządkowany sposób. Każdy dokument przechodzi kolejne etapy przetwarzania, a użytkownik ma pełną kontrolę nad jego statusem i historią operacji.

Funkcja dostępna jest zarówno w Wapro Fakir, jak i Wapro Kaper. Interfejs oraz sposób działania bufora są w obu programach praktycznie identyczne. Różnice pojawiają się dopiero na etapie końcowego księgowania dokumentów zgodnie ze specyfiką danego systemu finansowo-księgowego.

W programie Wapro Kaper okno bufora można uruchomić z menu: Firma | Import z KSeF i Businesslink.

Budowa bufora dokumentów

Bufor dokumentów został zaprojektowany tak, aby usprawnić pracę z dokumentami pobranymi z KSeF, Wapro eBiuro oraz usługi OCR. Przejrzysty układ okna umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów, monitorowanie ich statusu oraz kontrolowanie kolejnych etapów przetwarzania.

Okno bufora składa się z dwóch podstawowych części:

• panelu nawigacyjnego znajdującego się po lewej stronie,
• obszaru roboczego z listą dokumentów oraz szczegółami wybranego dokumentu po prawej stronie.

W górnej części okna dostępne są trzy zakładki:

• Dokumenty firmy – prezentuje wszystkie dokumenty dostępne w buforze, w tym dokumenty pobrane z KSeF oraz przetworzone przez usługę OCR,
• KSeF – umożliwia przeglądanie dokumentów wymienianych pomiędzy Krajowym Systemem e-Faktur a Wapro eBiuro oraz monitorowanie ich aktualnego statusu,
• OCR – zawiera dokumenty obsługiwane przez usługę OCR i pozwala śledzić proces automatycznego odczytu danych z dokumentów papierowych oraz plików PDF.

Po wybraniu jednej z zakładek w górnej części obszaru roboczego wyświetlana jest lista dokumentów. Dla każdego dokumentu dostępne są m.in. następujące informacje:

• numer dokumentu,
• dane kontrahenta,
• wartość dokumentu,
• daty wystawienia i sprzedaży,
• status przetwarzania,
• identyfikator KSeF,
• dodatkowe informacje związane z obiegiem dokumentu.

Po zaznaczeniu dokumentu jego szczegóły są prezentowane w dolnej części okna. Dzięki temu użytkownik może szybko zweryfikować dane dokumentu oraz przeanalizować jego zawartość bez konieczności otwierania dodatkowych okien.

Dolna część okna zawiera szczegółowe informacje dotyczące wybranego dokumentu. Dane pogrupowane są w zakładkach, takich jak:

• pozycje dokumentu,
• podsumowanie VAT,
• dane KSeF,
• adresy,
• załączniki,
• zaliczki,
• kontrola Businesscheck,
• księgowanie.

Dzięki temu wszystkie informacje niezbędne do weryfikacji dokumentu są dostępne w jednym miejscu.

Drzewo statusów dokumentów

Po lewej stronie okna bufora znajduje się drzewo statusów, które ułatwia organizację dokumentów oraz szybkie odnajdywanie pozycji znajdujących się na określonym etapie przetwarzania. Dokumenty zostały podzielone na dwie podstawowe grupy:

• faktury sprzedaży,
• faktury zakupu.

W ramach każdej grupy dokumenty są automatycznie przypisywane do odpowiednich statusów, które odzwierciedlają ich bieżący etap obsługi:

• Pobrane/nieprzetworzone - status nadawany automatycznie po pobraniu dokumentu z KSeF lub innego źródła. Dokument oczekuje na weryfikację oraz dalsze przetwarzanie,
• Zadekretowane - status otrzymują dokumenty, dla których wykonano już dekretację księgową i przypisano odpowiednie konta oraz schematy księgowania,
• Zatwierdzone do przeniesienia do ksiąg - dokument został zweryfikowany przez księgowego i jest gotowy do automatycznego przeniesienia do ewidencji księgowej,
• Przeniesione do ksiąg - status informuje, że dokument został poprawnie zaimportowany do ksiąg rachunkowych i nie wymaga dalszego przetwarzania w buforze,
• Do wyjaśnienia - status stosowany w sytuacjach wymagających dodatkowej analizy lub wyjaśnienia. Może zostać nadany ręcznie przez użytkownika, aby czasowo zatrzymać dokument w procesie księgowania. Po wyjaśnieniu problemu dokument można przywrócić do wcześniejszego etapu przetwarzania,
• Odrzucone - status przeznaczony dla dokumentów, które nie powinny zostać zaksięgowane. Dotyczy to między innymi:
  • dokumentów omyłkowo wystawionych na firmę,
  • dokumentów budzących wątpliwości co do ich prawidłowości,
  • dokumentów, które nie podlegają ewidencji księgowej.

Drzewo statusów pozwala na szybkie filtrowanie dokumentów oraz bieżące monitorowanie postępu ich przetwarzania, co znacząco usprawnia codzienną pracę z dokumentami importowanymi do programu.

Statusy związane z Wapro eBiuro i OCR

Jeżeli w firmie wykorzystywane są usługi Wapro eBiuro lub OCR, w drzewie statusów mogą być dostępne dodatkowe etapy obiegu dokumentów. Umożliwiają one śledzenie przepływu dokumentów pomiędzy systemami oraz kontrolowanie postępu ich przetwarzania.

Dostępne mogą być następujące statusy:

• Oczekujące na wysłanie do eBiuro – dokument został przygotowany do przekazania do Wapro eBiuro i oczekuje na realizację wysyłki,
• Wysłane do eBiuro – dokument został przekazany do Wapro eBiuro i oczekuje na dalsze przetwarzanie,
• Zaakceptowane w eBiuro – dokument został poprawnie odebrany i zaakceptowany w Wapro eBiuro,
• Dokument wysłany do OCR – dokument został przekazany do usługi OCR w celu automatycznego odczytu danych,
• Przetwarzanie OCR zakończone – proces rozpoznawania danych został zakończony i dokument jest gotowy do dalszej weryfikacji,
• Błąd podczas OCR – podczas przetwarzania dokumentu wystąpił problem uniemożliwiający poprawne odczytanie danych.

Dzięki tym statusom użytkownik może na bieżąco monitorować przebieg wymiany dokumentów oraz kontrolować postęp automatycznego przetwarzania dokumentów przez usługi zewnętrzne.

Jak wyszukać dokument w buforze?

Bufor dokumentów został wyposażony w rozbudowane filtry, które ułatwiają szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów. Korzystając z dostępnych kryteriów wyszukiwania, możesz zawęzić listę dokumentów według ich rodzaju, dat, statusu kontroli Businesscheck oraz wybranych wartości znajdujących się w dokumentach.

Aby wyszukać dokument:

• z listy Według typów wybierz rodzaj dokumentów, które mają zostać wyświetlone,
• skorzystaj z filtra Sprzedaż i zakup, aby ograniczyć wyniki do dokumentów sprzedażowych lub zakupowych,
• określ zakres dat za pomocą filtra dat lub wybierz opcję Nie filtruj według daty, jeśli chcesz przeglądać wszystkie dokumenty,
• użyj filtra Businesscheck, aby wyświetlić dokumenty o określonym statusie weryfikacji,
• w polu Wszystkie kolumny wskaż kolumnę, w której ma zostać wykonane wyszukiwanie, lub pozostaw wyszukiwanie we wszystkich kolumnach,
• wpisz szukaną frazę w polu Szukaj we wszystkich kolumnach..., aby odnaleźć dokumenty zawierające określone dane.

Dodatkowe kryteria wyszukiwania możesz definiować za pomocą przycisku Filtr znajdującego się po prawej stronie okna.

Łączenie kilku filtrów jednocześnie pozwala szybko odnaleźć nawet pojedynczy dokument wśród dużej liczby pozycji znajdujących się w buforze.

Jak sprawdzić szczegóły dokumentu?

Widok szczegółów dokumentu pozwala szybko zweryfikować najważniejsze informacje dotyczące wybranego dokumentu bez konieczności otwierania dodatkowych okien. Wszystkie kluczowe dane prezentowane są w jednym miejscu, co znacząco ułatwia kontrolę poprawności dokumentu przed jego dalszym przetwarzaniem.

Po zaznaczeniu dokumentu na liście w sekcji Szczegóły dokumentu wyświetlane są między innymi:

• numer i rodzaj dokumentu,
• identyfikator dokumentu w KSeF,
• dane kontrahenta,
• data wystawienia, sprzedaży, otrzymania i termin płatności,
• waluta dokumentu,
• wartości netto, VAT i brutto,
• aktualny status przetwarzania dokumentu,
• źródło pochodzenia dokumentu,
• przypisana klasyfikacja,
• dodatkowe uwagi związane z dokumentem.

Dzięki temu widokowi można szybko zweryfikować kompletność danych, sprawdzić status dokumentu oraz przeanalizować informacje niezbędne do jego dalszej obsługi.

Jak wydrukować fakturę?

Dokumenty pobrane do bufora można wyświetlić w formie czytelnego podglądu, a następnie wydrukować bezpośrednio z poziomu programu. Przed wydrukiem warto skorzystać z funkcji podglądu, aby upewnić się, że wyświetlany dokument jest właściwy.

Aby wydrukować fakturę:

1. Zaznacz wybrany dokument na liście.
2. Przejdź do zakładki Załączniki.
3. Kliknij przycisk Podgląd załącznika, aby otworzyć dokument.
4. Po wyświetleniu podglądu faktury kliknij przycisk Drukuj.

Po wykonaniu tych czynności dokument zostanie przekazany do wydruku na wybraną drukarkę lub będzie mógł zostać zapisany do pliku PDF, w zależności od konfiguracji środowiska pracy.

Jak usunąć dokument z bufora?

Bufor dokumentów umożliwia usunięcie pozycji, które zostały zaimportowane omyłkowo lub nie wymagają dalszego przetwarzania. Operację tę należy wykonywać ostrożnie, ponieważ ma charakter trwały.

Uwaga

Usunięcie dokumentu z bufora jest operacją nieodwracalną. Po jej wykonaniu dokument nie będzie dostępny na liście dokumentów i nie będzie można go przywrócić z poziomu programu.

Aby usunąć dokument z bufora:

1. Na liście dokumentów zaznacz dokument, który chcesz usunąć.
2. Kliknij przycisk Usuń dostępny na pasku narzędzi.
3. Zapoznaj się z komunikatem ostrzegawczym wyświetlonym przez program.
4. Potwierdź wykonanie operacji.

Po zaakceptowaniu komunikatu dokument zostanie trwale usunięty z bufora. Przed usunięciem warto upewnić się, że dokument nie będzie już potrzebny na dalszych etapach przetwarzania.

Jak sprawdzić pozycje dokumentu?

Zakładka Pozycje dokumentu umożliwia szczegółową analizę towarów i usług odczytanych z e-faktury. Jest to jedno z podstawowych miejsc służących do weryfikacji poprawności danych zaimportowanych do bufora dokumentów.

Aby wyświetlić pozycje dokumentu, zaznacz dokument na liście, a następnie przejdź do zakładki Pozycje dokumentu. W dolnej części okna zostanie wyświetlona tabela zawierająca wszystkie pozycje odczytane z dokumentu.

Dla każdej pozycji dostępne są między innymi informacje dotyczące:

• nazwy towaru lub usługi,
• ilości,
• ceny jednostkowej,
• wartości netto i brutto,
• stawki VAT,
• rodzaju artykułu.

Jeżeli system nieprawidłowo rozpoznał rodzaj pozycji, możesz samodzielnie go skorygować. W tym celu wybierz odpowiednią wartość w kolumnie Rodzaj artykułu. Zmodyfikowana klasyfikacja zostanie uwzględniona podczas dalszego przetwarzania dokumentu.

Wskazówka

Przed zatwierdzeniem dokumentu warto sprawdzić poprawność wszystkich pozycji, ze szczególnym uwzględnieniem stawek VAT, wartości oraz rodzaju artykułu. Wczesna weryfikacja danych pozwala uniknąć błędów na kolejnych etapach pracy z dokumentem.

Analiza stawek VAT dokumentu

Zakładka Podsumowanie VAT umożliwia szybkie zweryfikowanie danych podatkowych odczytanych z dokumentu. Zgromadzone w niej informacje pozwalają sprawdzić wartości netto, kwoty podatku VAT oraz wartości brutto dla poszczególnych stawek VAT występujących na fakturze.

Po przejściu do zakładki Podsumowanie VAT wyświetlane jest zbiorcze zestawienie wszystkich stawek VAT wykazanych na dokumencie. Dzięki temu można w łatwy sposób przeanalizować strukturę podatku oraz porównać wartości odczytane przez system z danymi znajdującymi się na fakturze.

Zestawienie jest szczególnie przydatne podczas weryfikacji dokumentu przed jego dalszym przetwarzaniem, ponieważ pozwala szybko wychwycić ewentualne rozbieżności w kwotach podatku lub podstawach opodatkowania.

Wskazówka

Przed zatwierdzeniem dokumentu warto sprawdzić, czy wartości netto, VAT i brutto dla wszystkich stawek podatku są zgodne z danymi widocznymi na fakturze. Pozwala to wykryć nieprawidłowości jeszcze na etapie weryfikacji dokumentu.

Dane identyfikacyjne dokumentu w KSeF

Zakładka KSeF zawiera informacje związane z rejestracją dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur. Dane zgromadzone w tym miejscu umożliwiają identyfikację dokumentu oraz weryfikację informacji dotyczących jego przesłania i przetwarzania w systemie KSeF.

Po wybraniu zakładki KSeF dostępne są między innymi następujące informacje:

• Numer KSeF – unikalny identyfikator nadawany dokumentowi przez Krajowy System e-Faktur, umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację,
• Data, czas i tryb wysłania do KSeF – informacje dotyczące przekazania dokumentu do systemu KSeF; dla dokumentów pobranych z systemu dane te mogą nie być dostępne,
• Data i czas potwierdzenia w KSeF – wskazuje moment przyjęcia dokumentu przez Krajowy System e-Faktur oraz potwierdzenia jego rejestracji.

Informacje dostępne w zakładce pozwalają szybko potwierdzić, że dokument został poprawnie zarejestrowany w KSeF oraz ułatwiają jego wyszukiwanie i identyfikację w przypadku późniejszej analizy.

Wskazówka

Numer KSeF jest podstawowym identyfikatorem e-faktury. W przypadku wyszukiwania dokumentu lub wyjaśniania wątpliwości związanych z konkretną fakturą warto posługiwać się właśnie tym numerem, ponieważ jednoznacznie wskazuje on dokument zarejestrowany w Krajowym Systemie e-Faktur.

Dane kontrahentów i adresy dokumentu

Zakładka Adresy zawiera informacje o stronach transakcji odczytane z dokumentu. Umożliwia szybkie sprawdzenie danych identyfikacyjnych kontrahentów, adresów oraz numerów rachunków bankowych wskazanych na fakturze.

Po przejściu do zakładki Adresy wyświetlane są szczegółowe dane uczestników transakcji, w tym sprzedawcy i nabywcy. Informacje te pozwalają zweryfikować poprawność danych przed dalszym przetwarzaniem dokumentu oraz ułatwiają identyfikację kontrahentów.

Wskazówka

Przed zatwierdzeniem dokumentu warto sprawdzić poprawność danych kontrahenta, zwłaszcza numerów identyfikacyjnych i adresów. Wczesna weryfikacja tych informacji pomaga uniknąć błędów podczas ewidencjonowania dokumentów oraz ogranicza konieczność późniejszych korekt.

Pliki źródłowe dokumentu i podgląd e-faktury

Zakładka Załączniki umożliwia dostęp do plików powiązanych z wybranym dokumentem. To miejsce, w którym można przejrzeć źródłowe dane faktury, sprawdzić pliki pobrane przez usługę Businesslink oraz otworzyć podgląd dokumentu.

Uwaga

Pliki dostępne w tej zakładce nie są załącznikami dodanymi przez wystawcę faktury. Krajowy System e-Faktur nie obsługuje przesyłania załączników wraz z e-fakturami. Są to pliki techniczne wykorzystywane przez usługę Businesslink do pobierania, przetwarzania i wymiany dokumentów.

Po przejściu do zakładki Załączniki wyświetlana jest lista plików przypisanych do zaznaczonego dokumentu. Dla każdego pliku prezentowane są podstawowe informacje, takie jak:

• nazwa pliku,
• opis,
• rozmiar,
• źródło pochodzenia.

Standardowo dla dokumentów pobranych z KSeF dostępne są dwa pliki:

• KSeF – oryginalny plik e-faktury w formacie XML, pobrany z Krajowego Systemu e-Faktur. Zawiera kompletną, ustrukturyzowaną treść dokumentu zgodną z aktualnym schematem publikowanym przez Ministerstwo Finansów.
• UFD – plik XML generowany przez usługę Businesslink na potrzeby importu i przetwarzania dokumentów w systemach Wapro. Zawiera dane przygotowane do dalszej obsługi przez program.

Zakładka Załączniki stanowi źródło informacji o dokumentach pobranych do systemu i pozwala szybko zweryfikować dane zapisane w plikach wykorzystywanych podczas ich przetwarzania.

Podgląd e-faktury

Zakładka Załączniki umożliwia wyświetlenie dokumentu pobranego z Krajowego Systemu e-Faktur w formie czytelnego podglądu. Dzięki temu można szybko zweryfikować zawartość e-faktury bez konieczności analizowania danych zapisanych w pliku XML.

Aby otworzyć podgląd dokumentu:

1. Przejdź do zakładki Załączniki.
2. Zaznacz plik KSeF na liście załączników.
3. Kliknij przycisk Podgląd lub wybierz polecenie Podgląd z menu podręcznego dostępnego pod prawym przyciskiem myszy.

Po uruchomieniu funkcji podglądu zostanie otwarte okno prezentujące zawartość dokumentu. E-fakturę można wyświetlić w dwóch widokach:

• Podgląd graficzny – dokument prezentowany jest w przejrzystej formie przypominającej tradycyjną fakturę. Widok ten ułatwia analizę danych oraz szybkie sprawdzenie zawartości dokumentu bez konieczności przeglądania struktury XML.

• Podgląd XML – umożliwia wyświetlenie pełnej treści e-faktury w oryginalnym formacie XML. Widok ten jest szczególnie przydatny podczas analizy danych technicznych dokumentu lub weryfikacji informacji pobranych z KSeF.

Dodatkowo funkcja podglądu pozwala sprawdzić poprawność pliku względem obowiązującego schematu e-faktury, co ułatwia wykrywanie potencjalnych problemów związanych z importem lub przetwarzaniem dokumentu.

Wskazówka

Z podglądu e-faktury warto korzystać podczas weryfikacji dokumentów przed ich dalszym przetwarzaniem. Pozwala to szybko porównać dane zapisane w systemie z informacjami zawartymi w oryginalnym dokumencie pobranym z KSeF.

Powiązania z fakturami zaliczkowymi

Zakładka Zaliczki umożliwia sprawdzenie, czy przetwarzany dokument jest powiązany z fakturami zaliczkowymi. Informacje prezentowane w tym miejscu są odczytywane bezpośrednio z e-faktury i pozwalają szybko zweryfikować relacje pomiędzy fakturą końcową a wcześniej wystawionymi dokumentami zaliczkowymi.

Po przejściu do zakładki Zaliczki wyświetlana jest lista powiązanych faktur zaliczkowych. Dla każdego dokumentu prezentowany jest numer faktury zaliczkowej, który umożliwia identyfikację wcześniejszych rozliczeń związanych z daną transakcją.

Wskazówka

Zakładka Zaliczki jest szczególnie przydatna podczas weryfikacji faktur końcowych, ponieważ pozwala szybko sprawdzić, czy dokument prawidłowo odnosi się do wcześniej rozliczonych zaliczek. Dzięki temu łatwiej kontrolować poprawność rozliczeń i zachować spójność dokumentacji księgowej.

Jak wykonać kontrolę Businesscheck?

Kontrola Businesscheck pozwala zweryfikować poprawność danych kontrahenta oraz ograniczyć ryzyko wystąpienia błędów podczas dalszego przetwarzania dokumentów. Funkcja jest szczególnie przydatna przed wysyłką dokumentów do KSeF lub realizacją procesów księgowych, ponieważ umożliwia szybkie sprawdzenie wiarygodności i kompletności danych.

Szczegółowy opis działania narzędzia znajdziesz w instrukcji Jak zweryfikować poprawność danych za pomocą Businesscheck w Fakirze?.

W buforze dokumentów prezentowana jest informacja o statusie kontroli Businesscheck. Dzięki temu użytkownik może łatwo sprawdzić, czy weryfikacja została już wykonana dla danego dokumentu, czy też wymaga jeszcze przeprowadzenia. Pozwala to skuteczniej monitorować poprawność danych i usprawnia codzienną pracę z dokumentami.

Księgowanie dokumentu

Zakładka Księgowanie umożliwia sprawdzenie informacji przygotowanych dla dokumentu przed jego przeniesieniem do ewidencji. Jest to miejsce, w którym można zweryfikować sposób przetwarzania dokumentu oraz dane, które zostaną wykorzystane podczas dalszej pracy w programie.

W zakładce prezentowane są szczegółowe informacje związane z wybranym dokumentem, w tym dane identyfikacyjne, przypisana klasyfikacja oraz informacje niezbędne do jego prawidłowego zaewidencjonowania. Dzięki temu użytkownik może zweryfikować poprawność przygotowanych danych jeszcze przed wykonaniem operacji importu.

Jak dekretować dokumenty?

Dekretowanie dokumentów pozwala przygotować dokumenty znajdujące się w buforze do dalszego przetwarzania. Operacja może być wykonywana dla pojedynczego dokumentu lub dla wielu dokumentów jednocześnie, co znacząco przyspiesza pracę z większą liczbą pozycji.

Aby wykonać dekretację, zaznacz wybrane dokumenty na liście, a następnie kliknij przycisk Dekretuj. Program przeprowadzi proces dekretacji zgodnie z obowiązującą konfiguracją oraz ustawieniami zdefiniowanymi dla dokumentów. Funkcja jest szczególnie przydatna podczas masowego przetwarzania dokumentów pobranych z KSeF, Wapro eBiuro lub usługi OCR.

Jak zaimportować dokumenty do księgi?

Po zakończeniu weryfikacji i dekretacji dokumentów można przenieść je do właściwej ewidencji. Import pozwala ograniczyć ręczne wprowadzanie danych oraz usprawnia obsługę dokumentów pobranych do bufora.

Aby zaimportować dokumenty, zaznacz na liście jedną lub wiele zadekretowanych pozycji, a następnie kliknij przycisk Importuj do księgi. Program rozpocznie proces importu zgodnie z aktualnymi ustawieniami i przypisanymi parametrami dokumentów. Po pomyślnym zakończeniu operacji dokumenty otrzymują status informujący o ich przeniesieniu do księgi.

Definiowanie kodów klasyfikacji dokumentów

Kody klasyfikacji umożliwiają uporządkowanie procesu obsługi dokumentów oraz automatyzację ich dalszego przetwarzania. Odpowiednio zdefiniowane klasyfikacje pomagają ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności oraz przyspieszają ewidencjonowanie dokumentów.

Przycisk Klasyfikacja służy do tworzenia i zarządzania kodami klasyfikacyjnymi wykorzystywanymi podczas przetwarzania dokumentów znajdujących się w buforze. Zdefiniowane kody mogą być następnie przypisywane do dokumentów, co ułatwia ich grupowanie, filtrowanie oraz dalszą obsługę w programie.