Przejdź do głównej zawartości

Jak skonfigurować usługę Businesslink w związku z KSeF?

Aktywacja usługi Businesslink umożliwia zintegrowanie programu finansowo-księgowego Wapro Kaper z platformą KSeF, która jest odpowiedzialna za automatyczne pobieranie wystawionych na platformie e-faktur:

  • sprzedaży - wystawionych przez firmę,
  • zakupu - wystawionych przez dostawców firmy.

W wariancie BIURO usługę należy uruchomić w kontekście firmy biura rachunkowego (właściciela licencji usługi Businesslink). W pozostałych wariantach usługę należy aktywować w kontekście konkretnej firmy.

Podpowiedź

W wariancie BIURO program automatycznie zakłada firmę biuro i właściciela licencji, nawet jeżeli firma ta nie będzie obsługiwana w systemie. Podczas aktywowania usługi należy ją wskazać jako firmę właściciela licencji.

Przy pierwszym aktywowaniu usługi zostanie ona uruchomiona w trybie próbnym. Bezpłatna licencja jest ograniczona do 30 dni i umożliwia:

  • w wariancie BIZNES - wysłanie i odebranie łącznie 200 e-dokumentów,
  • w wariancie BIURO - wysłanie i odebranie łącznie 600 e-dokumentów.

Jeżeli firma aktywuje usługę Businesslink w innym programie, którego baza danych znajduje się na tym samym SQL serwerze, np. Wapro Mag, program podłączy się automatycznie do istniejącej, wcześniej utworzonej licencji. Jako łączną ilość dokumentów wysłanych i odebranych za pośrednictwem usługi należy rozumieć wszystkie dokumenty wysłane i odebrane łącznie w tych programach. Dotyczy to nie tylko e-faktur ale również np. wysłanych e-mailem załączników do e-faktur.

Jak uruchomić Businesslinka?​

Aby uruchomić usługę Businesslink, w programie Wapro Kaper należy przejść do widoku Inne | Businesslink.

Na ekranie wyświetli się okno z prośbą o zaznaczenie w kartotece firmy właściciela licencji.

Uwaga

Dotyczy wariantu BIURO.

Firma właściciela licencji powinna zostać zarejestrowana (utworzona), mimo że nie będzie wykorzystywana do obsługi biura. NIP firmy utworzonej w programie powinien być zgodny z NIP-em licencji programu Wapro Kaper.

WAPRO Fakir. Kreator konfiguracji usługi Businesslink przed przypisaniem firmy właściciela licencji

Po kliknięciu przycisku Dalej (klawisz F10) na ekranie wyświetli się formularz rejestracyjny usługi Businesslink, w którym należy uzupełnić dane administratora usługi.

WAPRO Fakir. Okno - Formularz rejestracyjny usługi Businesslink

Po wprowadzeniu informacji i potwierdzeniu znajomości regulaminu usługi, należy kliknąć przycisk Zarejestruj i wypróbuj przez 30 dni.

Uwaga

Wersje próbna oraz płatna integrują się ze środowiskiem produkcyjnym KSeF, dlatego dokumenty wystawiane w programach zarządzania sprzedażą oraz odbierane z KSeF w programach finansowo-księgowych będą rzeczywistymi dokumentami handlowymi firm. W tym środowisku nie można wystawiać faktur testowych.

Po kliknięciu przycisku Zamknij, na ekranie wyświetli się komunikat potwierdzający skonfigurowanie usługi.

Jak rozpocząć pracę z KSeF?​

W kolejnym etapie użytkownik powinien wybrać sposób działania Businesslinka. Do wyboru ma opcje:

  • Businesslink + KSeF - umożliwia bezpośrednią wymianę dokumentów pomiędzy firmami oraz łączy programy do fakturowania z rejestrem KSeF,
  • Businesslink - umożliwia bezpośrednią wymianę dokumentów pomiędzy firmami. Połączenie z KSeF można skonfigurować w dowolnym momencie.

Po kliknięciu przycisku Dalej należy wygenerować token firmy, który jest niezbędny do wymiany dokumentów. Użytkownik ma dwie możliwości pozyskania tokena, dzięki opcjom:

  • Wygeneruj token - jeśli właściciel firmy dysponuje elektronicznym podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub posiada kwalifikowaną pieczęć firmy,
  • Wklej token wygenerowany z MF - token utworzony na stronie Ministerstwa Finansów.

WAPRO Fakir. Okno - Konfiguracja usługi Businesslink, zakładka: "2) Uprawnienia KSeF"

Uwaga

Token nie powinien być przekazywany, zapisywany w żadnym pliku, czy przesyłany e-mailem, ponieważ od niego zależy bezpieczeństwo danych handlowych firmy znajdujących się w KSeF. Operacja wprowadzania tokena do programu powinna polegać wyłącznie na skopiowaniu go do pamięci podręcznej komputera, a następnie wklejeniu w odpowiednie pole w interfejsie programu i zatwierdzeniu.

Informacja

W wariancie BIZNES użytkownik może wygenerować token tylko dla jednej firmy.

Jak wygenerować token z Ministerstwa Finansów?​

Aby przystąpić do rejestrowania tokenu firmy/biura rachunkowego należy uruchomić bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów Aplikacja Podatnika KSeF i zalogować się w profilu firmy. Poniższe przykłady na potrzeby dokumentacji zostały przygotowane na środowisku testowym KSeF.

Po zalogowaniu się w lewym menu należy wybrać opcję Generuj token, a następnie uzupełnić nazwę tokena i wybrać role (uprawnienia), które ma obsługiwać. Dla programu finansowo-księgowego wystarczy uprawnienie do przeglądania, jeżeli jednak ten sam token ma być wykorzystywany w programie zarządzania sprzedażą, należy wybrać rolę z większymi uprawnieniami.

WAPRO Fakir. Aplikacja KSeF - generowanie tokena

Następnie należy kliknąć przycisk Generuj token.

WAPRO Fakir. Aplikacja KSeF -token wygenerowany

Po kliknięciu przycisku Kopiuj, token zostanie skopiowany do pamięci podręcznej, skąd można go wkleić bezpośrednio do programu.

W kolejnym kroku należy przejść do programu Wapro Kaper, kliknąć opcję Wklej token wygenerowany z MF i wkleić kod.

WAPRO Fakir. Wysyłanie tokena uwierzytelniajacego do usługi Businesslink

Po kliknięciu przycisku Zatwierdź (klawisz F10), token zostanie zarejestrowany w Businesslink.

WAPRO Fakir. Okno - Konfiguracja usługi Businesslink, zakładka "2) Uprawnienia KSeF", widok listy firm z zarejestrowanymi tokenami (1)

Informacja

W wariancie BIZNES, po zarejestrowaniu tokenu firmy proces konfiguracji dobiega końca.

W wariancie BIURO, po zarejestrowaniu tokenu biura, należy utworzyć tokeny dla każdego klienta, który upoważnił do tego biuro. Można wykonać to na dwa sposoby:

  • klient biura, w swoim profilu na platformie KSeF, upoważnia pracownika biura (pracownik powinien mieć kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis profilem zaufanym) lub biuro (wymagana kwalifikowana pieczęć elektroniczna), którzy generują token za niego,
  • klient biura na swoim profilu generuje token dla biura z uprawnieniem co najmniej do przeglądania e-faktur, a następnie przekazuje token upoważnionemu pracownikowi biura, który zarejestruje go w usłudze Businesslink za pośrednictwem interfejsu programu finansowo-księgowego.
Uwaga

Metoda samodzielnego wygenerowania tokena, a następnie przekazania go pracownikowi biura nie jest bezpieczna, ponieważ wymaga zapisania tokenu w pliku lub wiadomości mail, co umożliwia ewentualny dostęp do niego osób nieuprawnionych.

WAPRO Fakir. Okno - Konfiguracja usługi Businesslink, zakładka "2) Uprawnienia KSeF", widok listy firm z zarejestrowanymi tokenami (2)

Użytkownik może usunąć token, klikając przycisk Usuń token.

Po kliknięciu przycisku Dalej, wyświetli się komunikat o prawidłowej integracji usługi.

WAPRO Fakir. komunikat

Po uruchomieniu Businesslinka, w module Czynności automatycznych w widoku Inne | Czynności automatyczne | Czynności automatyczne, zostanie utworzony odpowiedni harmonogram. W oknie wyświetlana jest informacja o statusie ostatnio wykonanego zadania oraz o czasie następnego. W przypadku statusu w kolorze czerwonym, przyczynę błędu można odczytać po kliknięciu przycisku Historia.

W kolejnym kroku użytkownik powinien kliknąć przycisk Przejdź do konfiguracji.

Informacja

W wariancie BIZNES rejestracja tokenu jest możliwa po przejściu na zakładkę Użytkownicy usługi.

Aby zarejestrować tokeny biura i klientów w wariancie BIURO, należy przejść na zakładkę Uprawnienia KSeF.

WAPRO Fakir. Okno - Konfiguracja usługi Businesslink

Na zakładce tej widoczna jest lista firm z informacją o poprawnej rejestracji tokenu lub jej braku. Użytkownik może wygenerować brakujący token, klikając przycisk Wygeneruj token lub Wklej token wygenerowany z MF.

Po przejściu na zakładkę Użytkownicy usługi, wyświetli się lista osób wskazanych na formularzu rejestracyjnym do portalu Businesslink. W tym przypadku może to być dowolnie wskazana osoba lub pracownik z kartoteki pracowników.

Na zakładce Osoby do kontaktu widoczne są dane osób, które będą otrzymywać powiadomienia o stanie usługi, czyli np. o awarii, przerwach technicznych itd.

Aby zapoznać się z dostępnymi statystykami należy przejść na zakładkę Statystyki usługi. Na liście wyświetlą się dokumenty z oznaczeniem wysłane czy odebrane. Rekordy na liście można zawęzić wybierając odpowiedni miesiąc i rok.

WAPRO Fakir. statystyki

Na zakładce Historia synchronizacji widoczne sa informacje na temat przebiegu wykonywanych operacji. Postawienie znacznika w polu Pokaż tylko błędy spowoduje wyświetlenie jedynie nieprawidłowości.

Zakładka Błędy komunikacji z KSeF prezentuje nieprawidłowości związane z współpracą systemu z KSeF.

W głównym oknie konfiguracji widoczne są także przyciski:

  • Formularz rejestracyjny - umożliwia modyfikację wprowadzonych danych,
  • Kreator konfiguracji - umożliwia powrót do pierwszego okna kreatora konfiguracji, w którym użytkownik może wybrać sposób działania Businesslinka,
  • Stan usługi - pozwala na sprawdzenie stanu usługi.

Dowiedz się więcej