Przejdź do głównej zawartości

Jak działa usługa Businesslink w programach finansowo-księgowych?

Usługa Businesslink w systemie Wapro ERP to kluczowe narzędzie umożliwiające automatyczną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Funkcjonalność ta dedykowana jest dla programów finansowo-księgowych, wspierając firmy i biura rachunkowe w przesyłaniu oraz odbiorze e-faktur.

Usługa Businesslink odpowiada za obsługę procesów związanych z przesyłaniem faktur pomiędzy platformą KSeF a programami finansowo-księgowymi. Dotyczy to zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupu, niezależnie od tego, czy zostały one wystawione ręcznie w KSeF, czy za pośrednictwem oprogramowania innego producenta.

Po uruchomieniu usługi jest ona gotowa do odbierania e-faktur z KSeF. E-faktury w wariantach programów finansowo-księgowych:

  • innych niż warianty BIURO będą pobierane w kontekście zarejestrowanej w programie firmy. Firma poprzez udostępnione przez Ministerstwo API loguje się jako podatnik na platformie KSeF,
  • w wariantach BIURO będą pobierane w kontekście podmiotu trzeciego jakim jest biuro rachunkowe (biuro rachunkowe poprzez udostępnione przez Ministerstwo API loguje się jako podmiot trzeci i pobiera własne e-faktury oraz e-faktury swoich klientów, którzy je do tego upoważnili).

Po uruchomieniu usługi w programie zostanie utworzony i uruchomiony w module czynności automatycznych moduł o nazwie Businesslink, który jest odpowiedzialny za okresowe wysyłanie zapytań poprzez udostępnione przez Ministerstwa Finansów API. Okno modułu czynności automatycznych dostępne jest po wybraniu w głównym menu Inne | Czynności automatyczne.

Podpowiedź

Najkrótszy czas, co jaki moduł czynności automatycznych będzie wysyłał zapytania to 15 minut. Częstotliwość tę można zmniejszyć, ale nie da się jej zwiększyć. W przypadku wysyłania zapytań zbyt często, komputer mógłby zostać czasowo zablokowany przez serwer Ministerstwa Finansów.

Przypominamy, że moduł czynności automatycznych będzie wykonywał zadania zgodnie z harmonogramem nawet jeżeli program finansowo-księgowy jest wyłączony. Wystarczy, aby komputer był włączony, podłączony do sieci oraz aby serwer SQL był włączony.

Równocześnie z utworzeniem powyższego harmonogramu utworzone zostanie nowe źródło danych w importerze dokumentów o nazwie Businesslink. Jest ono wymagane do zadekretowania i zaimportowania do ksiąg pobranych e-faktur.

Wysyłanie zapytań na platformę KSeF rozpocznie się natychmiast po zarejestrowaniu w Businesslink tokenu uprawniającego do zalogowania się poprzez API na platformie KSeF i pobierania dokumentów:

  • w wariantach innych niż BIURO tokenu uprawniającego firmę jako podatnika upoważnionego do pobierania e-faktur z platformy KSeF,
  • w wariancie BIURO tokenów biura rachunkowego oraz tokenów klientów biura, które upoważnią biuro do odbierania z KSeF w ich imieniu swoich dokumentów.

Tokeny należy utworzyć na platformie KSeF.

  1. Firma jako podatnik - po zalogowaniu się w profilu swojej firmy na platformie KSeF, może wygenerować własny token, pobrać go, a następnie zarejestrować w usłudze Businesslink.

  2. Biuro rachunkowe - po zalogowaniu się w profilu swojej firmy na platformie KSeF może wygenerować własny token, pobrać go, a następnie zarejestrować w usłudze Businesslink.

  3. Tokeny klientów biura - biuro może samodzielnie wygenerować, pobrać, a następnie zarejestrować w usłudze Businesslink tokeny po zalogowaniu się w profilu klienta na platformie KSeF (jeżeli zostanie do tego upoważniona przez klienta). Biuro może także otrzymać tokeny od swoich klientów, którzy wygenerują je sami w swoich profilach w KSeF.

Podpowiedź

Tokeny muszą uprawniać co najmniej do przeglądania e-faktur, co jest równoznaczne z uprawnieniem do ich pobierania. W przypadku biur rachunkowych bardzo ważne jest, aby wygenerowany token dla konkretnej firmy (podatnika) został zarejestrowany w usłudze Businesslink w kontekście właściwej firmy zarejestrowanej w programie.

E-faktury nie będą odbierane z KSeF, jeżeli:

  • token nie będzie uprawniał do odbioru e-faktur (uprawnienie do przeglądania w KSeF),
  • token zostanie zarejestrowany w usłudze w kontekście niewłaściwej firmy,
  • token zostanie unieważniony w profilu firmy (podatnika) na platformie KSeF.

Po zarejestrowaniu tokenów uwierzytelniających, moduł czynności automatycznych za pośrednictwem usługi Businesslink rozpocznie pobieranie e-faktur z KSeF. W programie trafią one do Bufora importowanych dokumentów, gdzie będzie można je zweryfikować i zatwierdzić do zaksięgowania i na koniec przenieść do ksiąg.