Polecenie: Zbiory przetwarzanych danych

W programie Wapro RODO Narzędzie ochrony danych osobowych rejestr Zbiory przetwarzanych danych przeznaczony jest do ewidencjonowania zbiorów danych osobowych. Mogą to być zbiory w postaci papierowej lub elektronicznej. Niniejszy rejestr umożliwia zapisywanie zbiorów wszelkiego typu.

Bezpośrednio po instalacji programu rejestr zawiera już pierwszy wpis dotyczący bazy danych, w której program został zainstalowany. Należy uzupełnić w nim brakujące informacje. Aby otworzyć rejestr należy z głównego menu programu wybrać polecenie: Zakładka: RODO | Polecenie: Zbiory przetwarzanych danych. Na ekranie pojawi się główne okno rejestru. Jeżeli rejestr uruchamiany jest po raz pierwszy, zawiera tylko jedną pozycję, podobnie do poniższego przykładu:

Aby:

• dodać nową pozycję do rejestru należy nacisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrótu Ins
• zaktualizować istniejący wpis, należy go wybrać w głównym oknie i nacisnąć przycisk Popraw lub użyć skrótu F2.

W dokumentacji omówiony zostanie przypadek uzupełniania danych w pierwszej pozycji utworzonej podczas instalacji programu. Rejestr zawiera bardzo rozbudowaną informację na temat zbiorów przetwarzanych danych, ale informacje te będą automatycznie wykorzystywane w innych rejestrach, po odwołaniu się do tego zbioru danych.

Na zakładce Podstawowe można:

• utworzyć Nazwę zbioru - jeżeli nie została utworzona automatycznie;
• dodać Inspektora Danych Osobowych wraz z datą, od kiedy został powołany na to stanowisko - jeżeli firma powołała lub zatrudniła osobę albo podmiot na to stanowisko. Lista Inspektorów danych osobowych tworzona jest w słowniku Podmioty. Aby dodać do słownika pozycję i wybrać ją z listy należy przycisnąć przycisk oznaczony ikoną folderu, po prawej stronie pola;
• dodać Podmiot przetwarzający dane wraz z datą od kiedy został upoważniony do przetwarzania - niektóre zbiory danych na zlecenie administratora danych przetwarzane są przez inne podmioty, na przykład biura rachunkowe. Informację o tym należy umieścić w tym polu. Lista podmiotów przetwarzających dane osobowe tworzona jest w słowniku Podmioty. Aby dodać do słownika pozycję i wybrać ją z listy należy przycisnąć przycisk oznaczony ikoną folderu, po prawej stronie pola.

Podpowiedź

Informację o okresowym powierzaniu danych innym podmiotom lub zmianach inspektorów danych można zapisać w ewidencji dostępnej po przyciśnięciu przycisku Historia lub użyciu skrótu Ctrl+H, po wybraniu rodzaju podmiotu.

Na powyższym obrazie widoczny jest wyświetlony słownik Podmioty z jedną przykładową pozycją. Po przyciśnięciu przycisku Wybierz lub przyciśnięciu klawisza Enter, wybrana pozycja zostanie wstawiona do rejestru, widok poniżej:

Informacją, która również może zostać dodana na zakładce Podstawowe jest podmiot przetwarzający dane (widok powyżej).

Zakładka Administratorzy umożliwia przypisanie do zbioru przetwarzanych danych jednego lub kilku administratorów - w zależności od sytuacji. Podobnie jak inne pola rejestrów, pole administratorzy wstawiane jest ze słownika. Listę administratorów można utworzyć z wartości słownika Podmioty. Widok zakładki poniżej:

Zakładka Administratorzy umożliwia rejestrowanie historii zmian administratorów. W tym celu należy przycisnąć przycisk Historia lub użyciu skrótu Ctrl+H.

Opisując elektroniczne zbiory w rejestrze Zbiory przetwarzania danych na zakładce Programy, można dodać informację o programach przetwarzających dane w opisywanym pliku. Lista programów znajduje się w słowniku: Programy przetwarzające dane. Domyślnie zawiera on listę programów systemu Asseco Wapro, ale w razie potrzeby można ją dowolnie rozszerzyć.

Z punktu widzenia RODO ważne jest dodanie informacji o:

• podstawach prawnych przetwarzania danych - lista wartości znajduje się w słowniku: Podstawy upoważniające do przetwarzania danych;
• celach przetwarzania danych - lista wartości znajduje się w słowniku: Cele przetwarzania danych.

W każdą pozycję rejestru można wstawić listę wartości ze słowników.

Ostatnia zakładka o nazwie Kategorie przetwarzania i osób umożliwia dodaniu w omawianym rejestrze informacji na temat:

• rodzaju przetwarzanych danych - lista kategorii znajduje się w słowniku: Kategorie przetwarzania;
• kategorii osób, których dane są przetwarzane - lista znajduje się w słowniku: Kategorie osób;

Informacje wpisuje się do rejestru dokładnie tak, jak to omówiono wyżej. Przykładowo:

Pamiętaj

Tak wprowadzone informacje o zbiorze przetwarzanych danych zawierającym dane osobowe będą wykorzystywane do automatycznego wypełniania danych w innych rejestrach.

Po wpisaniu do rejestru pozostałych zbiorów danych, w tym również zbiorów papierowych, stale należy je aktualizować. Tylko w ten sposób, osoba odpowiedzialna w firmie za zabezpieczenie przetwarzania danych osobowych może mieć pełną kontrolę nad nimi.