Polecenie: Dokumenty

Zasada rozliczalności narzucona przez RODO (art. 5 ust. 2 RODO), wymusza gromadzenie przez osoby odpowiedzialne w przedsiębiorstwie wielu dokumentów, nie tylko w postaci elektronicznej, ale również w postaci papierowej. Dla ułatwienia pracy osobom zarządzającym bezpieczeństwem danych osobowych, w Wapro RODO Narzędzie ochrony danych osobowych dodany został dodatkowy rejestr o nazwie Dokumenty, który jest przeznaczony do zapisywania w bazie danych programu kopii elektronicznych tych dokumentów. W programie można rejestrować kopie elektroniczne umów, powierzenia danych osobowych, otrzymanych zgód na przetwarzanie danych od osób fizycznych i tym podobne dokumenty.

Aby uruchomić rejestr wystarczy z głównego menu programu wybrać: Zakładka: RODO | Polecenie: Dokumenty. Na ekranie wyświetlone zostanie, podobne do poniższego przykładu, okno rejestru Dokumenty:

Aby:

• dodać nową pozycję do rejestru należy nacisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrótu Ins
• zaktualizować istniejący wpis, należy go wybrać w głównym oknie i nacisnąć przycisk Popraw lub użyć skrótu F2.

W obu przypadkach wyświetlone zostanie okno podobne do poniższego przykładu. W rejestrze, na zakładce Podstawowe można zapisać:

• datę dokumentu,
• autora dokumentu,
• opis treści dokumentu.

Natomiast na zakładce Załączniki można dodawać do pozycji w rejestrze kopie elektroniczne różnych dokumentów. Do jednej pozycji można dodać wiele załączników.

Warto wiedzieć

Dołączane pliki mogą być zapisane w dowolnych formatach.