Przeglądarka e-deklaracji
Obsługę e-deklaracji można w programie Wapro Kaper Księga podatkowa prowadzić z dwóch miejsc:
- Okno "Deklaracje" : dla firmy, udziałowca bądź pracowników – dostępnych dla operatorów
- Okno "e-Deklaracje" – dostępnej w menu Administracja dla administratora przy czym przeglądarka ta dostępna jest jedynie w wariancie BIURO.
Okno "Deklaracje" (przeglądarka)
W przypadku używania e-deklaracji standardowa przeglądarka deklaracji zostaje wzbogacona o dodatkowe kolumny związane z e-deklaracjami. Obejmują one opisowy status e-deklaracji, ilość ostrzeżeń, błędów, informacji dotyczących deklaracji oraz błędów wykrytych podczas weryfikacji deklaracji w wersji elektronicznej oraz opcjonalnie ustaloną **datę, kiedy e-deklaracja powinna zostać wysłana. Wypełnianie ostatniej kolumny jest opcjonalne. Kolumna ta jest przydatna, kiedy ilość e-deklaracji jest duża i mają być one wysyłane partiami. Aby móc wskazać administratorowi, kiedy dana deklaracja powinna być wysłana, można do niej przypisać datę wysłania. Przypisania dokonuje operator poprzez zaznaczenie (np. spacją) deklaracji oraz wybór z menu ED (wywoływanego przez Ctrl+E) opcji „Ustaw planowaną datę wysłania zaznaczonych deklaracji” bądź „Usuń planowaną datę wysłania zaznaczonych deklaracji” oraz wypełnienie pokazującego się pola daty. Ustawiać można datę wyłącznie deklaracji roboczych lub gotowych do podpisania.
Tak uzupełnione deklaracje można następnie filtrować używając filtra „Gotowe, z terminem wysłania :” i wybrać spośród opcji:
- bez wskazanej daty – deklaracje, w których data wysłania nie została sprecyzowana
- zaległe- deklaracje, których termin wysłania upłynął
- na dziś – deklaracje, których termin wysłania upływa bieżącego dnia
- przyszłe – deklaracje, które wysłane mają być w późniejszym terminie
Oprócz filtra związanego z terminem wysłania, program wyposażony został w filtr „Status e-deklaracji” z szeregiem opcji opisujących status e-deklaracji, począwszy od roboczego skończywszy na statusach deklaracji błędnych.
Przeglądarka deklaracji została również wyposażona w możliwość wydrukowania Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla zaznaczonej deklaracji, natomiast do wydruku i nadruku samej deklaracji wprowadzono opcjonalne umieszczanie na niej, na końcu w polu przeznaczonym na adnotacje Urzędu Skarbowego (które z oczywistych powodów w ED nie będzie wykorzystywane) możliwość dodrukowania numeru referencyjnego (UID) deklaracji, o ile takowy posiada. Opcję dodrukowywania ustawia się we właściwościach firmy, udziałowca lub pracownika:
Okno "e-Deklaracje" (przeglądarka)
Przeglądarka ta jest dostępna z menu Administracja/E-deklaracje. Wyposażona została w funkcje niezbędne wyłącznie administratorowi e-deklaracji, które – poza wydrukami – zostały wcześniej omówione, tzn. podpisywanie, wysyłanie i pobieranie UPO.
Zasadnicza różnica między przeglądarką deklaracji a przeglądarką E-deklaracji polega na tym, że przeglądarka E-deklaracji pokazuje wszystkie e-deklaracje znajdujące się w programie Wapro Kaper Księga podatkowa, należące do wszystkich udziałowców, firm i pracowników, pod warunkiem, że nie są to deklaracje robocze. W przeglądarce ED nie można również zmieniać statusu deklaracji, daty wysłania, nie można również deklaracji edytować, tworzyć ani usuwać. Można natomiast używać wszystkich filtrów związanych z e-deklaracjami a udostępnionych w standardowej przeglądarce deklaracji.
Przeglądarka e-deklaracji posiada swój własny, niezależny od ustawionego aktualnego miesiąca udziałowca lub firmy, filtr daty (roku). Znajduje się on obok przycisku filtrowania przeglądarki
Pod prawym przyciskiem myszy, w menu kontekstowym przeglądarki e-deklaracji umieszczono dodatkowe dwie funkcje:
- Pokaż plik deklaracji w postaci XML
- Pokaż plik Urzędowego Poświadczenia Odbioru w postaci XML
Po uruchomieniu opcji program wyświetla ED (lub UPO) w postaci XML w domyślnej przeglądarce internetowej systemu operacyjnego udostępniając jednocześnie wiele funkcji tej przeglądarki. Zestaw dostępnych funkcji zależy od rodzaju przeglądarki i od jej wersji, większość przeglądarek umożliwia natomiast zapisanie zawartości strony w pliku zewnętrznym, co może być przydatne przy śledzeniu ewentualnych błędów w deklaracji w formie elektronicznej.
Przeglądarka e-deklaracji wyposażona została dodatkowo w możliwości wydruku:
- Zestawienia E-deklaracji
- Wydruku Urzędowego Poświadczenia Odbioru
Zestawienie E-deklaracji obejmuje deklaracje w bieżącym filtrze i zawiera podstawowe dane oraz wybrane pola Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Szybkie wybieranie deklaracji i formularzy
W wariantach BIURO i PRESTIŻ istnieje możliwość przypisania skrótów klawiaturowych do szybkiego wybierania i tworzenia deklaracji i formularzy podatkowych. Funkcja ta jest dostępna z poziomu deklaracji firmy, udziałowca i pracownika. Każda z wymienionych przeglądarek umożliwia definiowanie odrębnych grup skrótów klawiaturowych. W obecnej wersji obowiązują one odpowiednio dla wszystkich firm, udziałowców i pracowników i dla każdego użytkownika.
Przypisania skrótów dokonuje się w taki sam sposób w każdej z powyższych grup. Poniżej opisane zostanie procedura dla deklaracji związanych z firmą.
Okno przypisywania deklaracji uruchamia się skrótem klawiaturowym [Ctrl+0] lub z menu wywoływanego skrótem [Ctrl+E] (Operacje deklaracji). Uruchomione okno zawiera dziewięć pozycji – od [Ctrl+1] do [Ctrl+9]:
Skróty klawiaturowe uruchamiane są cyframi 0-9 **z klawiatury numerycznej.
Użycie klawisza Ctrl+1 (do Ctrl+9) umożliwia przypisanie do danego skrótu konkretnego typu deklaracji wybieranej ze standardowej listy:
Wybranie deklaracji powoduje przypisanie jej do wskazanego skrótu.
Nie ma konieczności wykorzystywania skrótów po kolei. Można swobodnie wybierać, z których skrótów będziemy korzystali. Program sprawdza jedynie, czy użytkownik nie próbuje przypisać skrótu do formularza, które skrót już posiada.
Użycie kombinacji [Ctrl+Del] na formatce przypisania skrótów spowoduje usunięcie wszystkich przypisanych skrótów klawiaturowych.
Po ustaleniu przypisania należy zestaw zapisać używając klawisza [F10] (Zapisz).
Analogicznie można przypisać skróty klawiaturowe do deklaracji w kontekście udziałowca i pracownika.
Użycie tak skonfigurowanych skrótów polega na naciśnięciu odpowiedniej kombinacji klawiszy w przeglądarce deklaracji: uruchomiona zostanie wtedy odpowiednia deklaracja bez konieczności naciskania klawisza Insert i wybierania deklaracji z listy.
Możliwość zmiany przypisania skrótów do poszczególnych deklaracji może być szczególnie przydatna w okresach szczególnego nasilenia tworzenia deklaracji – np. w pierwszym kwartale roku, kiedy składane są deklaracje roczne warto je „podpiąć” pod skróty klawiaturowe. Po zakończeniu okresu składania tych deklaracji wygodnie będzie usunąć je z listy skrótów, tak, by nie uruchamiały się przypadkowo podczas omyłkowego użycia skrótu klawiaturowego. Warto też rozważyć mnemotechniczne przypisanie skrótów, to znaczy na przykład deklarację VAT-7 JPK do skrótu [Ctrl+7], formularz ZPIT-5 – do skrótu [Ctrl+5] itd.