Jak utworzyć kartotekę czestników PPK?

Aby otworzyć okno kartoteki uczestników PPK należy w głównym menu programu uruchomić polecenie: Zakładka: PPK | Sekcja: zasoby | Polecenie: Uczestnicy.

Kartoteka o nazwie Uczestnicy przeznaczona jest do przechowywania danych pracowników firmy będących uczestnikami programu PPK.

Jak dodać nowego pracownika?

Dodawanie nowego pracownika możliwe jest po przyciśnięciu przycisku Dodaj na oknie przeglądarki kartoteki. Po przyciśnięciu przycisku na ekranie pojawi się formatka wprowadzania danych uczestnika. Okno podzielone jest na dwie zakładki:

• Informacje podstawowe;
• Adres;

Podpowiedź

Pola wymagane oznaczone są czerwoną gwiazdką.

Wyjaśnienia wymagają tylko cztery pozycje, pozostałe są oczywiste:

• Nr ewidencyjny - numer ewidencyjny pracownika w programie kadrowo - płacowym, w którym naliczane są składki PPK;
• Identyfikator ewidencji PPK - - każdy uczestnik PPK po rejestracji w instytucji finansowej otrzymuje indywidualny identyfikator ewidencji PPK. Numer ten podczas pierwszego wprowadzania danych najprawdopodobniej nie będzie znany. Należy go uzupełnić po zarejestrowaniu pracownika. Można go wprowadzić ręcznie lub zostanie uzupełniony automatycznie jeżeli instytucja finansowa prześle odpowiednie pliki wymiany danych z taką informacją;
• Nr nadany przez inst. finan. - każdy uczestnik PPK po rejestracji w instytucji finansowej otrzymuje indywidualny numer. Podobnie jak pozycja powyżej, numer podczas pierwszego wprowadzania danym najprawdopodobniej nie będzie znany. Należy go uzupełnić po zarejestrowaniu pracownika. Można go wprowadzić ręcznie lub zostanie uzupełniony automatycznie jeżeli instytucja finansowa prześle odpowiednie pliki wymiany danych z taką informacją;
• Podlega - oznacza, że pracownik podlega ustawie o PPK;

Po zapisaniu danych, nowo dodany pracownik pojawi się w oknie przeglądarki kartoteki.

Poza możliwością dodawania ręcznego nowi pracownicy mogą być dodawani do kartoteki metodą importu danych. Opis funkcjonalności znajduje się w punkcie: Import danych do Wapro PPK

Jak zbudowana jest kartoteka uczestników?

Ze względu na ilość danych dotyczących jednej osoby , które rejestrowane są w kartotece, okno przeglądarki tej kartoteki jest dość rozbudowane:

• Pracownicy podzieleni są według aktualnego statusu jaki mają w programie PPK. Po lewej stronie listy pracowników znajduje się drzewko aktualnych statusów wraz z informacją o ilości pracowników, którzy mają ten status. Po wybraniu odpowiedniej gałęzi drzewka, na liście po prawej stronie pojawią się pracownicy o wybranym statusie;
• Ze względu na ilość danych dotyczących jednego pracownika, na liście wyświetlone są wyłącznie podstawowe informacje. Reszta dostępna jest w odpowiednich zakładach, w sekcji szczegółów, poniżej listy wybranych pracowników;

Poza wyświetlaniem oraz możliwością wprowadzania i zmiany niektórych danych, na głównym oknie kartoteki możliwe jest przeprowadzanie wielu operacji na jednym pracowniku lub grupie zaznaczonych na liście pracowników. Przykład głównego okna kartoteki Uczestnicy poniżej:

Pierwsze przykładowe okno prezentuje wyświetlone dane znajdujące się na zakładce Uczestnictwo. Znajdują się na niej najistotniejsze informacje o pracowniku z punktu widzenia programu PPK.

Kolejna zakładka o nazwie Naliczone składki, dla uczestników PPK, prezentuje rejestr naliczonych składek PPK dla wskazanej na głównej liście osoby. Na liście widoczna jest również informacja o stanie wysyłki informacji związanej z naliczonymi składkami do instytucji finansowej. Przykład poniżej:

Kolejna zakładka o nazwie Deklaracje prezentuje rejestr złożonych deklaracji przez pracowników. Podobnie jak wyżej, na liście dostępna jest informacja o stanie wysyłki poszczególnych deklaracji. Przykład poniżej:

Kolejna zakładka to Adresy i kontakt. Na zakładce widoczne są aktualne dane pracownika, które zostały zaimportowane z programu źródłowego. Przykład poniżej:

Ostatnią zakładką dostępną w oknie przeglądarki kartoteki Uczestnicy jest zakładka o nazwie Zmiany danych. Jeżeli zmienione zostały podstawowe dane pracownika a w programie Wapro PPK został wykonany import danych firmy lub import naliczonych składek PPK, taka zmiana zostanie automatycznie dodana do rejestru zmian i pojawi się w zakładce Zmiany danych. Przykład poniżej:

Jak już wcześniej było powiedziane, dane kartoteki Uczestnicy można dodawać oraz edytować w Wapro PPK. Dotyczy to przede wszystkim informacji związanych z obsługą programu PPK. Aby dodać lub zmienić te dane wystarczy, po wybraniu osoby z listy, przycisnąć przycisk Popraw. Na ekranie wyświetlona zostanie formatka umożliwiająca edycję lub wprowadzenie danych. Przykład poniżej:

Pozycje, których nie można edytować zostały wyszarzone. Pozostałe pozycje można uzupełniać oraz ewentualnie edytować.

Operacje w kartotece

Okno kartoteki Uczestnicy pozwala również na wykonywane różnych operacji na jednym wybranym pracowniku lub grupowo, na wielu zaznaczonych, na głównej liście programu. Lista możliwych do wykonania operacji widoczna na poniższej liście, która pojawi się po przyciśnięciu przycisku Operacje lub użyciu skrótu [Ctrl+O].

Najczęściej po wybraniu jednej z możliwych do przeprowadzenia operacji na ekranie pojawi się dodatkowe okno umożliwiające wstawienie daty operacji. Na przykład:

lub:

Wyjątek stanowi operacja Powiązanie z umową i grupą uczestników. Na ekranie zostanie wyświetlony rejestr umów o zarządzanie, w którym należy przeprowadzić operację wiązania. Obsługa kartoteki umów opisana została w punkcie: Umowy o zarządzanie.

Wydruki

W kartotece Uczestnicy dostępne są wydruki deklaracji uczestników PPK:

• Deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK;
• Deklaracja zmiany składki podstawowej;
• Deklaracja zmiany składki dodatkowej;
• Deklaracja wznowienia dokonywania wpłat do PPK

Każdy taki wydruk jest szablonem deklaracji, które będą wypełniali pracownicy uczestniczący w programie PPK jako dokumenty potwierdzające ich decyzje.

Wydruk wykonywany jest w kontekście wybranego na głównej liście okna uczestnika PPK. Po wybraniu osoby, dla której ma być wydrukowana deklaracja wystarczy przycisnąć na dolnej belce okna przycisk Wydruki lub użyć skrót [Ctrl+W]. Na oknie pojawi się lista dostępnych wydruków, tak jak na poniższym przykładzie:

Po wybraniu właściwej deklaracji na ekranie wyświetlony zostanie jej podgląd, podobny do poniższego przykładu:

Okno podglądu wydruku dysponuje wieloma funkcjami ułatwiającymi obsługę wydruków. Większość z nich jest standardowa. Dodatkowego wyjaśnienia wymaga jedynie polecenie Wyślij do. Na pierwszy rzut oka, po rozwinięciu menu, wydaje się, że polecenie przeznaczone jest do zapisania wydruku w pliku o wybranym formacie. Menu widoczne jest na poniższym przykładzie:

Jednak, aby wysłać wydruk mailem, najpierw należy wybrać format pliku jaki ma być wysłany i dopiero po zapisaniu przygotowanego na dysku komputera wyświetlony zostanie domyślny, systemowy program pocztowy.