Jak eksportować dane?
Zgodnie z ustawą o PPK wymiana informacji pomiędzy firmą zatrudniającą uczestników PPK a instytucją finansową prowadzącą ich rachunki PPK musi odbywać się na drodze elektronicznej. To znaczy, że informacje muszą być przesyłane w postaci plików zgodnych z dokładnie zdefiniowanym schematami. W zależności od rodzaju przekazywanych danych, plik musi być zgodny z odpowiednim dla tego typu danych schematem. Dopuszczalne są dwa formaty plików CSV oraz XML. Sytuację nieco komplikuje fakt, że wszystkie instytucje finansowe obsługiwane są przez 4 agentów transferowych. Każda instytucja finansowa obsługiwana przez jednego agenta transferowego. To znaczy, w praktyce pliki wymiany danych przekazywane są do odpowiednich agentów transferowych a nie bezpośrednio do instytucji finansowej. Ma to istotne znaczenie podczas przygotowywania plików, ponieważ każdy z agentów ma inne wymagania w stosunku do struktury przygotowywanych plików. Oznacza to, że program musi dla każdego z agentów przygotować pliki w inny sposób.
Dodatkowo, dwóch agentów transferowych ogłosiło, że udostępnia API do automatycznego przesyłania danych, a dwóch pozostałych nie. Jednak w praktyce, obecnie jedynie PKO FINAT jest gotowe do wymiany danych on-line bezpośrednio z programu. W związku z tym, na chwilę obecną wysyłanie plików do wszystkich instytucji finansowych, które współpracują z innymi agentami transferowymi niż PKO FINAT musi odbywać się ręcznie, za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Jak z tego wynika, sposób wymiany plików zależy od tego, z którą instytucją finansową została podpisana umowa. Na liście instytucji finansowych, w kolumnie Typ eksportu, w niektórych firmach widoczny jest typ bezpośredni. Oznacza to, że z tą firmą możliwa jest wymiana plików on-line:
W instytucjach, dla których Typ eksportu = Bezpośredni możliwa jest zarówno wymiana danych on-line, bezpośrednio z programu jak również przekazywanie ręcznie, za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Przy czym w chwili obecnej, w praktyce przesyłanie danych metodą on-line możliwe jest wyłącznie pośrednictwem PKO Finat.
Powyższe informacje mają szczególne znaczenie w biurach rachunkowych, które z czasem będą zobowiązane do wysyłania plików z wielu firm.
Aby program był w stanie automatycznie przygotować dla każdej firmy pliki w odpowiednim formacie i w odpowiedni sposób, przed uruchomieniem kreatora eksportu, każda firma musi mieć wskazaną aktualną instytucję finansową, z którą ma podpisaną umowę o zarządzanie a instytucja finansowa musi być powiązana z właściwym agentem transferowym, który ją aktualnie obsługuje. W przeciwnym przypadku mogą pojawić się błędy podczas wysyłania plików PPK;
Wapro PPK podczas eksportu przygotuje pliki z wszystkimi danymi, które są gotowe do wysłania. Na przykład, jeżeli podczas importu danych z programu źródłowego zaimportowane zostaną naliczone składki PPK oraz zmienione dane jednego lub wielu uczestników PPK program przygotuje do wysyłki pliki obu typów.
Jak przygotować pliki z danymi?
Pierwszym etapem wymiany danych jest przygotowanie odpowiednich plików z danymi. Do tego celu służy kreator eksportu, który dostępny jest z głównego menu programu: Sekcja: Import | Eksport | Polecenie Eksport. Po uruchomieniu powyższego polecenia na ekranie pojawi się pierwsze okno kreatora.
Krok 1 - Wybór firm
Pierwszy etap eksportu danych do pliku lub przygotowania pliku i automatycznej wysyłki polega na wybraniu firmy lub wielu firm w wariancie BIURO, poprzez zaznaczenie ich na liście firm. Przykład poniżej:
Po wybraniu firm i przyciśnięciu przycisku Dalej, kreator przejdzie do drugiego kroku.
Krok 2 - Dane
Jeżeli kreator znajdzie dane do wysłania, wyświetli ich listę, jeżeli nie znajdzie danych do wysłania, poinformuje o tym. Poniżej przykład deklaracji uczestnika PPK:
Aby przejść do trzeciego etapu, to jest podsumowania eksportu danych, należy przycisnąć przycisk Dalej.
Krok 3 - Podsumowanie
W ostatnim etapie, na ekranie pojawi się podsumowanie. W naszym przykładzie, z sukcesem przygotowany został plik deklaracji,z danymi jednego uczestnika PPK.
Po przygotowaniu danych, w odpowiednim rejestrze, odpowiednia pozycja zostanie oznaczona jako wysłana.
Przed zapisaniem pliku PPK, użytkownik zostanie poproszony o wskazanie lokalizacji, w której pliki mają być zapisane. Natomiast nazwa tworzonego pliku zawiera nazwę agenta transferowego oraz datę utworzenia.