Bufor importowanych dokumentów (Businesslink)

Bufor dokumentów importowanych to centralne miejsce pracy z dokumentami pobranymi za pośrednictwem usługi Businesslink. Trafiają do niego dokumenty elektroniczne pochodzące z KSeF, Wapro eBiuro oraz modułu OCR, zanim zostaną przekazane do ewidencji księgowej. Bufor pełni rolę obszaru roboczego, w którym księgowy może zweryfikować dokumenty, uzupełnić dane, wykonać dekretację oraz zatwierdzić je do dalszego księgowania.

Dzięki buforowi cały proces obsługi dokumentów odbywa się w uporządkowany sposób. Każdy dokument przechodzi kolejne etapy przetwarzania, a użytkownik ma pełną kontrolę nad jego statusem i historią operacji.

Funkcja dostępna jest zarówno w Wapro Fakir, jak i Wapro Kaper. Interfejs oraz sposób działania bufora są w obu programach praktycznie identyczne. Różnice pojawiają się dopiero na etapie końcowego księgowania dokumentów zgodnie ze specyfiką danego systemu finansowo-księgowego.

W programie Wapro Fakir okno bufora można uruchomić z menu: Start | Import z KSeF i Businesslink lub Dokumenty | Import z KSeF i Businesslink.

Po pobraniu dokumentów z KSeF trafiają one do bufora, gdzie są przygotowywane do dalszego przetwarzania i importu do ksiąg rachunkowych przy użyciu standardowych mechanizmów importu dokumentów.

Jak zbudowany jest bufor dokumentów?

Bufor dokumentów został zaprojektowany tak, aby umożliwić szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów oraz wygodną kontrolę procesu ich przetwarzania. Okno składa się z dwóch głównych obszarów:

• panelu nawigacyjnego znajdującego się po lewej stronie,
• obszaru roboczego z listą dokumentów i szczegółami po prawej stronie.

W górnej części okna dostępne są trzy zakładki:

• Dokumenty firmy – prezentuje dokumenty z zakładek KSeF i OCR,
• KSeF – umożliwia pracę z dokumentami przesyłanymi pomiędzy KSeF a eBiurem. Użytkownik może monitorować przebieg wymiany dokumentów oraz ich aktualny status,
• OCR – zawiera dokumenty obsługiwane przez usługę OCR. Pozwala kontrolować proces automatycznego odczytu danych z dokumentów papierowych lub plików PDF przesłanych do przetworzenia.

Po wybraniu dowolnej zakładki wyświetlane jest okno podzielone na dwie części. W części górnej znajduje się lista dokumentów, prezentująca m.in.:

• numer dokumentu,
• kontrahenta,
• wartość dokumentu,
• daty wystawienia i sprzedaży,
• status przetwarzania,
• identyfikator KSeF,
• dodatkowe informacje związane z obiegiem dokumentów.

Po zaznaczeniu dokumentu użytkownik może od razu przejrzeć jego szczegóły bez konieczności otwierania dodatkowych okien.

Dolna część okna zawiera szczegółowe informacje dotyczące wybranego dokumentu. Dane pogrupowane są w zakładkach, takich jak:

• pozycje dokumentu,
• podsumowanie VAT,
• dane KSeF,
• adresy,
• załączniki,
• zaliczki,
• kontrola Businesscheck,
• księgowanie.

Dzięki temu wszystkie informacje niezbędne do weryfikacji dokumentu są dostępne w jednym miejscu.

Drzewo statusów dokumentów

Po lewej stronie okna znajduje się drzewo umożliwiające filtrowanie dokumentów według etapu ich przetwarzania. Dokumenty podzielone są przede wszystkim na:

• faktury sprzedaży,
• faktury zakupu.

W ramach tych grup dokumenty trafiają do odpowiednich statusów odzwierciedlających aktualny etap obiegu.

• Pobrane/nieprzetworzone - status nadawany automatycznie po pobraniu dokumentu z KSeF lub innego źródła. Dokument oczekuje na weryfikację oraz dalsze przetwarzanie,
• Zadekretowane - status otrzymują dokumenty, dla których wykonano już dekretację księgową i przypisano odpowiednie konta oraz schematy księgowania,
• Zatwierdzone do przeniesienia do ksiąg - dokument został zweryfikowany przez księgowego i jest gotowy do automatycznego przeniesienia do ewidencji księgowej,
• Przeniesione do ksiąg - status informuje, że dokument został poprawnie zaimportowany do ksiąg rachunkowych i nie wymaga dalszego przetwarzania w buforze,
• Do wyjaśnienia - status stosowany w sytuacjach wymagających dodatkowej analizy lub wyjaśnienia. Może zostać nadany ręcznie przez użytkownika, aby czasowo zatrzymać dokument w procesie księgowania. Po wyjaśnieniu problemu dokument można przywrócić do wcześniejszego etapu przetwarzania,
• Odrzucone - status przeznaczony dla dokumentów, które nie powinny zostać zaksięgowane. Dotyczy to między innymi:
  • dokumentów omyłkowo wystawionych na firmę,
  • dokumentów budzących wątpliwości co do ich prawidłowości,
  • dokumentów, które nie podlegają ewidencji księgowej.

Statusy związane z Wapro eBiuro i OCR

W zależności od wykorzystywanych usług w drzewie mogą być dostępne również dodatkowe etapy obiegu dokumentów, takie jak:

• Oczekujące na wysłanie do eBiuro,
• Wysłane do eBiuro,
• Zaakceptowane w eBiuro,
• Dokument wysłany do OCR,
• Przetwarzanie OCR zakończone,
• Błąd podczas OCR.

Statusy te pozwalają na bieżąco monitorować przebieg wymiany dokumentów pomiędzy systemami oraz kontrolować proces automatycznego odczytu danych.

Jak wyszukać dokument w buforze?

Bufor dokumentów został wyposażony w rozbudowane filtry, które ułatwiają szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów. Korzystając z dostępnych kryteriów wyszukiwania, możesz zawęzić listę dokumentów według ich rodzaju, dat, statusu kontroli Businesscheck oraz wybranych wartości znajdujących się w dokumentach.

Aby wyszukać dokument:

• z listy Według typów wybierz rodzaj dokumentów, które mają zostać wyświetlone,
• skorzystaj z filtra Sprzedaż i zakup, aby ograniczyć wyniki do dokumentów sprzedażowych lub zakupowych,
• określ zakres dat za pomocą filtra dat lub wybierz opcję Nie filtruj według daty, jeśli chcesz przeglądać wszystkie dokumenty,
• użyj filtra Businesscheck, aby wyświetlić dokumenty o określonym statusie weryfikacji,
• w polu Wszystkie kolumny wskaż kolumnę, w której ma zostać wykonane wyszukiwanie, lub pozostaw wyszukiwanie we wszystkich kolumnach,
• wpisz szukaną frazę w polu Szukaj we wszystkich kolumnach..., aby odnaleźć dokumenty zawierające określone dane.

Dodatkowe kryteria wyszukiwania możesz definiować za pomocą przycisku Filtr znajdującego się po prawej stronie okna.

Łączenie kilku filtrów jednocześnie pozwala szybko odnaleźć nawet pojedynczy dokument wśród dużej liczby pozycji znajdujących się w buforze.

Jak zapoznać się ze szczegółami dokumentu?

Widok szczegółów dokumentu umożliwia szybkie sprawdzenie wszystkich najważniejszych informacji związanych z wybranym dokumentem. W jednym miejscu dostępne są dane identyfikacyjne, informacje o kontrahencie, terminach, wartościach dokumentu oraz jego aktualnym statusie przetwarzania.

W oknie Szczegóły dokumentu prezentowane są między innymi:

• numer i typ dokumentu,
• numer identyfikacyjny dokumentu w KSeF,
• dane wystawcy lub kontrahenta,
• data wystawienia, sprzedaży, otrzymania, termin płatności oraz data potwierdzenia,
• waluta dokumentu,
• wartości Netto, VAT i Brutto,
• aktualny status dokumentu, np. informacja o pobraniu lub przetworzeniu,
• źródło pochodzenia dokumentu,
• przypisana klasyfikacja,
• uwagi dotyczące dokumentu.

Dzięki temu widokowi można szybko zweryfikować poprawność danych dokumentu oraz sprawdzić jego status bez konieczności otwierania dodatkowych okien czy przechodzenia do innych modułów systemu.

Jak wydrukować fakturę z załącznika?

System umożliwia szybkie wyświetlenie i wydrukowanie faktury zapisanej jako załącznik do dokumentu. Dzięki podglądowi załącznika można wcześniej zweryfikować zawartość dokumentu przed jego wydrukowaniem.

Aby wydrukować fakturę:

1. Zaznacz wybraną fakturę na liście dokumentów.
2. Przejdź na zakładkę Załączniki.
3. Kliknij przycisk Podgląd załącznika, aby otworzyć dokument.
4. Po wyświetleniu graficznej prezentacji faktury kliknij przycisk Drukuj.

Po wykonaniu tych czynności faktura zostanie wysłana do wydruku na wybraną drukarkę lub zapisana w formacie PDF, w zależności od ustawień systemu i konfiguracji urządzenia drukującego.

Jak usunąć dokument z bufora?

W wyjątkowych sytuacjach może być konieczne usunięcie dokumentu, który został zaimportowany omyłkowo lub nie powinien być dalej przetwarzany.

Uwaga

Usunięcie dokumentu z bufora jest operacją nieodwracalną. Po usunięciu dokumentu nie będzie możliwości jego przywrócenia z poziomu programu.

Aby usunąć dokument z bufora:

1. Na liście dokumentów zaznacz dokument przeznaczony do usunięcia.
2. Kliknij przycisk Usuń dostępny na pasku narzędzi lub w menu operacji.
3. Zapoznaj się z wyświetlonym komunikatem ostrzegawczym.
4. Jeżeli masz pewność, że dokument powinien zostać usunięty, potwierdź wykonanie operacji.

Po zatwierdzeniu dokument zostanie trwale usunięty z bufora i nie będzie widoczny na liście dokumentów. Przed wykonaniem operacji warto upewnić się, że dokument nie jest już wykorzystywany w żadnym etapie obiegu lub procesu księgowania.

Jak zapoznać się z pozycjami dokumentu?

Zakładka Pozycje dokumentu pozwala sprawdzić szczegółowe dane towarów i usług odczytanych z e-faktury pobranej do bufora dokumentów. Jest to jedno z najważniejszych miejsc podczas weryfikacji dokumentu przed dekretacją i księgowaniem, ponieważ umożliwia kontrolę poprawności zaimportowanych pozycji oraz ich klasyfikacji.

Po zaznaczeniu dokumentu na liście przejdź na zakładkę Pozycje dokumentu znajdującej się w dolnej części okna. Wyświetlona zostanie tabela zawierająca wszystkie pozycje odczytane z e-faktury.

Jeżeli system nieprawidłowo rozpoznał rodzaj pozycji, możesz go zmienić ręcznie. W tym celu rozwiń listę w kolumnie Rodzaj artykułu i wybierz właściwą wartość. System uwzględni nową klasyfikację podczas dalszego przetwarzania i księgowania dokumentu.

Wskazówka

Przed zatwierdzeniem dokumentu warto zweryfikować wszystkie pozycje, zwłaszcza ich rodzaj, stawki VAT oraz wartości. Pozwoli to uniknąć błędów na kolejnych etapach dekretacji i księgowania.

Analiza stawek VAT dokumentu

Zakładka Podsumowanie VAT umożliwia szybkie sprawdzenie wartości podatku VAT odczytanych z e-faktury. Jest to miejsce, w którym można zweryfikować podstawę opodatkowania, kwoty podatku oraz wartości brutto dla poszczególnych stawek VAT występujących na dokumencie.

Po przejściu do zakładki Podsumowanie VAT wyświetlana jest tabela zawierająca zbiorcze zestawienie wszystkich stawek podatku VAT odczytanych z dokumentu.

Dzięki temu zestawieniu można szybko sprawdzić poprawność naliczenia podatku oraz porównać wartości wykazane na fakturze z danymi, które zostaną wykorzystane podczas dalszego przetwarzania i księgowania dokumentu.

Wskazówka

Przed zatwierdzeniem dokumentu warto zweryfikować, czy wszystkie stawki VAT oraz przypisane do nich kwoty netto i podatku odpowiadają danym znajdującym się na otrzymanej e-fakturze. Pozwala to wykryć ewentualne nieprawidłowości jeszcze przed księgowaniem dokumentu.

Dane identyfikacyjne dokumentu w KSeF

Zakładka KSeF umożliwia szybki dostęp do informacji związanych z rejestracją dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur. Zgromadzone tutaj dane pozwalają zweryfikować identyfikator faktury oraz sprawdzić szczegóły jej przesłania i przyjęcia przez system KSeF. Po wybraniu zakładki KSeF wyświetlane są podstawowe informacje identyfikujące dokument w systemie:

• Numer KSeF – unikalny identyfikator faktury nadawany przez Krajowy System e-Faktur. Numer ten pozwala jednoznacznie zidentyfikować dokument w systemie i potwierdza jego rejestrację,
• Data, czas i tryb wysłania do KSeF – informacje dotyczące momentu oraz sposobu przekazania dokumentu do KSeF. W przypadku dokumentów pobranych z systemu pole może pozostać puste,
• Data i czas potwierdzenia w KSeF – wskazuje moment przyjęcia dokumentu przez Krajowy System e-Faktur i nadania mu statusu dokumentu zarejestrowanego.

Wskazówka

Numer KSeF jest najważniejszym identyfikatorem e-faktury. W przypadku wyszukiwania dokumentu w systemie lub kontaktu z kontrahentem warto posługiwać się właśnie tym numerem, ponieważ pozwala on jednoznacznie wskazać konkretną fakturę.

Dane kontrahentów i adresy dokumentu

Zakładka Adresy zawiera szczegółowe dane stron transakcji odczytane z e-faktury. To miejsce, w którym można zweryfikować informacje identyfikacyjne kontrahentów, dane adresowe oraz numery rachunków bankowych wykazane na dokumencie.

Po przejściu do zakładki Adresy wyświetlana jest tabela prezentująca dane uczestników transakcji, takich jak kupujący i sprzedawca. Zakładka ta jest szczególnie przydatna podczas weryfikacji poprawności danych kontrahentów oraz kontroli informacji przekazanych w e-fakturze przed jej dalszym przetwarzaniem lub zaksięgowaniem.

Wskazówka

Jeżeli dane kontrahenta budzą wątpliwości, warto sprawdzić je jeszcze przed zatwierdzeniem dokumentu. Wczesna weryfikacja adresów i numerów identyfikacyjnych pozwala uniknąć błędów w ewidencji oraz późniejszych korekt dokumentów.

Pliki źródłowe dokumentu i podgląd e-faktury

Zakładka Załączniki umożliwia dostęp do wszystkich plików powiązanych z dokumentem pobranym przez usługę Businesslink. To właśnie tutaj można sprawdzić źródłowe dane e-faktury, zweryfikować poprawność importu oraz otworzyć podgląd dokumentu w formie czytelnej dla użytkownika.

Uwaga

Pliki widoczne w tej zakładce nie są załącznikami dodanymi do e-faktury przez wystawcę. Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie umożliwia przesyłania załączników razem z fakturami ustrukturyzowanymi. Są to pliki techniczne pobrane i przygotowane przez usługę Businesslink na potrzeby przetwarzania dokumentów.

Po przejściu na zakładkę Załączniki wyświetlana jest lista plików przypisanych do aktualnie zaznaczonego dokumentu. W tabeli dostępne są informacje o:

• nazwie pliku,
• opisie pliku,
• rozmiarze,
• źródle pochodzenia.

Standardowo pojawią się tu dwa pliki o nazwach:

• KSeF - oryginalny plik e-faktury w formacie XML, zgodny z aktualnie obowiązującym schematem FA publikowanym przez Ministerstwo Finansów. Plik zawiera wszystkie dane faktury zapisane w postaci ustrukturyzowanej i stanowi oficjalną wersję dokumentu pobraną z KSeF,
• UFD - techniczny plik XML generowany przez usługę Businesslink. Zawiera dane e-faktury przygotowane na potrzeby importu, przetwarzania i wymiany dokumentów pomiędzy systemami Wapro.

Podgląd e-faktury

Aby otworzyć podgląd dokumentu:

1. Przejdź na zakładkę Załączniki.
2. Zaznacz plik pochodzący z KSeF.
3. Kliknij przycisk 1 lub wybierz polecenie Podgląd z menu podręcznego (wyświetla się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na wiersz z fakturą).

Po uruchomieniu podglądu zostanie wyświetlone okno prezentujące zawartość e-faktury. Okno podglądu umożliwia wyświetlenie dokumentu na dwa sposoby:

• Podgląd graficzny - dokument prezentowany jest w czytelnej formie przypominającej tradycyjną fakturę. Widok generowany jest na podstawie oficjalnego schematu transformacji XML udostępnianego przez Ministerstwo Finansów wraz ze schematami XSD dla faktur ustrukturyzowanych.

Ten widok ułatwia szybką analizę danych dokumentu bez konieczności przeglądania pliku XML.

• Podgląd pliku XML - umożliwia wyświetlenie pełnej zawartości e-faktury w oryginalnym formacie XML. Z tego widoku najczęściej korzystają administratorzy i użytkownicy analizujący strukturę dokumentu lub diagnozujący problemy związane z importem danych.

Funkcja Podgląd załącznika dodatkowo umożliwia sprawdzenie poprawności pliku KSeF względem obowiązującego schematu XSD. Dzięki temu można zweryfikować, czy dokument jest zgodny z aktualnymi wymaganiami Krajowego Systemu e-Faktur oraz czy został poprawnie pobrany przez usługę Businesslink.

Wskazówka

Zakładka Załączniki jest szczególnie przydatna podczas analizy błędów importu, weryfikacji danych faktury oraz porównywania informacji zapisanych w systemie z oryginalnym dokumentem XML pobranym z KSeF. Dzięki temu można szybko potwierdzić źródło danych wykorzystanych podczas księgowania dokumentu.

Powiązania z fakturami zaliczkowymi

Zakładka Zaliczki umożliwia sprawdzenie, czy przetwarzany dokument jest powiązany z fakturami zaliczkowymi. Informacje prezentowane w tym miejscu są odczytywane bezpośrednio z e-faktury i pozwalają szybko zweryfikować relacje pomiędzy fakturą końcową a wcześniej wystawionymi dokumentami zaliczkowymi.

Po przejściu do zakładki Zaliczki wyświetlana jest lista powiązanych faktur zaliczkowych. Dla każdego dokumentu prezentowany jest numer faktury zaliczkowej, który umożliwia identyfikację wcześniejszych rozliczeń związanych z daną transakcją.

Wskazówka

Zakładka Zaliczki jest szczególnie przydatna podczas weryfikacji faktur końcowych, ponieważ pozwala szybko sprawdzić, czy dokument prawidłowo odnosi się do wcześniej rozliczonych zaliczek. Dzięki temu łatwiej kontrolować poprawność rozliczeń i zachować spójność dokumentacji księgowej.

Jak wykonać kontrolę Businesscheck?

Kontrola Businesscheck pozwala zweryfikować poprawność danych kontrahenta oraz ograniczyć ryzyko wystąpienia błędów podczas dalszego przetwarzania dokumentów. Funkcja jest szczególnie przydatna przed wysyłką dokumentów do KSeF lub realizacją procesów księgowych, ponieważ umożliwia szybkie sprawdzenie wiarygodności i kompletności danych.

Szczegółowy opis działania narzędzia znajdziesz w instrukcji Jak zweryfikować poprawność danych za pomocą Businesscheck w Fakirze?.

W buforze dokumentów prezentowana jest informacja o statusie kontroli Businesscheck. Dzięki temu użytkownik może łatwo sprawdzić, czy weryfikacja została już wykonana dla danego dokumentu, czy też wymaga jeszcze przeprowadzenia. Pozwala to skuteczniej monitorować poprawność danych i usprawnia codzienną pracę z dokumentami.

Księgowanie dokumentu

Zakładka Księgowanie umożliwia podgląd oraz weryfikację dekretacji dokumentu przed jego zaksięgowaniem. W tym miejscu można sprawdzić informacje dotyczące dziennika księgowego, kodów JPK oraz wygenerowanych zapisów na kontach księgowych, co ułatwia kontrolę poprawności ewidencji dokumentu.

W górnej części okna prezentowane są podstawowe dane związane z księgowaniem, takie jak numer dokumentu, data, termin płatności, dziennik, kody JPK oraz opis. Natomiast w sekcji Pozycje wyświetlane są szczegółowe zapisy księgowe, w tym konta po stronie Wn (Dt) i Ma (Ct) wraz z odpowiadającymi im kwotami. Dodatkowo zakładka VAT pozwala na przegląd informacji związanych z ewidencją podatku VAT dla księgowanego dokumentu.

Jak dekretować dokumenty?

Dekretowanie dokumentów umożliwia automatyczne lub ręczne utworzenie zapisów księgowych na podstawie dokumentów znajdujących się w buforze. Dzięki tej funkcji można szybko przygotować dokumenty do księgowania oraz zweryfikować poprawność wygenerowanych dekretów przed ich zapisaniem w księgach.

Przycisk Dekretuj uruchamia operację dekretowania jednego lub wielu zaznaczonych dokumentów. Po wykonaniu operacji dla wybranych dokumentów zostaną utworzone odpowiednie zapisy zgodnie z obowiązującymi schematami dekretacji i konfiguracją systemu.

Jak zaimportować dokumenty do księgi?

Funkcja importu do księgi pozwala przenieść wcześniej zadekretowane dokumenty do ewidencji księgowej. Dzięki temu proces księgowania jest szybszy i bardziej uporządkowany, a użytkownik może jednocześnie przetwarzać wiele dokumentów.

Przycisk Importuj do księgi uruchamia operację importu jednego lub wielu zaznaczonych, wcześniej zadekretowanych dokumentów do księgi. Po zakończeniu procesu dokumenty zostają wprowadzone do odpowiedniej ewidencji księgowej zgodnie z ustawieniami i schematami obowiązującymi w systemie.

Definiowanie kodów klasyfikacji dokumentów

Kody klasyfikacyjne pozwalają uporządkować proces dekretacji oraz automatyzować przypisywanie dokumentów do odpowiednich schematów księgowych. Ich prawidłowe zdefiniowanie ułatwia codzienną pracę i ogranicza ryzyko błędów podczas księgowania dokumentów.

Przycisk Klasyfikacja służy do definiowania kodów klasyfikacyjnych, na podstawie których dokumenty będą dekretowane. Zdefiniowane kody mogą być następnie wykorzystywane przez system do automatycznego przypisywania odpowiednich schematów dekretacji, co usprawnia proces ewidencji dokumentów i przyspiesza ich księgowanie.