Jak zdefiniować słownik dzienników?
Dokumenty są wprowadzane do rejestru zgodnie z kryteriami, z których najczęściej stosowanym jest kryterium typu operacji gospodarczej związanej z danym dokumentem. Taka klasyfikacja porządkuje ewidencję dokumentów, pozwala również precyzyjniej podzielić zakres prac pomiędzy użytkowników programu i nadać im stosowne uprawnienia.
W systemie Wapro Fakir tego typu klasyfikację dokumentów (wraz z kontrolą uprawnień) można budowacprzy pomocy dzienników, pełniących rolę skorowidzów, przechowujących dokumenty. Każdy dokument wprowadzany do systemu powinien należeć do jakiegoś dziennika, natomiast to, do którego zostanie przypisany, zależy wyłącznie od użytkownika. Tak rozumiane dzienniki, będące w rzeczywistości bardziej rejestrami dokumentów, mają luźny związek z dziennikiem głównym w rozumieniu ustawy. Związek ten jednakistnieje, gdyż na mocy tejże ustawy (w zależności od ustawienia parametrów pracy systemu) można prowadzić numerację dokumentów. Można także generować i wydruki dziennika: zgodnie z ustawą lub z podziałem na dzienniki częściowe. W pierwszym przypadku numeracja dokumentów jest ciągła w ramach całej firmy, w drugim – w ramach pojedynczego dziennika.
Dzienniki definiowane są przez administratora po przejściu do widoku Definicje | Dzienniki. Aby wprowadzić nowy dziennik, należy kliknąć przycisk Dodaj (klawisz Ins) i wprowadzić symbol i pełną nazwę dziennika (symbol dziennika musi być unikalny dla firmy w ramach roku obrotowego). Użytkownik nie ma możliwości usunięcia dziennika, w którym istnieją dokumenty, jednak może wyłączyć jego aktywność, co spowoduje że nie będzie on występował na liście dostępnych dzienników podczas wprowadzania dokumentów.
Na przełomie roku dzienniki mogą być przeniesione z poprzedniego roku, użytkownik nie musi ich powtórne definiować.
Aby zmodyfikować dane pozycji słownikowej należy kliknąć przycisk Popraw (klawisz F2).
Jak przypisać typy dokumentów do dziennika?
Po zdefiniowaniu danego dziennika należy przypisać mu określone typy dokumentów. Takie przypisanie spowoduje, że podczas dodawania dokumentu do danego dziennika, użytkownik będzie miał do dyspozycji tylko wybrane typy dokumentów.
Przypisanie jest możliwe po kliknięciu w oknie przeglądania typów dokumentów przycisku Typy dokumentów (klawisze Ctrl+T). Jest to operacja analogiczna do operacji przypisywania typów dokumentów nowo zdefiniowanym dziennikom. Na ekranie wyświetli się okno, w którym z lewej strony dostępne są wszystkie uprzednio zdefiniowane (lub zaimportowane) typy dokumentów, zaś z prawej – typy już przypisane do danego dziennika.
Przypisywanie mozliwe jest poprzez przeciągnięcie myszą odpowiedniej nazwy lub jej wskazanie i wciśnięcie odpowiedniego przycisku z zestawu znajdującego się pomiędzy oknami.
Jeśli do typu dokumentu nie zostanie przypisany żaden dziennik, to program poprosi o takie przypisanie podczas próby dodania pierwszego dokumentu do danego dziennika. Jeśli do danego dziennika są już przypisane jakieś typy dokumentów, to dostęp do kolejnych typów podczas wprowadzania dokumentów możliwy będzie wyłącznie po uprzednim przywiązaniu tego typu do odpowiedniego dziennika.