WAPRO Fakir Finanse i księgowość
Schematy księgujące
Zobacz także Wyślij opinię
WAPRO Fakir - dokumentacja > Definicje > Definicje importu > Schematy księgujące

Glossary Item Box

Schematy księgujące

Pojęcie schematy księgujące związane jest z importem dokumentów niezadekretowanych do programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość. Schematy księgujące są zestawem zdefiniowanych wzorców (szablonów) dekretów księgowych, które pozwalają na automatyczną dekretację pakietu importowanych do programu dokumentów.

Niezależnie od tego czy import odbywa się w obrębie jednej wspólnej bazy danych czy też z rozłącznej bazy danych za pośrednictwem pliku wymiany danych XML, definiowanie schematów księgujących odbywa się dokładnie tak samo.

Plik wymiany danych XML może być wykorzystywany również do importu danych z zewnętrznych aplikacji innych producentów, opis struktury pliku XML znajduje się na portalu wapro24.pl.

Plik wymiany XML WAPRO ERP zawiera dwa rodzaje danych:

W przeciwieństwie do poprzedniej wersji modułu automatycznego importu dokumentów tzw. MAGIK I, w którym importowane były zadekretowane dokumenty, obecnie w pliku wymiany nie ma już informacji o dekretach księgowych, zgodnie z którymi importowany dokument mógłby być zaksięgowany. Obecnie dekretowanie następuje w module importu dokumentów, bezpośrednio przed przeniesieniem dokumentów do ksiąg handlowych. Taki model pozwala na dokładną weryfikację i kontrolę importowanych dokumentów.

Aby proces mógł odbywać się automatycznie, niezbędne jest zdefiniowanie w programie szablonów księgujących to jest wzorców dekretów pozwalających na automatyczne zadekretowanie wszystkich importowanych dokumentów. Schematy te muszą definiować zależność pomiędzy transakcjami zarejestrowanymi w systemie źródłowym a ściślej mówiąc typami dokumentów będących odzwierciedleniem tych transakcji a kontami księgowymi w programie WF–FaKir. Do definiowania tych zależności w programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość służą właśnie szablony księgujące.

Schemat księgujący przeznaczony jest do dekretowania pakietu importowanych dokumentów i składa się z wielu szablonów księgujących, z których każdy przeznaczony jest do dekretowania jednego typu dokumentu. Aktualnie używany schemat księgujący musi zawierać szablony księgujące przeznaczone do dekretowania typów dokumentów, które mogą pojawić się w pliku wymiany danych xml.

Schematy księgujące muszą być samodzielnie zdefiniowane przez każdego użytkownika po wdrożeniu programu i muszą być indywidualnie dostosowane do każdego źródła danych. Wynika to z faktu, że zarówno informacje opisujące transakcje znajdujące się w programie źródłowym, z którego dane są eksportowane jak i struktura ksiąg handlowych, plan kont znajdujące się w systemie WAPRO Fakir Finanse i księgowość wymagane do zdefiniowania opisanych wyżej zależności wprowadzane są indywidualnie przez użytkowników po uruchomieniu swojego programu.

Wszystkie operacje związane z importem niezadekretowanych dokumentów, zarówno na wspólnej bazie danych jak i na rozłącznej przeprowadza się w całości w programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość:

Moduł importu dokumentów (tzw. MAGIK II) umożliwia księgowanie zarówno prostych dokumentów handlowych jak i złożonych transakcji.

Poniżej zostanie opisana pełna funkcjonalność modułu automatycznego importu dokumentów, która umożliwia dekretowanie złożonych transakcji i nietypowych transakcji ale jeżeli okaże się to niewystarczające prosimy pamiętać, że możliwe jest również dołączanie do modułu indywidualnie napisanych procedur SQL, przy pomocy których możliwe jest dekretowanie nawet najbardziej niestandardowych przypadków. Odbywa się to wprawdzie w procesie indywidualnego wdrożenia i wymaga bardzo dobrej znajomości struktur programu oraz języka programowania T-SQL. Omówienie tej możliwości wykracza poza ramy niniejszej dokumentacji. Jeżeli pojawi się taka potrzeba prosimy skontaktować się z jednym z Partnerów WAPRO ERP.

Formatka definiowania schematów księgujących

Aby wyświetlić formatkę schematów księgujących należy z głównego menu wybrać polecenie Zakładka: Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | Polecenie: Import - definicje | Import - schematy księgujące. Na ekranie pojawi się wówczas:



 

Okno definiowania schematów księgowania



 

W górnej części okna, po lewej stronie, wyświetlona jest lista zdefiniowanych wcześniej źródeł danych. Widoczne są tylko te, dla których możliwe jest tworzenie schematów księgowania w programie, dla których w trakcie definiowania źródła wybrano rodzaj źródła danych -> WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn oraz dla których podczas definiowania zaznaczono opcję rodzaj dokumentów -> Dokumenty niezadekretowane.

Z prawej strony listy źródeł danych wyświetlane są szczegółowe informacje na temat wskazanego na liście po lewej stronie źródła danych, zaś w centralnej części ekranu, poniżej lista schematów księgowania związanych z wybranym źródłem. Dla każdego źródła danych może być zdefiniowanych dowolnie wiele schematów księgowania, z czego jeden powinien zostać zaznaczony, przy pomocy przycisku Ustaw domyślny schemat, jako domyślny.

Po prawej stronie listy schematów księgujących wybranego źródła danych, standardowe przyciski Dodaj, Popraw i Usuń pozwalają na dodawanie, modyfikację lub usuwanie schematów księgowania.a przycisk Powiel umożliwia utworzenie duplikatu wskazanego schematu. Jest to przydatne w sytuacjach gdy trzeba utworzyć kilka podobnych schematów - można wtedy utworzyć kopię schematu, następnie dokonać zmian i całość zapisać pod nową nazwą jako kolejny schemat. Po wybraniu przycisku Powiel utworzona kopia jest zapisywana do bufora tymczasowego i otwiera się okno modyfikacji schematu. Po dokonaniu niezbędnych poprawek można zapisać tak utworzony schemat pod nową nazwą. Nowy schemat przypisany jest do tego samego źródła danych co jego pierwowzór. Możliwe jest także utworzenie kopii schematu i przypisanie go do innego źródła danych, w takim jednak przypadku wystarczy wyeksportować schemat do pliku, a następnie zaimportować go do innego źródła danych (odpowiednio polecenia Eksportuj i Importuj).

Przycisk Eksportuj pozwala na zapisanie schematów księgowania związanych z danym źródłem do zewnętrznego pliku xml. Można w ten sposób skopiować schematy do innego źródła danych, innej firmy a nawet innej bazy danych. Wczytanie wyeksportowanego w ten sposób pliku jest możliwe po wybraniu przycisku Importuj. Procedury eksportu i importu zostały szczegółowo omówione w osobnym podrozdziale.

Na liście stworzonych schematów księgowania oprócz nazwy i opisów znajdują się także informacje związane z tzw. procedurą dekretującą. Na podstawie każdego schematu księgowania budowana jest w bazie danych programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość osobna procedura dekretująca, posiadająca swoją nazwę (właśnie ta nazwa widoczna jest na liście). Taka procedura może być przez doświadczonego użytkownika ręcznie zmodyfikowana w oknie definiowania schematu księgowania. Dla każdej procedury wyświetlany jest atrybut Status mówiący o tym, czy taka modyfikacja miała miejsce. Pomimo tego, że mechanizm definiowania schematów księgowania można stosować do importu danych z różnych zewnętrznych systemów, a także danych źródłowych z samego programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość - np. dokumentów kasowych, to najbardziej rozbudowane mechanizmy związane są z importem dokumentów z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn. Dlatego w dalszej części skupimy się na tym właśnie przypadku ponieważ w pozostałych postępuje się analogicznie.

Jak już to wcześniej zostało powiedziane, aby można było definiować wszechstronne, elastyczne schematy księgujące, moduł automatycznego importu dokumentów musi zarejestrować wiele dodatkowych informacji. Należą do nich wymienione już wcześniej metadane importowane z programu oraz wewnętrzne obiekty modułu jak na przykład zdefiniowane zmienne konieczne do wykonywania obliczeń. Dane tego typu moduł zapisuje w swojej, tzw. metabazie.

Zawartość metabazy wpływa na wygląd okna definiowania schematów księgujących, okno jest budowane dynamicznie w oparciu o struktury danych zarejestrowanych w metabazie. W związku z tym, modyfikując dane zawarte w metabazie można wpływać na wygląd i działanie tych okien, a zatem również na możliwość budowania ostatecznych schematów.

Metadane z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn można importować w procesie aktualizacji metabazy. Czasem zachodzi potrzeba ręcznej modyfikacji elementów zapisanych w metabazie często dodania formuł lub procedur, które będą wykonywane w określonych przypadkach. Do ręcznego modyfikowania metabazy (dla wskazanego źródła danych) służy przycisk Metadefinicje.

Należy jednak pamiętać, że zmiany metabazy są procesem dość złożonym, a zatem przycisk ten ma raczej charakter serwisowo-wdrożeniowy, a w każdym razie jest on przeznaczony dla bardziej zaawansowanych użytkowników.

Prosimy pamiętać, że metadane w programie WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn mogą ulegać dynamicznym zmianom w trakcie użytkowania programu. Jeżeli zmianom uległy dane wykorzystywane w schematach księgujących, w takim przypadku metabaza powinna być okresowo aktualizowania.

Definiowanie schematu księgującego

Schemat księgowania tworzony jest zawsze w kontekście konkretnego źródła danych dlatego dodanie nowego schematu księgowania możliwe jest dopiero po wybraniu w oknie Schematy księgowania źródła danych oraz przyciśnięciu przycisku Dodaj. Przy pomocy przycisku Popraw można modyfikować wcześniej zdefiniowany schemat. W obu przypadkach dalsze postępowanie jest dokładnie takie samo i zostało opisane poniżej.

Po przyciśnięciu przycisku Dodaj lub Popraw, na ekranie pojawi się okno Schemat księgowania, które umożliwia definiowanie nowego schematu księgowania. Należy pamiętać, że wygląd tego okna oraz jego funkcjonalność nie jest stała, zależy od rodzaju informacji zapisanych aktualnie w metabazie. Modyfikacja metabazy może zmienić zarówno wygląd okna jak i jego funkcjonalność. Okno dostosowuje się do jej zawartości. Niemniej jednak ogólna metoda definiowania schematów, która zostanie opisana poniżej pozostaje w każdym przypadku taka sama.



 

Okno Schemat księgowania



 

Na wstępie należy wpisać, unikalną w ramach źródła danych, nazwę tworzonego schematu księgującego. Opcjonalnie można także dodać własny opis o charakterze informacyjnym. Następnie, w kolejnym kroku należy powiązać typy importowanych dokumentów z typami dokumentów księgowych.


Uzgodnienie typów dokumentów i dzienników


 

Zarówno w systemie WF–Mag, jak i w programie WF–FaKir dokumenty klasyfikowane są według określonych typów. Domyślne typy dokumentów w obu programach dostarczane razem z programami, ze względu na funkcje jakie w nich pełnią, różnią się a dodatkowo w systemie WAPRO Fakir Finanse i księgowość użytkownicy mogą definiować i dodawać do programu własne typy dokumentów dlatego definiując nowy schemat księgujący należy jednoznacznie przypisać każdy typ dokumentu importowanego z programu WF–Mag do odpowiedniego typu dokumentu w programie WF–FaKir. Dodatkowo, ponieważ dokumenty w programie WF–FaKir muszą być przydzielane do dzienników, należy również wybrać dziennik, do którego dokumenty określonego typu mają zostać po zadekretowaniu przeniesione.

Typy dokumentów importowane z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn zostały pogrupowane w trzy kategorie, dokumenty: magazynowe, handlowe i finansowe . Wybierając w polu Dokumenty określoną kategorię, wyświetlone zostaną tylko te typy dokumentów, które należą do wybranej kategorii. Dodatkowo manipulując opcjami pokaż z dekretacjami i pokaż bez dekretacji można wybrać dokumenty, dla których zdefiniowano już szablony księgujące oraz takie, dla których jeszcze ich nie zdefiniowano.

Wiązanie typów dokumentów zaprezentowanie zostanie na przykładzie "faktury sprzedaży". Aby powiązać tym dokumentu z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn, np. "faktura sprzedaży" z odpowiednim typem dokumentu programu WF–FaKir, najpierw należy z listy rozwijanej Dokumenty wybrać kategorię dokumentu, w naszym przykładzie będą to Dokumenty handlowe a następnie na liście typów dokumentów należy wskazać pozycję Faktura sprzedaży i przycisnąć górny przycisk Popraw z prawej strony listy typów (lub wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl+F2 ). Na ekranie pojawi się okno Kojarzenie typów dokumentów, zawierające w górnej części opis wybranego typu dokumentu importowanego, zaś w dolnej pola umożliwiające przypisanie odpowiadającego mu typu dokumentu i dziennika w systemie WAPRO Fakir Finanse i księgowość:



 

Okno kojarzenia typów dokumentów i dzienników



 

Dodatkowo można określić, czy opis w przenoszonym do ksiąg dokumencie ma być przepisany z wpisanego tekstu w szablonie księgującym, w tym przypadku należy wpisać odpowiedni tekst, z dokumentu źródłowego, czy też ma być zwracany przez odpowiednio przygotowaną formułę.

Po wypełnieniu formatki zapisujemy wprowadzone dane przyciskając klawisz F10. Analogicznie postępujemy dla każdego typu dokumentu, który będzie importowany z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn.

Po zakończeniu przypisywania typów dokumentów programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn do typów dokumentów programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość, jeżeli to konieczne, w kolejnym kroku w szablonie księgującym można zdefiniować parametry dla dokumentu.

Definiowanie parametrów ogólnych dokumentu

 

W szablonie księgującym konkretnego typu importowanego dokumentu można zdefiniować sposób, w jaki mają być pobierane lub ustawiane wartości parametrów, takie jak np. okres księgowania dokumentu, typ dokumentu, czy dziennik. Można również zdefiniować własne akcje użytkownika, które mają być wykonywane na różnych etapach importu tego typu dokumentu.

Ustawienia zdefiniowane w tym miejscu mają większy priorytet niż parametry zdefiniowane domyślnie, dotyczy to zwłaszcza przyporządkowania domyślnej wartości typu dokumentu czy dziennika.

W celu dodania i zdefiniowania odpowiednich parametrów, w trakcie tworzenia szablonu księgującego wybranego dokumentu, należy w oknie Schematy księgowania należy wybrać zakładkę Parametry dokumentu i przycisnąć przycisk Dodaj lub aby zmodyfikować utworzony wcześniej parametr, po jego wybraniu, przycisnąć przycisk Popraw.



 

Ustawianie parametrów dla dokumentu



 

Na formatce można wybrać parametr lub akcję, która ma być wykonana a w razie potrzeby dodatkowo definiuje układ warunków dla których ma być wykonana akcja lub zmieniona nową wartością, wartość domyślna parametru. Definiowanie warunków odbywa się na ogólnych zasadach, opisanych przy okazji przedstawienia sposobów definiowania warunków dla dekretowania dokumentów.

Jeżeli predefiniowane w programie parametry nie są wystarczające, w metabazie można zdefiniować dodatkowe parametry oraz przypisać im wartości.

W przypadku dodawania akcji użytkownika, należy w dodatkowym okno wstawić treść akcji (formuły SQL) która ma być wykonywana oraz określić, czy ma ona wykonać się przed czy po dodaniu nagłówka dokumentu.

Definiowanie parametrów VAT dokumentu

 

W szablonie księgującym konkretnego typu importowanego dokumentu można zdefiniować również sposób, w jaki mają być pobierane lub ustawiane wartości parametrów dotyczące zapisów do rejestru VAT dla dokumentu, takie jak np. okres dla VAT, typ rejestru VAT, czy sposób pobierania kwot do rejestru VAT.

Definiowanie tych parametrów odbywa się analogicznie jak w przypadku ustawiania parametrów dla dokumentu, z tą różnicą, że w oknie Schemat księgowania wybieramy zakładkę Parametry VAT.

Należy pamiętać, że niektóre parametry (np. Nazwa usługi) można zdefiniować także osobno dla każdej pozycji dokumentu, poprzez akcje dodatkowe dostępne podczas definiowania dekretacji tej pozycji.

Aktualizacja metabazy

Podczas definiowania schematów księgowania w większości przypadków podajemy zwykle tzw. dekretację warunkową. W zależności od tego, jakie dane niesie ze sobą konkretny dokument, może on być księgowany na różne konta.

Przykład

Dokument kasowy KW może dokumentować zapłatę dostawcy za dostarczony towar i będzie księgowany na konto rozrachunków z dostawcami 201-KH, ale może również oznaczać zwrot zaliczki wpłaconej przez odbiorcę - i w takim przypadku będzie księgowany na konto rozrachunków z odbiorcami 202-KH. Elementem sterującym jest w tym przypadku rodzaj operacji związanej z dokumentem, o którym informacja może być przechowywana np. w polu dodatkowym dokumentu KW.

Takimi elementami sterującymi mogą być np. magazyny, kategorie asortymentowe, konkretne artykuły, klasyfikacje własne kontrahentów i wiele innych. Zwróćmy uwagę na fakt, że wiele z tych elementów ma charakter dynamiczny - mogą one być powoływane w programie WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn przez samych użytkowników. Aby była możliwość skorzystania z tych obiektów w procesie definiowania schematów księgowania, informacja o nich musi być skopiowana do struktur na których oparty jest interfejs definiowania tych schematów, czyli do tzw. metabazy.

Aktualizacja metabazy - czyli skopiowanie do struktur, na których oparte są okna definiowania schematów księgowych obiektów z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn - odbywa się po wybraniu w oknie schematów księgowania przycisku Aktualizuj metabazę. Taka aktualizacja przebiega osobno dla każdego źródła danych i powinna być wykonana zawsze wtedy, gdy do programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn dodano nowe obiekty, które chcemy wykorzystać do budowy schematów księgujących (w szczególności bezpośrednio po dodaniu nowego źródła danych a przed utworzeniem pierwszego schematu).

W przypadku gdy źródło danych, dla którego aktualizujemy metabazę, wskazuje na WF-Maga znajdującego się na wspólnej bazie danych, program automatycznie odczytuje odpowiednie dane bezpośrednio ze struktur programu magazynowego. Jeśli natomiast źródło danych wskazuje na rozłączną bazę danych - wówczas musimy wcześniej wskazać plik, w którym znajdują się (wyeksportowane poprzednio z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn) aktualne definicje obiektów magazynowych.

Definiowanie szablonów księgujących

Po przypisaniu typów importowanych dokumentów do typów dokumentów oraz dzienników WF-FaKira, w kolejnym kroku należy zdefiniować szablony księgujące pozwalające na prawidłowe utworzenie dokumentów księgowych. Najważniejszym etapem tego procesu jest zdefiniowanie wzorca dekretacji dla pozycji dokumentu księgowego. Dostęp do tego etapu uzyskujemy, wybierając zakładkę Pozycje w dolnej części okna Schemat księgowania oraz przycisk Dodaj lub Popraw.



 


Definiowanie szablonów dekretów



 

Jak zostało powiedziane wcześniej, schemat dekretacji pozwala na jednoznaczne przyporządkowanie informacjom z dokumentów programu WF–Mag odpowiednich informacji w systemie WF–FaKir. Poza powiązaniem typów dokumentów, dotyczy to w szczególności konieczności zdefiniowania w jaki sposób i na jakie konta księgowe będą zapisywane informacje o operacjach gospodarczych przekazywane przez konkretny importowany dokument.

To jakie numery kont księgowych zostaną wykorzystane do zapisu importowanych informacji zależy oczywiście od planu kont i sposobu prowadzenia rachunkowości w konkretnej firmie. Dlatego skupimy się jedynie na metodach jakie można stosować w celu uzyskania określonych rezultatów.

W każdym przypadku musimy zdefiniować:

Formuła taka wykona się podczas importu konkretnego dokumentu i zwróci numer konta, który zostanie użyty do zadekretowania danej pozycji dokumentu. W tym celu z prawej strony pola Konto zaznaczamy opcję Formuła, następnie pole Konto wypełniamy treścią formuły lub (jeśli formuła jest bardziej zaawansowana) wciskamy przycisk narzędziowy, który otwiera nam okno Edytor formuł, w którym można w wygodny sposób zdefiniować bardziej złożone wyrażenie. Szczegółowe zasady posługiwania się edytorem formuł zostały opisane w osobnym rozdziale. Formuła zwracająca konto księgowe musi spełniać następujące warunki:

Zamiast wskazywać predefiniowany typ kwoty, zaawansowany użytkownik może zdefiniować własną formułę, która zwróci konkretną wartość (kwotę) jaka będzie zarejestrowana w dokumencie księgowym na podanym koncie. Uzyskuje się to poprzez zaznaczenie opcji Formuła z prawej strony pola Typ kwoty. Formułę edytuje się analogicznie jak w przypadku formuły konta. Formuła zwracająca wartość kwoty musi spełniać następujące warunki:

Użytkownik może także wskazać Akcje dodatkowe, jakie mają być wykonane podczas tworzenia pozycji dokumentu. Dodatkowe akcje są wykonywane bezpośrednio przed wstawieniem dekretu wynikającego z danej definicji dekretowania i jeszcze przed wywołaniem formuł odpowiadających za ustalenie konta i kwoty. Oczywiście oznacza to, że akcje te wykonywane są tylko wtedy, gdy spełnione są warunki na dekrety. Lista dodatkowych akcji zawiera wstępnie jedynie kilka pozycji predefiniowanych przez programistów, ale może być uzupełniana podczas wdrożenia albo samodzielnie przez zaawansowanego użytkownika własnymi akcjami, które mogą być definiowane w module Metadefinicje.

W praktyce typ dokumentu nie jest atrybutem wystarczającym do jednoznacznego określenia kont księgowych na których mają być zapisane informacje w nim zawarte. Te same typy dokumentów, zależnie od okoliczności, zwykle dekretujemy różne konta, a często także w zupełnie inny sposób. Dlatego w module definicyjnym, do każdego typu dokumentu możemy przypisać wiele wariantów dekretacji, poprzedzając każdy z nich opisem warunków (czyli okoliczności), które muszą być opisane w importowanym dokumencie, aby dany wariant został zastosowany.

Jeśli decydujemy się na dekretację warunkową, to powinniśmy zdefiniować odpowiedni wariant (i odpowiadający mu układ warunków) dla każdego przypadku, jaki może wystąpić w związku z wystawieniem w programie WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn danego dokumentu. Inaczej bowiem dokument, dla którego wystąpiły okoliczności nieobsłużone w schemacie nie zostanie prawidłowo zadekretowany (nie będzie wiadomo jakich kont księgowych należy użyć). Z drugiej - układy warunków dla poszczególnych wariantów muszą się wzajemnie wykluczać, tak aby nigdy nie mogły wykonać się dwa warianty jednocześnie, bo otrzymamy (błędnie) dwukrotne księgowanie tej samej informacji.

Lista elementów, z których budujemy warunki jest predefiniowana dla każdego typu dokumentu, bowiem każdy typ dokumentu niesie ze sobą określoną liczbę informacji, które mogą zostać obsłużone. Nie jest to jednak lista zamknięta. Jeśli użytkownik programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn wzbogaci liczbę informacji przekazywanych z dokumentem np. powołując pola dodatkowe, to lista ta zostanie automatycznie rozbudowana o te pola. Aby to jednak nastąpiło użytkownik musi zmodyfikować metabazę (to ona bowiem decyduje o wyglądzie okien definicyjnych schematu księgowania). Może to uczynić bądź to poprzez jej aktualizację na podstawie danych programu WAPRO Mag, bądź to z wykorzystaniem modułu Metadefinicje.

W przypadku dokumentów finansowych RK (raport kasowy) i WB (wyciąg bankowy) nie ma możliwości zdefiniowania dekretowań. Wynika to z faktu, że są to dokumenty zbiorcze. Ich elementami składowymi są odpowiednio dokumenty KP/KW oraz przelewy bankowe - i definicje księgowań dla tych dokumentów są brane pod uwagę podczas importu dokumentów RK i WB.

Warunki możemy grupować (każda grupa warunków na ekranie występuje na osobnej zakładce) - przy czym cały warunek jest spełniony wtedy, gdy spełniona jest co najmniej jedna cała grupa warunków (wszystkie pojedyncze warunki w ramach tej grupy muszą być spełnione jednocześnie). Aby dodać/usunąć grupę warunków należy skorzystać z przycisków z lewej strony ekranu - obok listy warunków. Po podaniu nazwy w polu warunków pojawi się dodatkowa zakładka oznaczająca grupę warunków. Kolejność zakładek możemy zmieniać przy pomocy przycisków (ze strzałkami) znajdujących się z lewej strony pola z warunkami. Kolejność grup ma o tyle znaczenie, że procedura importu kończy sprawdzanie warunków jeśli znajdzie pierwszą grupę, dla której warunki zostały spełnione. W związku z tym umieszczenie na początku grup najczęściej występujących warunków może przyspieszyć proces importowania dokumentów.

W celu dodania do danej grupy konkretnego warunku należy wybrać przycisk Dodaj, znajdujący się na dole okna, z prawej strony formatki. W lewej kolumnie listy warunków uaktywni się lista możliwych do wyboru rodzajów warunków. Aby zdefiniować warunek należy wybrać jego rodzaj, odpowiedni operator oraz zdefiniować wartość warunku (wybrać z listy lub wpisać - w zależności od rodzaju warunku). Istnieje także możliwość ustawienia negacji dla warunek, poprzez wybór z listy rozwijanej w kolumnie Negacja wartości Tak.

Lista warunków jakie mamy do dyspozycji nie może być rozbudowywana przez użytkownika, jeśli jednak użytkownik zdefiniuje w programie WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn pola dodatkowe dla dokumentu, wówczas po aktualizacji metabazy pojawią się one jako warunki dekretacji. Sposób wybierania wartości dla tych warunków zależny będzie od sposobu ich zdefiniowania w programie magazynowym.

Dodatkowo użytkownik ma do dyspozycji dwa warunki sterujące:

Formuła warunku - zaawansowany użytkownik może zamiast budować układ warunków korzystając z okna i predefiniowanych elementów, zdefiniować formułę, która będzie określać, w jakim przypadku dany dekret ma być tworzony. W tym celu zaznaczamy opcję Formuła warunku a następnie wpisujemy w oknie treść formuły albo wywołujemy edytor formuł (analogicznie jak w przypadku definiowania formuł dla kont i kwoty). Formuła musi być poprawnym wyrażeniem SQL zwracającym wartość logiczną prawda lub fałsz. Elementami tego wyrażenia mogą być wywołania zdefiniowanych przez użytkownika funkcji SQL (nazwy poprzedzamy przedrostkiem dbo.), zapytania SQL (w nawiasach), predefiniowane zmienne lub inne elementy poprawne z punktu widzenia składni języka SQL. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w opisie edytora formuł. Oczywiście w przypadku zastosowania formuły dekret zostanie utworzony wtedy, gdy formuła jest spełniona - zwróci wartość logiczną Prawda.

W tym miejscu warto zapoznać się z przykładami dekretów prostych oraz bardziej złożonych dokumentów.

Akcje dodatkowe dla pozycji

Poprzez akcje dodatkowe możliwe jest określenie jakie dodatkowe operacje mają być wykonane w momencie dodawania danego dekretu. Dodatkowe akcje są wykonywane podczas dekretacji dokumentu, bezpośrednio przed wstawieniem dekretu wynikającego z danej definicji dekretowania i jeszcze przed wywołaniem formuł odpowiadających za ustalenie konta i kwoty. Oczywiście oznacza to, że akcje te wykonywane są także tylko wtedy, gdy spełnione są warunki na dekrety.

Lista dodatkowych akcji zawiera wstępnie jedynie kilka pozycji predefiniowanych przez programistów, ale może być uzupełniana podczas wdrożenia albo samodzielnie przez zaawansowanego użytkownika własnymi akcjami, które mogą być definiowane w module Metadefinicje.

Klasyfikacje budżetowe - dotyczy wariantu BUDŻET

Definiując dekrety dla pozycji dokumentu możemy dodatkowo zdefiniować, jak dla danego dekretu ma być wypełniana klasyfikacja budżetowa. W tym celu w oknie Definicja dekretu wybieramy zakładkę Klasyfikacja budżetowa, a następnie, dla odpowiednich warunków definiujemy odpowiednie typy i symbole klasyfikacji.



 

Rysunek 1 Definiowanie importu dla klasyfikacji budżetowych



 

Sposób definiowania warunków jest analogiczny jak w przypadku warunków dla dekretów. Należy jednak pamiętać, aby warunki zdefiniowane tutaj zawierały się (były szczególnymi przypadkami) warunków na cały dany dekret. W przeciwnym razie kombinacja warunków na dekret i na klasyfikację zwróci wartość pustą i klasyfikacja nie zostanie prawidłowo uzupełniona.

Ręczna edycja procedur związanych z definiowanym schematem księgowania

Na podstawie schematów księgowania program tworzy dwie procedury składowane. Pierwsza procedura, tzw. procedura generująca, analizuje definicję schematu księgowania i na tej podstawie buduje drugą procedurę, tzw. procedurę dekretującą, która będzie wywoływana podczas importu dokumentów danym schematem w celu odpowiedniego utworzenia i zapisania dokumentów księgowych. Każdą z tych procedur zaawansowany użytkownik może obejrzeć, przeanalizować, a w razie potrzeby wprowadzić do niej ręczne poprawki. Jest to możliwe po wybraniu w oknie Schemat księgowania odpowiednio przycisku Procedura generująca lub Procedura dekretująca.



 

Zobacz także

WAPRO Fakir Finanse i księgowość