Już od stycznia 2018 mikrofirmy będą musiały co miesiąc przesyłać do Ministerstwa Finansów Jednolite Pliki Kontrolne dokumentujące ewidencję VAT. Przypomnijmy, że ustawa o swobodzie działalności gospodarczej definiuje mikrofirmę jako przedsiębiorstwo, które w przeciągu poprzednich 2 lat obrachunkowych spełniło minimum jednokrotnie dwa warunki: zatrudniało mniej niż 10 osób i osiągnęło łączny obrót niższy niż 2 mln euro.
Należy zwrócić uwagę na fakt, że zdecydowana większość mikrofirm może nie mieć wystarczającej świadomości co do czekających je nowych obowiązków ani na temat kar finansowych i odpowiedzialności karnej z tytułu uchylania się od przesyłania JPK. Co więcej, biura rachunkowe obsługujące wyłącznie mikroprzedsiębiorstwa dotąd nie musiały dostosować swoich systemów informatycznych do generowania Jednolitych Plików Kontrolnych, ponieważ ich klienci zwyczajnie nie mieli takich potrzeb. Należy pamiętać jednak, że czasu jest coraz mniej a konieczność rozwiązania kwestii JPK jest nieuchronna.
Ogromna skala zjawiska
Sektor mikroprzedsiębiorstw to setki tysięcy firm, z których większość korzysta z usług biur rachunkowych. To oznacza zwiększenie pracochłonności biur, które będą musiały wykonywać szereg nowych operacji dla tych klientów. Nie da się też uniknąć pracy związanej z wytłumaczeniem klientom, co to jest Jednolity Plik Kontrolny i jakie obowiązki wiążą się z jego przesyłaniem. Może to spowodować potrzebę zmian w organizacji pracy biura.
Rozliczanie w cyklach kwartalnych a comiesięczna wysyłka JPK
W istocie większość mikroprzedsiębiorstw rozlicza się kwartalnie, jednak oni również będą zobowiązani do przesyłania JPK co miesiąc. Problem w tym, że są oni przyzwyczajeni do składania większej części dokumentacji w pakietach, zazwyczaj pod koniec kwartału. Rzecz jasna dane z kolejnych wysyłek JPK zsumowane w kwartale muszą być zgodne z kwartalną e-deklaracją. Jednocześnie nie ma możliwości wysłania „pustego” JPK w pierwszych 2 miesiącach kwartału i przygotowania jednego pliku w trzecim miesiącu. Ta sytuacja stawia kolejne wyzwanie przed biurem: jak nakłonić klientów rozliczających się w cyklach kwartalnych, by systematycznie przekazywali dokumenty do biura. Potencjalnych rozwiązań tego problemu jest kilka: można zmienić cennik, zmienić tryb odbierania dokumentów albo np. wprowadzić narzędzia online do transferu plików elektronicznych. Ważne, żeby już teraz przemyśleć tę kwestię i wybrać metodę, która najlepiej sprawdzi się dla Twojego biura.
Koszty obsługi JPK
Każde biuro rachunkowe współpracujące z mikroprzedsiębiorstwami wie, jak istotne dla tego segmentu są koszty. Przy niskiej inflacji i jednocześnie dużej konkurencyjności uzasadnienie wzrostu cen usług jest dosyć trudne. Niemniej jednak, wprowadzenie obowiązku raportowania JPK przez mikrofirmy daje obsługującym je biurom szereg argumentów, które mogą skłonić klientów do zaakceptowania zwiększonych kosztów obsługi. Po pierwsze, biuro uwalnia przedsiębiorcę od przeprowadzania wszystkich operacji wynikających z nowego obowiązku ustawowego, co jest oszczędnością cennego czasu klienta, ale jednocześnie oznacza więcej pracy dla biura. Po drugie, nowa sytuacja wiążę się z koniecznością zmodernizowania systemu informatycznego biura i nabycia rozwiązań pozwalających weryfikować i wygodnie przesyłać JPK, co oczywiście stanowi koszty. Po trzecie, biorąc na swoje barki odpowiedzialność za nowe obowiązki przedsiębiorcy, biuro w wygodny dla niego sposób rozwiązuje jego problem, w efekcie czego przedsiębiorca nie musi nabywać wiedzy związanej z generowaniem i sprawdzaniem JPK.
Odpowiednie przygotowanie i automatyzacja pracy
Przygotowanie do obsługi Jednolitego Pliku Kontrolnego dla mikroprzedsiębiorstw oznacza wdrożenie systemu informatycznego, który pozwala na łatwe wprowadzanie danych transakcyjnych klientów w celu wygenerowania JPK. W przypadku biur korzystających z programów WAPRO Fakir i WAPRO Kaper, których klienci używają WAPRO Mag odbieranie danych transakcyjnych od klientów jest niezwykle łatwe i szybkie. Bezpłatny moduł WAPRO JPK umożliwia natomiast nie tylko generowanie JPK, ale też jego sprawdzenie. W przypadku posiadania większej ilości klientów dokonujących wielu transakcji w miesiącu warto rozważyć zakup WAPRO JPK Biuro, programu pozwalającego zautomatyzować wysyłkę wielu plików JPK i tym samym zaoszczędzić czas.