Operacja grupowej zmiany stawek VAT
Opcja grupowej zmiany stawek VAT jest jedną z ważniejszych operacji grupowych. Zmiany stawek VAT najczęściej dotyczą tylko wybranych grup towarowych i następują nie częściej niż raz do roku ale muszą być przeprowadzone sprawnie i szybko. Poniżej przedstawiamy kilka sugestii, które powinny być pomocne w trakcie przeprowadzania tej operacji oraz ogólny schemat postępowania.
W przypadku powstania obowiązku wprowadzenia nowych stawek VAT, dodawane one są do kartoteki stawek VAT programu. Przy czym stare stawki, które tracą ważność, dalej pozostają w kartotece tak aby jeszcze przez jakiś czas mogły być stosowane w programie. Dotyczy to szczególnych sytuacji jak na przykład konieczność wystawienia korekty faktury VAT wystawionej w okresie obowiązywania poprzednich stawek.
W okresie przejściowym należy pozostawić w programie aktywne wszystkie wykorzystywane stawki VAT stare i nowe, które dopiero zaczną obowiązywać. Po pewnym czasie, będzie można dezaktywować stare stawki VAT. Przestaną się one wtedy pojawiać w programie w miejscach umożliwiających ich wybór.
Kartoteka stawek VAT – aktywacja oraz dezaktywacja stawek VAT
Wybierając z menu programu polecenie: „Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Stawki VAT” na ekranie pojawi się formatka kartoteki stawek VAT umożliwiająca aktywację lub dezaktywację wybranych stawek VAT dostępnych w programie.
Po wskazaniu wybranej stawki VAT (z zaznaczonym symbolem aktywności) i wciśnięciu klawisza „Aktywność” (skrót klawiszowy „F4”) zostanie ona dezaktywowana i od tego momentu przestanie się pojawiać w systemie.
Obrót towarami opodatkowanymi stawką podstawową VAT (np. zmiana stawki 22% na 23%)
W najlepszej sytuacji są użytkownicy systemu, których prowadzą obrót towarowy opodatkowany wyłączznie podstawową stawką podatku (np. 23%), ponieważ wystarczy uruchomić w odpowiednim momencie operację grupowej zmiany stawki podstawowej z np. 22% na 23%. W programie dodaliśmy funkcję automatycznej zmiany tej stawki. Operacja ta automatycznie zmieni wartość stawki podstawowej wszystkich towarów we wszystkich magazynach. Cały proces, oczywiście w zależności o ilości pozycji asortymentowych w kartotece, będzie trwał od kilku do kilkunastu sekund.
W tym celu wystarczy w oknie przeglądarki kartoteki asortymentowej, po wskazaniu dowolnej pozycji asortymentowej, uruchomić menu podręczne (wciskając prawy klawisz myszy) i wybrać polecenie: „Operacje dodatkowe | Zmiana VAT z 22% na 23%”.
Obrót towarami o różnych stawkach VAT
Trochę bardziej złożoną operacją będą musieli przeprowadzić użytkownicy programu, którzy dokonują obrotu towarowego opodatkowanego również innymi stawkami VAT niż stawka podstawowa. W takiej sytuacji nie ma możliwości pełnego zautomatyzowania tego procesu, ponieważ zmiana stawek nie jest tak jednoznaczna jak w przypadku stawki podstawowej.
W pierwszej kolejności należy przeprowadzić proces automatycznej zmiany podstawowej stawki VAT w sposób opisany w poprzednim punkcie. Następnie, również automatycznie, dokonując wyboru kolejnych grup towarów (z stawką VAT, która ma zostać zmieniona) przypisywać im kolejno nowe stawki VAT.
Zanim omówimy samą operacji zmiany stawki VAT, poniżej zaprezentujemy kilka mechanizmów, które mogą pomóc w sprawnym jej przeprowadzeniu.
Dostosowanie okna przeglądarki kartoteki asortymentowej do przeprowadzenia operacji zmian stawek VAT w programie
Po pierwsze proponujemy na czas przeprowadzania operacji zmian stawek VAT zmienić konfigurację kolumn okna przeglądarki kartoteki asortymentowej tak, aby kolumny „VAT sprzedaż” oraz "VAT zakup” ustawić w widocznym miejscu okna, w celu łatwej kontroli dokonywanych zmian.
Wybierając w dowolnym miejscu kartoteki asortymentowej podręczne menu należy wybrać polecenie „Konfiguracja kolumn”. Na ekranie pojawi się formatka, w której łatwo można zmienić kolejność dostępnych w oknie pól. Na poniższym przykładzie wyżej wymienione pola ustawione zostały jako druga i trzecia kolumna okna przeglądarki, zaraz za nazwą asortymentu.
Używając klawiszy strzałek należy ustawić wyżej wymienione kolumny w właściwym dla siebie miejscu. Natychmiast po zatwierdzeniu ustawień formatki, w oknie przeglądarki będą widoczne zdefiniowane zmiany. Istotne dla nas w tym momencie kolumny: „VAT sprz.” i „VAT zak.” pojawią się w widocznym miejscu.
Takie ustawienie z pewnością ułatwi kontrolę aktualnych stawek VAT przypisanych poszczególnym towarom w kartotece.
Filtr kartoteki asortymentowej umożliwiający wybór towarów według przypisanych stawek VAT (zakupu lub sprzedaży).
Kolejnym przydatnym mechanizmem może być filtr kartoteki asortymentowej ( 
lub skrót klawiszowy „F8”), który umożliwia wybranie asortymentu pod kątem przypisanych mu stawek VAT.
Po odpowiednim zdefiniowaniu filtra, aby uruchomić mechanizm automatycznej zmiany stawki VAT dla wybranych asortymentów, należy zaznaczyć wybrane pozycje (na przykład wybierając polecenie „Wybierz wszystkie” z menu podręcznego) i uruchomić mechanizm grupowej zmiany stawek VAT.
Mechanizm grupowej zmiany stawek VAT
Proces grupowej zmiany cen, w zależności od ustawień parametrów synchronizacji, będzie dotyczyć towarów w jednym magazynie lub towarów we wszystkich magazynach, z nim zsynchronizowanych.
Aby uruchomić mechanizm automatycznej zmiany stawki VAT należy w oknie przeglądarki kartoteki asortymentowej ponownie wybrać menu podręczne (prawy klawisz myszy), wybrać polecenie: „Operacje dodatkowe | Grupowa zmiana ceny”.
Po wybraniu tego polecenia na ekranie pojawi się formatka o nazwie „Grupowa zmiana ceny” umożliwiająca zdefiniowanie parametrów przeprowadzanej operacji tzn. wyboru pola, które ma być grupowo zmienione („VAT sprzedaż” lub „VAT zakup”) oraz stawki, na jaka należy zmienić aktualnie przypisaną stawkę.
Proces należy powtórzyć tyle razy ile grup towarów ma przypisane nieaktualne stawki VAT (różne od podstawowej).