Obieg e-deklaracji w programie
Koncepcja obiegu dokumentów w module e-deklaracji w programie Wapro Kaper Księga podatkowa została pomyślana głównie z myślą o ułatwieniu pracy biurom rachunkowym, w których ilość wysyłanych deklaracji w pewnych okresach może sięgać setek egzemplarzy. Aby móc zapanować nad taką ilością dokumentów, w programie wyodrębniono kilka faza opracowywania e-deklaracji. Ich nazwy będą pojawiać się w niniejszej instrukcji:
- Utworzenie e-deklaracji
- Podpisanie e-deklaracji podpisem elektronicznym
- Wysłanie e-deklaracji na wskazany serwer Ministerstwa Finansów
- Odebranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru ze wskazanego serwera Ministerstwa Finansów
Dla uproszczenia, w dalszej części instrukcji e-deklaracje oznaczane będą skrótem ED, a Urzędowe Poświadczenie Odbioru – oznaczane będzie jako UPO.
Dla usprawnienia obiegu dokumentów ED przewidziano ponadto, że użytkownikom w programie można przypisać dwie role, które nazwano:
- operator ED– to osoba tworząca poszczególne deklaracje, najczęściej przydzielona do obsługi danej firmy lub udziałowca; operator ma dostęp do funkcji związanych z modułem ED z poziomu standardowej przeglądarki deklaracji
- administrator ED– to osoba wyznaczona do zarządzania ED, posiadająca podpis elektroniczny a więc w konsekwencji podpisująca e-deklaracje, wysyłająca je oraz pobierająca UPO; administrator ma dostęp do wszystkich e-deklaracji znajdujących się w programie poprzez przeglądarkę ED uruchamianą z menu Administracja
Program można tak skonfigurować (poprzez manipulację uprawnieniami), aby do zadań administratora ED należało jedynie podpisanie deklaracji a reszta zadań wynikających z obsługi ED (tzn. wysyłanie, odbieranie UPO) należała do operatora. Sugeruje się jednak, aby podzielić zadania związane z ED tak, jak to zostało wskazane wyżej.