Jak program współpracuje z Wapro JPK?
Jak dostosować program do wymagań JPK?
Dla niektórych firm od 1 lipca 2016 r., wprowadzony został ustawowy obowiązek przekazywania danych z ksiąg podatkowych oraz ewidencji dowodów księgowych organom podatkowym w formie elektronicznej, tzn. w postaci plików w formacie XML. Struktura logiczna tych plików musi być zgodna z opublikowanymi na portalu Ministerstwa Finansów schematami Jednolitego Pliku Kontrolnego w skrócie określanego jako JPK. W systemie Wapro ERP za tworzenie odpowiednich plików JPK odpowiedzialny jest program Wapro JPK Jednolity Plik Kontrolny.
Program Wapro Fakir został dostosowany do wzorcowych schematów JPK oraz do współpracy z programem Wapro JPK.
Nadanie uprawnień użytkownikowi
Aby użytkownik zalogowany do programu Wapro JPK mógł pobrać dane z bazy danych programu Wapro Fakir, powinien mieć nadane odpowiednie uprawnienia w programie Wapro Fakir. Jeżeli jego login oraz hasło będą różne od danych logowania uprawnionego do pobierania tych danych użytkownika, podczas łączenia się do bazy danych programu Wapro Fakir, zostanie poproszony o dane do logowania.
Aby użytkownik mógł pobierać dane z Wapro Fakir do programu Wapro JPK powinien mieć nadane globalne uprawnienie Dostęp do danych programu z WAPRO JPK.
Obowiązek przekazywania informacji z ewidencji VAT
Wato zwrócić uwagę na parametr Data obowiązku wysyłania do US danych VAT w formie elektronicznej dostępny w parametrach firmy (sekcja Jednolity Plik Kontrolny). Od ustawionej daty program zmieni sposób naliczania deklaracji VAT, tak aby podsumowane dane z wysłanej informacji z ewidencji VAT w pliku JPK_VAT były zgodne z naliczoną deklaracją VAT za ten sam okres.
Od ustawionej daty zestawienia podatku naliczonego dla nabyć z ograniczonym prawem do odliczenia będą prezentowały kwotę podatku naliczonego do odliczenia w każdej pozycji.
Jeżeli wartość tego parametru nie zostanie prawidłowo ustawiona, w firmach z ograniczonym prawem do odliczenia podatku naliczonego może pojawiać się niewielka różnica wynikająca z zaokrągleń.
Naliczanie podatku naliczonego VAT do odliczenia od nabyć z ograniczonym prawem do odliczenia
Zdefiniowanie prawidłowej wartości parametru firmy Data obowiązku wysyłania do US danych VAT w formie elektronicznej jest istotne ze względu na sposób obliczania podatku VAT do odliczenia od nabyć z ograniczonym prawem do odliczenia. Po wybraniu daty, od której ma co miesiąc być wysyłana do Urzędu Skarbowego informacja z ewidencji VAT drogą elektroniczną, kwota podatku do odliczenia naliczana jest przy każdym wpisie do rejestru (dla każdej pozycji). Następnie tak obliczone kwoty podatku naliczonego VAT do odliczenia są sumowane, na koniec zaokrąglane do pełnych złotych i wstawiane do deklaracji VAT-7.
Przygotowanie danych w bazie programu Wapro Fakir do sporządzenia pliku JPK.
Przygotowanie informacji z ewidencji VAT wysyłanej co miesiąc do US drogą elektroniczną, wykonywane z poziomu programu Wapro JPK wymaga upewnienia się, że dane w bazie programu Wapro Fakir w okresie, za który plik ten jest tworzony są kompletne. Przyjęto założenie, że plik JPK powinno się utworzyć wtedy, kiedy wszystkie miesiące w okresie, za który jest on tworzony są zablokowane.
Blokowanie okresów może być szczególnie ważne w firmach rozliczających VAT kwartalnie, tzn. wysyłających do US deklaracje VAT kwartalnie. W takiej sytuacji ważne jest, aby przed wykonaniem kwartalnej deklaracji VAT, zapisy w miesiącach, za które została wysłana informacja z ewidencji VAT, nie zmieniły się. W innym wypadku podsumowanie informacji z ewidencji VAT, z trzech miesięcy kwartału będzie niezgodne z kwotami wykazanymi w kwartalnej deklaracji VAT.
Grupowanie kont księgowych planu kont
Kolejny wymóg dotyczy konieczności wprowadzenia grupowania kont księgowych planu kont w zespoły kont oraz kategorie kont. dyrektywa ta wynika z opublikowanego schematu JPK_KR v1-0 (księga rachunkowa), który wymaga aby w sekcji zestawienia obrotów i sald oraz sekcji dziennika księgi głównej wraz z numerem i nazwą w pliku XML każdorazowo wstawiana była nazwa zespołu oraz nazwa kategorii kont.
Wiązanie numerów rachunków bankowych
Ze względu na obowiązek raportowania wyciągów bankowych z rachunków bankowych firmy, w programie istnieje możliwość wiązania numeru bankowego firmy znajdującego się w kartotece rachunków bankowych z numerem konta księgowego. Opis funkcji znajduje się w podrozdziale Kartoteka rachunków bankowych.
Aby program mógł przygotować dane z wyciągów bankowych konkretnych rachunków bankowych, konieczne jest powiązanie numeru rachunku bankowego z kontem księgowym, na którym księgowane są obroty rachunku. Bez wykonania tej operacji, nie będzie możliwe przygotowanie odpowiedniego pliku XML zgodnego ze jednym ze schematów JPK to jest JPK_WB.
Definiowanie bazy danych programu Wapro JPK
W programie Wapro Fakir istnieje możliwość wysyłania plików JPK_VAT przy wykorzystaniu kreatora programu Wapro JPK. Użytkownik może również uruchomić sam program Wapro JPK bezpośrednio z programu Wapro Fakir. Aby korzystać z obu funkcjonalności,należy w danych firmy zdefiniować bazę danych programu Wapro JPK, w której znajdą się dane JPK aktywnej firmy wybranej w Wapro Fakir.
Obie funkcje mogą uruchamiać wyłącznie użytkownicy uprawnieni do pobierania danych JPK z bazy źródłowej programu.
Jak wygląda współpraca z Wapro JPK?
Uruchamianie programu Wapro JPK w programie Wapro Fakir
Jeżeli spełnione są następujące warunki:
- na komputerze zainstalowany został program Wapro JPK,
- zalogowany w programie użytkownik ma uprawnienia do pobierania danych JPK z bazy źródłowej programu,
- w danych firmy określona jest baza danych programu Wapro JPK, w której przechowywane są dane JPK aktywnej firmy programu Wapro Fakir.
Aby uruchomić program Wapro JPK należy przejść do widoku Start | Wapro JPK.
Uruchomienie programu Wapro JPK będzie konieczne w celu pobrania dokumentów UPO, po wysłaniu pliku JPK_VAT. Aby automatycznie odebrać UPO, program Wapro JPK powinien być włączony. Po odebraniu potwierdzenia można go zamknąć.
Uruchamianie kreatora wysyłki plików JPK_VAT w programie Wapro Fakir
Jeżeli spełnione są następujące warunki:
- w komputerze jest zainstalowany program Wapro JPK,
- zalogowany w programie użytkownik ma uprawnienia do pobierania danych JPK z bazy źródłowej programu,
- w danych firmy określona jest baza danych programu Wapro JPK, w której przechowywane są dane JPK aktywnej firmy programu Wapro Fakir.
w programie można uruchomić kreator wysyłania plików JPK_VAT na serwer Ministerstwa Finansów. Aby uruchomić kreator należy przejść do widoku: Ewidencja VAT | Wyślij cykliczny plik JPK_VAT.
Kreator można także uruchomić w oknie Deklaracje VAT1, po kliknięciu przycisku Wyślij JPK_VAT (klawisze Ctrl+J).
Po uruchomieniu polecenia zostanie uruchomiony kreator z predefiniowanym, wybranym źródłem danych na bazę danych Wapro Fakir oraz aktywną firmą i wybranym okresem rozliczeniowym.
Kontynuując działanie kreatora, program automatycznie wyśle plik JPK_VAT z aktywnej firmy wybranej w programie. Kreator będzie działał zgodnie ze zdefiniowanymi w programie Wapro JPK ustawieniami. Przed rozpoczęciem korzystania z kreatora warto odpowiednio zdefiniować te ustawienia w programie Wapro JPK.
Wstępna weryfikacja danych do wysłania informacji z ewidencji VAT (JPK_VAT)
W programie dodano predefiniowane filtry w rejestrze VAT. W oknie przeglądarki rejestrów VAT, w każdym kontekście (sprzedaż, zakup, WNT itd.) dostępne są filtry:
- Brak danych kontrahenta: NIP, nazwy lub adresu,
- Brak danych kontrahenta: NIP, nazwy lub adresu z pominięciem dokumentów fiskalnych.
Zastosowanie filtrów pozwoli wyszukać wszystkie zapisy w rejestrach VAT z niepełnymi danymi, w których np. kontrahenci nie mają wypełnionego NIP-u, nazwy lub adresu. Uzupełnienie brakujących danych w programie źródłowym może zapobiec problemom na etapie importu danych do programu Wapro JPK.
Po wybraniu z listy zaawansowanego filtra predefiniowanej pozycji, przyciśnięciu przycisku Zastosuj i nadaniu mu odpowiedniej nazwy na formatce listy zaawansowanych filtrów, pojawi się nowa pozycja.
Po wybraniu tej pozycji z listy rozwijanej z listy zapisów rejestru wybrane zostaną te z niekompletnymi danymi kontrahentów.
Po uzupełnieniu brakujących danych i odświeżeniu filtra zapis zniknie z listy.
Wykonywanie technicznych, miesięcznych deklaracji VAT-7 do weryfikacji danych JPK_VAT w WaproJPK
Konieczność taka może wystąpić w przedsiębiorstwach rozliczających VAT kwartalnie, które mają obowiązek wysyłania co miesiąc na serwer Ministerstwa Finansów informacji JPK_VAT. Aby zapewnić spójność danych, zalecane jest wykonywanie w programie co miesiąc technicznej deklaracji VAT-7, z którą będą weryfikowane dane JPK_VAT pobrane przez program Wapro JPK.
Gotowość danych firmy na pobieranie danych JPK_VAT
W celu zautomatyzowania pracy programu Wapro JPK podczas wybierania danych, które mają zostać wysłane w postaci plików JPK_VAT, w programie Wapro Fakir dodana została kartoteka o nazwie Informacje o stanie przygotowania danych firmy dla Wapro JPK. W kartotece, po zamknięciu okresu rozliczeniowego można oznaczyć go jako Gotowy do wysłania danych JPK_VAT, dotyczy to :
- wysyłania danych za bieżący okres rozliczeniowy,
- wysyłania korekt plików JPK_VAT za wcześniejsze okresy rozliczeniowe.
Jest to szczególnie przydatne w biurach rachunkowych, które wysyłają bardzo dużo tych plików. Na przykład po skorygowaniu danych w jakiejś firmie, która wymaga wysłania korekty pliku JPK_VAT, wystarczy w ww. tabeli, w odpowiednim okresie zmienić status Wysłano na Gotowy do wysłania. Podczas wysyłania korekt program Wapro JPK sprawdzi zawartość kartoteki z informacjami i automatycznie wyśle taką korektę. Nie trzeba pamiętać o tej korekcie, nie trzeba również przekazywać informacji o konieczności wysłania korekty JPK_VAT osobie wysyłającej pliki JPK_VAT.
Zarówno po wysłaniu JPK_VAT za bieżący okres rozliczeniowy, jak i korekty pliku JPK_VAT za wcześniejszy okres rozliczeniowy status Gotowy do wysłania zostanie automatycznie zmieniony na Wysłano.
We wcześniejszych wersjach programu niż 8.40.0, status Gotowe do wysłania nie był automatycznie zmieniany na Wysłano, po wysłaniu na serwer MF. Po aktualizacji wersji do aktualnej, podczas wykonania pierwszy raz operacji wysyłania seryjnego korekt, Wapro JPK zaktualizuje status stanu w tabeli Informacje o stanie przygotowania danych firmy dla JPK_VAT i dla wysłanych danych, w odpowiednich okresach wstawi status Wysłano.
W programie Wapro JPK dostępny jest parametr o nazwie Pobieraj tylko dane JPK_VAT oznaczone jako 'Gotowe do wysłania'. W wariancie Biznes, parametr znajduje się w Parametrach użytkownika natomiast w wariancie Biuro - w Profilach wysyłania.
Ustawienie wartości tego parametru na TAK spowoduje, że w wariancie:
- Biznes - przy próbie pobrania danych JPK_VAT firmy z miesiąca rozliczonego, który nie jest oznaczony jako gotowy, wyświetlone zostanie ostrzeżenie z pytaniem o kontynuację. Decyzja należeć będzie do użytkownika.
W wariancie Biznes, jeżeli wartość parametru Pobieraj tylko dane JPK_VAT oznaczone jako 'Gotowy do wysłania' jest równa TAK, w przypadku kiedy okres nie jest oznaczony jako gotowy, można pobrać dane JPK_VAT z bazy danych programu Wapro Kaper .
- Biuro, seryjne wysyłanie danych - przy próbie pobrania danych JPK_VAT firmy z miesiąca rozliczonego, który nie jest oznaczony jako gotowy, operacja przetwarzania danych zostanie przerwana i oznaczona statusem błędu, a program przejdzie to przetwarzania danych kolejnej firmy. Opcja ta zapobiega możliwości wysłania danych JPK_VAT podczas seryjnej wysyłki, które nie zostały jeszcze przygotowane przez księgowego obsługującego firmę. Na przykład nie zostały jeszcze sprawdzone a deklaracja VAT nie została jeszcze naliczona.
W wariancie Biuro, jeżeli wartość parametru Pobieraj tylko dane JPK_VAT oznaczone jako 'Gotowy do wysłania' jest równa TAK, w przypadku kiedy okres nie jest oznaczony jako gotowy, podczas seryjnego wysyłania danych, nie ma możliwości pobrania danych JPK_VAT z bazy danych programu Wapro Kaper.
Wykonując operację wysyłania pojedynczego pliku kreatorem wysyłania danych, ignorując komunikat ostrzeżenia będzie można wysłać dane.
Aby oznaczyć w Wapro Fakir, w firmie miesiąc rozliczeniowy jako gotowy do wysyłania danych JPK_VAT, należy przejśc do widoku System | Wybór firmy. Na ekranie wyświetlone zostanie okno podobne do poniższego:
Po wybraniu właściwej firmy i kliknięciu przycisku Gotowość do JPK (klawisze Ctrl+J), na ekranie wyświetli się okno umożliwiające dodawanie kolejnych miesięcy rozliczeniowych lub zmianę stanu istniejącego już miesiąca.
Aby zmienić status stanu na gotowy, należy ustawić wartość Dane firmy za wybrany okres są gotowe do przetwarzania przez program WAPRO JPK na TAK.
W programie Wapro JPK brak zapisu za wybrany miesiąc rozliczeniowy w firmie bazy danych programu Wapro Fakir jest równoznaczny zoznaczeniem stanu jako niegotowy.