WAPRO Fakir Finanse i księgowość
Automatyczne księgowanie miesięcznych odpisów kosztów do rozliczenia w czasie
Wyślij opinię
WAPRO Fakir - dokumentacja > Księga główna > Księgowania automatyczne > Automatyczne księgowanie miesięcznych odpisów kosztów do rozliczenia w czasie

Glossary Item Box

Automatyczne księgowanie miesięcznych odpisów kosztów do rozliczenia w czasie

Konieczność regularnego, okresowego przeksięgowywania miesięcznych odpisów kosztów do rozliczenia w czasie może w niektórych firmach być kłopotliwe. Czasami takich okresowo rozliczanych pozycji może być kilkadziesiąt. Sytuacja komplikuje się w biurach rachunkowych, proporcjonalnie do ilości obsługiwanych firm.

W programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość, od wersji 8.00.0, istnieje możliwość dokonywania automatycznych, okresowych przeksięgowań w koszty tych kwot. Dodatkowo program kontroluje okres i zaplanowaną na ten okres kwotę odpisu do przeksięgowania. Jest wyposażony w mechanizmy umożliwiające pełny podgląd i kontrolę rozliczanych w czasie kwot.

W dalszej części zaprezentowany zostanie sposób automatycznego rozliczania w czasie przykładowego kosztu. Załóżmy, że w dniu 22 stycznia 2014 roku w programie zaksięgowano roczną opłatę za usługę hostingu, za okres od 03.2014 do 02.2015:






a w miesiącach od marca do września dokonano przeksięgowań miesięcznych odpisów po 100,00 PLN każdy (dekret: DT 551-99 | CT 641-01).





W październiku 2014 zaktualizowano program WAPRO Fakir Finanse i księgowość do wersji 8.00.0.

Program WAPRO Fakir Finanse i księgowość od wersji 8.00.0, podczas automatycznych przeksięgowań przy użyciu szablonów automatów księgujących, rejestruje powiązanie tworzonego dekretu z szablonem. Pozwala to na przykład dokładnie kontrolować stan rozliczenia każdego zarejestrowanego kosztu do rozliczenia w czasie.

Po zaktualizowaniu programu do wersji co najmniej 8.00.0 warto utworzyć plany przeksięgowań, jeżeli jeszcze nie są utworzone do wszystkich nierozliczonych jeszcze kosztów do rozliczenia w czasie i przypisać im odpowiednie miesięczne odpisy, tak aby od tego momentu móc dokładnie kontrolować ich stan rozliczenia w module księgowań automatycznych (Menu główne: Zakładka: Księga główna | Sekcja: Operacje okresowe | Księgowania automatyczne).

Plany przeksięgowań oraz definicje szablonów księgowań automatycznych, jak wszystkie automaty, definiowane i zapisywane są w module Automatów księgujących (Menu główne: Zakładka: Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | Automaty księgujące) ale alternatywnie można to zrobić z modułu Księgowania automatyczne.

Po uruchomieniu modułu Księgowania automatyczne, zmianie w lewym górnym rogu okna typu na "plany przeksięgowań" okno modułu wyglądać będzie jak na poniższym przykładzie.






Po przyciśnięciu przycisku Plany przeksięgowań lub użyciu skrótu Ctrl+L uruchomiony zostanie moduł Automaty księgujące. Po przyciśnięciu Dodaj lub użyciu skrótu Ins na ekranie pojawi się pierwsza formatka kreatora, w której należy wpisać nazwę schematu, wybrać okres od do, oraz powiązać schemat z dekretem do rozliczenia w czasie.



Po przyciśnięciu przycisku Wybierz kwotę na ekranie pojawi się okienko raportu obrotów konta. Aby szybko znaleźć szukany dekret wystarczy uruchomić filtr ( lub użyć skrótu F8). Poszukiwany jest dekret Dt: 641-01 ze stycznia.





Po ustawieniu filtra i przyciśnięciu przycisku Wykonaj w oknie księgi głównej zostaje wybrany, poszukiwany dekret. 






Po jego zaznaczeniu i przyciśnięciu przycisku Wybierz, definiowany plan przeksięgowań zostaje powiązany z wybranym dekretem. Równocześnie, program automatycznie podzielił kwotę do rozliczenia na odpisy.




 

Szablon przeksięgowań jest to nazwany zbiór schematów dekretujących. Po uruchomieniu szablonu wszystkie przypisane do niego schematy dekretujące wykonywane są równocześnie. Jeden szablon dekretujący w trakcie automatycznego księgowania może utworzyć jeden dokument z wieloma dekretami przeksięgowań.

Po przyciśnięciu przycisku Dalej, w kolejnym kroku, kreator utworzy schemat dekretujący dla planu i przypisze do szablonu przeksięgowań. Jeżeli w programie nie ma jeszcze zdefiniowanego żadnego szablonu lub zależy nam aby przeksięgowania każdego rodzaju znajdowały się w oddzielnych dokumentach, schemat dekretujący należy przypisać do nowego szablonu dekretacji. Jak na przykładzie poniżej. 



 



Jeżeli schemat ma być przypisany do nowego szablonu, na formatce należy wpisać nazwę nowego szablonu, opcjonalnie dodatkowy opis oraz dane schematu dekretującego czyli numery kont Dt i Ct oraz treść opisu pozycji dekretu jaka ma pojawić się w dokumencie.

Po zapisaniu definicji w oknie modułu Księgowanie automatyczne na drzewku wyboru, w lewej sekcji pojawi się nazwa nowo utworzonego planu.






Pomimo tego, że dla tego kosztu w księgach zaksięgowane jest już kilka odpisów, nie są one widoczne na liście po prawej stronie okna powyżej. Przypomnijmy, że te księgowania wykonane były w wersji programu wcześniejszej niż 8.00.0, dlatego program nie zarejestrował tego powiązania. Trzeba jednorazowo wykonać to ręcznie. Aby powiązać odpisy zaksięgowane we wcześniejszej wersji program należy przycisnąć przycisk Przypisz odpis do planu. Operacja wygląda analogicznie do wiązania dekretu z kwotą do rozliczenia w czasie z planem, różni się tylko warunkami filtrowania dekretów w księdze. W przykładzie poszukujemy zapisów Ct: 641-01





Po użyciu filtra, w przykładzie, okno księgi wyświetla poszukiwane dekrety.






Po ich przypisaniu do planu po przyciśnięciu przycisku Wybierz, pojawią się one w oknie modułu Księgowania automatyczne, jak na poniższym obrazie.




W październiku czyli miesiącu aktualizacji programu do wersji 8.00.0 pojawił się kolejny koszt do rozliczenia w czasie.






Najlepiej bezpośrednio po zaksięgowaniu tego dokumentu zakupu natychmiast utworzyć dla niego plan przeksięgowań oraz schemat dekretu automatycznego. Jak już wspominaliśmy wcześniej kreator tworzenia planu można uruchomić bezpośrednio z modułu Automaty księgujące lub za pośrednictwem modułu Księgowanie automatyczne.
Podobnie jak poprzednio w pierwszym kroku kreatora należy wprowadzić wymagane dane i powiązać definiowany plan z odpowiednim dekretem.





Tym razem okazało się, że po powiązaniu planu z dekretem i naliczeniu planowanych miesięcznych odpisów powstała różnica z zaokrągleń pomiędzy rozliczaną kwotą a sumą planowanych odpisów w kwocie 0,01 PLN. Ze względu, że musi ona zwiększyć któryś z odpisów, w naszym przykładzie dodana została do ostatniego odpisu.Po przyciśnięciu przycisku Dodaj różnicę do ostatniego odpisu, jak widać poniżej, pole Różnica zostało wyzerowane a 0,01 PLN zwiększył planowany ostatni odpis.





Aby wszystkie miesięczne odpisy kosztów do rozliczenia w czasie grupowane były w każdym miesiącu rozliczeniowym w jednym dokumencie, kolejny schemat dekretujący, jak widać na poniższym obrazie dodany zostanie do istniejącego już szablonu przeksięgowań. Tym razem nazwę szablonu wystarczy wybrać z listy rozwijanej. Pozostałe dane uzupełniamy dokładnie jak poprzednio.





Podobnie jak poprzednio w oknie modułu Księgowania automatyczne pojawia się nowo zarejestrowany plan. Widok poniżej.






Przypominamy, że aktualnie w przykładowych danych programu w wersji 8.00.0, w okresie rozliczeniowym - październik 2014, występują dwa zarejestrowane plany przeksięgowań, przy czym jeden jest kontynuacją rozliczenia kosztu, który rozpoczął się w marcu 2014 a drugi zgodnie z planem powinien rozpocząć przeksięgowania dopiero od listopada 2014.

Po zakończeniu księgowań w październiku, należy zaksięgować automatycznie miesięczne odpisy kosztów do rozliczenia w czasie zgodnie z utworzonym szablonem przeksięgowań. W oknie modułu wystarczy przycisnąć przycisk Księguj i podobnie jak poprzednio wybrać parametry księgowania



oraz uzupełnić brakujące informacje.





Zgodnie z przewidywaniami automat przeksięgował w październiku 2014 tylko jeden odpis, ponieważ zgodnie z zdefiniowanymi planami drugi odpis ma pojawić się od listopada 2014.






Po automatycznym przeksięgowaniu miesięcznych odpisów w listopadzie 2014 pojawia się drugi odpis.






Poniżej widoki okna modułu Księgowania automatyczne dla obu przykładowych planów.







Identyczne wyniki widoczne są na wydruku zestawienia obrotów i sald konta 641 - czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów.





Jak widać z zaprezentowanego przykładu moduł Księgowań automatycznych dostarcza bardzo wygodnych narzędzi do księgowania i kontroli stanu rozliczeń kosztów do rozliczenia w czasie. Dodatkowo zarejestrowane plany przeksięgowań są niezależne od lat obrotowych co umożliwia dokonywanie przeksięgowań nawet po zmianie roku obrotowego. Natomiast w nowym roku obrotowym szablony przeksięgowań mogą być zaimportowane z poprzedniego roku obrotowego.

Nie zalecamy dokonywania zmian numerów kont, które wykorzystywane są do przeksięgowań zgodnych z zarejestrowanymi planami  przeksięgowań. Może utrudnić to uzgadnianie sald tych kont.

 

 

WAPRO Fakir Finanse i księgowość