Wprowadzanie pozycji dokumentu

Istota analizy wielowymiarowej operacji budżetowych

W trakcie księgowania operacji budżetowych, dodając pozycję do dokumentu należy wybrać na formatce "Dokumenty / Pozycje / Dodaj" w sekcji "Typ klasyfikacji" jedną z dwóch opcji: "Dochody" lub "Wydatki". W takim przypadku w/w formatka będzie wyglądać podobnie jak na rysunku numer 1.
Na formatce pojawiają się dwie sekcje klasyfikacji budżetowych:

Sekcja "Klasyfikacja tradycyjna"
Sekcja "Klasyfikacja wielowymiarowa"

Na formatce dostępne są 4 pola związane z klasyfikacją tradycyjną oraz od 0 do 12 pól słowników analityki wielowymiarowej. Ilość dostępnych na formatce słowników zależy od tego, ile zostało ich zdefiniowanych. Słowniki klasyfikacji wielowymiarowej można tworzyć i łączyć w struktury w module "Słowniki użytkownika".

W programie można zdefiniować do 12 słowników klasyfikacji wielowymiarowych. Na dokumencie pojawią się słowniki w kolejności zgodnej z nadaną im liczbą porządkową, a jeżeli ta nie jest wprowadzona, zgodnie z kolejnością tworzenia słowników.

W przypadku księgowania pozycji dokumentu na wielowymiarowych kontach analitycznych, jeżeli wybrane są wartości słowników, program automatycznie wypełni strukturę sekcji konta analitycznego, po wybraniu numerycznej części analityki konta.

Istota analizy wielowymiarowej polega na tym, że program przy zapisywaniu każdej dekretowanej pozycji zapisuje wartości wszystkich słowników klasyfikacji tradycyjnej i wielowymiarowej, nawet wtedy gdy konta na których księgowane są zapisy, nie zawiera żadnego słownika struktury wielowymiarowej. Oznacza to, że w celu wykonania raportów, zestawień, sprawozdawczości budżetowej, przez program WAPRO Fakir Finanse i księgowość nie jest wymagane dekretowania żadnych wymiarów analitycznych, wystarczy wybranie wartości słowników klasyfikacji tradycyjnej i wielowymiarowej w trakcie dekretowania księgowanej pozycji.

Podkreślamy, że program, w trakcie księgowania wprowadzanej pozycji zapisuje zarówno dekrety księgowe jaki i analitykę wielowymiarową opartą o dostępne na formatce wymiary. Zapisywanie dekretów księgowych i analityki wielowymiarowej jest niezależne. W celu wykonania raportów, zestawień własnych oraz sprawozdawczości budżetowej system wykorzystuje zarówno dodatkową analitykę wielowymiarową jak i zapisy na kontach.

Zalecamy w trakcie wprowadzania każdej pozycji dokumentu definiować wszystkie wymiary analityki wielowymiarowej, niezależnie od tego czy są one wymagane do prawidłowego zadekretowania pozycji na koncie księgowym czy nie.

Opis wprowadzania pozycji dokumentu

Po wypełnieniu w nagłówku dokumentu wszystkich obowiązkowych pól, uaktywniają się przyciski pozwalające na dalszą edycję dokumentu m.in. na wprowadzanie dekretów lub cech dokumentu.

Na ekranie widzimy listę dotychczas utworzonych dekretów (w przypadku nowego dokumentu lista ta jest pusta) i przy pomocy przycisków "Dodaj", "Usuń" i "Popraw" możemy edytować kolejne pozycje dokumentu.

Kliknij aby powiększyć

Rysunek 1. Wprowadzanie pozycji dokumentu

W oknie redagowania pozycji dokumentu wypełniamy Kwotę oraz ewentualnie Opis pozycji (treść dekretu). Następnie (w razie potrzeby) odpowiedni Typ klasyfikacji budżetowej oraz rodzaj wprowadzanej kwoty i Symbol klasyfikacji budżetowej.

Potem pozostaje wypełnienie konta, przy czym zapisy na konto możemy wprowadzać niezależnie po obu, lub tylko po jednej stronie dekretu (musi bilansować się cały dokument, niekoniecznie każda jego pozycja). Należy jednak pamiętać, że dekretowanie wyłącznie po jednej stronie nie pozwoli w przyszłości na wyznaczanie zapisów dla konta przeciwstawnego.

W przypadku wprowadzenia w pozycji zapisu po jednej stronie (lub zapisów po dwóch stronach na różne kwoty), przy dodawaniu kolejnej program automatycznie proponuje kwotę (i stronę) jaka jest wymagana do zbilansowania się dokumentu.

Jeśli zapis zadekretowany jest na konto rozrachunkowe, dodatkowo po wprowadzeniu kwoty może pojawić się okno do ewidencji rozrachunków. Zależy to od ustawienia parametrów pracy systemu, w zależności od których podczas rejestracji dokumentu bądź odbywa się rozliczanie rozrachunków, bądź wyłącznie ich automatyczna ewidencja. W tym drugim przypadku niezbędne dane pobierane są z typu dokumentu (typ rozrachunku - należność, zobowiązanie, płatność), z samego dokumentu (kontrahent, daty) oraz z parametrów systemu (termin płatności).

Podczas dekretowania pozycji dokumentu, w zależności od wybranego typu klasyfikacji oraz rodzaju kwoty, program może zaproponować utworzenie dodatkowych dekretów na konta pozabilansowe, zgodnie z odpowiednimi przepisami. Użytkownik, zaznaczając odpowiednie pola, może zdecydować czy taki dekret ma powstać.

Wprowadzanie informacji o rozrachunku

W przypadku zadekretowania pozycji na konto rozrachunkowe – po wprowadzeniu konta oraz kwoty (w przypadku dokumentu walutowego – kwoty w walucie) niezbędne jest zaewidencjonowanie tego zapisu w module rozrachunków.

W zależności od ustawienia parametrów globalnych program automatycznie tworzy nowy rozrachunek na podaną kwotę (pobierając odpowiednie informacje z dokumentu i parametrów systemu), lub wywołuje na ekran okno pozwalające ręcznie zmodyfikować informacje niezbędne do wprowadzenia zapisu. W tym drugim przypadku możliwe jest rozliczenie tworzonym zapisem rozrachunków wcześniej zarejestrowanych w systemie (np. przedpłaty).

Rysunek 2 Okno rejestracji rozrachunku

Do prawidłowego zaewidencjonowania nowego rozrachunku potrzebne są następujące informacje:

Symbol rozrachunku – symbol, pod jakim rozrachunek będzie wyświetlany w module ewidencji rozrachunków. Symbol ten domyślnie jest podpowiadany jako numer własny dokumentu, z którego powstaje rozrachunek łamany przez numer bieżącej pozycji dokumentu. W przypadku edycji ręcznej – można go dowolnie zmienić (można to również zrobić później z poziomu modułu Rozrachunki )
Data założenia – data założenia rozrachunku – domyślnie jest to (w zależności od parametrów globalnych firmy) data wystawienia lub data księgowania dokumentu, z którego pozycji powstaje rozrachunek
Termin płatności – (informacja istotna tylko w przypadku rozrachunków typu należność lub zobowiązanie powstałych z dokumentów innych niż dokument różnic kursowych) – termin zapłaty, po przekroczeniu którego rozrachunek jest traktowany jako przeterminowany oraz naliczane są odsetki karne.
Rodzaj – należność, zobowiązanie lub płatność – decyduje o sposobie traktowania rozrachunku w systemie. Dla rozrachunków typu należność lub zobowiązanie drukowane są odpowiednie, wymagane przez przepisy zestawienia, wezwania, noty odsetkowe itp., podczas gdy rozrachunki typu płatność pełnią funkcje pomocnicze, pokazujące z poziomu modułu rozrachunków, w jaki sposób następowała spłata należności /zobowiązań . W przypadku rozrachunków tworzonych z dokumentów, których typ był opartych o wzorce Faktura zakupu, Faktura sprzedaży, czy Dokument SAD – rodzaj rozrachunku jest określany automatycznie (sprzedaż – należność, zakup lub SAD – zobowiązanie); w przypadku dokumentów prostych – podpowiadana jest wartość określona podczas definicji typu dokumentu, jednakże może ona być zmieniona (oczywiście przy ręcznym trybie rejestrowania rozrachunku) przez użytkownika. (Rodzaj rozrachunku może być zmieniony również z poziomu modułu Rozrachunki , pod warunkiem, że nie został on częściowo lub całkowicie rozliczony)
Opis – opis rozrachunku (informacja nieobowiązkowa)

Podczas rejestrowania rozrachunku możemy ponadto wypełnić dwa dodatkowe pola, które mają wpływ na późniejsze automatyczne rozliczanie rozrachunków z poziomu okna przeglądania rozrachunków. Znaczenie tych pól jest następujące:

Transakcja – jest to rodzaj znacznika, który jednoznacznie wiąże ze sobą kilka rozrachunków. Podczas ich automatycznego rozliczania można tak skonfigurować parametry tej operacji, że będą rozliczane ze sobą wyłącznie rozrachunki posiadające identyczną wartość w tym polu. Podczas rejestrowania rozrachunku typu Należność czy Zobowiązanie w pole to automatycznie wstawiany jest symbol dokumentu. Takie podejście umożliwia wstawienie identycznego symbolu na podstawie np. opisu przelewu na wyciągu bankowym, co spowoduje jednoznaczne powiązanie zapłaty z fakturą i zagwarantuje takie a nie inne rozliczenie obu dokumentów.
Klasyfikacja – klasyfikacja umożliwia podział rozrachunków kontrahenta na pewne rozłączne grupy (np. projekty inwestycyjne), a następnie automatyczne rozliczanie rozrachunków osobno w ramach każdej grupy.

Poza założeniem rozrachunku, jeśli mamy ustawiony ręczny tryb jego zakładania, program pozwala już na tym etapie na rozliczanie rozrachunków istniejących. Rozrachunki domyślnie rozliczane są z datą dokumentu późniejszego, z tych, które podlegają rozliczeniu, jednak data ta może być zmodyfikowana przez użytkownika.

Przy otwieraniu okna rozrachunków wyświetlana jest domyślna lista rozrachunków uprzednio zarejestrowanych w systemie, które mogą być rozliczone bieżącym zapisem. Lista rozrachunków do rozliczenia dotyczy zawsze tego samego konta (za wyjątkiem przypadku opisanego niżej) i tworzona jest wg następujących zasad:

W każdym przypadku wyświetlana lista rozrachunków dotyczy tej samej waluty. Wprowadzając zapis w PLN możemy jednak wyświetlić także listę rozrachunków walutowych, co umożliwia nam wprowadzenie korekty lub ręczne zaksięgowanie dokumentów różnic kursowych. Wyświetlenie dodatkowych rozrachunków możliwe jest po wybraniu stosownego przycisku z paska narzędzi okna, lub wciśnięciu kombinacji "Ctrl+W"
Dla rozrachunku typu należność lub zobowiązanie (poza wyjątkami opisanymi niżej) – domyślnie wyświetlana jest lista rozrachunków typu płatność, mających saldo po przeciwnej stronie.
Dla rozrachunku typu płatność (poza wyjątkami opisanymi niżej) – domyślnie wyświetlana jest lista rozrachunków typu należność lub zobowiązanie posiadających saldo po przeciwnej stronie.
W obu przypadkach możemy wyświetlić wszystkie typy rozrachunków zapisane po przeciwnej stronie, wybierając stosowny przycisk z paska narzędzi okna lub wciskając kombinację klawiszy "Ctrl+O".
Jeśli rozrachunek powstaje z dokumentu typu korekta – wyjątkowo wyświetlane są płatności oraz (odpowiednio) należności /zobowiązania mające saldo po tej samej stronie bądź saldo równe 0. Dodatkowo zawsze możemy wymusić wyświetlenie rozrachunków niezerowych niezależnie od strony, wybierając odpowiedni przycisk na pasku narzędzi okna lub kombinację klawiszy "Ctrl+S". Należy jednakże pamiętać, że próby rozliczenia zapisów innych niż korekty z rozrachunkami zapisanymi po tej samej stronie z reguły jest niepoprawne z merytorycznego punktu widzenia i może doprowadzić do efektów niezgodnych z oczekiwaniami użytkownika.
Możliwe jest także ograniczenie wyświetlania potencjalnych dokumentów ze względu na ich przyporządkowanie do odpowiedniej klasyfikacji budżetowej - w tym celu wybiera się stosowny przycisk na pasku narzędzi okna lub kombinację klawiszy "Ctrl+B"

W przypadku, gdy program WAPRO Fakir Finanse i księgowość współdzieli rozrachunki z programem WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn, na liście rozrachunków do rozliczenia mogą znaleźć się także zapisy (faktury, przedpłaty) wynikające z dokumentów wprowadzonych w tamtym programie, jeszcze nie mających swoich odpowiedników w systemie finansowo-księgowym. Tego typu zapisy oczywiście nie mają przyporządkowanych kont - lista rozrachunków do rozliczenia tworzona jest zatem w oparciu o kontrahenta, dla którego wystawiono dany dokument. Podczas późniejszego importu dokumentów program uzupełnia zapisy o numer odpowiedniego konta. Może się jednak zdarzyć, że podczas importu takiego dokumentu zostanie on zadekretowany na inne konto rozrachunkowe niż konto rozliczonego z nim drugiego rozrachunku. W takim przypadku zostanie zgłoszony błąd importu dokumentu do programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość.

Wyobraźmy sobie, że użytkujemy programy WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn i WAPRO Fakir w trybie współdzielenia rozrachunków.

W planie kont programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość istnieją konta rozrachunkowe kartotekowe:

201-KH Rozrachunki z odbiorcami
202-KH Rozrachunki z dostawcami

gdzie KH oznacza podpiętą kartotekę kontrahentów. Dodatkowo, w kartotece KH (współdzielonej przez oba programy) istnieje kontrahent KRZAK o analityce 001, który jest jednocześnie dostawcą i odbiorcą, a zatem występuje jednocześnie na obu kontach opisanych wyżej.

w programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość istnieje nierozliczona faktura sprzedaży, na kwotę 100 PLN, zarejestrowaną na koncie 201-001 KRZAK po stronie Dt
w programie WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn wprowadzono fakturę sprzedaży na kwotę 300 PLN, wystawioną dla kontrahenta KRZAK

Jeśli teraz w programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość zarejestrujemy zapłatę, wprowadzając dekret na konto 201-001 po stronie Ct, to jako rozrachunki do rozliczenia pojawią nam się obie faktury opisane powyżej, pomimo, że druga faktura nie została jeszcze zaimportowana do programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość.

Jednakże z drugą fakturą nie jest związane żadne konkretne konto księgowe, gdyż jej dekretacja będzie przebiegać dopiero podczas importu dokumentu do programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość. Można wyobrazić sobie zatem sytuację, że schemat księgowania tej faktury zostanie tak skonstruowany, że w wyniku importu kwota rozrachunku zostanie przypisana nie do konta 201-001, a na przykład do konta 202-001 (jak wiadomo kontrahent KRZAK figuruje jako analityka obu kont syntetycznych 201 i 202).

Zaimportowanie dokumentu w takiej postaci doprowadziło by do sytuacji konfliktowej w programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość, gdyż mielibyśmy do czynienia z dwoma wzajemnie rozliczonymi rozrachunkami, z których każdy związany byłby z innym kontem księgowym. Aby uniknąć takiej sytuacji w chwili importu drugiej faktury do programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość program zgłosi błąd importu.

Użytkownik ma do dyspozycji pewną kwotę (równą na początku kwocie dekretu, a potem kwocie dekretu pomniejszonej o dokonane rozpisania – jest ona wyszczególniona w polu Saldo w górnej części okna), którą może rozpisać częściowo lub w całości (automatycznie lub ręcznie) pomiędzy rozrachunki znajdujące się na liście, powodując częściowe lub pełne rozliczenie tych ostatnich.

Rozliczenie automatyczne jest możliwe po zaznaczeniu odpowiednich rozrachunków i wybraniu przycisku "Rozpisz" – program automatycznie przypisuje kolejnym zaznaczonym rozrachunkom z listy kwoty równe ich saldom, aż do wyczerpania kwoty dekretu. Jeśli suma sald zaznaczonych rozrachunków jest większa od kwoty dekretu, część rozrachunków nie zostanie rozliczona (ewentualnie któryś rozliczony częściowo), jeśli jest mniejsza – nie zostanie rozliczona nadwyżka kwoty dekretu. Do pewnego stopnia możemy też sterować sposobem automatycznego rozpisania kwoty poprzez odpowiednie posortowanie rozrachunków znajdujących się na liście.

Kwoty rozliczenia można również przypisywać do wybranych rozrachunków ręcznie (w tym również korygować kwoty rozpisane automatycznie); wystarczy w tym celu kliknąć dwukrotnie w pole Kwota rozliczająca (lub po wybraniu rozrachunku wcisnąć klawisz "Enter") i wstawić odpowiednią kwotę. Oczywiście suma wstawionych w ten sposób kwot nie może być wyższa niż kwota dekretu (program kontroluje ten fakt i nie pozwala wstawić kwoty przekraczającej - łącznie z poprzednio wpisanymi – wartość dekretu).

Analogicznie możemy wprowadzać lub modyfikować datę rozliczenia dla każdego rozrachunku. Domyślnie jest to (w zależności od ustawienia parametrów globalnych pracy firmy) data założenia lub data księgowania późniejszego z rozliczanych rozrachunków.

Dodatkowo możliwe jest szybkie wyczyszczenie przypisanych kwot ze wszystkich pozycji (jeśli np. automatyczne rozpisanie nie spełniło naszych oczekiwań) przy pomocy przycisku "Wyczyść".

Po zakończeniu procedury rozpisywania kwot zatwierdzamy całość operacji klawiszem "OK"., co spowoduje dodanie odpowiednich zapisów do bazy. Oczywiście wszystkie wprowadzone informacje zostaną ostatecznie zarejestrowane dopiero po pozytywnym zaakceptowaniu całego wprowadzanego dokumentu, jednakże fakt rozliczenia rozrachunków w danej pozycji jest uwzględniany natychmiast podczas wprowadzania kolejnych pozycji tego samego dokumentu.

W przypadku poprawiania pozycji dokumentu dostęp do rozrachunków jest możliwy tylko w przypadku, gdy modyfikacji uległa kwota pozycji bądź konto, na które była ta pozycja zadekretowana (w każdym innym przypadku zmiany w rozrachunkach możemy wprowadzić z poziomu dedykowanego modułu Rozrachunki ). W takim przypadku (po uprzedzeniu użytkownika) dotychczasowe rozrachunki wynikające z danego dekretu zostają usunięte, a na ich miejsce (ręcznie lub automatycznie) zostają wprowadzone nowe – wg ogólnych zasad opisanych powyżej.

W przypadku rozrachunków walutowych wszelkie operacje z poziomu użytkownika odbywają się w walucie obcej, natomiast program równolegle (w tle) zakłada bądź rozlicza odpowiednie rozrachunki złotówkowe, w tym (w zależności od ustawień parametrów pracy programu) automatycznie tworzy i rozlicza dokumenty różnic kursowych.

Aby dokładnie przeanalizować proces rejestracji i rozliczania rozrachunków niezbędne jest uzupełnienie poprzednich informacji o te, które związane ze sposobem ich przechowywania i prezentowania.

W programie przyjęto dwa zasadnicze założenia:

zapis w rozrachunkach może powstać wyłącznie jako skutek powstania dekretu na koncie rozrachunkowym (nie ma rozrachunku bez dokumentu).
każdy zapis na koncie rozrachunkowym powoduje powstanie odpowiadającego mu rozrachunku - program kontroluje zgodność zapisów w module rozrachunków z zapisami na kontach rozrachunkowych.
w przypadku zapisu walutowego zostaje założony rozrachunek w walucie obcej, zaś równolegle powstaje zapis złotówkowy, który w chwili rozliczenia rozrachunku walutowego jest w razie potrzeby dopełniany dokumentem różnic kursowych

Oczywiście dwa pierwsze założenia nie dotyczą sytuacji, w której współdzielimy rozrachunki z programem WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn. W takim przypadku w systemie mogą być widziane (i rozliczane) także te rozrachunki, które nie mają jeszcze swoich odpowiedników w postaci dekretów na kontach rozrachunkowych. System kontroluje jednak, które rozrachunki posiadają powiązanie z dokumentami księgowymi już zaimportowanymi do programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość i dla tych obowiązują wszystkie założenia opisane w powyższych punktach.

Zatem dla każdego zapisu na koncie rozrachunkowym – niezależnie czy jest to należność, zobowiązanie czy płatność - powstaje dokładnie jeden (w przypadku zapisów walutowych – jeden dla waluty i jeden dla PLN) rozrachunek (nagłówek). Dodatkowo dla każdego rozliczenia rozrachunku powstaje odpowiedni zapis rozliczający widziany (w module przeglądania rozrachunków) symetrycznie z dwóch miejsc: z dokumentu rozliczającego i dokumentu rozliczanego.

Przykład:

Jeśli wprowadzimy fakturę sprzedaży (FS) na kwotę brutto 100 PLN, a następnie wyciąg bankowy na 40 PLN rozliczający częściowo tę fakturę (WB), to w rozrachunkach powstaną trzy zapisy:

nagłówek rozrachunku typu należność na kwotę 100 PLN
nagłówek rozrachunku WB typu płatność na kwotę 40 PLN
zapis rozliczający FS-WB na kwotę 40 PLN, widoczny zarówno od strony faktury (wyświetla się informacja o dokumencie zapłaty) jak i od strony wyciągu (wyświetla się informacja o dokumencie opłaconym)

Jednocześnie dla wyciągu bankowego pojawi się informacja, że został rozliczony w całości (saldo = 0), zaś dla faktury – że została rozliczona częściowo (saldo = 60)

Przykład:

Jeśli wprowadzimy faktury sprzedaży:

FS1 na kwotę brutto 200 PLN
FS2 na kwotę brutto 500 PLN

oraz wyciąg bankowy

WB na kwotę 1000 PLN

rozliczający te faktury (nadwyżka jest tu nadpłatą), to pojawi się 5 zapisów:

nagłówek rozrachunku FS1 typu należność na kwotę 200 PLN
nagłówek rozrachunku FS2 typu należność na kwotę 500 PLN
nagłówek rozrachunku WB typu płatność na kwotę 1000 PLN
zapis rozliczający FS1-WB na kwotę 200 PLN
zapis rozliczający FS2-WB na kwotę 500 PLN

przy czym oba rozrachunki powstałe z faktur zostaną zaznaczone jako rozliczone (saldo = 0), zaś rozrachunek z wyciągu bankowego – jako częściowo rozliczony (saldo = 300).

Przykład:

Jeżeli wprowadzimy następującą fakturę sprzedaży:

FS na kwotę brutto 100$ oraz równolegle 400 PLN

oraz zapłatę:

WB na kwotę 100$ oraz równolegle 420 PLN

to w konsekwencji (przy ustawionym trybie automatycznego tworzenia dokumentu różnic kursowych) otrzymamy następujące zapisy w rozrachunkach:

nagłówek FS w walucie USD na kwotę 100$ typu należność z równoległym zapisem 400 PLN
nagłówek WB w walucie USD na kwotę 100$ typu płatność z równoległym zapisem 420 PLN
rozliczenie FS-WB na kwotę 100$ oraz równolegle – na kwotę 400 PLN

Jednocześnie zostaje utworzony dokument RK różnic kursowych (w tym przypadku dodatnich), z którego zostają utworzone dwa dodatkowe zapisy:

nagłówek RK w walucie PLN na kwotę 20 PLN (typu odziedziczonego po fakturze, w tym przypadku – typu należność)
zapis rozliczający FS-RK na kwotę 20 PLN.

co powoduje całkowite rozliczenie zarówno faktury jak i wyciągu bankowego w walucie oraz w złotówkach.

Należy zwrócić uwagę na pewną różnicę w rozliczaniu faktury wyciągiem bankowym oraz dokumentem różnic kursowych. W pierwszym przypadku jest to zapłata powstałej należności (zapis po przeciwnej stronie), w drugim de facto zwiększenie należności w PLN (zapis po tej samej stronie).

UWAGA - Szczególną uwagę należy zwrócić na sposób wprowadzania różnic kursowych oraz korekty kursu waluty w przypadku rozrachunków walutowych. Decydujące znaczenie ma tutaj pole Korekta w nagłówku dokumentu. Jeśli dokument jest rejestrowany jako korekta, wówczas rozliczenie rozrachunku walutowego kwotą w PLN wynikającą z tego dokumentu spowoduje jednoczesną zmianę kursu waluty dokumentu pierwotnego, co znajdzie swoje odbicie przy wyliczaniu różnic kursowych.

Przykład:

Wprowadzamy następującą fakturę sprzedaży:

FS na kwotę brutto 100$ oraz równolegle 400 PLN – powstanie rozrachunek typu Należność po stronie Dt na taką samą kwotę w $ i odpowiednio w PLN.Łatwo zauważyć, że kurs po jakim założono rozrachunek wynosi 4.

Następnie wprowadzamy zapis PK na kwotę 50 PLN po stronie Dt na to samo konto i oba zapisy rozliczamy ze sobą.

Możliwe są teraz dwa przypadki:

PK nie był dokumentem typu korekta (nie było odpowiedniego znacznika w nagłówku dokumentu) – zatem jest traktowany jako odpowiednik dokumentu różnic kursowych. W takim przypadku saldo rozrachunku w PLN będzie wynosić 450 PLN, ale kurs po jakim został założony rozrachunek (wykorzystywany np. przy jego wycenie na dzień bilansowy) będzie wynosił 4.
PK był dokumentem typu korekta (zaznaczono odpowiednie pole w nagłówku dokumentu). W takim przypadku saldo rozrachunku w PLN będzie wynosić 450 PLN, a jednocześnie zmieni się kurs założenia rozrachunku (brany np. do wyceny) – będzie on wynosił 4,5.

Wprowadzanie cech dla pozycji dokumentu

Niezależnie od tego, czy wprowadzane pozycje dokumentu są związane z zapisami w rejestrze VAT, czy też nie – każdą z nich możemy dodatkowo „ocechować”, tzn. nadać jej dodatkowy zestaw cech (identyfikatorów), które pozwolą później klasyfikować (filtrować, zestawiać) zapisy wg naszych własnych kryteriów. W celu wprowadzenia dodatkowych cech dla naszego zapisu należy podczas dodawania/poprawiania pozycji dokumentu wybrać zakładkę Cechy pozycji:

Za pomocą przycisków "Dodaj", "Popraw", "Usuń" możemy edytować dla poszczególnych pozycji ich cechy dodatkowe.

Kontrola konta przeciwstawnego

Program WAPRO Fakir Finanse i księgowość umożliwia dla określonych typów dokumentów kontrolę kont przeciwstawnych dla wprowadzanych dekretów. Umożliwia to stworzenie jednoznacznego powiązania pomiędzy zapisem na koncie po jednej ze stron, a odpowiadającymi mu zapisami po drugiej stronie, w myśl zasady podwójnego zapisu.

W celu aktywowania takiej kontroli dla dokumentów określonego typu, należy w definicji typu dokumentu prawidłowo ustawić parametr Kontrola konta przeciwstawnego.

Jeśli podczas włączonej kontroli wprowadzimy dekret po jednej ze stron dokumentu, musimy bezpośrednio po tym wprowadzić (w tej samej pozycji lub kolejnych) kolejne dekrety, na sumę równą sumie pierwszego wprowadzonego zapisu. Dopiero później możemy wprowadzić kolejny dekret po tej samej stronie (i oczywiście stosowne dekrety przeciwstawne wg zasad opisanych wyżej). Powyższe ograniczenia nie dotyczą kont pozabilansowych.

Przykład:

Wprowadzając dokument księgowy w pierwszej pozycji wprowadzamy dekret po stronie Dt na kwotę 1000 PLN. Wówczas w tej samej pozycji lub w pozycjach znajdujących się bezpośrednio za wprowadzoną, musimy zarejestrować zapisy po stronie Ct na łączną kwotę odpowiadającą sumie 1000 PLN, zanim wprowadzimy kolejny zapis debetowy.

Prawidłowe będą np. następujące układy dekretów (zakładamy brak dekretów na konta pozabilansowe):

          Nr pozycji     Strona Dt     Strona Ct
          1.                1000 PLN      200 PLN
          2.                                    700 PLN
          3.                                    100 PLN

lub

          Nr pozycji     Strona Dt     Strona Ct
         1.                 1000 PLN     200 PLN
         2.                                    800 PLN
         3.                   100 PLN     100 PLN

Nieprawidłowy będzie np. następujący układy zapisów (pomimo globalnego bilansowania się dokumentu):

          Nr pozycji     Strona Dt     Strona Ct
         1.                 1000 PLN      200 PLN
         2.                   100 PLN     100 PLN
         3.                                     800 PLN

Może się zdarzyć sytuacja, że wprowadzimy pozycje w niewłaściwej kolejności, lub zmuszeni będziemy usunąć jedną pozycję z danej grupy, a następnie wprowadzić ją ponownie (jako ostatnią pozycję). W takiej sytuacji, tylko po to aby zachować opisaną wyżej kolejność dekretów (i móc zapisać dokument jako poprawny) konieczne byłoby często usunięcie i ponowne wprowadzenie dużej ilości pozycji.

Aby tego uniknąć wprowadzono mechanizmy zamiany kolejności dekretów w dokumencie. Służą do tego przyciski znajdujące się z lewej strony okna wprowadzania dokumentu, poniżej listy pozycji.

Wprowadzanie danych MPK

Jeżeli konto, na które dekretujemy zapis zostało zdefiniowane jako współpracujące z modułem MPK, wówczas po wprowadzeniu/modyfikacji danych musimy także wprowadzić/zmodyfikować dane dotyczące miejsc powstawania kosztów. Więcej na ten temat można znaleźć w odpowiednim podrozdziale (opisującym wprowadzanie danych MPK) rozdziału opisującego moduł obsługi kosztów.


WAPRO Fakir Finanse i księgowość
Wprowadzanie pozycji dokumentu - wariant BUDŻET
Wyślij opinię