WAPRO Fakir Finanse i księgowość
Moduł Zarządzania Dokumentami
Wyślij opinię
WAPRO Fakir - dokumentacja > Dokumenty > Moduł Zarządzania Dokumentami

Glossary Item Box

Moduł Zarządzania Dokumentami

Moduł Zarządzania Dokumentami, dalej dla uproszczenia określony jako "MZD", w systemie zarządzania firmą WAPRO ERP pełni rolę archiwum dokumentów elektronicznych. Jego podstawową funkcją jest zapisywanie w bazie danych programu plików dokumentów elektronicznych, które dalej dla uproszczenia określane będą jako e-dokumenty. Można zapisywać je w  dowolnych formatach plików, z których najczęściej wykorzystywane będą prawdopodobnie: pdf, xml, doc, xls, txt czy jpg.

W programie finansowo - księgowym najważniejszą wartością jest możliwość pracy z oryginałami faktur elektronicznych czy też możliwość korzystania z kopii elektronicznych standardowych dokumentów.

MZD przechowuje również, wystawione w systemie Asseco WAPRO, e-deklaracje, jako jeden z rodzajów e-dokumentów.

Uruchamianie modułu

MZD uruchamiane jest w programie zawsze w jakimś kontekście. W zależności od rodzaju dokumentu jaki ma zostać zapisany w e-Archiwum należy wybrać właściwy kontekst. Moduł umożliwia zapisywanie dokumentów w następujących kontekstach:

Okno Modułu Zarządzania Dokumentami

Niezależnie od kontekstu wywołania MZD, na ekranie pojawi się poniżej zaprezentowane okno e-Archiwum:






Jak na powyższym obrazie widać, z poziomu okna można dodawać, przeglądać oraz usuwać przechowywane dokumenty. Ważne jest to, że okno działa w takim kontekście, w jakim zostało uruchomione. Oznacza to, że jeżeli na przykład uruchomione zostało w kontekście wybranego kontrahenta, w oknie wyświetlone zostaną wyłącznie dokumenty powiązane z tym kontrahentem. Jeżeli okno wywołane zostanie w kontekście firmy, wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty powiązane wyłącznie z tą firmą.

Zapisywanie i przeglądanie e-Dokumentów w e-Archiwum

Aby zapisać e-Dokument w e-Archiwum na wyżej zaprezentowanym oknie należy przycisnąć przycisk Dodaj, na ekranie pojawi się formatka umożliwiająca przeglądanie katalogów dyskowych i wybranie właściwego pliku e-Dokumentu, na przykład:






Tak wybrany dokument i zapisany w bazie danych pojawi się na liście e-Archiwum, a dwukrotnie "kliknięty" myszą zostanie wyświetlony na ekranie.






Sugerujemy, aby plikom e-Dokumentów nadawać unikalne i sugestywne nazwy tak, aby w przypadku zapisania wielu dokumentów w jednym kontekście, nazwa opisywała rodzaj i zawartość e-Dokumentu.

Jeżeli programy systemu WAPRO ERP pracują na jednej wspólnej bazie danych, wszystkie archiwizują swoje dokumenty w jednym e-Archiwum. W związku z tym, jeżeli program WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn pracuje na wspólnej bazie z programem WAPRO Fakir Finanse i księgowość, jeżeli w tym pierwszym do dokumentów podlegających księgowaniu zostaną podpięte e-Dokumenty, to po zaimportowaniu takich dokumentów z podpiętymi załącznikami, pojawią się one automatycznie w programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość i będą dostępne z kontekstu odpowiedniego dokumentu.

E-Dokumenty widoczne w Module Zarządzania Dokumentami uruchomionym w programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość, mogą być zapisane w e-Archiwum zarówno przez operatora programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość jak i przez operatora innej aplikacji WAPRO ERP pracującej na wspólnej bazie. Dotyczy to oczywiście tylko takich typów e-Dokumentów, które wykorzystywane są wspólnie przez obie wspomniane aplikacje.

 

WAPRO Fakir Finanse i księgowość