Definiowanie źródeł danych

Program WAPRO Fakir Finanse i księgowość umożliwia import danych z wielu różnych programów zewnętrznych (źródeł): programu zarządzania majątkiem trwałym WAPRO Best Środki trwałe, programu kadrowo - płacowego WAPRO Gang Kadry i płace oraz zarządzania magazynami oraz sprzedażą WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn. Dane z tych programów importowane są z plików o różnym formacie, dane mogą być wcześniej zadekretowane lub nie, różnią się rodzajem importowanych danych czyli rodzajem importowanych dokumentów. Dodatkowo w przypadku firm prowadzących działalność w wielu filiach, oddziałach lub sklepach w takim przypadku korzysta z wielu niezależnych instancji programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn.

Więcej informacji na temat importu danych z zewnętrznych aplikacji można przeczytać w rozdziale Wymiana danych z zewnętrznymi aplikacjami w podrozdziale Import danych.

W przypadku importowania danych z wielu źródeł, wliczając to wiele instancji jednego programu, dla każdego z nich musi zostać zdefiniowane w programie niezależne źródło danych. Na przykład, w przypadku importu danych handlowych z trzech oddziałów wyposażonych w niezależne instancje programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn, w programie należy utworzyć trzy niezależne źródła danych dla każdego z tych oddziałów.

Źródło danych jest obiektem w programie, w którym zapisane są wszystkie wymagane informacje do przeprowadzenia poprawnego importu dokumentów takie jak informacja z jakiego programu pochodzą dane, czy z programu znajdującego się w tej samej bazie danych czy w rozłącznej, a jeżeli rozłącznej to w jakim formacie jest wyeksportowanych z nich pliku wymiany. Każde zdefiniowane w programie źródło danych ma swoją indywidualną nazwę, dobrze aby nazwa kojarzyła się z fizycznym źródłem to znaczy programem, z którego importowane są dane a w przypadku wielu źródeł zdefiniowanych dla WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn również z oddziałem firmy.
Z każdym takim źródłem danych, jeżeli importowane będą dokumenty niezadekretowane, powiązany będzie odpowiedni zestaw definicji księgujących pozwalający na automatyczną dekretację importowanych przez to źródło danych dokumentów.

UWAGA - każdy system zewnętrzny, z którego będą importowane dane musi być zarejestrowany w programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość jako tzw. źródło danych, jednoznacznie identyfikujące bazę źródłową, z której będą pochodziły transakcje z dokumentami. A w przypadku, gdy program WAPRO Fakir Finanse i księgowość współpracuje jednocześnie z kilkoma instalacjami tego samego programu, na przykład gdy importowane są dane z kilku niezależnych instalacji programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn, każda zewnętrzna instalacja musi być zarejestrowana jako osobne źródło danych.

Aby dodać w programie nowe źródło danych z menu głównego należy wybrać: Zakładka: Definicje | Sekcja| Pozostałe definicje | Pozycja menu: Importy - definicje | Polecenie podmenu: Import - źródła danych. Na ekranie pojawi się formatka o nazwie Źródła danych umożliwiające zdefiniowanie wielu źródeł danych. Po ich zdefiniowaniu w oknie widoczna będzie ich lista.

Aby utworzyć nowe źródło danych należy przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrótu klawiaturowego <Ins>. Na ekranie pojawi się formatka zaprezentowana poniżej:

W oknie definicji źródła danych należy wypełnić następujące dane:

Nazwa źródła – dowolny tekst identyfikujący jednoznacznie dodawane źródło, najlepiej bez spacji, znaków polskich i specjalnych
Opis źródła – dowolny tekst pomocniczy (pole może pozostać puste)
Typ źródła – wybieramy odpowiedni typ w zależności od tego, z jakiego systemu będą pochodziły nasze dane
Współpraca między systemami – dla programów WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn i WAPRO Best Środki trwałe podajemy informację, czy dane będą pobierane z bazy wspólnej z programem WAPRO Fakir Finanse i księgowość, czy z rozłącznej. Dla pozostałych typów źródła program ustawia ten parametr samodzielnie.
Importowane dokumenty – dla źródeł innych niż WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn parametr ten ustawiany jest automatycznie. W przypadku WF-Maga mamy możliwość wyboru pomiędzy importem dokumentów zadekretowanych (Magik I) lub niezadekretowanych (Magik II).

Opcja importu dokumentów zadekretowanych nie jest już rozwijana, pozostała w programie wyłącznie dla zapewnienia zgodności ze starszymi wersjami programu i nie jest zalecane jej używanie.

Definiując źródło danych dla WF-Maga Windows pracującego na wspólnej bazie użytkownik ma możliwość automatycznego utworzenia przykładowego schematu księgowania. Schemat ten ma charakter demonstracyjny.

Przykład:

Jeśli dane będą importowane z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn pracującego na wspólnej bazie danych, można ustawić następujące parametry:

Nazwa źródła – MAG_wspolna_baza
Opis źródła – To źródło umożliwia pobranie danych z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn pracującego na wspólnej bazie danych
Typ źródła – WFMAGWIN – MW
Współpraca między systemami – Wspólna baza

W programie można zdefiniować dowolnie wiele źródeł danych opartych o rozłączne bazy danych, ale tylko po jednym źródle WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn i WAPRO Best Środki trwałe pracującym na wspólnej bazie danych z programem WAPRO Fakir Finanse i księgowość.

W ramach każdego typu źródła można również określić domyślne źródło danych. W przypadku, gdy źródło danych jest związane z programem WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn zainstalowanym na wspólnej bazie dla importu dokumentów niezadekretowanych, wówczas przy jego tworzeniu możliwe jest dodatkowo automatyczne utworzenie przykładowego schematu księgowania. Schemat ten powinien być traktowany jako pewien wzorzec, wymagający dostosowania do własnych potrzeb oraz własnego planu kont.

W przypadku, gdy definiowane źródło danych jest związane z programem WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn, dla importu dokumentów niezadekretowanych, można wybrać opcję importu w trybie uproszczonym. Oznacza to, że pobranie danych odbywać się będzie z pominięcie okna bufora dokumentów niezadekretowanych.

Wybór źródła danych przed importem dokumentów handlowych

Przed importem dokumentów z pliku, w przypadku rozłącznych bazy danych, użytkownik musi samodzielnie wybrać z listy odpowiednie źródło danych. Użytkownik musi zapewnić zgodność typu źródła danych z plikiem, który wskazuje jako transakcja pochodząca z tego źródła. Nieprawidłowość w tym zakresie spowoduje wadliwe działanie programu.

Natomiast jeżeli dane są importowane z jednego ze współpracujących programów WAPRO ERP zainstalowanych na wspólnej bazie danych, wówczas zestaw dokumentów do importu pojawia się w buforze dokumentów niezadekretowanych modułu automatycznego importu dokumentów, bezpośrednio po ich wyeksportowaniu z programu źródłowego. W takim przypadku nie ma operacji wczytywania dokumentów z pliku (wyjątkiem jest tu pobieranie danych niezadekretowanych z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn). W tym przypadku program automatycznie wybiera źródło danych wg następującej zasady:

Jeśli istnieje jedno źródło danych lub jedno z wielu jest zaznaczone jako domyślne źródło danych, zostanie ono automatycznie wybrane;
Jeśli istnieje więcej źródeł danych i żadne nie jest oznaczone jako domyślne, automatycznie zostanie wybrane pierwsze pasujące;
Gdyby okazało się, że źródło danych nie zostało ustawione automatycznie - wówczas podczas wczytywania danych z bufora do ksiąg, program wyszuka pasujące źródło danych i zapyta użytkownika, czy skojarzyć transakcję z tym źródłem. Jeśli takie pasujące źródło (odpowiedni typ źródła, wspólna/rozłączna baza danych) nie zostanie znalezione, program zgłosi błąd wyświetlając odpowiedni komunikat.

Definiowanie źródła danych do importu przelewów bankowych

Moduł importu dokumentów umożliwia również import wyciągów bankowych z plików przesłanych przez bank lub przygotowanych przez oprogramowanie bankowe. Poza zdefiniowaniem pliku wymiany danych oraz schematu importu niezbędne jest także utworzenie źródła danych dla każdego banku z którego będą wczytywane plik z transakcjami.

Takie źródło danych definiuje się na zasadach analogicznych jak inne źródła danych, z tym że jako Typ źródła należy wskazać Elektroniczny wyciąg bankowy. Opcja Importowane dokumenty ustawiona będzie automatycznie jako "Zadekretowane"Rach_11, zaś parametr Współpraca między systemami na wartość "rozłączne bazy".

W przypadku definiowania źródła niezadekretowanych danych w kolejnym kroku można przystąpić do definiowania schematów księgowania.