Import dokumentów z WAPRO Mag

Import dokumentów z WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn

Program WAPRO Fakir Finanse i księgowość może być zainstalowany

na wspólnej bazie z programem WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn - model najczęściej występujący w firmach posiadających wewnętrzną księgowość;

W tym modelu, część zasobów (np. kartoteki) są współdzielone przez oba systemy, zaś transfer pozostałych danych (dokumenty) odbywa się z wykorzystaniem struktur i mechanizmów wewnętrznych serwera baz danych bez pośrednictwa plików wymiany danych XML.
na bazach rozłącznych.z programem WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn - model najczęściej występujący w firmach korzystających z obsługi biur rachunkowych;

W tym modelu, dane eksportowane są z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn do pliku wymiany danych XML a następnie importowane przez program WAPRO Fakir Finanse i księgowość do bufora w module automatycznego importu dokumentów i ostatecznie, na polecenie uprawnionego operatora, przeniesione do ksiąg systemu i zaksięgowane na kontach księgi głównej oraz rejestrowane w pozostałych rejestrach.

Dokumenty z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn importowane są w postaci niezadekretowanej.

Program WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn wyposażony jest w specjalny moduł eksportu dokumentów, który umożliwia zarówno eksport dokumentów do programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość zainstalowany we wspólnej bazie danych, w takim przypadku dane eksportowane sa bezpośrednio do bufora dokumentów niezadekretowanych w module automatycznego importu dokumentów jaki programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość zainstalowanego na rozłącznej bazie danych, w tym przypadku dokumenty eksportowane są za pośrednictwem pliku wymiany danych XML.

Proces importu w każdym z tych przypadków odbywa się nieco inaczej, co zostało opisane w dalszej części dokumentacji.

Import dokumentów niezadekretowanych

Jak już wcześniej wspominaliśmy import dokumentów do programu odbywa się za pośrednictwem modułu automatycznego importu dokumentów. Ze względu na to, że obsługa operacji importu nieznacznie różni się zależnie od tego, czy odbywa się on z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn zainstalowanego na wspólnej bazie, czy też z zewnętrznego pliku wymiany danych XML, poniżej w skrócie omówiona zostanie każda z metod.

Aby uruchomić moduł automatycznego importu dokumentów należy z głównego menu programu wybrać Zakładka: Dokumenty | Sekcja: Wymiana danych | Polecenie: Import dokumentów. Na ekranie pojawi się wówczas okno Import dokumentów, zawierające wykaz znajdujących się w buforze transakcji, tj. pakietów danych, z których każdy odpowiada jednej operacji importu.

Kliknij aby powiększyć

Rysunek - Import dokumentów

Okno umożliwia przeglądanie danych z poszczególnych transakcji, automatyczną weryfikację ich poprawności, dodawanie kolejnych transakcji wraz z wczytywaniem danych z zewnętrznych plików XML i wreszcie – automatyczne dekretowanie dokumentów (przy imporcie dokumentów niezadekretowanych) a na koniec przeniesienie dokumentów do ksiąg handlowych systemu FK. Można również przejrzeć już zrealizowane transakcje.

Opis eksportu danych w WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn:

dla systemów pracujących w rozłącznych bazach danych znajduje się tutaj ->;
dla systemów pracujących na wspólnej bazie danych znajduje się tutaj ->;

Wspólna baza danych - import dokumentów niezadekretowanych

W celu podejrzenia zaimportowanych, niezadekretowanych dokumentów oraz ich przeniesienia do bufora systemu należy w oknie Import dokumentów dodać kolejną transakcję (kombinacją klawiszy Ctrl+Ins lub odpowiednim przyciskiem w lewym górnym rogu okna nad drzewem transakcji), co spowoduje pojawienie się okna Import transakcji, służącego do wyboru źródła danych oraz - w przypadku rozłącznych baz danych - także pliku zewnętrznego zawierającego dokumenty przygotowane do zaimportowania.

Kliknij aby powiększyć

Rysunek - Wybór źródła danych

W naszym przypadku wybieramy zdefiniowane wcześniej źródło danych o cechach: baza wspólna, dokumenty niezadekretowane. Wybranie przycisku Wykonaj spowoduje uruchomienie okna (tzw. bufora), w którym widoczne się dokumenty przygotowane do przeniesienia do bufora systemu FK i będące w postaci niezadekretowanej, a więc nieskojarzone z kontami z systemu FK.

Kliknij aby powiększyć

Rysunek - Wybór niezadekretowanych dokumentów do importu

Okno to umożliwia odfiltrowanie i wybór z listy dokumentów wystawionych uprzednio przez program WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn tych, które będą wczytane do bufora programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość. W oknie możemy dodatkowo zaznaczyć dwie istotne opcje:

Usuwaj dokumenty po ich zaimportowaniu - powoduje, że pobrane do bufora dokumenty zostaną usunięte z listy i nie będzie możliwe ich ponowne zaimportowanie bez wcześniejszego wystawienia przez program WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn
Usuń dokumenty - powoduje usunięcie z listy zaznaczonych uprzednio dokumentów. Ich zaimportowanie także nie będzie możliwe bez wcześniejszego ponownego wystawienia przez program WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn

Przyjmując założenie, że schematy księgowana zostały stworzone wcześniej, proces zaimportowania oczekujących dokumentów do bufora systemu FK sprowadza się do zaznaczenia odpowiednich dokumentów na ekranie oraz naciśnięcia przycisku Importuj dokumenty. Po pojawieniu się okna Import dokumentów należy zdefiniować nazwę transakcji oraz dokonać wyboru z listy rozwijanej Schemat księgowania tego schematu, który przewidziany jest dla zaznaczonej grupy dokumentów.

Kliknij aby powiększyć

Rysunek - Okno wyboru schematu księgowania dokumentów niezadekretowanych

Po naciśnięciu przycisku Dekretuj dokumenty program rozpoczyna dekretowanie zaznaczonych dokumentów wg wybranego schematu i przenoszenie ich do bufora systemu WAPRO Fakir Finanse i księgowość. Po wykonaniu się procesu dekretacji program automatycznie wraca do standardowego okna Import dokumentów.

Rozłączna baza - Import dokumentów do bufora

W przypadku, gdy dane z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn przesyłane są z zewnętrznej bazy danych, możemy mieć do czynienia z dwoma przypadkami:

pliki mogą być przysłane w postaci zadekretowanej (magik I)
pliki mogą być przysłane w postaci niezadekretowanej (Magik II).

Import w każdym z tych przypadków przebiega nieco inaczej, ale na początku zawsze musimy otworzyć okno Import dokumentów, a następnie wybrać przycisk importu transakcji (przycisk z "+" w lewym górnym rogu nad drzewkiem transakcji lub kombinacja Ctrl+Ins). Dostaniemy na ekranie okno Import transakcji, w którym podajemy źródło danych.

Jeśli wybrane źródło danych dotyczy dokumentów zadekretowanych z rozłącznej bazy danych, wówczas wystarczy wskazać plik z danymi. Program wczyta dane i powróci do standardowego okna Import dokumentów, gdzie dane te będą widoczne jako kolejna transakcja.

Jeśli natomiast wybierzemy źródło danych dotyczące dokumentów niezadekretowanych z rozłącznej bazy danych, program przełączy nas do okna dokumentów niezadekretowanych (tego samego, które otwiera się w przypadku importu importu dokumentów niezadekretowanych na wspólnej bazie danych).

Tam musimy wybrać przycisk importu z pliku (w lewym górnym rogu nad drzewem filtrów) i wczytać niezadekretowane dane z pliku. Następnie przyciskiem Dekretuj dokumenty zadekretować je (wg wskazanego schematu) i zaimportować do bufora, analogicznie jak w przypadku dokumentów niezadekretowanych pobieranych ze wspólnej bazy.

Uzgadnianie kontrahentów przy imporcie z pliku zewnętrznego

Podczas importu danych z rozłącznej bazy WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn-a, program przenosi też informacje o kontrahentach związanych z importowanymi dokumentami. Przy wczytywaniu tych informacji do WF-FaKira program sprawdza, czy dany kontrahent już istnieje, czy też nie – i w zależności od tego zakłada go jako nowego, lub przypisuje importowane dokumenty do kontrahenta już istniejącego.

Identyfikatorem wg którego jest dokonywana kontrola jest kombinacja pól Nazwa i NIP.

Mogą wystąpić tutaj następujące przypadki:

W programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość istnieje kontrahent, dla którego zarówno Nazwa jaki i NIP są takie same jak kontrahenta importowanego – wtedy program uznaje automatycznie, że to ten sam kontrahent i dopisuje do niego dokumenty
Żaden kontrahent w programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość nie ma takiej nazwy jak importowany i jednocześnie żaden kontrahent w programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość nie ma takiego NIP-u. Wówczas z automatu uznaje się, że jest to kontrahent nowy i jest on dodawany do WF-Fakira.
W programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość istnieje kontrahent o takiej samej nazwie, ale innym NIP, lub o takim samym NIP ale innej nazwie. Program traktuje takiego kontrahenta jako „podejrzanego” i użytkownikowi pozostawia decyzję, czy jest to ten sam kontrahent, czy też nowy.

Prawidłowa procedura uzgadniania kontrahentów

Pobieramy dane z pliku zewnętrznego, uzyskując w oknie Import dokumentów transakcję wraz z zapisami.
Wykonujemy sprawdzenie kontrahentów, wybierając w oknie Import dokumentów przycisk Kontrahenci
Na ekranie pojawi się okno Kontrahenci, zawierające listę kontrahentów przesyłaną za pośrednictwem pliku zewnętrznego. W oknie tym wybieramy przycisk Diagnostyka

Rysunek - Uzgadnianie kontrahentów - okno Kontrahenci

Import dokumentów z bufora do księgi

Dokumenty znajdujące się w oknie Import dokumentów należy poddać diagnostyce, mającej na celu weryfikację ich poprawności. W tym celu wystarczy wybrać przycisk Diagnostyka i poczekać na wynik automatycznej operacji. Program wyświetli bądź listę dokumentów niepoprawnych razem z informacją o błędach, bądź komunikat, że wszystkie dokumenty w ramach transakcji są poprawne. W tym drugim przypadku możemy przejść do wczytywania dokumentów z bufora do właściwych ksiąg handlowych.

W przypadku dokumentów pochodzących z rozłącznych baz danych należy dodatkowo wykonać uzgodnienie elementów kartotekowych, takich jak kontrahenci, pracownicy, czy środki trwałe. W tym celu należy wybrać przycisk Kartoteki, a następnie odpowiedni typ kartoteki. Uzgadnianie pracowników i środków trwałych odbywa się automatycznie, natomiast uzgadnianie kontrahentów zostało szczegółowo opisane w osobnym rozdziale.

Po zdiagnozowaniu dokumentów oraz uzgodnieniu kartotek możemy przejść do właściwej operacji wczytania danych z bufora do ksiąg. W tym celu wybieramy w oknie Import dokumentów odpowiednią transakcję, a następnie przycisk Importuj. Na ekranie pojawi się okno Import dokumentów z transakcji umożliwiające ustalenie dodatkowych parametrów importu:

Kliknij aby powiększyć

Rysunek - Parametry importu dokumentów z bufora do ksiąg

Mamy tutaj do dyspozycji następujące parametry:

Data księgowania - w zależności od ustawienia tego parametru, jako data księgowania wczytywanych dokumentów będzie pobierana odpowiednio:
- Podaj - data podana przez użytkownika bezpośrednio na formularzu
- Wyliczaj z odpowiedniej daty dokumentu - dla każdego dokumentu bądź data otrzymania (dokumenty zakupu) bądź data wystawienia (pozostałe dokumenty)
- Ustalona w schemacie księgowania - dotyczy wyłącznie nowego magika. Jako data księgowania będzie wstawiana data wyliczona przez odpowiednią funkcję zdefiniowaną w schemacie księgowania związanym z importowaną transakcją.
Okres obrotowy - mamy do dyspozycji następujące możliwości:
- Podaj - jako okres obrotowy dla dokumentu będzie brany miesiąc wskazany bezpośrednio na formularzu
- Wyliczaj z daty księgowania - jako okres obrotowy będzie brany miesiąc daty księgowania wyliczonej wg sposobu podanego w poprzednim punkcie
- Ustalony w schemacie księgowania - dotyczy wyłącznie nowego magika. Jako okres obrotowy dokumentu będzie wybierany miesiąc wyliczony przez odpowiednią funkcję zdefiniowaną w schemacie księgowania związanym z importowaną transakcją.
Okres księgowania VAT - mamy do dyspozycji następujące możliwości
- Podaj - jako okres dla VAT będzie zawsze pobierany miesiąc wskazany bezpośrednio na formatce
- Wyliczaj z odpowiedniej daty dokumentu - jako okres dla VAT będzie brany miesiąc pobierany bądź z daty wystawienia dokumentu (sprzedaż), bądź z daty otrzymania dokumentu (zakupy)
- Zgodny z ustalonym okresem obrotowym - jako okres dla VAT będzie brany dla każdego dokumentu jego okres obrotowy (ustalony dla tego dokumentu zgodnie z zasadami określonymi w poprzednim punkcie)
- Ustalony w schemacie księgowania - dotyczy wyłącznie nowego magika. Jako okres obrotowy dla VAT będzie wybierany miesiąc wyliczony przez odpowiednią funkcję zdefiniowaną w schemacie księgowania związanym z importowaną transakcją.
Rozliczenia - Importuj rozliczenie rozrachunków - nie dotyczy takich instalacji obu programów, gdzie rozrachunki są scalone. Umożliwia pobranie razem z zaimportowanymi rozrachunkami także informacji jakimi dokumentami zostały one rozliczone. Jeśli te dokumenty zostały uprzednio także zaimportowane do programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość, nastąpi automatyczne rozliczenie odpowiednich rozrachunków.

W przypadku dokumentu VAT mamy poza okresem dla VAT jeszcze datę powstania obowiązku podatkowego. W przypadku importu data ta zostaje automatycznie ustalona na podstawie okresu dla VAT wg następujących zasad:

Jeśli okres dla VAT został wybrany na podstawie odpowiedniej daty z dokumentu (wystawienia, otrzymania), zaś data ta należy do tego okresu, wówczas jako data VAT zostanie wybrana ta właśnie data dokumentu
Dla dokumentów sprzedaży, jeśli okres dla VAT jest różny od daty wystawienia dokumentu, ale zawiera w sobie termin płatności dokumentu, wówczas jako data VAT zostanie wybrany termin płatności dokumentu
W pozostałych przypadkach: jeśli data wystawienia dokumentu leży w okresie wcześniejszym niż okres dla VAT, jako data VAT zostanie wybrany pierwszy dzień miesiąca okres dla VAT; jeśli zaś data ta leży w okresie późniejszym niż okres dla VAT - ostatni dzień miesiąca okresu dla VAT.

Po ustaleniu parametrów i wybraniu przycisku Wykonaj nastąpi właściwy import danych z bufora do programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość.

Import dokumentów z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn dla DOS

Od wersji 6.04.4 program WAPRO Fakir Finanse i księgowość jest przystosowany do współpracy z programem WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn dla DOS, która polega na możliwości importu danych (dokumentów i kontrahentów) z tego programu.

W procesie importu danych WAPRO Fakir Finanse i księgowość wykorzystuje pliki utworzone przez program WF-Magik dla DOS. Co za tym idzie - w przypadku konwersji z wersji DOS programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość, nie jest wymagana żadna zmiana w oprogramowaniu po stronie systemu sprzedaży WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn dla DOS. Niezbędna jest tylko ewentualna zmiana konfiguracji samych schematów księgowania w programie WF-Magik, tak aby odpowiadały odpowiednim definicjom nowego systemu (typy dokumentów, plan kont, dzienniki).

Proces importu danych z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn dla DOS przebiega analogicznie jak w przypadku importu z programu WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn pracującego na osobnej bazie danych. Po załadowaniu pliku transferowego konieczne jest jednak (poza standardową diagnostyką i uzgodnieniem kontrahentów) uzupełnienie grupy podatkowej. Wynika to z faktu, że w programie WAPRO Fakie Finanse i księgowość dla DOS dane do deklaracji VAT-7 brane są w oparciu o odpowiednie kombinacje stawki VAT i wyróżników, podczas gdy w programie dla Windows zależą one od tej właśnie grupy. Tym samym niezbędne jest utworzenie powiązania pomiędzy tymi wartościami. W tym celu w oknie Import dokumentów wybieramy przycisk Schematy VAT.

Rysunek Okno definiowania schematów VAT

W oknie pojawia się lista zawierająca wszystkie układy wyróżników z dotychczas pobranych transakcji. Aby przyporządkować im grupę podatkową, wybieramy odpowiednią wartość z listy rozwijanej w dole okna, następnie zaznaczamy wiersze odpowiadające tej grupie i przycisk Przypisz. Postępujemy w ten sposób aż do wyczerpania wszystkich kombinacji.

Jeśli jakieś układy pochodzą ze starych transakcji i nie będą wykorzystywane, możemy je usunąć z listy, wybierając (po wcześniejszym zaznaczeniu wierszy) przycisk Usuń zaznaczone elementy.

Aby możliwa była wymiana danych pomiędzy programem WAPRO Mag dla DOS i WAPRO Fakir Finanse i księgowość konieczne jest, aby użytkownik zdefiniował po stronie programu magazynowego odpowiednie schematy księgowania przy wykorzystaniu programu WF-Magik. Jeżeli użytkownik nie korzystał z programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość, może się okazać, że program ten nie został mu dostarczony (standardowo jest on dystrybuowany razem z programem WAPRO Fakir dla DOS). W takim przypadku należy skontaktować się z działem handlowym lub najbliższym dealerem naszej firmy w celu zamówienia (bezpłatnej wersji) programu WF-Magik.