WAPRO Fakir Finanse i księgowość
Sprawozdania finansowe
Zobacz także Wyślij opinię
WAPRO Fakir - dokumentacja > Księga główna > Sprawozdania finansowe

Glossary Item Box

Elektroniczne sprawozdania finansowe



Uwaga - elektroniczne sprawozdania finansowe uruchomione są jako usługi subskrypcyjne.


Zgodnie art. 45 ust. 1f, 1g, 1h ustawy o rachunkowości, od 1 października 2018 roku:


Niniejszy rozdział poświęcony jest przygotowaniu elektronicznych sprawozdań finansowych, to znaczy sprawozdań w postaci pliku w formacie XML o strukturze zgodnej z opublikowanymi na stronie MF schematami XSD. Na stronie Ministra Finansów opublikowanych zostało kilka rodzajów sprawozdań, każde w wariancie PLN oraz tysiącach PLN. W WAPRO Fakir Finanse i księgowość dodane zostały najpopularniejsze sprawozdania, to jest dla:


Dostępne są warianty, w których kwoty wyrażone są w PLN lub w tysiącach PLN. Opis metody składania elektronicznych sprawozdań finansowych znajduje się na portalu Biznes.gov.pl.

Definicja klasycznego sprawozdania finansowego



W WAPRO Fakir Finanse i księgowość, klasyczne sprawozdania finansowe definiowane są w module Raportów użytkownika. W module można zaimportować elementy składowe takich sprawozdań z wzorca a każdy z utworzonych tą metodą raportów można odpowiednio przystosować zgodnie z wymaganiami firmy. Wśród predefiniowanych definicji znajdują się szablony sprawozdań dla:

Sprawozdania pobierane z wzorca, obejmowały zakres minimum wymagany przez ustawę o rachunkowości natomiast dołączone do nich formuły obliczeniowe odnosiły się do domyślnego planu kont programu. Na poniższym przykładzie widoczne jest lista dostępnych klasycznych składowych sprawozdań finansowych w WAPRO Fakir Finanse i księgowość:



 




 

Na liście widoczne są wszystkie dostępne wzorcowe sprawozdania, oczywiście każda firma, powinna pobrać tylko te predefiniowane definicje, które są wymagane.

Jeżeli firma ma zdefiniowane wszystkie wymagane składowe klasycznego sprawozdania finansowego, a nazwy poszczególnych pozycji nie zostały zmienione, bardzo łatwo będzie można przekonwertować je wersję elektroniczną. Firmy, które nie mają jeszcze przygotowanych klasycznych sprawozdań finansowych w module raportów użytkownika, będą musiały je najpierw przygotować. Najłatwiejszą metodą przygotowania elektronicznego sprawozdania finansowego jest:

 

Poniżej przykład definicji Rachunku Zysku i Strat (wariant kalkulacyjny):



 




 

Wiązanie definicji sprawozdania finansowego z wybranym schematem elektronicznego sprawozdania finansowego


Definiowanie elektronicznego sprawozdania finansowego polega w zasadzie na wybraniu składowych sprawozdania przygotowanych w module Raportów użytkownika a następnie na wiązaniu pozycji elektronicznego sprawozdania finansowego z odpowiednią pozycją wskazanego raportu użytkownika. Jeżeli nazwy pozycji w raportach nie były zmieniane, pozostały takie jak we wzorcu a składowe sprawozdań z raportów zostaną powiązane z właściwymi sekcjami sprawozdania, większość operacji wiązania zostanie wykonana w WAPRO Fakir Finanse i księgowość automatycznie.

Moduł sprawozdań finansowych uruchamiany jest z głównego menu programu: Zakładka: Księga główna | Sekcja: Zestawienia | Polecenie: Sprawozdania Finansowe.  Po uruchomieniu modułu na ekranie zostanie wyświetlone okno przeglądarka kartoteki wykonanych sprawozdań finansowych. W kartotece można rejestrować wszystkie wykonane sprawozdania, zarówno roczne, przekazane do KRS jak i inne sprawozdania, na przykład śródroczne sprawozdania dla banków.

W celu utworzenia nowego, elektronicznego sprawozdania finansowego, wg. nowego schematu, należy przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrót [Ins]. Uruchomiony zostanie kreator, który pozwoli na wykonanie wszystkich omówionych wyżej czynności.

Po zapisaniu pierwszego kompletnego sprawozdania, ponowne naliczanie kolejnego opartego o ten sam schemat, nie będzie już wymagało ponownego wiązania pozycji sprawozdań utworzonych w module Raportów użytkownika. Program wykorzysta utworzone wcześniej powiązania. Jedynie w przypadku wykonania ewentualnej modyfikacji sprawozdań w module Raportów użytkownika może wymagać modyfikacji powiązań.


W pierwszym kroku należy wybrać typ sprawozdania:



 




 

Uwaga - lista typów sprawozdań zawiera wszystkie opublikowane wzory. Aby na liście widoczne były wyłącznie aktualne wzory należy przycisnąć przycisk znajdujący się po prawej stronie pozycji Sprawozdania finansowe, oznaczony ikoną - .

 

W drugim kroku, po przyciśnięciu przycisku Dalej -> lub użyciu skrótu [Ctrl+D] należy wybrać sekcje schematu elektronicznego sprawozdania finansowego, które mają być wypełnione danymi oraz powiązać z nimi składowe sprawozdania, zdefiniowane w Raportach użytkownika.

 

Uwaga - Jeżeli w lewej sekcji o nazwie Sekcja sprawozdania finansowego, nie będzie można z nimi powiązać definicji elementów składowych. W kolejnym kroku uruchomiony zostanie formularz elektronicznego sprawozdania finansowego, który będzie można wypełnić ręcznie.

W przykładzie wybrane zostało sprawozdanie dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji (nazwa wybranego typu powyżej list wyboru). Na przykładowym ekranie poniżej widoczne są po lewej stronie zaznaczone sekcje elektronicznego sprawozdania, które mają być wypełnione danymi pobranymi z programu, zgodnie z definicjami elementów składowych sprawozdania raportów użytkownika. Natomiast na liście po prawej stronie, każdej sekcji można przypisać odpowiedni raport użytkownika. W sytuacji, kiedy w module w Raporty użytkownika. zdefiniowane są wszystkie elementy składowe, po zakończeniu pracy kreatora przygotowane zostanie automatycznie sprawozdanie finansowe w wersji elektronicznej. Poniżej przykład wiązanie sekcji elektronicznego sprawozdania o nazwie Rachunek zysków i strat (kalkulacyjny) z raportem użytkownika o nazwie Rachunek zysków i strat (kalkulacyjny):



 W drugim kroku należy wybrać raporty użytkownika, Które będą źródłem danych e-sprawozdania.

 




W trzecim kroku należy powiązać pozycje wybranych raportów użytkownika z pozycjami e-sprawozdania.

 

Po powiązaniu wszystkich sekcji e-sprawozdania z odpowiednimi definicjami raportów użytkownika można po przyciśnięciu przycisku Dalej -> lub użyciu skrótu [Ctrl+D] przejść do kolejnego, trzeciego kroku. Kolejny krok polega na jednoznacznym powiązaniu pozycji sprawozdania elektronicznego z pozycjami sprawozdań zdefiniowanych w module raportów użytkownika. Program WAPRO Fakir Finanse i księgowość potrafi samodzielnie powiązać zdecydowaną większość pozycji jednak te, których nazwy bardzo się różnią, trzeba powiązać ręcznie. Sekcje wymagającego ręcznego wiązania pozycji oznaczone są ikoną w kształcie żółtego trójkąta z wykrzyknikiem. Aby rozpocząć wiązanie pozycji sekcji należy przycisnąć przycisk oznaczony ikoną folderu, w środkowej kolumnie listy. Przykład poniżej:



 




 

Na ekranie wyświetlone zostanie okno kojarzenia pozycji. Podobnie jak w poprzednim przypadku, pozycje wymagające uwagi oznaczone są ikoną w kształcie żółtego trójkąta z wykrzyknikiem. Program może mieć problem z właściwym powiązaniem pozycji źródłowego sprawozdania z pozycjami e-sprawozdania z dwóch powodów:


Wiązanie pozycji źródłowego sprawozdania z pozycjami e-sprawozdania


W pierwszym przypadku, podobnie jak wyżej, aby rozpocząć wiązanie pozycji należy przycisnąć przycisk oznaczony ikoną -  (w poniższym przykładzie, przycisk wskazany czerwoną strzałką). Przykład poniżej:



 




 

Na powyższym oknie, zdefiniowane pozycje sprawozdań w raportach wiążemy z wybranymi pozycjami elektronicznego sprawozdania finansowego. Program najczęściej sam wskaże właściwą pozycję. Po sprawdzeniu, wybór należy potwierdzić przyciskając przycisk Wybierz lub przyciskając klawisz [Enter]. Przykład poniżej:



 




 

Po powiązaniu pozycji, znika ikonka ostrzeżenia.

Dodawanie pozycji uszczegóławiających do e-sprawozdania

Drugim przypadkiem, kiedy program nie może powiązać pozycji źródłowego sprawozdania z pozycją e-sprawozdania, jak już wspominaliśmy wyżej, są pozycje uszczegóławiające źródłowe sprawozdanie. Takich pozycji po prostu nie ma w e-sprawozdaniu, muszą zostać dodane. poniżej przykład dodanych pozycji uszczegóławiających:



 




 

Dokładnie te same pozycje oznaczone były wyżej, na oknie kreatora ikonką żółtego trójkąta z wykrzyknikiem. Warunkiem koniecznym, aby pozycja została dodana do e-sprawozdania jako pozycja uszczegóławiająca jest oznaczenie jej w środkowej kolumnie okna Kojarzenie pozycji raportu użytkownika z pozycjami sprawozdania finansowego. Po kliknięciu w pusty kwadrat, na ekranie wyświetlona zostanie lista pozycji e-sprawozdania do wyboru:



 




 

Proponujemy wybierać w ramach jednej pozycji e-sprawozdania, dla kolejnych pozycji uszczegóławiających, kolejne proponowane przez schemat sprawozdania pozycje. Po zaznaczeniu tych pozycji jako pozycje uszczegóławiające, zostaną one oznaczone ikonką - . Po zaznaczeniu wszystkich pozycji uszczegóławiających okno powinno wyglądać podobnie do poniższego przykładu:



 




 

Po powiązaniu wszystkich pozycji okno drugiego kroku wygląda podobnie do poniższego przykładu:



 




 

W ostatnim kroku kreatora należy zdefiniować parametry tworzenia e-sprawozdania.

W czwartym kroku, wystarczy już tylko określić już tylko dzień na jaki ma być naliczone sprawozdanie finansowe oraz określić kilka dodatkowych parametrów:



 




 

Na zakończenie pracy kreatora, utworzony zostanie i uruchomiony e-Formularz składający się z pozycji do wypełnienia. Poniżej przykład. Po lewej stronie widoczne jest drzewko wyboru sekcji elektronicznego sprawozdania finansowego. Po prawej, pozycje wybranej sekcji.

:



 




 

W utworzonym formularzu, część pól została już uzupełniona. Na przykład:



 




 

W szczególności pola obliczeniowe, które zostały automatycznie naliczone na podstawie formuł obliczeniowych zdefiniowanych w sprawozdaniach finansowych utworzonych w module Raporty użytkownika:



 




 

Pozostałe wymagane pola sprawozdania trzeba uzupełnić ręcznie. Na przykład:



 




W utworzonym formularzu widoczne są również, opisane wyżej pozycje uszczegóławiające. Na przykład: 



 




 

Oczywiście nazwy pól uszczegóławiających utworzone w raportach użytkownika powinny być inne. Nazwy zastosowane w niniejszym przykładzie mają charakter szkoleniowy. Nazwa pozycji w e-sprawozdaniu tworzona jest na podstawie nazwy użytej w źródłowym raporcie użytkownika.


Schematy sprawozdań elektronicznych mają możliwość dodawania do pliku XML innych plików w postaci załączników. W sekcji Dodatkowe informacje i objaśnienia można dodawać załączniki. Do pliku XML można dołączyć wiele załączników ale jeden plik w jednej pozycji sprawozdania. Tak jak to jest zaprezentowane na poniższym przykładzie. Dwa załączniki są już dodane a trzeci załącznik jest aktualnie dodawany.

Aby dodać załącznik należy przycisnąć przycisk po prawej stronie oznaczony ikonką folderu. Dodany załącznik można podejrzeć, w tym celu wystarczy przycisnąć przycisk oznaczony lupą. Aby dodać nową pozycję, w prawym górnym rogu należy przycisnąć zielony plus.

Uwaga - nazwy załączonych plików:

  • Nie mogą zawierać polskich liter;
  • Nie mogą zawierać spacji

 

Jeżeli te warunki nie zostaną spełnione, plik sprawozdania nie będzie pozytywnie zweryfikowany.

.



 




 

Aby sprawdzić czy wszystkie wymagane pola są wypełnione, można użyć funkcji Zweryfikuj. Sekcje, w których znalezione zostaną puste pola, a które są wymagane, zostaną odpowiednio oznaczone na drzewku wyboru. Przykład jest zaprezentowany poniżej:



 




 

Po zakończeniu wypełniania formularza, elektroniczne sprawozdanie finansowe można zapisać. Zapisane sprawozdanie widoczne będzie w oknie przeglądarki sprawozdań finansowych. Poniżej przykład:    



 




 

Tak zapisane sprawozdanie można wielokrotnie otwierać do edycji i ponownie zapisywać. Dane sprawozdania zostaną zapisane w bazie danych programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość

Uwaga - w przypadku konieczności utworzenia nowego sprawozdania opartego o ten sam typ pliku, kreator wykorzysta utworzoną za pierwszym razem definicję, nie będzie wymagał ponownego wiązania pozycji. Wybierając inny rodzaj pliku będzie trzeba ponownie wiązać pozycje sprawozdań.

 

Podpisywanie i zapisywanie sprawozdań finansowych w module e-dokumentów


Niezależnie od zapisania danych sprawozdania w strukturach danych operacyjnych programu, utworzony na podstawie wybranej struktury sprawozdania plik XML może zostać zarchiwizowany w module e-dokumentów. W e-Dokumentach należy zapisywać ostateczne wersje przygotowywanego sprawozdania finansowego. 

Uwaga - utworzony i podpisany plik XML jest oryginałem elektronicznego sprawozdania finansowego i musi być przechowywany tak jak pozostała dokumentacja księgowa.

W module e-Dokumentów można zapisywać podpisane lub niepodpisane pliki XML, zależnie od potrzeb. Aby zapisać plik XML sprawozdania finansowego, na liście należy wybrać właściwą pozycję i przycisnąć przycisk Zapisz w e-Dokumentach lub użyć skrótu [Ctrl+Z]. Przycisk wskazano na poniższym przykładzie czerwoną strzałką:  



 




 

Po wybraniu polecenia, na ekranie wyświetlone zostanie, widoczne powyżej, okno dialogowe umożliwiające wybór czy przed zapisem plik ma być podpisany elektronicznym podpisem kwalifikowanym czy nie. Aby w e-dokumentach zapisać plik XML:

 

Po wybraniu pierwszej opcji, na ekranie pojawi się, podobne do poniższego przykładu, systemowe okienko WIndows, umożliwiające wybór certyfikatu do podpisania pliku.



 




 

Po podpisaniu pliku wyświetlona zostanie stosowna informacja na ten temat, a plik zostanie zapisany, o czym będzie świadczyć ikona spinacza oraz liczba "1" w kolumnie Załącznik, podobnie do poniższego przykładu:



 




 

Plik można obejrzeć w archiwum, przyciskając na oknie Sprawozdania finansowe przycisk e-Dokumenty lub używając skrótu [Ctrl+E]. Po chwili moduł zostanie uruchomiony i na ekranie pojawi się okno podobne do poniższego przykładu:



 




 

Plik sprawozdania oraz pliki ewentualnych załączników zapisane są w gałęzi e-Sprawozdania finansowe. Aby dodać pliki załączników sprawozdania wystarczy z menu podręcznego e-Dokumentów wybrać polecenie Dodaj i w oknie eksploratora systemowego wskazać pliki załączników, na przykład:



 




 

Po zatwierdzeniu, wszystkie pliki zostaną zarchiwizowane razem z plikiem XML sprawozdania finansowego. Na przykład:



 




 

Po zamknięciu modułu e-Dokumentów, w oknie przeglądarce sprawozdań finansowych, w kolumnie Załączniki zmieni się ilość plików sprawozdania:



 




 

Przypominamy, że pliki zapisane w module e-Dokumentów, mogą być w każdej chwili zapisane w dowolnej lokalizacji na dysku komputera. Wystarczy zaznaczyć takie pliki, z menu kontekstowego wybrać polecenie Zapisz zaznaczone i na koniec wskazać folder, w którym pliki mają być zapisane. Po potwierdzeniu polecenia dla każdego zaznaczonego pliku. Pliki zostaną zapisane we wskazanej lokalizacji.


Tak przygotowane i zapisane sprawozdania finansowe, w zależności od rodzaju firmy będą przekazywane do:

W programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość udostępniona została funkcjonalność automatycznego wysyłania e-sprawozdań finansowych do KAS. Omówienie znajduje się punkcie: Wysyłanie e-sf do KAS.



 

Zobacz także

WAPRO Fakir Finanse i księgowość