Zamknięcie roku obrotowego
Wprowadzenie
Oprócz możliwości zamknięcia okresów obrachunkowych, program umożliwia zatwierdzenie roku obrotowego, a także automatyczne tworzenie bilansu otwarcia nowego roku.
Bilans otwarcia w nowym roku obrotowym
Przed wykonaniem operacji utworzenia BO w nowym roku obrotowym, w firmie trzeba założyć nowy rok obrotowy wraz z odpowiednim dla tego roku planem kont. Jeżeli utworzony plan kont w nowym roku obrotowym wymaga zmian, powinno to również być wykonane przed utworzeniem BO.
Bilans otwarcia w nowym roku obrotowym wymaga zdefiniowania go w systemie. Bilans Otwarcia w pierwszym roku obrotowym ewidencjonowanym w programie zakładany w tym roku obrotowym, którego dotyczy. Natomiast kolejne BO zakładamy z poziomu poprzedniego roku obrotowego. Wszystkie operacje z tym związane wykonuje się z jednej formatki uruchamianej z głównego menu programu: Zakładka: Księga główna | Sekcja: Operacje okresowe |: Tworzenie BO w następnym roku obrotowym. Na ekranie pojawi się okno:
Jeżeli w nowym roku obrotowym plan kont, w wyniku dokonanych zmian, różni się od planu kont w roku obrotowym, z którego tworzone będzie BO, najpierw należy zdefiniować listę zmian przyciskając przycisk Lista zmian kont lub używając skrótu [Ctrl+R]. Na ekranie pojawi się formatka:
Na powyższym przykładzie widoczna jest lista zmian, która spowoduje podczas tworzenia nowego BO, utworzenie z sald czterech kont rozrachunków z kontrahentami: 201, 202, 203 oraz 204, odpowiednich sald BO na nowym koncie "200 - Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami". Podobnie należy dla innych kont, które zostały utworzone w nowym roku obrotowym.
Po utworzeniu listy zmian planu kont w nowym roku obrotowym, można automatycznie utworzyć bilans otwarcia w nowym roku na podstawie danych roku bieżącego. W tym celu należy na widocznej wyżej formatce BO w następnym roku obrotowym wybrać opcję Założenie bilansu otwarcia | Wszystkie konta księgowe i przycisnąć przycisk Wykonaj.
Na formatce BO w następnym roku obrotowym dostępne sa trzy opcje:
- Założenie bilansu otwarcia - Funkcja umożliwia tworzenie bilansu otwarcia w nowym roku obrotowym na podstawie zapisów z poprzedniego roku, z uwzględnieniem listy zmian w planie kont na przełomie roku obrotowego. Bilans otwarcia można utworzyć dla wszystkich lub tylko dla wybranych kont księgowych. Dla pominiętych kont, operację można wykonać w innym terminie. Tworzenie bilansu otwarcia można powtarzać do chwili zatwierdzenia BO w roku obrotowym. Kolejne tworzenie BO dla tego samego konta księgowego spowoduje automatyczne usunięcie poprzedniego zapisu w poprzedniej operacji tworzenia BO dla tego konta.
- Usuwanie bilansu otwarcia - Funkcja umożliwia usunięcie bilansu otwarcia w nowym roku obrotowym dla wszystkich kont księgowych. Usuwanie bilansu otwarcia można powtarzać do chwili jego zatwierdzenia
- Aktualizacja rozrachunków zgodnie z listą zmian kont na przełomie roku - Funkcja powinna zostać użyta, gdy w definicji zmiany planu kont na przełomie roku uczestniczą konta rozrachunkowe. Wykonanie tej operacji umożliwi rozliczanie rozrachunków pochodzących z różnych lat obrotowych, dla których istnieją księgowania na różne konta księgowe. Operacja aktualizacji rozrachunków, uwzględnia wszystkie listy zmian planu kont dla wcześniejszych lat obrotowych (jeżeli istnieją w systemie). Aktualizację należy wykonać powtórnie, jeżeli w poprzednich latach obrotowych nastąpi księgowanie na konta rozrachunkowe związane ze zmianami w planie kont. Operację można powtarzać wielokrotnie bez ograniczeń.
Operacje tworzenia i usuwania bilansu otwarcia możemy powtarzać do chwili zatwierdzenia bilansu otwarcia w nowym roku obrotowym.
Zatwierdzenie roku obrotowego
W każdym roku obrotowym istnieje oprócz okresów miesięcznych i Bilansu Otwarcia dodatkowo okres Bilans Zamknięcia. Jego istnienie umożliwia dokonywanie poprawek w starym roku obrotowym (np. wynikających z badania bilansu przez biegłych rewidentów) niezależnie od zamknięcia wszystkich miesięcy, w tym także ostatniego miesiąca w danym roku.
Poprawki mogą być wprowadzane w danym roku do momentu jego ostatecznego zatwierdzenia. Zatwierdzenia tego dokonujemy po wybraniu z menu Księga główna polecenia Zamknięcie roku/Zatwierdzenie roku.
Zatwierdzenie roku obrotowego jest operacją nieodwracalną. Po jej wykonaniu nie jest możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian w dokumentach zamkniętego roku.