Księgowania automatyczne

Program WAPRO Fakir Finanse i księgowość wyposażony jest w wiele rodzajów automatów księgujących oraz przeksięgowujących a wszystkie definiowane są w module Automaty księgujące, który można wywołać z głównego menu programu Zakładka: Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | Automaty księgujące. Część z nich przeznaczona jest do wykonywania okresowych przeksięgowań np. na zakończenie okresu rozliczeniowego, w wyniku ich działania zostają automatycznie tworzone dokumenty księgowe zawierające dekrety przeksięgowań zgodne z schematami dekretów zapisanych w szablonach przeksięgowań.

Tego typu automaty przeznaczone do automatycznego przeksięgowywania obrotów, sald wskazanych kont lub automatycznego przeksięgowywania kwot zdefiniowanych w planach przeksięgowań uruchamiane są z modułu Księgowania automatyczne. Aby uruchomić moduł należy wybrać z menu głównego programu: Zakładka: Księga główna | Sekcja: Operacje okresowe | Księgowania automatyczne. Aby uruchomić moduł należy wybrać z menu głównego programu: Zakładka: Księga główna | Sekcja: Operacje okresowe | Księgowania automatyczne. Po uruchomieniu modułu na ekranie pojawi się okno umożliwiające zarówno:

• Okresowe uruchamianie automatów księgujących;
• Przeglądanie zapisów utworzonych przez automaty księgujące;

Wygląd okna Księgowania automatyczne oraz działanie zależy od kontekstu wybranego typu automatów. Wyboru kontekstu, jak widać na poniższym obrazie, dokonujemy z listy rozwijanej znajdującej w lewym górnym rogu okna.

Szablony księgowań / przeksięgowań

W tej grupie automatów znajdują się zarówno automaty przeznaczone do okresowych przeksięgowań obrotów lub sald z konta na konto jak również okresowe przeksięgowania zdefiniowanych w planach przeksięgowań kwot w związku z tym po wybraniu z listy rozwijanej automatów tego typu, w lewej sekcji okna pojawia się drzewko wyboru umożliwiające wyświetlanie w sekcji po prawej stronie listy wszystkich przeksięgowań wykonanych automatycznie we wskazanym okresie. Łącznie, ewentualnych przeksięgowań obrotów lub sald razem z przeksięgowaniami wg. planów przeksięgowań

Na dolnej belce okna dostępne są przyciski:

• Księgowania - uruchamia moduł Automaty księgujące umożliwiając dodawanie nowych szablonów, nowych schematów dekretujących do istniejących szablonów lub edycję istniejących szablonów i schematów;
• Dokument - otwiera w trybie edycji dokument księgowy, w którym znajduje się wskazany w sekcji listy odpisów dekret;
• Księguj - przeznaczony jest do uruchomienia operacji automatycznego księgowania wg wybranego schematu przeksięgowań

Plany przeksięgowań

Przeksięgowania okresowe wg planów przeksięgowań są przypadkiem szczególnym schematów księgowań i przeksięgowań, ale ze względu na konieczność kontrolowania stanu przeksięgowania odpisów w celu dokładnego przeksięgowania zawieszonej do rozliczenia w czasie kwoty, w oknie Księgowania automatyczne wydzielone one zostały w oddzielną grupę.

Jak widać na powyższym przykładzie układ sekcji drzewka wyboru dla plany przeksięgowań różni się. Lewa sekcja filtrowania podzielona jest na trzy grupy:

• Niezrealizowane - grupuje plany przeksięgowań, które są w trakcie rozliczania, tzn. sumaryczna kwota dokonanych okresowych odpisów jest mniejsza od kwoty do rozliczenia;
• Zrealizowane - grupuje plany przeksięgowań, które zostały już w pełni rozliczone, tzn. sumaryczna kwota dokonanych okresowych odpisów jest równa kwocie do rozliczenia.
• Niedokończona konfiguracja - grupuje plany, które nie są w pełni skonfigurowane;

Zaprezentowany układ okna z podsumowaniem wskazanego planu pozwala w pełni kontrolować stan i stopień zaawansowania rozliczenia każdego planu przeksięgowań.

Na dolnej belce okna dostępne są przyciski:

• Plany przeksięgowań - uruchamia moduł Automaty księgujące umożliwiając dodawanie nowych planów, edycję istniejących;
• Dokument - otwiera w trybie edycji dokument księgowy, w którym znajduje się wskazany w sekcji listy odpisów dekret;
• Dokument źródłowy - otwiera w trybie edycji dokument, w którym zaksięgowana jest kwota do rozliczenia w czasie kwota;
• Przypisz odpis do planu - umożliwia przypisanie do planu przeksięgowań odpisów dokonanych w wersjach programu wcześniejszych niż wersja 8.00.0, które w trakcie przeksięgowań nie rejestrowały powiązania odpisu z planem przeksięgowań. Przypisanie ich do planu jest konieczne dla pełnej kontroli nad stanem rozliczenia planu;
• Usuń przypisanie odpisu - umożliwia usunięcie nieprawidłowego powiązania;
• Księguj - przeznaczony jest do uruchomienia operacji automatycznego księgowania wg wybranego schematu przeksięgowań

Uruchomienia automatycznego księgowania

W celu uruchomienia operacji księgowań automatycznych należy w oknie przeglądarki Księgowania automatyczne przycisnąć przycisk Księguj. Na ekranie pojawi się formatka umożliwiająca w pierwszym kroku wybór szablonu przeksięgowań automatycznych.

Po przyciśnięciu przycisku Dalej lub użyciu skrótu klawiszowego Ctrl+->, w drugim kroku należy określić parametry księgowania jak typ dokumentu, data księgowania, dane nagłówkowe.

Na formatce należy zdefiniować następujące parametry:

• Okres obrotowy - miesiąc do którego zostanie przyporządkowany dokument wygenerowany przez automat
• Data księgowania - data pod którą dokument trafi do ksiąg handlowych
• Waluta - waluta w jakiej będzie wykonane przeksięgowanie. W przypadku podania waluty obcej, dodatkowo zostanie wykonane równoległe księgowanie w PLN
• Dziennik, Typ dokumentu, Opis dokumentu - odpowiednie dane związane z dokumentem jaki zostanie wygenerowany przez automat. Należy pamiętać, że po wskazaniu dziennika mamy do dyspozycji wyłącznie te typy dokumentów, które zostały do niego wcześniej przypisane.
• Nr ewidencyjny - pole aktywne wyłącznie w przypadku ręcznego numerowania dokumentów. Należy wtedy podać odpowiedni numer, po jakim dokument ma być zaksięgowany w systemie

Po podaniu odpowiednich wartości wybieramy przycisk Zakończ i program automatycznie utworzy odpowiedni dokument.

 

 

Zobacz także

 

 

---

©2023. Wszelkie prawa zastrzeżone.