Wiązanie przeksięgowanych kosztów uzyskania przychodów z zapisami źródłowymi
W celu prawidłowego działania modułu korekty kosztów podatkowych, każda zaksięgowana na koncie kosztów uzyskania przychodów kwota musi być powiązana z wszystkimi cząstkowymi zapisami źródłowymi, które składają się na przeksięgowaną kwotę. Tylko w takim przypadku, program będzie w stanie powiązać uznane w kosztach podatkowych kwoty z ich rozrachunkami.
Program standardowo, może automatycznie tworzyć takie powiązania, do czego wystarczy odpowiednio zdefiniować Szablony do księgowania / przeksięgowania. Jednak mechanizm ten umożliwia automatyczne przeksięgowanie sumy wszystkich dekretów zaksięgowanych na wskazanym koncie w wybranym okresie. Aby mieć możliwość selektywnego wyboru zestawu dekretów źródłowych, jedyną możliwością jest wiązanie ręczne przeksięgowanej wcześniej kwoty z dekretami źródłowymi.
Wiązanie przeksięgowanych kwot na konta kosztów uzyskania przychodów z tworzącymi je zapisami cząstkowymi, możliwe jest wyłącznie na kontach, które są wskazane na liście, w parametrach konfiguracyjnych firmy. Przed przystąpieniem do pierwszego wiązania konieczne jest zdefiniowanie kont, które program ma traktować jako konta kosztów uzyskania przychodów w Administrator | Konfiguracja firmy | Sekcja: Koszty uzyskania przychodów | Parametr: Konta kosztów uzyskania przychodów.
Na poniższym rysunku widoczna jest przykładowa nota księgowa, z kilkoma przykładowymi przeksięgowaniami obrotów kont zespołu 5 na wynikowe konta kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie z tym co powiedziane było wyżej, wynikowe konta kosztów uzyskania przychodów zostały umieszczone na liście kont, które moduł korekt kosztów podatkowych ma kontrolować zgodnie z art. 15b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
W normalnych warunkach działania firmy, każdy z widocznych powyżej w zakładce "Pozycje", dekretów stanowi najczęściej sumę obrotów miesięcznych, tj sumę wielu dekretów znajdujących się w dokumentach zakupu, w których znajdują się dekrety reprezentujące rozrachunki z dostawcą.
Warunkiem koniecznym prawidłowego działania modułu korekt kosztów podatkowych jest:
- Księgowanie każdego dokumentu zakupu, który ma być kontrolowany przez moduł, w oddzielnym dokumencie, w którym znajduje się jeden rozrachunek. Nieprawidłowe jest na przykład księgowanie wielu transakcji zakupu w jednej nocie. Teoretycznie program dopuszcza taką możliwość, ale nie będzie w stanie powiązać dekretów kosztowych z odpowiadającymi im dekretami rozrachunków.
- Wszystkie dekrety powstające w wyniku miesięcznych (okresowych) przeksięgowań, na kontach wykazanych na liście kont kosztów uzyskania przychodów w parametrach konfiguracyjnych firmy, muszą być powiązane z odpowiednimi dekretami źródłowymi, tj. dekretami, których suma tworzy przeksięgowaną kwotę.
Przeksięgowania miesięczne na w/w konta mogą być wykonywane ręcznie lub przy użyciu automatów księgujących. W przypadku księgowania:
- ręcznego - konieczne jest każdorazowo powiązanie kwoty z dekretami źródłowymi;
- automatycznego - po włączeniu w definicji automatu opcji Powiąż z pozycjami źródła program sam, automatycznie będzie wiązał przeksięgowywaną kwotę z pozycjami źródłowymi. Zapoznaj się z: Szablony do księgowania / przeksięgowania;
Aby ręcznie powiązać widoczne na powyższym rysunku przeksięgowane kwoty z ich pozycjami źródłowymi należy uruchomić Księga główna | Sekcja: "Przeglądanie zapisów" | Według kont. Na ekranie pojawi się formatka Księga główna / Przeglądanie wg kont dla waluty: PLN. Pierwszy dekret naszej przykładowej noty 00001/PK/13 dotyczy przeksięgowania obrotów konta 501-01 przeksięgowanych na konto 711-02. Na drzewku wyboru po lewej stronie formatki należy wskazać / zaznaczyć konto, na którym znajduje się kwota, z którą chcemy powiązać dekrety źródłowe, tj. w naszym przykładzie konto711-02 i wybrać odpowiedni dekret. Jak na poniższym rysunku:
Po wskazaniu kwoty, z którą chcemy związać dekrety źródłowe z menu podręcznego (pod prawym przyciskiem myszy) należy wybrać polecenie Powiązane pozycje. Na ekranie pojawi się formatka Powiązane pozycje, z pustą listą pozycji. W lewym górnym rogu widoczny jest opis dekretu, jak na poniższym obrazie.
Aby rozpocząć dodawanie pozycji źródłowych do listy, należy przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrótu klawiszowego [Ins].
Na ekranie pojawi się standardowe okno przeglądarki "księgi głównej". w którym przy wykorzystaniu filtra (
lub skrótu klawiszowego [F8])
można wybrać poszukiwane dekrety, np.:
Po zaznaczeniu wybranych pozycji, należy przycisnąć przycisk Wybierz. Powiązane pozycje pojawią się na pustej, do tej pory, liście formatki Powiązane pozycje.
Na zakładce Podsumowanie można sprawdzić, czy suma powiązanych pozycji jest zgodna z kwotą przeksięgowania.
W analogiczny sposób należy powiązać pozycje źródłowe z pozostałymi przeksięgowanymi kwotami.