Pozycje dokumentu VAT - automatyczne rejestrowanie w VAT oraz dekretowanie na kontach kosztów związanych z samochodami
Aby w pełni zautomatyzować proces rejestrowania w VAT zakupów dotyczących samochodów wykorzystywanych w firmie oraz naliczenia kwot kosztów, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów należy:
- Wprowadzić dane wszystkich samochodów do kartoteki: Kartoteka pojazdów, których koszty eksploatacji, raty za najem / dzierżawę / leasing lub raty za ubezpieczenie mają być księgowane;
- Przygotować odpowiedni automat VAT, przeznaczony do dekretowania kosztów związanych z samochodami.
Przykład przygotowania takiego automatu, razem z zestawem przykładowych wyróżników VAT znajduje się w punkcie: Przykładowy automat księgowania kosztów eksploatacyjnych samochodów. Opis przygotowanego przykładowego zestawu wyróżników VAT znajduje się tutaj -> a opis przygotowania przykładowego automatu VAT tutaj ->.,
Po przygotowaniu danych o samochodach w kartotece oraz odpowiedniego automatu VAT i przypisaniu go do odpowiedniego typu dokumentu można przystąpić do rejestrowania wydatków na samochody firmowe. Wystarczy znać numery rejestracyjne samochodów, których dotyczą obliczane koszty a reszta dzieje się automatycznie.
Tak jak w pozostałych przypadkach w WAPRO Fakir Finanse i księgowość, proces dekretowania rozpoczyna się od rejestrowania pozycji VAT, które później w procesie dekretowania zostaną zaksięgowane na konta księgowe.
W pierwszej kolejności należy wprowadzić dane nagłówkowe dokumentu, wybrać na zakładce 3) VAT nazwę przygotowanego wcześniej automatu VAT, podobnie do poniższego przykładu:
W kolejnym kroku należy uruchomić okno dodawania nowej pozycji VAT do rejestru. Można to zrobić przyciskając przycisk Dodaj lub używając skrótu [Ins], następnie należy:
- przycisnąć przycisk oznaczony ikonką:
. Zakładka 5) KUP zostanie uruchomiona automatycznie w trybie rejestrowania kosztów dotyczących samochodów użytkowanych w firmie;
- otworzyć zakładkę 5) KUP,
w tym przypadku należy jeszcze :- wybrać opcję Specjalny tryb obliczania kwot kosztu (koszty eksploatacji pojazdów);
- a następnie przycisnąć przycisk oznaczony ikonką -
, wyświetloną powyżej
Obie metody uruchamiania obliczeń kosztów uzyskania przychodów (KUP), prowadzą do tego samego efektu.
Pozycja dokumentu VAT - zakładka "5) KUP" w trybie naliczania kosztów podatkowych wydatków na samochody
Program może naliczać koszty uzyskania przychodów (KUP) wynikające z:
- Kosztów eksploatacyjnych samochodów;
- Z rat najmu / dzierżawy / leasingu;
- Z rat ubezpieczenia;
Aby ustawić odpowiedni tryb obliczeń, na formatce powyżej należy odpowiednio ustawić opcję w polu wskazanym niebieską strzałką. Dostępne są opcje:
- Koszty eksploatacyjne
- opłaty leasingowe (dotyczy również rat za najem lub dzierżawę);
- Ubezpieczenie pojazdu
W przypadku księgowania dokumentu dotyczącego kosztów eksploatacji jednego samochodu, wystarczy jeszcze określić jego rodzaj oraz sposób wykorzystania w firmie, w polu poniżej. Oznaczone zieloną strzałką na powyższym przykładzie. Dostępne są następujące opcje:
- Osobowy wyłącznie do działalności gospodarczej;
- Osobowy do działalności gospodarczej i innych celów;
- Osobowy prywatny - dotyczy PIT (prywatny właściciela, wykorzystywany w prowadzonej działalności);
- Inny wyłącznie do działalności;
 |
Uwaga - obliczenia KUP:
W przypadku wyboru samochodów z kartoteki, program zapisuje numery rejestracyjne samochodów w dokumencie, rodzaj operacji oraz udział samochodu w kwocie naliczanego kosztu. |
W przypadku wyboru co najmniej dwóch lub więcej samochodów z kartoteki, na przykład:
Program wyświetli dodatkowe okno pozwalające określić udział kwotowy lub procentowy wybranego samochodu w rejestrowanym koszcie. Po otwarciu program dzieli kwotę kosztu równo pomiędzy wybrane pozycje kartoteki. Aby zmienić zaproponowane wartości wystarczy w odpowiedniej kolumnie: Kwota brutto lub Udział (%), w wybranym pojeździe przycisnąć klawisz Enter i zmienić wartość kwoty lub udziału.
|
Aby zapisać dane wprowadzone na oknie, suma udziałów procentowych musi być równa 100%. |
.
Zdarza się czasem, że suma udziałów procentowym, po podziale kwotowym różni się od 100%. Powyższa formatka w polach Różnica wyświetla te odchylenia. Aby skorygować dokonany podział kwoty wystarczy wskazać wiersz (samochód), który ma zostać skorygowany o naliczoną różnicę. Po przyciśnięciu przycisku oznaczonego symbolem zielonego plusa różnica zostanie skorygowana. Po dokonaniu podziału kosztu pomiędzy samochody, dokonaniu ewentualnych korekt, dane wyświetlone na oknie mogą zostać zapisane przyciśnięciem przycisku Zapisz lub użyciu skrótu [F10].
Po wybraniu samochodów i zapisaniu danych, na formatce pozycji VAT, dane w zakładce 5) KUP zostają natychmiast zaktualizowane, zgodnie z dokonanym wyborem. Przykład powyżej.
 |
Obok ikony oznaczającej wybór samochodu z kartoteki, po prawej stronie dostępne są jeszcze dwie ikony, kolejno:
|
Po zakończeniu konfigurowania parametrów obliczeń to znaczy wybraniu rodzaju obliczeń, wybraniu samochodów, można przystąpić do zapisania formatki VAT / Dodaj. W przypadku wybrania z kartoteki: Kartoteka pojazdów:
- pojazdów ze 100% odliczeniem VAT, w powyższym przykładzie należałoby zmienić tylko typ odliczenia VAT i można by po zdefiniowaniu wyróżników VAT:
- zapisać pozycję VAT - przyciskając przycisk Zapisz lub używając skrótu [F10];
- Zapisać i zadekretować - przyciskając przycisk Zapisz + Dekretuj lub używając skrótu [F9];
- przynajmniej jednego samochodu wymagającego podlegającego 50% odliczeniu VAT, można po zdefiniowaniu wyróżników VAT:
- Zapisać pierwszą pozycję VAT przyciskając przycisk Zapisz lub używając skrótu [F10];
- Zapisać drugą pozycję VAT przyciskając przycisk Zapisz lub używając skrótu [F10];
- Po zapisaniu obu pozycji VAT, na oknie księgowanego dokumentu, zadekretować zapisy przyciskając przycisk Dekretuj lub używając skrótu [F9];
Po zapisaniu takiego dokumentu zakupu, w trybie edycji można odczytać informację na temat wykonanych obliczeń:
|
W przypadku edycji naliczonych danych przez kalkulator, opis zostanie usunięty. |
Na zakończenie informacja uzupełniająca na temat automatycznej zmiany ustawień przycisku - . Aktualnie przycisk przeznaczony jest do tworzenia dwóch zapisów VAT w rejestrze VAT. Dlatego jeżeli na przykład:
- przycisk zostanie włączony przez użytkownika przed ustawieniem rodzaju samochodu lub wyborem samochodów z kartoteki, które mają wyłącznie 100% odliczenia VAT, program sam wyłączy przycisk i odwrotnie.
- przycisk nie został włączony a wybrany zostanie na formatce pozycji VAT lub chociaż jeden samochód wymagający 50% odliczenia VAT z kartoteki, program sam włączy przycisk.
Działanie powyżej przygotowanego Automatu VAT zaprezentowane jest w: Przykład dekretowania i rejestrowania w VAT kosztów podatkowych pojazdów samochodowych.