WAPRO Fakir Finanse i księgowość
Wprowadzanie pozycji dokumentu
Zobacz także Wyślij opinię
WAPRO Fakir - dokumentacja > Dokumenty > Wprowadzanie dokumentów > Wprowadzanie pozycji dokumentu

Glossary Item Box

Wprowadzanie pozycji dokumentu

Po wypełnieniu w nagłówku dokumentu wszystkich obowiązkowych pól, uaktywniają się przyciski pozwalające na dalszą edycję dokumentu m.in. na wprowadzanie dekretów lub cech dokumentu. Pozostałe informacje o dokumencie, poza nagłówkowymi, znajdują się na odpowiednich zakładkach.





Program, w zależności od typu wprowadzanego dokumentu, sposobu wprowadzania dokumentów sam automatycznie otwiera odpowiednie zakładki. Dodatkowo do niezależnej nawigacji pomiędzy zakładkami służą skróty klawiszowe lub mysz.

  • Zakładka 1) Pozycje - ALT+1
  • Zakładka 2) Rozrachunki - Alt+2
  • Zakładka 3) VAT - Alt+3 lub F4

Jeśli użyty typ dokumentu oparty był o wzorzec związany z VAT, wówczas otrzymamy także możliwość rejestracji danych VAT. Sposób obsługi dokumentów VAT omawiamy w następnych rozdziałach, teraz skupimy się na sposobach tworzenia dekretów (pozycji) dokumentu.

Na ekranie widzimy listę dotychczas utworzonych dekretów (w przypadku nowego dokumentu lista ta jest oczywiście pusta) i przy pomocy przycisków Dodaj, Usuń i Popraw możemy edytować kolejne pozycje dokumentu. W zależności od tego, czy edytowany dokument jest dokumentem złotówkowym czy walutowym (decyduje o tym pole Dokument walutowy w nagłówku dokumentu) sposób wprowadzania dekretów (pozycji) może się nieco różnić.

Pozycje dokumentu w walucie krajowej

Najprostszy jest przypadek, kiedy wprowadzamy dekrety dla dokumentu w walucie krajowej





W takim przypadku wypełniamy jedynie Konto, Kwotę oraz ewentualnie Opis pozycji (treść dekretu). Zapisy możemy wprowadzać niezależnie po obu, lub tylko po jednej stronie dekretu, przy czym pamiętać należy, że dekretowanie wyłącznie po jednej stronie nie pozwoli w przyszłości na wyznaczanie zapisów dla konta przeciwstawnego.

W przypadku wprowadzenia w pozycji zapisu po jednej stronie (lub zapisów po dwóch stronach na różne kwoty), przy dodawaniu kolejnej program automatycznie proponuje kwotę (i stronę) jaka jest wymagana do zbilansowania się dokumentu. Jeśli zapis zadekretowany jest na konto rozrachunkowe, dodatkowo po wprowadzeniu kwoty może pojawić się okno do ewidencji rozrachunków. Zależy to od ustawienia parametrów pracy systemu, w zależności od których podczas rejestracji dokumentu bądź odbywa się rozliczanie rozrachunków, bądź wyłącznie ich automatyczna ewidencja. W tym drugim przypadku niezbędne dane pobierane są z typu dokumentu (typ rozrachunku - należność, zobowiązanie, płatność), z samego dokumentu (kontrahent, daty) oraz z parametrów systemu (termin płatności).

Podpowiadanie kwot wynikających z zarejestrowanych w dokumencie pozycji VAT

We wprowadzanym dokumencie, kwoty księgowanych pozycji mogą być wprowadzane w różny sposób. Mogą być wprowadzane przy wykorzystaniu automatów VAT, szablonów lub mogą być wprowadzane ręcznie. W tym ostatnim przypadku, w sytuacji kiedy w zakładce 3) VAT, wprowadzone i zapisane zostały już pozycje VAT dokumentu, na formatce Dokumenty / Pozycje / Dodaj, po wstawieniu kursora w pole DT Kwota lub CT Kwota i przyciśnięciu skrótu [Ctrl+Z] wyświetlone zostanie okno Wybór kwoty:





Po wybraniu odpowiedniej kwoty i przyciśnięciu przycisku Wybierz lub użyciu skrótu [Enter], wybrana kwota zostanie wstawiona na formatkę dekretowania.



 





Pozycje dokumentu walutowego

W przypadku wprowadzania pozycji dokumentu walutowego, na formularzu pojawia się szereg dodatkowych pól, które pozwalają wprowadzić kwotę w walucie obcej. Walutę lub jej kurs możemy wybrać z tabeli kursów walut, lub wstawić bezpośrednio.





Wprowadzona kwota w walucie jest automatycznie przeliczana na PLN wg podanego kursu. Wyliczona w ten sposób wartość w PLN jest jednak również wyłącznie wartością domyślną – istnieje możliwość jej swobodnej zmiany. W przypadku gdy konto walutowe jest kontem rozrachunkowym – zostaje założony/rozliczony rozrachunek w danej walucie obcej, przy czym oczywiście wprowadzony jest równolegle na rozrachunek zapis w PLN, a w razie potrzeby – utworzony stosowny dokument różnic kursowych.

Program w przypadkach, gdy jest to możliwe, podpowiada kurs wg następującego algorytmu:

Pozycje zbiorczego dokumentu finansowego

W przypadku dodawania pozycji do dokumentu opartego o wzorzec Zbiorczy dokument finansowy, program umożliwia wywołanie formatki bądź w sposób standardowy, bądź specyficzny dla tego typu wzorca.

W programie, domyślnie wyciąg bankowy (WB) oparty jest o typ dokumentu o nazwie zbiorczy dokument finansowy. Program oczywiście umożliwia tworzenie własnych typów dokumentów, również opartych o zbiorczy dokument finansowy.

W drugim przypadku (wywołanie formatki poprzez przyciski +/- na klawiaturze numerycznej) program automatycznie ustawia się po stronie, w której wpisywać będziemy konto przeciwstawne. Po wpisaniu numeru konta i kwoty program automatycznie uzupełnia drugą stronę dekretu numerem konta kasy/banku wprowadzonym podczas definiowania typu dokumentu oraz kwotą identyczną jak wprowadzona po stronie przeciwstawnej.

Zbiorczy dokument finansowy poza klasycznymi przelewami kwoty brutto transakcji na rachunek rozliczeniowy firmy,  umożliwia również rejestrowanie transakcji typu podzielona płatność charakteryzujących się tym, że przeprowadzane są najczęściej w dwóch etapach:

Formatka dodawania pozycji jest tak zaprojektowana aby wygodnie było wprowadzać oba dekrety równocześnie jak i niezależnie. Sposób księgowania zależy od sposobu tworzenia wyciągu, czy operacje przeksięgowań pomiędzy rachunkami rozliczeniowymi a rachunkami VAT są prezentowana szczegółowo czy też zbiorczo, a jeżeli szczegółowo to jak są sortowane. Czy obie operacje, obu etapów widoczne są jedna za drugą czy też nie. W przypadku długich wyciągów dobór sposobu księgowania będzie miał znaczenie.

Uwaga - przed rozpoczęciem księgowania transakcji podzielonej płatności należy zarejestrować oba rachunki bankowe w kartotece rachunków rachunek rozliczeniowy oraz rachunek VAT, powiązać je oraz przypisać im odpowiednie numery kont księgowych.

Podzielona płatność - automatyczne księgowanie całej transakcji

Aby zarejestrować automatycznie transakcję podzielonej płatności po wprowadzeniu dekretowania kwoty brutto komunikatu przelewu:  






na okienku dodawania pozycji wyciągu należy zaznaczyć opcję Podzielona płatność, na oknie pojawią się dwie zakładki:



 




W sekcji Komunikat przelewu należy uzupełnić brakujące dane. Jeżeli na pierwszej zakładce wybrany został kontrahent, numer NIP zostanie automatycznie uzupełniony, wystarczy podać numer faktury oraz kwotę VAT komunikatu przelewu. W sekcji Przeksięgowanie VAT w polu Kwota VAT musi być uzupełniona kwota rzeczywistego przeksięgowania kwoty VAT pomiędzy rachunkami. W przypadku rejestrowania obciążenia rachunków podzieloną płatnością, kwota przeksięgowywanej kwoty pomiędzy rachunkami może być różna od kwoty VAT z komunikatu przelewu.

Po zaznaczeniu na zakładce opcji Generuj dekret przeksięgowania kwoty VAT, po przyciśnięciu przycisku Zapisz lub użyciu skrótu [F10], transakcja zostanie automatycznie zadekretowana. Podobnie jak na poniższym przykładzie:






W sytuacji kiedy wyciągi bankowe nie pozwalają na automatyczne księgowanie całej transakcji podzielonej płatności, oba dekrety muszą być zaksięgowane oddzielnie. 

Podzielona płatność - rejestrowanie przeksięgowania pomiędzy rachunkami niezależnie od księgowania kwoty brutto

Księgowanie podzielonej płatności w dwóch niezależnych dekretach, polega na zarejestrowaniu najpierw kwoty brutto komunikatu przelewu, dokładnie tak jak to opisano wyżej, różnica polega na tym, że na drugiej zakładce nie należy zaznaczyć opcji Generuj dekret przeksięgowania kwoty VAT, na zakładce 2) Podzielona płatność wystarczy uzupełnić dane w sekcji Komunikat przelewu, tak jak na poniższym przykładzie:






Po zapisaniu pozycji na wyciągu pojawi się dekret dotyczący kwoty brutto komunikatu, jak poniżej. Poniżej zaprezentowany jest przykład drugiego dekretu. Po dojściu do księgowania drugiego dekretu, na zakładce 1) Podstawowe należy wprowadzić drugi dekret, jak niżej:






natomiast na zakładce 2) Podzielona płatność wystarczy wprowadzić unikalny fragment numery NIP i rozwinąć listę rozwijaną, na której widoczne będą dane komunikatu. Po jego wybraniu dane komunikatu zostaną automatycznie uzupełnione. Widok poniżej: 






Po jego zapisaniu na wyciągu pojawi się drugi dekret:






Rozrachunki - podzielona płatność

W trakcie dekretowania kwoty brutto przelewu, rozliczenia krajowej transakcji wyrażonej w złotych polskich wykonanej metodą podzielonej płatności, w rozrachunkach widoczne są wszystkie informacje zawarte w komunikacie przelewu, przykład poniżej:






W rozrachunkach widoczne sa kolumny:

Wprowadzanie informacji o rozrachunku

W przypadku zadekretowania pozycji na konto rozrachunkowe, po wprowadzeniu konta oraz kwoty (w przypadku dokumentu walutowego – kwoty w walucie) niezbędne jest zaewidencjonowanie tego zapisu w module rozrachunków. W zależności od ustawienia parametrów globalnych program automatycznie tworzy nowy rozrachunek na podaną kwotę (pobierając odpowiednie informacje z dokumentu i parametrów systemu), lub wywołuje na ekran okno pozwalające ręcznie zmodyfikować informacje niezbędne do wprowadzenia zapisu. W tym drugim przypadku możliwe jest rozliczenie tworzonym zapisem rozrachunków wcześniej zarejestrowanych w systemie (np. przedpłaty).





Do prawidłowego zaewidencjonowania nowego rozrachunku potrzebne są następujące informacje:

Podczas rejestrowania rozrachunku możemy ponadto wypełnić dwa dodatkowe pola, które mają wpływ na późniejsze automatyczne rozliczanie rozrachunków z poziomu okna przeglądania rozrachunków. Znaczenie tych pól jest następujące:

Poza założeniem rozrachunku, jeśli mamy ustawiony ręczny tryb jego zakładania, program pozwala już na tym etapie na rozliczanie rozrachunków istniejących. Rozrachunki domyślnie rozliczane są z datą dokumentu późniejszego, z tych, które podlegają rozliczeniu, jednak data ta może być zmodyfikowana przez użytkownika.

Przy otwieraniu okna rozrachunków wyświetlana jest domyślna lista rozrachunków uprzednio zarejestrowanych w systemie, które mogą być rozliczone bieżącym zapisem. Lista rozrachunków do rozliczenia dotyczy zawsze tego samego konta (za wyjątkiem przypadku opisanego niżej) i tworzona jest wg następujących zasad:

W przypadku, gdy program WAPRO Fakir Finanse i księgowość współdzieli rozrachunki z programem WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn, na liście rozrachunków do rozliczenia mogą znaleźć się także zapisy (faktury, przedpłaty) wynikające z dokumentów wprowadzonych w tamtym programie, jeszcze nie mających swoich odpowiedników w systemie finansowo-księgowym. Tego typu zapisy oczywiście nie mają przyporządkowanych kont - lista rozrachunków do rozliczenia tworzona jest zatem w oparciu o kontrahenta, dla którego wystawiono dany dokument. Podczas późniejszego importu dokumentów program uzupełnia zapisy o numer odpowiedniego konta. Może się jednak zdarzyć, że podczas importu takiego dokumentu zostanie on zadekretowany na inne konto rozrachunkowe niż konto rozliczonego z nim drugiego rozrachunku. W takim przypadku zostanie zgłoszony błąd importu dokumentu do programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość.

Przykład 1

Wyobraźmy sobie, że użytkujemy programy WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn i WAPRO Fakir Finanse i księgowość w trybie współdzielenia rozrachunków.
W planie kont programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość istnieją konta rozrachunkowe kartotekowe:
  • 201-KH Rozrachunki z odbiorcami
  • 202-KH Rozrachunki z dostawcami
gdzie KH oznacza podpiętą kartotekę kontrahentów. Dodatkowo, w kartotece KH (współdzielonej przez oba programy) istnieje kontrahent KRZAK o analityce 001, który jest jednocześnie dostawcą i odbiorcą, a zatem występuje jednocześnie na obu kontach opisanych wyżej. Jeśli teraz w programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość zarejestrujemy zapłatę, wprowadzając dekret na konto 201-001 po stronie Ct, to jako rozrachunki do rozliczenia pojawią nam się obie faktury opisane powyżej, pomimo, że druga faktura nie została jeszcze zaimportowana do programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość. Jednakże z drugą fakturą nie jest związane żadne konkretne konto księgowe, gdyż jej dekretacja będzie przebiegać dopiero podczas importu dokumentu do programu WAPRO Fakie Finanse i księgowość. Można wyobrazić sobie zatem sytuację, że schemat księgowania tej faktury zostanie tak skonstruowany, że w wyniku importu kwota rozrachunku zostanie przypisana nie do konta 201-001, a na przykład do konta 202-001 (jak wiadomo kontrahent KRZAK figuruje jako analityka obu kont syntetycznych 201 i 202).

Zaimportowanie dokumentu w takiej postaci doprowadziło by do sytuacji konfliktowej w programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość, gdyż mielibyśmy do czynienia z dwoma wzajemnie rozliczonymi rozrachunkami, z których każdy związany byłby z innym kontem księgowym. Aby uniknąć takiej sytuacji w chwili importu drugiej faktury do programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość program zgłosi błąd importu.

Użytkownik ma do dyspozycji pewną kwotę (równą na początku kwocie dekretu, a potem kwocie dekretu pomniejszonej o dokonane rozpisania – jest ona wyszczególniona w polu Saldo w górnej części okna), którą może rozpisać częściowo lub w całości (automatycznie lub ręcznie) pomiędzy rozrachunki znajdujące się na liście, powodując częściowe lub pełne rozliczenie tych ostatnich. Rozliczenie automatyczne jest możliwe po zaznaczeniu odpowiednich rozrachunków i wybraniu przycisku Rozpisz – program automatycznie przypisuje kolejnym zaznaczonym rozrachunkom z listy kwoty równe ich saldom, aż do wyczerpania kwoty dekretu. Jeśli suma sald zaznaczonych rozrachunków jest większa od kwoty dekretu, część rozrachunków nie zostanie rozliczona (ewentualnie któryś rozliczony częściowo), jeśli jest mniejsza – nie zostanie rozliczona nadwyżka kwoty dekretu. Do pewnego stopnia możemy też sterować sposobem automatycznego rozpisania kwoty poprzez odpowiednie ustawienie rozrachunków znajdujących się na liście.

Kwoty rozliczenia można również przypisywać do wybranych rozrachunków ręcznie (w tym również korygować kwoty rozpisane automatycznie); wystarczy w tym celu kliknąć dwukrotnie w pole Kwota rozliczająca (lub po wybraniu rozrachunku wcisnąć klawisz Enter) i wstawić odpowiednią kwotę. Oczywiście suma wstawionych w ten sposób kwot nie może być wyższa niż kwota dekretu (program kontroluje ten fakt i nie pozwala wstawić kwoty przekraczającej - łącznie z poprzednio wpisanymi – wartość dekretu).

Analogicznie możemy wprowadzać lub modyfikować datę rozliczenia dla każdego rozrachunku. Domyślnie jest to (w zależności od ustawienia parametrów globalnych pracy firmy) data założenia lub data księgowania późniejszego z rozliczanych rozrachunków. Dodatkowo możliwe jest szybkie wyczyszczenie przypisanych kwot ze wszystkich pozycji (jeśli np. automatyczne rozpisanie nie spełniło naszych oczekiwań) przy pomocy przycisku Wyczyść.

Po zakończeniu procedury rozpisywania kwot zatwierdzamy całość operacji klawiszem, co spowoduje dodanie odpowiednich zapisów do bazy. Oczywiście wszystkie wprowadzone informacje zostaną ostatecznie zarejestrowane dopiero po pozytywnym zaakceptowaniu całego wprowadzanego dokumentu, jednakże fakt rozliczenia rozrachunków w danej pozycji jest uwzględniany natychmiast podczas wprowadzania kolejnych pozycji tego samego dokumentu.

W przypadku poprawiania pozycji dokumentu dostęp do rozrachunków jest możliwy tylko w przypadku, gdy modyfikacji uległa kwota pozycji bądź konto, na które była ta pozycja zadekretowana (w każdym innym przypadku zmiany w rozrachunkach możemy wprowadzić z poziomu dedykowanego modułu Rozrachunki ). W takim przypadku (po uprzedzeniu użytkownika) dotychczasowe rozrachunki wynikające z danego dekretu zostają usunięte, a na ich miejsce (ręcznie lub automatycznie) zostają wprowadzone nowe – wg ogólnych zasad opisanych powyżej.

W przypadku rozrachunków walutowych wszelkie operacje z poziomu użytkownika odbywają się w walucie obcej, natomiast program równolegle (w tle) zakłada bądź rozlicza odpowiednie rozrachunki złotówkowe, w tym (w zależności od ustawień parametrów pracy programu) automatycznie tworzy i rozlicza dokumenty różnic kursowych.

Aby dokładnie przeanalizować proces rejestracji i rozliczania rozrachunków niezbędne jest uzupełnienie poprzednich informacji o te, które związane ze sposobem ich przechowywania i prezentowania.

W programie przyjęto dwa zasadnicze założenia:

Oczywiście dwa pierwsze założenia nie dotyczą sytuacji, w której współdzielimy rozrachunki z programem WAPRO Mag Sprzedaż i magazyn. W takim przypadku w systemie mogą być widziane (i rozliczane) także te rozrachunki, które nie mają jeszcze swoich odpowiedników w postaci dekretów na kontach rozrachunkowych. System kontroluje jednak, które rozrachunki posiadają powiązanie z dokumentami księgowymi już zaimportowanymi do programu WAPRO Fakir Finanse i księgowość i dla tych obowiązują wszystkie założenia opisane w powyższych punktach.

Zatem dla każdego zapisu na koncie rozrachunkowym – niezależnie czy jest to należność, zobowiązanie czy płatność - powstaje dokładnie jeden (w przypadku zapisów walutowych – jeden dla waluty i jeden dla PLN) rozrachunek (nagłówek). Dodatkowo dla każdego rozliczenia rozrachunku powstaje odpowiedni zapis rozliczający widziany (w module przeglądania rozrachunków) symetrycznie z dwóch miejsc: z dokumentu rozliczającego i dokumentu rozliczanego.

Przykład 2

Jeśli wprowadzimy fakturę sprzedaży (FS) na kwotę brutto 100 PLN, a następnie wyciąg bankowy na 40 PLN rozliczający częściowo tę fakturę (WB), to w rozrachunkach powstaną trzy zapisy:

  • nagłówek rozrachunku FS typu należność na kwotę 100 PLN
  • nagłówek rozrachunku WB typu płatność na kwotę 40 PLN
  • zapis rozliczający FS-WB na kwotę 40 PLN, widoczny zarówno od strony faktury (wyświetla się informacja o dokumencie zapłaty) jak i od strony wyciągu (wyświetla się informacja o dokumencie opłaconym)
Jednocześnie dla wyciągu bankowego pojawi się informacja, że został rozliczony w całości (saldo = 0), zaś dla faktury – że została rozliczona częściowo (saldo = 60)

 

Przykład 3

Jeśli wprowadzimy faktury sprzedaży:

  • FS1 na kwotę brutto 200 PLN
  • FS2 na kwotę brutto 500 PLN
oraz wyciąg bankowy
  • WB na kwotę 1000 PLN
rozliczający te faktury (nadwyżka jest tu nadpłatą), to pojawi się 5 zapisów:
  • nagłówek rozrachunku FS1 typu należność na kwotę 200 PLN
  • nagłówek rozrachunku FS2 typu należność na kwotę 500 PLN
  • nagłówek rozrachunku WB typu płatność na kwotę 1000 PLN
  • zapis rozliczający FS1-WB na kwotę 200 PLN
  • zapis rozliczający FS2-WBna kwotę 500 PLN
przy czym oba rozrachunki powstałe z faktur zostaną zaznaczone jako rozliczone (saldo = 0), zaś rozrachunek z wyciągu bankowego – jako częściowo rozliczony (saldo = 300).
Przykład 4

Jeżeli wprowadzimy następującą fakturę sprzedaży:
  • FS na kwotę brutto 100$ oraz równolegle 400 PLN
oraz zapłatę:
  • WB na kwotę 100$ oraz równolegle 420 PLN
to w konsekwencji (przy ustawionym trybie automatycznego tworzenia dokumentu różnic kursowych) otrzymamy następujące zapisy w rozrachunkach:
  • nagłówek FS w walucie USD na kwotę 100$ typu należność z równoległym zapisem 400 PLN
  • nagłówek WB w walucie USD na kwotę 100$ typu płatność z równoległym zapisem 420 PLN
  • rozliczenie FS-WB na kwotę 100$ oraz równolegle – na kwotę 400 PLN
Jednocześnie zostaje utworzony dokument RK różnic kursowych (w tym przypadku dodatnich), z którego zostają utworzone dwa dodatkowe zapisy:
  • nagłówek RK w walucie PLN na kwotę 20 PLN (typu odziedziczonego po fakturze, w tym przypadku – typu należność)
  • zapis rozliczający FS-RK na kwotę 20 PLN.
co powoduje całkowite rozliczenie zarówno faktury jak i wyciągu bankowego w walucie oraz w złotówkach.

Należy zwrócić uwagę na pewną różnicę w rozliczaniu faktury wyciągiem bankowym oraz dokumentem różnic kursowych. W pierwszym przypadku jest to zapłata powstałej należności (zapis po przeciwnej stronie), w drugim de facto zwiększenie należności w PLN (zapis po tej samej stronie).

Szczególną uwagę należy zwrócić na sposób wprowadzania różnic kursowych oraz korekty kursu waluty w przypadku rozrachunków walutowych. Decydujące znaczenie ma tutaj pole Korekta w nagłówku dokumentu. Jeśli dokument jest rejestrowany jako korekta, wówczas rozliczenie rozrachunku walutowego kwotą w PLN wynikającą z tego dokumentu spowoduje jednoczesną zmianę kursu waluty dokumentu pierwotnego, co znajdzie swoje odbicie przy wyliczaniu różnic kursowych.
Przykład 5

Wprowadzamy następującą fakturę sprzedaży:
  • FS na kwotę brutto 100$ oraz równolegle 400 PLN– powstanie rozrachunek typu Należność po stronie Dt na taką samą kwotę w $ i odpowiednio w PLN.Łatwo zauważyć, że kurs po jakim założono rozrachunek wynosi 4.
Następnie wprowadzamy zapis PK na kwotę 50 PLN po stronie Dt na to samo konto i oba zapisy rozliczamy ze sobą.
Możliwe są teraz dwa przypadki:
  • PK nie był dokumentem typu korekta (nie było odpowiedniego znacznika w nagłówku dokumentu) – zatem jest traktowany jako odpowiednik dokumentu różnic kursowych. W takim przypadku saldo rozrachunku w PLN będzie wynosić 450 PLN, ale kurs po jakim został założony rozrachunek (wykorzystywany np. przy jego wycenie na dzień bilansowy) będzie wynosił 4.
  • PK był dokumentem typu korekta (zaznaczono odpowiednie pole w nagłówku dokumentu). W takim przypadku saldo rozrachunku w PLN będzie wynosić450 PLN, a jednocześnie zmieni się kurs założenia rozrachunku (brany np. do wyceny) – będzie on wynosił 4,5.

Domyślny termin płatności podpowiadany w trakcie tworzenia nowego rozrachunku

Podczas dodawania / tworzenia nowego rozrachunku program podpowiada domyślnie termin płatności. Aby dostosować działanie mechanizmu podpowiadania tego terminu ważne jest zrozumienie jego działania.

W programie jest kilka rodzajów domyślnych terminów płatności. Są one definiowane w kilku miejscach:

Na działanie mechanizmu ustalania w każdym przypadku tego terminu ma przypisanie w słowniku typów dokumentów, do każdego typu dokumentu:

W trakcie tworzenia nowego rozrachunku domyślny termin płatności ustalany jest w zależności od typu dokumentu. Szczególnie jeżeli w definicji typu dokumentu jako domyślna forma płatności zostanie zdefiniowana forma płatności kontrahenta. Wtedy podczas tworzenia rozrachunku zawsze zostanie wstawiony domyślny termin płatności określony dla wybranego kontrahenta. Nawet jeżeli ilość dni będzie wynosić "0".

Sytuacja zmienia się w przypadki kiedy w typie dokumenty jest zdefiniowana konkretna domyślna forma płatności, nie 'domyślna kontrahenta'. W tej sytuacji jeżeli forma płatności nie będzie miała zdefiniowanego domyślnego terminu płatność różnego od "0", program będzie poszukiwał tej informacji w kolejnych miejscach gdzie zdefiniowane są domyślne terminy płatności. Zgodnie z przedstawioną wyżej kolejnością:

Definiowanie domyślnego terminu płatności podczas tworzenia nowego rozrachunku ma znaczenie dla wygody i szybkości pracy w programie. Jeżeli ustalona w ten sposób domyślna ilości dni terminu płatności jest nieprawidłowa można i należy ją oczywiście zmienić.


 

Zakładka "Nr rachunku bankowego" w prostym dokumencie finansowym oraz zbiorczym (ZDF)

Wprowadzanie numeru rachunku bankowego kontrahenta w pozycjach wyciągów bankowych oraz dokumentach finansowych stało się konieczne w celu weryfikacji tych danych w wykazie podatników VAT udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Numer rachunku bankowego, musi być zarejestrowany w pozycji dokumentu tylko w przypadku kiedy musi być zweryfikowany.

W przypadku importu wyciągów bankowych z plików, numer dla przelewów własnych jest zapisywany automatycznie (dla operacji, w których konto rozrachunkowe znajduje się po stronie WN / Dt).

 

Dla przykładu, poniżej widok dekretowania pozycji wyciągu bankowego:



 




 

po wprowadzeniu konta rozrachunkowego kontrahenta, w zakładce Nr rachunku bankowego można wprowadzić numer rachunku, na dobro którego wykonany został przelew. Przykład poniżej:



 



Jeżeli numer rachunku bankowego kontrahenta zapisany jest w kartotece kontrahentów, można go wybrać z kartoteki przyciskając przycisk oznaczony ikoną:  , znajdującą się po prawej stronie pola numeru rachunku bankowego.

Uwaga - aby weryfikacja mogła być w\prawidłowo wykonana, ważne jest aby numer NIP kontrahenta oraz wybrany numer rachunku bankowego były prawidłowe.


 Po zarejestrowaniu numerów rachunków bankowych w wyciągach, numer rachunku zostanie zarejestrowany w utworzonym rozrachunku dokumentu finansowego. Sam proces sprawdzania występowania tego numeru w wykazie podatników opublikowanym przez Ministerstwo Finansów należy przeprowadzić w oknie przeglądarki rozrachunków.

Opis znajduje się w rozdziale: Weryfikacja numerów rachunków bankowych rozliczeń transakcji zakupu.


 

Wprowadzanie cech dla pozycji dokumentu

Niezależnie od tego, czy wprowadzane pozycje dokumentu są związane z zapisami w rejestrze VAT, czy też nie – każdą z nich możemy dodatkowo „ocechować”, tzn. nadać jej dodatkowy zestaw cech (identyfikatorów), które pozwolą później klasyfikować (filtrować, zestawiać) zapisy wg naszych własnych kryteriów. W celu wprowadzenia dodatkowych cech dla naszego zapisu należy podczas dodawania/poprawiania pozycji dokumentu wybrać zakładkę Cechy pozycji:

Za pomocą przycisków Dodaj, Popraw, Usuń możemy edytować dla poszczególnych pozycji ich cechy dodatkowe.

Kontrola konta przeciwstawnego

Program WAPRO Fakir Finanse i księgowość umożliwia dla określonych typów dokumentów kontrolę kont przeciwstawnych dla wprowadzanych dekretów. Umożliwia to stworzenie jednoznacznego powiązania pomiędzy zapisem na koncie po jednej ze stron, a odpowiadającymi mu zapisami po drugiej stronie, w myśl zasady podwójnego zapisu.

W celu aktywowania takiej kontroli dla dokumentów określonego typu, należy w definicji typu dokumentu prawidłowo ustawić parametr Kontrola konta przeciwstawnego.

Jeśli podczas włączonej kontroli wprowadzimy dekret po jednej ze stron dokumentu, musimy bezpośrednio po tym wprowadzić (w tej samej pozycji lub kolejnych) kolejne dekrety, na sumę równą sumie pierwszego wprowadzonego zapisu. Dopiero później możemy wprowadzić kolejny dekret po tej samej stronie (i oczywiście stosowne dekrety przeciwstawne wg zasad opisanych wyżej). Powyższe ograniczenia nie dotyczą kont pozabilansowych.

Wprowadzając dokument księgowy w pierwszej pozycji wprowadzamy dekret po stronie Dt na kwotę 1000 PLN. Wówczas w tej samej pozycji lub w pozycjach znajdujących się bezpośrednio za wprowadzoną, musimy zarejestrować zapisy po stronie Ct na łączną kwotę odpowiadającą sumie 1000 PLN, zanim wprowadzimy kolejny zapis debetowy.

Prawidłowe będą np. następujące układy dekretów (zakładamy brak dekretów na konta pozabilansowe):

Nr pozycji Strona Dt Strona Ct
1. 1000 PLN 200 PLN
2. 700 PLN
3. 100 PLN

lub

Nr pozycji Strona Dt Strona Ct
1. 1000 PLN 200 PLN
2. 800 PLN
3. 100 PLN 100 PLN

Nieprawidłowy będzie np. następujący układy zapisów (pomimo globalnego bilansowania się dokumentu):

Nr pozycji Strona Dt Strona Ct
1. 1000 PLN 200 PLN
2. 100 PLN 100 PLN
3. 800 PLN

Może się zdarzyć sytuacja, że wprowadzimy pozycje w niewłaściwej kolejności, lub zmuszeni będziemy usunąć jedną pozycję z danej grupy, a następnie wprowadzić ją ponownie (jako ostatnią pozycję). W takiej sytuacji, tylko po to aby zachować opisaną wyżej kolejność dekretów (i móc zapisać dokument jako poprawny) konieczne byłoby często usunięcie i ponowne wprowadzenie dużej ilości pozycji.

Aby tego uniknąć wprowadzono mechanizmy zamiany kolejności dekretów w dokumencie. Służą do tego przyciski znajdujące się z lewej strony okna wprowadzania dokumentu, poniżej listy pozycji.

Wprowadzanie danych MPK (dotyczy wyłącznie wersji Prestiż)

Jeżeli z konto, na które dekretujemy zapis zostało zdefiniowane jako współpracujące z modułem MPK, wówczas po wprowadzeniu/modyfikacji danych musimy także wprowadzić/zmodyfikować dane dotyczące miejsc powstawania kosztów. Więcej na ten temat można znaleźć w odpowiednim podrozdziale (opisującym wprowadzanie danych MPK) rozdziału opisującego moduł obsługi kosztów.



 

Zobacz także

WAPRO Fakir Finanse i księgowość