Domyślne ustawienia startowe wprowadzanego dokumentu
 |
Pod pojęciem ustawień startowych rozumiemy wszystkie domyślnie ustawiane przez program właściwości i parametry każdego typu dokumentu w trybie wprowadzania nowego dokumentu. |
Program WAPRO Fakir Finanse i księgowość, w zależności od ustawienia w Konfiguracja użytkownika, w sekcji Wprowadzanie dokumentów parametru Ustawienia domyślne dokumentu zgodnie z szablonem dokumentu na TAK (domyślne) / NIE, może konfigurować dokument w trybie wprowadzania na dwa sposoby, zgodnie z:
- ustawieniami systemowymi - domyślne ustawienia programu;
- szablonem dokumentu - modyfikowane przez użytkownika ustawienia startowe dokumentu, zapisywane w kontekście typu dokumentu i kontrahenta;
Domyślne ustawienia dokumentu w trybie wprowadzania zgodnie z ustawieniami systemowymi
 |
Parametr użytkownika Ustawienia domyślne dokumentu zgodnie z szablonem dokumentu ustawiony na NIE |
Podczas wprowadzania / dodawania nowego dokumentu w programie, po przyciśnięciu przycisku Dodaj lub użyciu skrótu klawiszowego Ins i wybraniu typu dokumentu, jest on konfigurowany zgodnie z ustawieniami systemowymi. To znaczy wyświetlane są pola wymagane do prawidłowego zaksięgowania dokumentu oraz do prawidłowej obsługi tego typu dokumentu w programie. Niektóre pola takie jak np. daty inicjowane są domyślnie bieżącą datą, pozostałe pozostają puste a opcje wyboru, najczęściej pozostają niewybrane / niezaznaczone. Oznacza to, ze każdorazowo w trakcie wprowadzania nowego dokumentu wszystkie parametry i ustawienia muszą zostać odpowiednio definiowane przez operatora / użytkownika programu.
Domyślne ustawienia dokumentu w trybie wprowadzania zgodnie z szablonem dokumentu
|
Parametr użytkownika Ustawienia domyślne dokumentu zgodnie z szablonem dokumentu ustawiony na TAK |
Jeżeli dla wybranego typu dokumentu i kontrahenta nie został utworzony szablon dokumentu, podczas wprowadzania / dodawania nowego dokumentu w programie, po przyciśnięciu przycisku Dodaj lub użyciu skrótu klawiszowego Ins i wybraniu typu dokumentu i kontrahenta, dokument jest konfigurowany zgodnie z ustawieniami ostatnio utworzonego i zapisanego dokumentu tego typu dla tego kontrahenta. Program zapamiętuje zarówno ustawienia nagłówkowe dokumentu, wybrane automaty dekretujące VAT lub ewentualne proste szablony księgujące oraz parametry zapisów w rejestrze VAT
Oznacza to na przykład, że jeżeli ostatnio dla jakiegoś kontrahenta utworzony został i zapisany walutowy dokument zakupu a do rejestracji VAT i automatycznego dekretowanie pozycji na kontach księgowych wybrany został jeden z dostępnych automatów dekretujących VAT, wprowadzając ponownie fakturę zakupu dla tego samego kontrahenta zostanie ona dokładnie tak samo ustawiona jako walutowa i wybrany zostanie automatycznie ten sam automat VAT jak poprzednio.
Początkowo dla użytkownika będzie to wyglądało jak gdyby program "uczył się" domyślnego konfigurowania każdego typu dokumentu w zależności od wybranego kontrahenta.
Będzie to bardzo pomocne i przyśpieszy pracę w przypadku wprowadzania dokumentów kontrahentów, które nie zmieniają się, każdorazowo dla danego typu dokumentu ustawienia są takie same. Np. zakup paliwa, faktura za wynajem biura czy za okresową obsługę prawną.
Problem pojawia się w przypadku kiedy wystawiona zostanie niestandardowy dokument dla kontrahenta. Kolejny rejestrowany dokument dla tego kontrahenta zostanie ustawiony niestandardowo.
Aby ustandaryzować ładowanie ustawień startowych wybranego typu dokumentu dla wybranego kontrahenta utworzyć szablon dokumentu dla kontrahenta. Szablon taki musi być tworzony na podstawie wzorca jakim jest typowy dokument zarejestrowany w systemie na tego kontrahenta.
Najlepiej podczas wprowadzania takiego standardowego dla kontrahenta dokumentu, po zakończeniu wszystkich czynności, przed zapisaniem dokumentu, na zakładce 4) Ustawienia przycisnąć przycisk Utwórz / modyfikuj szablon dokumentu tak jak to zaprezentowano poniżej.
|
Po zapisaniu szablonu, jeżeli szablon nie zostanie wyłączony, każdy dokument tego typu dla tego kontrahenta będzie ustawiany w trybie wprowadzania zgodnie z definicją szablonu dokumentu. Oznacza to, że praktycznie dla każdego kontrahenta definicja ustawień startowych dokumentu może być różna |
Aby w trakcie wprowadzania dokumentów użytkownik mógł rozpoznać w jaki status mają ustawienia startowe wybranego typu dokumentu dla wybranego kontrahenta na formatce wprowadzania dodany został w prawym górnym rogu opis tekstowy. Przykład na obrazie powyżej.
Ustawienia startowe mogą mieć trzy statusy:
- Szablon nieaktywny - pojawia się na dokumencie po wybraniu po raz pierwszy tego kontrahenta w dokumencie danego typu. Po zapisaniu dokumentu, w zależności od tego czy utworzony i włączony zostanie szablon dokumentu status zmieni się na "Szablon systemowy" lub "Szablon użytkownika";
- Szablon systemowy - pojawia się na dokumentach kontrahenta do momentu utworzenia szablonu dokumentu dla kontrahenta i oznacza, że jako ustawienia startowe dokumentu załadowane zostaną ustawienia systemowe.
- Szablon użytkownika - pojawia się na dokumentach, w których dla kontrahenta utworzony został szablon dokumentu i jest włączony. Oznacza, że jako ustawienia startowe dokumentu dla tego kontrahenta załadowane zostaną ustawienia zgodne z zapisanym szablonem.
- Szablon wyłączony - pojawia się na dokumentach, w których dla kontrahenta utworzony został szablon dokumentu i został wyłączony. Oznacza, że jako ustawienia startowe dokumentu dla tego kontrahenta załadowane zostaną ustawienia systemowe.
|
Wybór sposobu korzystania z tej funkcjonalności zależy od konkretnego użytkownika programu. Funkcjonalność działa w kontekście zalogowanego operatora. Oznacza to, że każdy z operatorów systemu dowolnie tworzy lub nie wyżej opisane szablony dokumentów dla kontrahenta, włącza je lub wyłącza. Różni operatorzy mogą mieć zdefiniowane różne szablony dokumentu dla tego samego kontrahenta. |