WAPRO Fakir Finanse i księgowość
Dokumenty
Zobacz także Wyślij opinię
WAPRO Fakir - dokumentacja > Dokumenty

Glossary Item Box

Rejestrowanie dokumentów w systemie

W programie nie istnieje osobny bufor roboczy, do którego trafiały by „zarejestrowane” dokumenty, by następnie po przejściu weryfikacji pojawić się na kontach bądź w innych miejscach programu. Dokumenty wprowadzane są bezpośrednio do ksiąg rachunkowych i z chwilą wprowadzenia wykazywane zarówno na kontach, jak i w rozrachunkach oraz ewidencji VAT. Wyjątek stanowią tutaj dokumenty, które nie spełniają kryteriów poprawności (np. nie są zbilansowane lub zadekretowane). Dokumenty takie (wyświetlane podczas przeglądania listy dokumentów na czerwono) są traktowane jako dokumenty będące w trakcie edycji i dekrety z nich wynikające nie są wykazywane na kontach księgi głównej (choć na życzenie użytkownika można utworzyć sprawozdanie uwzględniające te zapisy). Są one natomiast wykazywane (także na czerwono) w rozrachunkach oraz rejestrach VAT, przy czym istnieje możliwość przeglądania odpowiednich zapisów i podsumowań z uwzględnieniem bądź pominięciem wspomnianych (czerwonych) zapisów.

Do czasu poprawienia, dokumenty nieprawidłowe nie mogą być zatwierdzone, a ponadto muszą być poprawione lub usunięte przed zamknięciem okresu obrachunkowego.

Wszystkie wprowadzone dokumenty (zarówno poprawne jak i niepoprawne) mogą być poprawiane lub usuwane (przez użytkowników posiadających stosowne uprawnienia) do czasu ich zatwierdzenia.

Zatwierdzanie dokumentów

Zatwierdzenie wprowadzonych dokumentów jest operacją wymaganą przez ustawę o rachunkowości. Zastosowanie tej procedury w stosunku do danego dokumentu uniemożliwia jego dalszą modyfikację (bądź usunięcie), nie ma natomiast istotnego wpływu na sposób jego wykazywania w sprawozdaniach bądź zestawieniach (ewentualnie można ograniczać zestawienia do zapisów z dokumentów zatwierdzonych).

Podczas zatwierdzania dokumentu, ze względów bezpieczeństwa danych, przeprowadzana jest ponowna kontrola poprawności dokumentu. Dokumenty zatwierdzone wykazywane są na listach dokumentów w kolorze zielonym. Zatwierdzenie dokumentu jest operacją nieodwracalną.

Zamknięcie okresu obrachunkowego a dokumenty

Zamknięcie okresu obrachunkowego jest ostatecznym zatwierdzeniem dokumentów wprowadzonych do tego okresu. Po jego wykonaniu nie jest dopuszczalna żadna zmiana w zapisach z tego okresu.

Należy przypomnieć, że do prawidłowego wydruku ustawowego dziennika księgowań niezbędna jest zarówno spójność numeracji, jak i jej zgodność z chronologią księgowania dokumentów (wprowadzania do ksiąg). Osiąga się to poprzez nadawanie dokumentom numerów dziennika dopiero w chwili zamykania danego okresu obrotowego.

Podczas zamykania okresu obrachunkowego następuje kolejna kontrola poprawności zapisów (pierwsza odbywa się w momencie zapisywania dokumentu), w szczególności sprawdzenie faktu, czy wszystkie dokumenty w okresie zostały zatwierdzone. Jeśli kontrola zakończy się pozytywnie – okres zostaje nieodwracalnie zamknięty.

Zobacz także

WAPRO Fakir Finanse i księgowość