WAPRO Fakir Finanse i księgowość
Przykładowy automat księgowania kosztów eksploatacyjnych samochodów
Zobacz także Wyślij opinię
WAPRO Fakir - dokumentacja > Definicje > Automaty księgujące > Automaty VAT > Przykładowy automat księgowania kosztów eksploatacyjnych samochodów

Glossary Item Box

Przykładowy automat VAT przeznaczony księgowania wydatków związanych z samochodami


Rozdział przeznaczony dla osób rozpoczynających pracę z programem, którzy nie są jeszcze wystarczająco zaznajomieni z automatami VAT.

 

Jeżeli koszty związane z samochodami mają być automatycznie rozksięgowywane na różne konta księgowe, w zależności od rodzajów kosztów, Takie naliczanie kosztów uzyskania przychodów związanych z używaniem samochodów wymaga użycia automatów VAT oraz zastosowania przynajmniej jednego wyróżnika z czterech dostępnych wyróżników VAT. Poniżej zaprezentowany zostanie przykład jak krok po kroku przygotować odpowiedni zestaw wyróżników VAT oraz odpowiedni automat VAT, za pomocą którego w programie WAPRO Fakir Finanse i księgowość będzie można odpowiednio zarejestrować w VAT oraz zadekretować na kontach kosztów stanowiących koszty uzyskania przychodów oraz kontach kosztów nie stanowiących tych kosztów odpowiednie kwoty poniesionych wydatków. W transakcjach VAT z 50% odliczeniem, kwota kosztów zostanie odpowiednio powiększona o podatek VAT nie stanowiący podatku naliczonego.



Przygotowanie zestawu wyróżników VAT


 

Wyróżniki VAT pozwalają automatom VAT odpowiednio dekretować oznaczone nimi pozycje VAT we wprowadzanym dokumencie, w tym przypadku, w dokumencie zakupu związanym z księgowaniem wydatkami na samochody. Od 1 stycznia 2019 roku ograniczone zostało zaliczanie w koszty uzyskania przychodów, wydatków ponoszonych przez firmę na:

Proces rozksięgowania wydatku na odpowiednie samochody, odpowiednie zarejestrowanie wydatków w rejestrach VAT, obliczenie kwot kosztów uzyskania przychodów oraz kwot nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów odbywa się w trakcie rejestrowania dokumentu. Jednak aby możliwe było zaksięgowanie tych kosztów na odpowiednich kontach księgowych , wymagane jest najpierw przygotowanie odpowiedniego zestawu wyróżnika numer 1 w wyróżnikach VAT.

Przygotowując odpowiedni zestaw wyróżników VAT najpierw należy zaplanować na jakie konta automat VAT ma księgować koszty eksploatacyjne w naszym planie kont, jeżeli dysponujemy w firmie samochodami leasingowanymi, dzierżawionymi lub wynajętymi to na jakich kontach mają być księgowane te wydatki. Jest to potrzebne ponieważ to właśnie wyróżnik VAT "mówi" automatowi VAT, jaki rodzaj kosztu jest księgowany.

Aby przygotowywany automat VAT był w pełni funkcjonalny, na początku trzeba przewidzieć wszystkie warianty księgowań, które mogą być potrzebne w przyszłości. W tym celu należy przygotować kompletny zestaw wyróżników VAT.

Ilość wyróżników, które będą potrzebne zależy od ilości rodzajów kosztów, które planujemy księgować przygotowywanym automatem VAT. Załóżmy,że w firmie są księgowane koszty:


a każdy z tych kosztów na innym koncie księgowym. 

Jeżeli chcemy dodać budowany automat VAT do już istniejącego, innego automatu np ogólnego automatu zakupu (rozbudować go). Warto dodać do zestawu, jako nr 1, wyróżnik z rodzajem operacji. Na przykład "koszty samochodów" aby pogrupować te operacje w zbiorczym automacie. Inne transakcje powinny mieć dla odróżnienia analogiczny wyróżnik nr 1 oznaczający rodzaj operacji np. "zakup towarów handlowych" czy na przykład "Zakup pozostały".

W programie dostępne są dwa rodzaje wyróżników VAT: zależne i niezależne.

Aby zmienić ustawienie programu i wybrać żądany rodzaj wyróżników VAT należy odpowiednio ustawić parametr firmy: Sekcja: Wprowadzanie zapisów VAT | Parametr: Wyróżniki zależne. Dostępne są dwie wartości parametru: Tak oraz Nie.

 

Ze względu na to, że w naszym przykładzie będziemy wykorzystywać tylko jeden wyróżnik, nie ma znaczenia czy zastosujemy wyróżniki zależne czy niezależne.

Przystępując do budowania zestawu wyróżników w naszym przykładzie w pierwszym kroku należy uruchomić polecenie z głównego menu programu: Zakładka:Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | Polecenie: wyróżniki VAT. I na wyświetlonym na ekranie oknie wybrać wyróżnik nr 1 z grupy Zakup i przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrótu [Ins]. Na ekranie pojawi się formatka Wyróżnik VAT / Dodaj:



 




 

Jak widać wyróżnik VAT w programie składa się z:

 

Załóżmy, że powyżej zaplanowane rodzaje kosztów, które ma dekretować nasz przykładowy automat VAT opiszemy następującymi wyróżnikami:

 

Aby utworzyć je w programie, należy kolejno wpisać ich dane w powyższą formatkę, wybierając jako numer wyróżnika numer 1 i zapisać je, przyciskając przycisk Zapis lub używając skrótu [F10]. Po ich utworzeniu lista wyróżników powinna wyglądać podobnie do poniższego przykładu:



 




 

Po wykonaniu powyższych czynności można przystąpić do przygotowania automatu VAT mającego za zadanie rejestrowanie VAT oraz naliczanie i dekretowanie podatkowych kosztów związanych z samochodami w firmie.

Uwaga - w firmach, w których włączona jest w programie kontrola VAT trzeba dodać drugi wyróżnik przeznaczony do oznaczania zapisywanej pozycji VAT w dokumencie z typem odliczenia Bez odliczeń.

W przypadku wyróżników zależnych, dla każdego wyróżnika numer 1 utworzyć taki wyróżnik numer 2. W przypadku wyróżników niezależnych, wystarczy go utworzyć jeden raz. Poniżej przykład wyróżnika zależnego.



 



 

Przygotowanie przykładowego automatu VAT do księgowania wydatków związanych z samochodami


Uwaga - Automat VAT wykorzystuje do naliczenie kwoty KUP informacje z kartoteki: Kartoteka pojazdów, nalicza je zależnie od wybranych samochodów.

Przygotowywany automat VAT można dodać do istniejącego już w programie, innego automatu zakupu lub utworzyć zupełnie nowy. Jak już wcześniej informowaliśmy, w pierwszym przypadku wymagany jest nieco bardziej rozbudowany zestaw wyróżników VAT. W przykładzie pokażemy jak należy utworzyć nowy automat VAT.

Na wstępie zaznaczamy, że sposób księgowania kosztów uzyskania przychodów oraz kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów, w każdej firmie może być inny. poniższy przykład ma jedynie zaprezentować metodę tworzenia zestawu wyróżników VAT oraz tworzenie samego Automatu VAT

Aby utworzyć nowy automat VAT należy z głównego programu wybrać: Zakładka: Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | Polecenie: Automaty księgujące a następnie na wyświetlonym oknie wybrać w lewej sekcji okna: Automaty VAT | Zakup krajowy.



 




 

Aby dodać nowy automat, na powyższej formatce należy przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrótu [Ins]. Na ekranie pojawi się okno o nazwie Automaty VAT / Dodaj, podobne do poniższego:



 




 

Na wstępie należy wprowadzić w nagłówku:

 

aby automat VAT:

 

należy zaznaczyć wszystkie trzy opcje znajdujące się w prawym, górnym rogu nagłówka formatki, tak jak w powyższym przykładzie.

Zadanie naszego przykładowego automatu VAT będzie polegać na odpowiednim księgowaniu kosztów podatkowych związanych z samochodami, dlatego musi być w stanie:

 

Uwaga - automat VAT zakupu definiujący sposób dekretacji kosztów związanych z samochodami nieco różni się od automatów VAT, w których kwoty kosztów wynikały wprost z kwoty netto dokumentu. W tym przypadku naliczony podatek VAT, w części zwiększa koszty uzyskania przychodów i dodatkowo pojawiają się koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów a żadna z tych kwot nie jest dostępna wprost z rejestrowanego dokumentu. W związku z tym, w standardowym automacie należy korzystać z kwot: KUP i nKUP w celu dekretowania odpowiednio na konta kosztów uzyskania oraz konta kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, kwotę VAT do odliczenia w celu zadekretowania podatku naliczonego do odliczenia. Natomiast w celu obliczenia kosztów bilansowych należy zamiast kwoty Netto użyć kwot KUP oraz nKUP. Poniżej zostanie to zaprezentowane na przykładach.

W celu przygotowania odpowiednich definicji w automacie VAT dla dekretowania kosztów uzyskania przychodu na odpowiednich kontach należy utworzyć dla każdego z utworzonego wcześniej zestawu wyróżników numer 1 oraz kwoty o nazwie KUP (skrót od Koszty Uzyskania Przychodów) utworzyć jedną definicję wiążącą rodzaj operacji określonej wyróżnikiem numer 1 z numerem konta księgowego.

Przypominamy - kwoty KUP oraz nKUP, program nalicza w trakcie działania automatu na podstawie danych znajdujących się w kartotece: Kartoteka pojazdów, w zależności od wybranych w dokumencie samochodów.

 

Poniżej przykład definicji dla zakupu paliwa do samochodu. Jako pierwszą definicję utworzymy dekret księgowania kwoty Brutto, rozrachunek z dostawcą. Aby utworzyć pierwszą definicję należy przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrótu [Ins]. Na ekranie wyświetlone zostanie okno podobne do poniższego:



 




 

W tym przypadku najważniejsze do zdefiniowania są:


Po zapisaniu definicji, zostanie ona dodana do tworzonego automatu VAT. Przykład poniżej;



 




 

W drugim etapie należy na przykład utworzyć wszystkie definicje dekretowania kwot KUP. Dla przykładu utworzymy definicję dekretowania kosztów zakupu paliwa do samochodu. Definicję utworzymy analogicznie do powyższego przykładu. W tym przypadku najważniejsze do zdefiniowania są:

 

 Po zapisaniu definicji, to znaczy po przyciśnięciu przycisku Zapisz lub użyciu skrótu [F10], definicja zostanie dodana do automatu. W oknie Automaty VAT / Dodaj, na liście pojawi się kolejna definicja.



 




 

Kolejną definicję, najłatwiej jest utworzyć poprzez powielenie wybrane z listy, na oknie Automaty VAT / Dodaj. Wystarczy wybrać definicję do powielenia i przycisnąć przycisk Dodaj z lub użyć skrótu [Shift+Ins]. Na oknie pojawi się formatka z powielonymi danymi, wystarczy zmienić:

 

Poniżej przykład:



 




 

W ten sam sposób należy dodać pozostałe definicje, dekretowania KUP dla pozostałych wyróżników numer 1. Po zakończeniu tej części lista dotycząca dekretowania powinna wyglądać w sposób następujący:



 




 

Analogicznie należy stworzyć definicje dekretowania kwoty nKUP. Różnica pomiędzy definicją dekretowania kwot KUP i nKUP, podczas powielania tej pierwszej polega na zmianie:

 

Po dodaniu wszystkich definicji dekretowania nKUP lista definicji przykładu zostanie rozbudowana o poniższe:



 




 

Kolejnym krokiem jest dodanie definicji dekretowania podatku do odliczenia na właściwe konto księgowe. W tym przypadku można skorzystać z podstawowego dodawania nowej definicji i przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrótu [Ins]. Na formatce należy wybrać, jak pokazuje poniższy przykład:

 

Na koniec, w firmach stosujących kalkulacyjny rachunek wyników, definiowanie dwóch dekretów,księgowania na koncie zespołu "5" i koncie 490.

Aby utworzyć te dwa dekrety, wygodnie jest najpierw utworzyć nową definicję i zdefiniować na przykład:


Po utworzeniu tej definicji i zapisaniu jej, aby utworzyć drugą definicję dekretowania kosztów w układzie kalkulacyjnym, wystarczy ją powielić. Po wskazaniu je na liście, wystarczy przycisnąć przycisk Kopiuj z lub użyć skrótu [Shift+Ins]. Na wyświetlonej formatce wystarczy zmienić:


i zapisać drugą definicję. Przy włączonej opcji Optymalizuj dekret księgowy, na kontach 550-01 oraz 490 zaksięgowane zostanie suma.
 

Poniżej przykład listy definicji:  

 




 

Uwaga - w firmach, w których włączona jest kontrola VAT taka definicja jest niewystarczająca, trzeba utworzyć dodatkową definicję dekretu, której przeznaczeniem będzie księgowanie VAT niepodlegającego odliczeniu na dedykowane do tego celu konto pozabilansowe. Do utworzenia tej definicji będzie wykorzystany wyróżnik numer 2, który był opisany wyżej. W przeciwnym wypadku, dokumenty nie zostaną pozytywnie zweryfikowane przez kontrolę VAT. 



 



 

 

 

Po zapisaniu przyciskiem Zapis lub użyciu skrótu [F10], automat jest gotowy do użycia. Wystarczy go tylko podpiąć do typu dokumentu, w którym będzie używany. Można to zrobić na przykład uruchamiając słownik Typy dokumentów. Można to zrobić z głównego menu programu: Zakładka: Definicje | Sekcja: Słowniki predefiniowane | Polecenie: Typy dokumentów. Na wyświetlonym oknie wystarczy wybrać odpowiedni typ, w naszym przykładzie będzie to: Faktura zakupu koszty a następnie przycisnąć przycisk Automat lub użyć skrótu [Ctrl+A]. Na ekranie wyświetlone zostanie okno Konfiguracja listy automatów VAT dla wybranego typu dokumentu. Na wyświetlonym oknie można przypisać do wybranego typu dokumentu automat VAT:



 




 

Po zaznaczeniu dostępnego automatu i przyciśnięciu oznaczonego czerwonym kwadratem przycisku, automat zostanie przypisany do wybranego typu dokumentu, w omawianym przykładzie do Faktura zakupu koszty.

Przygotowany wyżej automat VAT zostanie wykorzystany w przykładzie rejestrowania kosztów eksploatacji samochodów: Przykład dekretowania i rejestrowania w VAT kosztów podatkowych pojazdów samochodowych.

 

Zobacz także

WAPRO Fakir Finanse i księgowość