WAPRO Fakir Finanse i księgowość
Zakładanie słowników użytkownika
Wyślij opinię
WAPRO Fakir - dokumentacja > Definicje > Słowniki w programie > Słowniki typowe > Zakładanie słowników użytkownika

Glossary Item Box

Słowniki użytkownika

Najczęściej wykorzystywane są on podczas budowania planu kont, gdzie mogą być wykorzystywane do tworzenia kont analitycznych.

Słowniki użytkownika dostępne są z głównego menu programu:  "Definicje | Słowniki użytkownika".

Po wybraniu powyższego polecenia na ekranie pojawi się, przedstawione na poniższym rysunku, okno przeglądarki słowników użytkownika.




Rysunek 1 - Okno przeglądarki słowników użytkownika

Na liście okna przeglądarki słowników widoczne są wszystkie aktualnie zdefiniowane w systemie słowniki. Ilość wyświetlonych na liście słowników zależy od ustawienia kursora w lewej stronie okna, w której znajduje się standardowe drzewko wyboru. Pozwala ono wybrać z wszystkich zdefiniowanych słowników, wyłącznie słowniki jednego, wskazanego typu.

W dolnej części okna znajduje się pięć przycisków:

Usuwanie oraz pełna zmiana definicji słowników jest możliwa tylko wtedy, kiedy słowniki nie zostały użyte w programie, na przykład do utworzenia kont analitycznych. Po ich wykorzystaniu w programie, wprowadzeniu zapisów na konta księgowe zdefiniowane przy użyciu słowników, usunięcie słownika nie będzie możliwe a możliwość zmiany definicji znacząco ograniczona.


Dodawanie nowego słownika użytkownika

W celu dodania nowego słownika do systemu należy przycisnąć przycisk "Dodaj" [skrót klawiszowy "Ins"] w oknie przeglądarki słowników użytkownika. Na ekranie pojawi się formatka "Słowniki użytkownika / Dodaj".




Rysunek 2 - Formatka "Słowniki użytkownika / Dodaj"



Niezależnie od typu słownika, który ma zostać utworzony, w pierwszej kolejności należy uzupełnić trzy pierwsze pola powyższej formatki:

Wybrany dla słownika symbol wykorzystywany jest w wielu miejscach w programie. Na przykład, jeżeli słownik wchodzi w skład definicji kont analitycznych, symbol będzie widoczny w nazwie tych kont. W związku z tym zalecamy, aby stosowane symbole były nie tylko unikalne ale również sugestywne, zrozumiałe dla wszystkich użytkowników programu.

Wybór typu słownika

Istnieją dwa typy słowników użytkownika w systemie.

Uwaga - Słowniki tworzone na podstawie kartoteki, które są przeznaczone do wbudowania w strukturę analityczną planu kont, mogą tworzyć wyłącznie analityki ostatniego poziomu.

W przypadku kiedy dodawany / tworzony słownik ma być oparty o kartotekę systemową, w sekcji "Typ słownika" należy wybrać opcję "Słownik na podstawie kartoteki". W każdym innym przypadku należy wybrać opcję "Własny słownik".

Definiowanie słownika tworzonego na podstawie kartoteki

W celu zdefiniowania takiego słownika wystarczy:

Filtr słownika można utworzyć lub edytować po przyciśnięciu ikonki widocznej po prawej stronie listy rozwijanej wyboru kartoteki źródłowej (), natomiast usunąć go po wciśnięciu ikonki - .

Poniżej przedstawiony jest widok formatki definiowania filtra kartoteki. Przykład wykonano źródłowej kartoteki kontrahenci, dlatego na obrazie widoczne są utworzone warunki dla pól dostępnych w tej kartotece. W przypadku definiowania filtra dla innej kartoteki, dostępne do wyboru były by odpowiednio inne wartości pól.



Rysunek 3 - Przykładowa formatka "Słowniki użytkownika / Filtr kartoteki kontrahentów"


Filtr słownika budowany jest jako ciąg wyrażeń filtrujących połączonych operatorami logicznymi "i" albo "lub". Operator i oznacza, że oba warunki nim położone muszą być spełnione jednocześnie, operator lub – że spełniony musi być co najmniej jeden z nich. Wyrażenia analizowane są w kolejności wystąpienia, nie ma ograniczenia liczby poziomów, jednakże łączna długość tekstu powstałego z połączenia wszystkich warunków nie może przekroczyć 600 znaków.

W formatce definiowania warunków filtrowania wszystkie wartości i operatory wybierane są z list rozwijanych, Po dwukrotnym kliknięciu myszą w odpowiedniej kolumnie edytowanego wiersza lub po wskazaniu pola, przyciskając klawisz ["Enter"], kontrolka wskazanego pola zmieni się na listę rozwijaną, umożliwiającą wybranie żądanej wartości. W powyższym przykładzie, kontrolka listy rozwijanej widoczna jest w drugim wierszu warunku w kolumnie "Operator". 

Pojedyncze wyrażenie (wiersz) budujemy w sposób następujący: wybieramy nazwę pola z kartoteki, następnie operator i wartość, jaka jest oczekiwana dla tego pola.

Przykład: Aby stworzyć słownik krajowych dostawców oparty na kartotece kontrahentów, należy utworzyć słownik użytkownika typu kartotekowego, wskazując jako źródło kartotekę kontrahentów. Następnie w filtrze ustawić następujące wyrażenie filtrujące:

Dostawca = Tak
i
Kraj = Polska

Definiowanie słowników własnych użytkownika

Pojedynczy słownik użytkownika może zawierać do 5 pól (kolumn) każdy, w tym jedno pole przeznaczone na identyfikator wiersza, co oznacza, że w najprostszym przypadku, cztery pola przeznaczone są na wprowadzenie danych. Oczywiście nie wszystkie muszą być wykorzystane, ilość wykorzystanych pól zależy wyłącznie od potrzeb.

W celu umożliwienia wprowadzenia do słowników danych w postaci hierarchicznych struktur, których dobrym przykładem jest struktura planu kont księgowych, struktura organizacyjna firmy (oddział, filia, dział, wydział, itd),  takie pojedyncze słowniki własne mogą być łączone w odpowiadające strukturze danych, hierarchiczne struktury słowników.      

W przypadku tworzenia struktur hierarchicznych kilku słowników, tworząc definicje słowników niższego rzędu (podrzędnego) należy uwzględnić konieczność zarezerwowania jednego pola na połączenie ze słownikiem wyższego rzędu (nadrzędnym). W słownikach wchodzących w skład struktur słowników, ilość pól, które mogą być przeznaczone na wprowadzanie danych maleje o tyle pól (kolumn) z iloma słownikami nadrzędnymi jest powiązany definiowany słownik. 

Po zaznaczeniu na formatce "Słowniki użytkownika / Dodaj" (patrz: rysunek 2) opcji "Słownik własny" na formatce zostaną odblokowane do edycji pola sekcji:

tak jak widać na poniższym rysunku.




Rysunek 4 - Sekcja definicji słownika własnego formatki "Słowniki użytkownika / Filtr kartoteki kontrahentów"



W przypadku tworzenia struktury złożonej z dwóch lub więcej  słowników,  należy rozpocząć tworzenie słowników od słowników najwyższego poziomu.

Definiowanie słownika rozpoczynamy od uzupełnienia etykiet nazw pól (kolumn) słownika. Wprowadzone w tym miejscu etykiety, będą nazwami kolumn, które pojawią się po uruchomieniu w programie zdefiniowanego słownika. Pola każdego słownika mogą zawierać zarówno wartości wprowadzane ręcznie jak i pochodzić z innego słownika.  

W zależności od tego jakie dane mają być przechowywane w słowniku należy odpowiednio parametr "Słownik".zdefiniować opcję słownik:

Definicja identyfikatora (analityki)

Pierwsze pole (kolumna) słownika jest zawsze zarezerwowana dla identyfikatora wiersza, które pozwala systemowi jednoznacznie identyfikować wybrany wiersz słownika.

W zależności od ustawienia opcji "Znakowy (alfanumeryczny)", identyfikator słownika może być odpowiednio numeryczny lub znakowy (alfanumeryczny). Domyślnie program przyjmuje identyfikator jako numeryczny. W takim przypadku, jest on nadawany przez system, każdemu wierszowi, automatycznie.
Identyfikator alfanumeryczny musi być wprowadzony przez użytkownika programu samodzielnie.   
Pole identyfikatora musi mieć zawsze jednakową długość dla każdej pozycji słownika. Podczas definiowania słownika należy określić długość tego pola i ustawić opcję "ilość znaków" identyfikatora na odpowiednią długość. Program, domyślnie ustawia ją na wartość "7". W zależności od przyjętego formatu identyfikatora można ją odpowiednio zmieniać. 

W przypadku kiedy słownik jest przeznaczony do utworzenia hierarchicznej struktury, która będzie włączona w analitykę konta księgowego, należy również pamiętać o odpowiednim dobraniu odpowiedniego znaku wypełniającego. Jest to znak, który w przypadku wprowadzenia identyfikatora o mniejszej długości niż określona w definicji słownika, będzie wstawiany przez program w miejsce brakujących znaków. 

W przypadku użycia słownika w strukturze planu kont, identyfikatory jego wierszy są automatycznie wbudowywane w analitykę konta księgowego.

 O ile, w przypadku identyfikatora numerycznego, zwykle znakiem wypełniającym jest "0", o tyle dla identyfikatorów alfanumerycznych może być różny i zmieniać znaczenie identyfikatora.

Znak wypełniający może być dodawany na początku identyfikatora lub na końcu.
W przypadku konieczności stosowania identyfikatorów alfanumerycznych w słownikach stanowiących analitykę kont księgowych, sugerujemy projektowanie takich szablonów (masek), aby miały one zawsze odpowiednią długość.

Przeznaczenie słownika

Jedną z ostatnich sekcji dostępnych na formatce "Słownik użytkownika / Dodaj" jest sekcja "Przeznaczenie słownika". Słowniki własne użytkownika mogą być przeznaczone do wbudowania ich w strukturę planu kont i stanowić analitykę ostatniego poziomu konta, podobnie jak kartoteki oparte o kartoteki systemowe, na przykład kartoteka kontrahentów, urzędów i inne lub być przeznaczone do i innych celów jak na przykład wykorzystanie w raportach i zestawieniach.

Stosownie do przeznaczenia słownika należy zaznaczyć odpowiednią opcję.

Wprowadzanie danych i edycja danych słownika

Dostęp do zawartości (pozycji) słowników uzyskujemy, wybierając w oknie przeglądarki słowników użytkownika (patrz rysunek 1) odpowiedni słownik i przyciskając przycisk "Otwórz" [skrót klawiszowy "Enter"]. Na ekranie pokaże się wówczas okienko zawierające pozycje wybranego słownika, przy czym jego wygląd będzie różny w zależności od tego czy otwieramy słownik własny użytkownika, czy słownik oparty o kartotekę systemową.

W przypadku słownika „kartotekowego”, kolumny wyświetlane na ekranie zależą od kartoteki, na której oparty jest dany słownik. Zmiana zawartości takiego słownika, w rzeczywistości oznacza edytowanie zawartości wybranej pozycji odpowiedniej kartoteki i odbywa się w sposób identyczny jak podczas wprowadzania / poprawiania danych w kartotece.

UWAGA: Dodawanie i modyfikacja danych słownika opartego na kartotece odbywa się poprzez dodawanie lub modyfikację danych źródłowej kartoteki. Oczywiście dane te muszą spełniać warunek filtrowania kartotek, który został zapisany w definicji słownika.
Wszelkie tego typu zmiany są więc natychmiast widoczne z poziomu innych słowników opartych na tej samej kartotece, jak również podczas przeglądania pełnej zawartości kartoteki.

W przeciwieństwie do słowników opartych na kartotekach, aby dodać lub edytować dane słowników własnych użytkownika, trzeba otworzyć odpowiedni słownik i dokonać stosownych zmian. Aby wprowadzić do słownika nowe dane lub dokonać zmian w istniejących danych, należy w oknie przeglądarki słowników użytkownika (patrz: rysunek 1) wybrać odpowiedni słownik i przycisnąć przycisk "Otwórz" [skrót klawiszowy "Enter"].

Przy wyświetlaniu zawartości tego typu słownika pojawia się kolumna zawierająca identyfikator oraz dwie kolumny, których nazwy zależą od ustawienia parametrów Etykieta1 i Etykieta2 podczas edycji nagłówka słownika.

W przypadku tego typu słownika możliwe jest wprowadzanie i modyfikacja danych (standardowe przyciski Dodaj, Popraw, Usuń). Oczywiście usuwanie danych jest ograniczone w przypadku, gdy dany element jest wykorzystywany, np. jako konto analityczne, na które zostały wprowadzone zapisy.

Dodatkowo istnieje możliwość importu pozycji z kartotek systemowych (przycisk Kopiuj z... w pasku narzędzi okna lub kombinacja klawiszy Ctrl+C). Zaimportować możemy tylko takie elementy, których identyfikator (potencjalny numer konta analitycznego) jest różny od identyfikatorów pozycji już istniejących w słowniku.

WAPRO Fakir Finanse i księgowość