Asseco WAPRO wspiera strażaków w Poznaniu.

Partner: Komputerpartner
Data realizacji: od roku 2007
Województwo: wielkopolskie
Miasto: Poznań
Zobacz stronę www
Zobacz list referencyjny

Szkoła Aspirantów PSP w Poznaniu

Branża: sektor budżetowy i administracja publiczna, usługi,

Dlaczego WF-GANG?

Dobry system kadrowo-płacowy powinno cechować uniwersalne oraz kompleksowe podejście do zagadnień obejmujących problematykę zatrudnienia oraz rozliczania wynagrodzeń pracowników dowolnego podmiotu gospodarczego lub organizacji. Coraz częściej zadaniem tych systemów jest również dostarczanie informacji pozwalających skutecznie i ekonomicznie zarządzać kapitałem ludzkim. Ponieważ trudno jest przewidzieć wymagania stawiane aplikacji przez potencjalnego inwestora, programy powinny zawierać mechanizmy, umożliwiające dostosowanie ich funkcjonalności do wymagań konkretnego środowiska pracy. Im bardziej program jest otwarty i podatny na wprowadzanie indywidualnych zmian, tym szersze znajduje zastosowanie.

WF-GANG jest przykładem systemu kadrowo-płacowego, w którym możliwości adaptacyjne zależą praktycznie tylko i wyłącznie od wiedzy, wyobraźni i doświadczenia integratora oprogramowania. Możliwość opracowywania kartotek z aktywnymi formularzami uzupełniania danych, definiowanie list płac ze składnikami zawierającymi własne algorytmy obliczeniowe, wbudowany mechanizm raportowania, wykorzystujący interfejs graficzny, kompatybilny z programem MS Word oraz funkcje wspomagające procesy programistyczne, to główne atuty programu WF-GANG, stawiające go wśród niekwestionowanych liderów segmentu.

Uniwersalne zastosowanie programu WF-GANG zadecydowało o wyborze przez naszą firmę tej aplikacji, jako fundamentu do budowy dedykowanych rozwiązań kadrowo-płacowych dla Klientów, których wymagania znacznie wykraczają poza ramy typowych potrzeb wynikających z ogólnie przyjętych norm i przepisów. Do grupy takich klientów można zaliczyć firmy posiadające wewnętrzne przepisy definiujące sposób wynagradzania, nowoczesne firmy produkcyjne, zatrudniające wielu pracowników i dokładnie kontrolujące koszty pracy, rolnicze spółdzielnie produkcyjne, jednostki edukacyjne, gminne spółdzielnie „Samopomoc Chłopska” , jednostki administracji publicznej oraz podmioty zatrudniające pracowników w oparciu o odrębne od kodeksu pracy ustawy.

Etapy rozwoju

Państwowa Straż Pożarna jest przykładem instytucji zatrudniającej pracowników, których podstawą zatrudnienia oraz rozliczania, obok kodeksu pracy, jest ustawa o Państwowej Straży Pożarnej, będąca zbiorem przepisów normujących zasady wynagradzania funkcjonariuszy straży pożarnej. Dotychczas trudno było znaleźć na rynku aplikacje kompleksowo obejmujące zatrudnienie w jednostkach PSP, pozwalające dodatkowo personalizować działania w obrębie danej jednostki. Wszystkie rozwiązania informatyczne opierały się na kosztownych inwestycjach realizowanych na indywidualne zamówienie, dostępnych z tego tytułu jedynie dla wybranych jednostek PSP.

I tak, na bazie systemu informatycznego WF-GANG firmy Asseco Business Solutions, powstała adaptacja aplikacji kadrowo-płacowej, dedykowana jednostkom Państwowej Straży Pożarnej. Geneza powstawania tej adaptacji sięga roku 2007, kiedy opracowana została pierwsza wersja tego rozwiązania na platformie WF-GANG 7.3x. Mimo kilku wdrożeń tak zmodyfikowanego programu, funkcjonalność adaptacji ograniczona była do niezbędnego minimum, nie w pełni satysfakcjonując potencjalnych użytkowników. Konieczny był dalszy rozwój, gwarantujący temu wariantowi aplikacji spełnienie oczekiwań klienta, a użytkownikom wsparcie na każdym etapie użytkowania programu.

Na początku roku 2010, jako firma Komputerpartner, uruchomiliśmy specjalny serwis oprogramowania, dedykowany jednostkom Państwowej Straży Pożarnej, którego zadaniem jest rozwój aplikacji oraz wsparcie jednostek PSP wykorzystujących system. Uruchomienie serwisu zbiegło się z realizacją wdrożenia systemu WF-GANG w Szkole Aspirantów PSP w Poznaniu. Dzięki wsparciu ze strony Wydziału Informatyki i Łączności, który stworzył nam idealne warunki do pracy oraz doświadczeniu i zaangażowaniu ze strony osób z Wydziału Finansowego oraz Wydziału Organizacyjno-Kadrowego system WF-GANG w wariancie dla PSP zyskał na funkcjonalności, stając się rozwiązaniem uniwersalnym, znajdującym zastosowanie zarówno w powiatowych jednostkach PSP, jak i placówkach PSP bardziej złożonych.

Kadry

System zbudowany jest na platformie programu WF-GANG, przy zachowaniu jego pełnej funkcjonalności, oferowanej dla wybranego wariantu (Biznes, Prestiż lub Biuro). Adaptacja systemu do postaci spełniającej wymagania ustawy o Państwowej Straży Pożarnej, wiązała się ze zmianą wielu jego elementów. Istotne było stworzenie aplikacji, która obok rozliczania funkcjonariuszy, umożliwi zatrudnienie i rozliczenie pracowników cywilnych zatrudnionych w jednostkach PSP. Zależało nam przy tym na możliwie elastycznym i automatycznym sposobie interpretacji poszczególnych działań dla określonego sposobu zatrudnienia, eliminując konieczność kontroli ze strony użytkownika. Działanie tej samej procedury będzie różne dla funkcjonariusza i pracownika cywilnego, nie angażując przy tym uwagi samego użytkownika.

Program posiada cechy użytkowe tradycyjnego systemu kadrowo-płacowego, z tą różnicą, iż w przypadku uzupełniania danych funkcjonariuszy konieczne jest wprowadzenie danych, których nie wprowadzamy dla pracowników cywilnych. Poniżej opisane elementy dotyczą jedynie wybranych funkcjonalności, które nie występują w tradycyjnej wersji programu WF-GANG. Pierwsze różnice dotyczą uzupełniania kartoteki angaży.

Kartoteka angaży Rys. 1. Kartoteka angaży

Wprowadzając warunki zatrudnienia pracownika określamy, czy jest on pracownikiem cywilnym, czy funkcjonariuszem. Po zaznaczeniu kratki „Funkcjonariusz” aktywny staje się słownik „Grupa zaszeregowania” (niedostępny dla pracownika cywilnego), pozwalający wybrać konkretną grupę zaszeregowania funkcjonariusza, co wiąże się z automatycznym uzupełnieniem „Miesięcznego wynagrodzenia”. Stawki zaszeregowania są jednakowe dla wszystkich funkcjonariuszy, a ich zmiana odbywa się w kartotekach firmy. Status funkcjonariusza determinuje identyfikację pracownika w systemie, ma wpływ na obliczanie list płac, analizy i statystyki oraz transfery do jednostek nadrzędnych. Ważne jest również prawidłowe wprowadzenie kodu ubezpieczeń ZUS dla prawidłowej interpretacji mechanizmów eksportowych do programu Płatnik, którego dokonujemy w kartotece obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Istotnym z punktu widzenia rozliczania przebiegu pracy oraz służby, jest uzupełnienie kartoteki „Przebieg dotychczasowego zatrudnienia”, której zapisy umożliwiają również prawidłowe wyznaczenie dat rozpoczęcia pracy oraz służby.

Przebieg dotychczasowego zatrudnienia Rys. 2. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Funkcjonariusz powinien mieć uzupełnioną kartotekę „Dodatek za stopień służbowy” powiązaną z kartoteką firmy, w której zdefiniowane są wysokości dodatków dla poszczególnych stopni. Funkcjonariuszowi przypisujemy jedynie jego stopień służbowy, wprowadzając ewentualnie przewidywaną datę kolejnego mianowania. Rozwiązanie tego typu ułatwia ewentualną zmianę wysokości tych dodatków, gdyż sprowadza się do zmiany przez użytkownika dokonywanej w jednym miejscu (kartotece firmy), a nie dla poszczególnych funkcjonariuszy w kartotece. Wartość wprowadzona w pozycji „Stopień służbowy” jest wykorzystywana w formie skrótowej na wydrukach i zestawieniach, przed nazwiskiem funkcjonariusza.

Dodatek za stopień służbowy Rys. 3. Dodatek za stopień służbowy

Większość zapisów w kartotekach zawierają przedziały dat obowiązywania danego zapisu. Jest to konieczne ze względu na prawidłowe interpretacje przez listy płac oraz sprawozdania i analizy przygotowywane przez użytkownika na wybrany dzień. Istnieje również szereg kartotek umożliwiających ewidencję przysługujących funkcjonariuszom dodatków. Kartoteki te powiązane są z listami płac oraz określonymi dokumentami funkcjonującymi w systemie. Przykładem takiej kartoteki może być „Dodatek służbowy”, gdzie określamy ramy czasowe obowiązywania wypłacanego dodatku, jego wysokość oraz ewentualne uwagi do wprowadzanego zapisu.

Dodatek służbowy Rys. 4. Dodatek służbowy

Dla funkcjonariuszy prowadzi się ponadto ewidencję przebiegu specjalistycznego wykształcenia pożarniczego. Informacje zawarte w kartotece powiązane są z odpowiednimi funkcjami wykorzystywanymi np. w sprawozdaniach do jednostek nadrzędnych.


Wykształcenie pożarnicze Rys. 5. Wykształcenie pożarnicze

Jeszcze innym przykładem kartoteki jest ewidencja odznaczeń funkcjonariusza.





Odznaczenia Rys. 6. Odznaczenia

Podobnych rozwiązań w aplikacji WF-GANG dedykowanej Państwowej Straży Pożarnej jest bardzo dużo. Stworzono wiele kartotek przechowujących niezbędne informacje, do których dostęp jest natychmiastowy i które można wykorzystać w procesie sprawozdawczym. Przyjazne dla użytkownika formularze potrafią kontrolować proces uzupełniania danych, aby eliminować podstawowe błędy popełniane przez użytkownika. Pomocne są również słowniki, zawierające powtarzające się zapisy wzorcowe lub pomocnicze.

W systemie znajduje się również grupa kartotek, między którymi występują relacje wspierające proces ewidencji. Jednym z przykładów takiego rozwiązania jest ewidencja urlopów dodatkowych funkcjonariuszy.

Urlopy dodatkowe Rys. 7. Urlopy dodatkowe

Istnieją warunki, na podstawie których funkcjonariuszowi przysługuje określona ilość urlopu dodatkowego w danym roku. System potrafi wyznaczyć wymiar roczny takiego urlopu, prowadzić ewidencję dla urlopów zaległych oraz informować o pozostałych do wykorzystania dniach. Mechanizm pozwala na wprowadzenie korekty podpowiadanej przez system w przypadku sytuacji nietypowych.

Innym przykładem zautomatyzowanego procesu ewidencji jest rejestracja i rozliczanie godzin nadliczbowych. Użytkownik dla konkretnego zatrudnionego wprowadza czas pracy (godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy) w godzinach nadliczbowych. Jeśli dany pracownik planuje wykorzystać nadliczbowy czas pracy w postaci wolnego, użytkownik dokonuje odpowiedniej rejestracji w kartotece odbioru nadgodzin.

Odbiór nadgodzin Rys. 8. Odbiór nadgodzin

Kartoteka odbioru godzin nadliczbowych posiada funkcję BO, umożliwiającą wprowadzenie ilości godzin do odbioru, bez konieczności rejestracji w kartotece „Godziny nadliczbowe”. Rejestracja wolnego za nadgodziny możliwa jest jedynie wtedy, gdy dany pracownik ma wypracowane godziny nadliczbowe, co jest automatycznie kontrolowane przez system. System podpowiedzi informuje użytkownika o ilości „dostępnych” godzin nadliczbowych. Kartoteka jest powiązana również z ewidencją nieobecności, eliminując konieczność dublowania rejestracji.

Praktycznym rozwiązaniem jest moduł rozliczający urlopy szkolne. Najpierw określamy parametry związane z przyznanym urlopem szkolnym, które wprowadzamy w kartotece „Wymiar urlopu szkolnego”. Na parametry te składa się okres, w którym pracownik musi wykorzystać urlop, rodzaj urlopu oraz ilość przysługujących dni. Ponieważ pracownik może jednocześnie otrzymać urlop z kilku rodzajów kształcenia system umożliwia wprowadzenie wielu rekordów, dla których ewidencja będzie prowadzona niezależnie.

Wymiar urlopu szkolnego Rys. 9. Wymiar urlopu szkolnego

Wykorzystywanie urlopu szkolnego opiera się na zapisach powyższej kartoteki, kontrolując automatycznie wymiar dla poszczególnych rodzajów kształcenia oraz okres, w którym pracownikowi przysługuje dany urlop. Cały mechanizm jest wsparty systemem podpowiedzi oraz powiązany z kartoteką nieobecności.
W wariancie systemu WF-GANG dla PSP jest jeszcze wiele modułów kadrowych, przydatnych w codziennej pracy, jak choćby moduł rozliczania delegacji, moduł opiniowania funkcjonariusza, ewidencja kursów i uprawnień, czy choćby moduł podstawowych informacji o pracowniku (przedstawiony poniżej).

Podstawowe informacje o pracowniku Rys. 10. Podstawowe informacje o pracowniku

Uzupełnieniem kartotekowej części programu WF-GANG w wariancie dla PSP są dopracowane wydruki, z których większość w postaci graficznej, kompatybilnej z programem WS Word, które można dowolnie formatować.



Fragment raportu – Przeszeregowanie funkcjonariusza Rys. 11. Fragment raportu – Przeszeregowanie funkcjonariusza

Oprócz wydruków, na potrzeby jednostek PSP opracowane zostały również sprawozdania dotyczące zatrudnienia z możliwością ich wygenerowania na dowolny dzień oraz mechanizm tworzenia plików zawierających sprawozdania dla jednostek nadrzędnych. Oprócz wymienionych wyżej funkcjonalności opracowanych przez nasz zespół programistów dostępne są wszystkie elementy zawarte w fabrycznym programie WF-GANG. To czyni aplikację nowoczesnym i wszechstronnym narzędziem znajdującym zastosowanie w praktycznie każdej jednostce Państwowej Straży Pożarnej.

Płace

Funkcjonalność płacowa systemu WF-GANG w wariancie dla PSP sprowadza się do prawidłowego obliczenia wynagrodzeń zarówno funkcjonariuszom, jak i pracownikom cywilnym, sporządzeniu odpowiedniej dokumentacji (również w postaci elektronicznej) oraz rozliczeniu z urzędem skarbowym i ZUS.

Użytkownik do dyspozycji ma odpowiednio zmodyfikowaną listę podstawową, której funkcjonalność w porównaniu do typowej listy podstawowej programu WF-Gang została zmieniona w sposób, pozwalający na obliczanie wynagrodzeń pracownikom cywilnym oraz funkcjonariuszom PSP jednocześnie. Zmianie uległ sposób interpretowania wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków w przypadku funkcjonariuszy, na zgodny z ustawą o PSP. Dokonano rozbudowy obliczania dodatku stażowego, który dla funkcjonariuszy obliczany jest z dokładnością do jednego dnia (w przypadku zmiany stażu w trakcie miesiąca, program wylicza wysokość dodatku stażowego proporcjonalnie do ilości dni nowego i starego stażu, zgodnie z ustawą o PSP). Wprowadzono szereg dodatkowych składników, których wyliczanie determinują informacje zawarte w kartotekach osobowych. Dodatki takie jak: dodatek służbowy, dodatek specjalny, dodatek za stopień służbowy, obliczane są z uwzględnieniem dat określających termin ich obowiązywania. Stworzono możliwość przypisania oraz potrącenia kilku rodzajów ubezpieczeń grupowych oraz potrącenia składek z tytułu przynależności do kilku związków zawodowych. Kartoteki przechowujące informacje dla każdego z typów wymienionych wyżej potrąceń zostały zbudowane na tej samej zasadzie. W ramach danego typu ubezpieczenia (Na życie, NNW, OC itd.) istnieje możliwość dodania wielu wariantów ubezpieczenia. Podobnie sytuacja wygląda ze składkami na związki zawodowe (NSZZ Solidarność, NZZ Pracowników Pożarnictwa, NZZ Florian) oraz SITP.

Uzupełnieniem listy podstawowej jest zmodyfikowana lista dodatkowa. Lista dodatkowa zawiera składniki, których wypłacanie może nastąpić w dowolnej chwili i nie jest uzależnione od listy podstawowej. Większość składników należy do grupy składników wstępnych, których wartości wprowadzane są bezpośrednio na liście. Są jednak również i takie składniki, których proces naliczania przebiega automatycznie z uwzględnieniem innych zależności. Przykładem takiego składnika może być równoważnik za brak lokalu czy chociażby nagroda roczna. W przypadku równoważnika, dopuszczalna jest wypłata kwoty w ciągu roku, od której nie odprowadza się podatku, w momencie przekroczenia w/w kwoty podatek powinien zostać naliczony. Proces weryfikacji i obliczania tego składnika jest całkowicie automatyczny, użytkownik określa jedynie, czy dany równoważnik przysługuje konkretnej osobie i w jakim terminie. Automatycznie przebiega również proces obliczania nagrody rocznej dla funkcjonariuszy i dla pracowników cywilnych. Program podczas liczenia weryfikuje przebieg zatrudnienia, ilość absencji chorobowych w celu określenia, czy konkretna osoba powinna mieć naliczoną nagrodę roczną. Następnie, w zależności od zatrudnienia (funkcjonariusz, pracownik cywilny), wylicza nagrodę roczną na podstawie ostatniego wynagrodzenia lub z przebiegu ostatnich dwunastu miesięcy, zachowując przy tym wytyczne ustawy o PSP.

Na potrzeby jednostek Państwowej Straży Pożarnej został opracowany specjalny typ listy płac nazwanej listą wyrównawczą. Zadaniem listy wyrównawczej jest wyrównanie wynagrodzenia funkcjonariuszom w przypadku, w którym zmiana warunków płacowych następuje (przykładowo) w miesiącu maju, z terminem obowiązywania od pierwszego stycznia (okres od stycznia do maja powinien zostać funkcjonariuszowi wyrównany). Działanie listy wyrównawczej sprowadza się do prawidłowego określenia okresu listy, wprowadzeniu na listę osób, którym takie wyrównanie przysługuje oraz przyciśnięciu klawisza (F5) odpowiedzialnego za obliczanie. Mechanizmy listy sprawdzają same, od kiedy powinno nastąpić wyrównanie i w jakiej wysokości, z uwzględnieniem oczywiście wszystkich dodatkowych składników wynagrodzenia.

Pewne zmiany wprowadzone zostały w listach służących do obsługi umów okresowych (cywilnoprawnych). Dotyczyły one głównie możliwości rozliczania kilku umów występujących w pokrywającym się okresie. Użytkownik może wprowadzić dowolną ilość umów cywilno-prawnych, których termin rozpoczęcia i zakończenia jest praktycznie dowolny. Podczas obliczania listy, program sprawdza kartotekę umów okresowych i proporcjonalnie do określonego w umowie czasu, oblicza wysokość wynagrodzenia.

Wszystkie listy płac opracowane zostały z uwzględnieniem wymagań stawianych przez ustawę o PSP. Składniki zostały powiązane z odpowiednimi wyróżnikami w celu prawidłowego rozliczania składek ZUS i podatku. Transporty do programu Płatnik, na podstawie wprowadzonych kodów ubezpieczenia oraz odpowiednio skonfigurowanych składników, prawidłowo interpretują poszczególne wynagrodzenia, rozliczając je na właściwych deklaracjach. Tworzenie transferu przelewów wynagrodzeń w postaci elektronicznej z opcjonalnym znacznikiem paragrafu jest kompatybilne z programami bankowymi. Wydruki list płac mogą przybierać dowolną postać, uzależnioną od upodobań samego użytkownika. Zarówno w przypadku raportów tabelarycznych, jak i pasków, istnieje możliwość wykonania wydruków jednolitych dla każdego typu listy. Każda z list płac wyposażona jest (opcjonalnie) w mechanizm, który pozwala przypisać ją do konkretnego paragrafu. Proces ten następuje podczas zamykania listy płac.

Fragment raportu – Listy płac z podziałem na paragrafy Rys. 12. Przypisanie paragrafu podczas zamykania listy płac

Korzystając z mechanizmu opisywania listy paragrafem, mamy możliwość wydruku zestawienia składników płacowych z rozbiciem na poszczególne paragrafy. Program przewiduje sprawozdania z podziałem na paragrafy w dwóch wariantach. W pierwszym użytkownik otrzymuje zestawienie wszystkich występujących w podanym okresie paragrafów, z podsumą dla każdego z nich. Drugi wariant przewiduje możliwość wyboru konkretnego paragrafu lub kilku paragrafów, które mają znaleźć się na wydruku.

Fragment raportu – Listy płac z podziałem na paragrafy Rys. 13. Fragment raportu – Listy płac z podziałem na paragrafy

Powyżej znajduje się fragment przykładowego zestawienia list płac z rozbiciem na paragrafy w wybranym okresie. Podobnie jak w przypadku zestawień kadrowych, system WF-GANG w wersji dla PSP zawiera szereg przydatnych zestawień i wydruków wspomagających dział finansowy w codziennej pracy.

Podsumowanie

System WF-GANG w wariancie dedykowanym jednostkom PSP jest dzisiaj rozwijającym się produktem, z doświadczonym i dobrze zorganizowanym zapleczem technicznym oraz konkretnymi planami na przyszłość. Pozytywne referencje, jakie otrzymujemy z jednostek, w których wdrożony został system, utwierdzają nas w przekonaniu o właściwie obranym kierunku działania.

Doświadczenie, jakie zdobyliśmy przy okazji adaptacji systemu WF-GANG na potrzeby jednostek PSP oraz innych rozwiązań dedykowanych, opracowanych w ciągu ostatnich kilkunastu lat, pozwalają nam rozumieć potrzeby naszych klientów, a tym samym tworzyć nowe, lepsze rozwiązania.

Dlatego nie zamierzamy spoczywać na laurach i koncentrujemy się na rozwoju kluczowych elementów wpływających na atrakcyjność naszej oferty.

Do takich z pewnością należy wykwalifikowany i nowoczesny serwis. Jego zadaniem ma być nie tylko rozwijanie aplikacji i dostarczanie aktualizacji związanych ze zmianą w przepisach. Sprawny serwis to również dobry kontakt z samym użytkownikiem oraz wsparcie, na jakie może on liczyć w swojej codziennej pracy. Kluczem do realizacji tych założeń, przy stale rosnącej liczbie klientów, jest wykorzystanie najnowszych technologii i narzędzi dostępnych na rynku, które pozwalają szybko określić temat oraz bezpiecznie wykonać zlecone zadanie.

W ciągu najbliższych miesięcy planujemy również prowadzić szereg działań marketingowych, zmierzających do popularyzacji naszego systemu w jednostkach Państwowej Straży Pożarnej, oferując gotowy produkt o bardzo szerokich możliwościach i dużej funkcjonalności, będący jednocześnie rozwiązaniem atrakcyjnym cenowo, na który stać praktycznie każdą jednostkę.

Ze względu na ochronę danych osobowych, wszystkie informacje oraz liczby przedstawione na rysunkach są opisami lub wartościami fikcyjnymi. Autorem i właścicielem wszelkich praw do programu WF-GANG jest firma Asseco Business Solutions.

Dlaczego WF-GANG?

Dobry system kadrowo-płacowy powinno cechować uniwersalne oraz kompleksowe podejście do zagadnień obejmujących problematykę zatrudnienia oraz rozliczania wynagrodzeń pracowników dowolnego podmiotu gospodarczego lub organizacji. Coraz częściej zadaniem tych systemów jest również dostarczanie informacji pozwalających skutecznie i ekonomicznie zarządzać kapitałem ludzkim. Ponieważ trudno jest przewidzieć wymagania stawiane aplikacji przez potencjalnego inwestora, programy powinny zawierać mechanizmy, umożliwiające dostosowanie ich funkcjonalności do wymagań konkretnego środowiska pracy. Im bardziej program jest otwarty i podatny na wprowadzanie indywidualnych zmian, tym szersze znajduje zastosowanie.

WF-GANG jest przykładem systemu kadrowo-płacowego, w którym możliwości adaptacyjne zależą praktycznie tylko i wyłącznie od wiedzy, wyobraźni i doświadczenia integratora oprogramowania. Możliwość opracowywania kartotek z aktywnymi formularzami uzupełniania danych, definiowanie list płac ze składnikami zawierającymi własne algorytmy obliczeniowe, wbudowany mechanizm raportowania, wykorzystujący interfejs graficzny, kompatybilny z programem MS Word oraz funkcje wspomagające procesy programistyczne, to główne atuty programu WF-GANG, stawiające go wśród niekwestionowanych liderów segmentu.

Uniwersalne zastosowanie programu WF-GANG zadecydowało o wyborze przez naszą firmę tej aplikacji, jako fundamentu do budowy dedykowanych rozwiązań kadrowo-płacowych dla Klientów, których wymagania znacznie wykraczają poza ramy typowych potrzeb wynikających z ogólnie przyjętych norm i przepisów. Do grupy takich klientów można zaliczyć firmy posiadające wewnętrzne przepisy definiujące sposób wynagradzania, nowoczesne firmy produkcyjne, zatrudniające wielu pracowników i dokładnie kontrolujące koszty pracy, rolnicze spółdzielnie produkcyjne, jednostki edukacyjne, gminne spółdzielnie „Samopomoc Chłopska” , jednostki administracji publicznej oraz podmioty zatrudniające pracowników w oparciu o odrębne od kodeksu pracy ustawy.

Etapy rozwoju

Państwowa Straż Pożarna jest przykładem instytucji zatrudniającej pracowników, których podstawą zatrudnienia oraz rozliczania, obok kodeksu pracy, jest ustawa o Państwowej Straży Pożarnej, będąca zbiorem przepisów normujących zasady wynagradzania funkcjonariuszy straży pożarnej. Dotychczas trudno było znaleźć na rynku aplikacje kompleksowo obejmujące zatrudnienie w jednostkach PSP, pozwalające dodatkowo personalizować działania w obrębie danej jednostki. Wszystkie rozwiązania informatyczne opierały się na kosztownych inwestycjach realizowanych na indywidualne zamówienie, dostępnych z tego tytułu jedynie dla wybranych jednostek PSP.

I tak, na bazie systemu informatycznego WF-GANG firmy Asseco Business Solutions, powstała adaptacja aplikacji kadrowo-płacowej, dedykowana jednostkom Państwowej Straży Pożarnej. Geneza powstawania tej adaptacji sięga roku 2007, kiedy opracowana została pierwsza wersja tego rozwiązania na platformie WF-GANG 7.3x. Mimo kilku wdrożeń tak zmodyfikowanego programu, funkcjonalność adaptacji ograniczona była do niezbędnego minimum, nie w pełni satysfakcjonując potencjalnych użytkowników. Konieczny był dalszy rozwój, gwarantujący temu wariantowi aplikacji spełnienie oczekiwań klienta, a użytkownikom wsparcie na każdym etapie użytkowania programu.

Na początku roku 2010, jako firma Komputerpartner, uruchomiliśmy specjalny serwis oprogramowania, dedykowany jednostkom Państwowej Straży Pożarnej, którego zadaniem jest rozwój aplikacji oraz wsparcie jednostek PSP wykorzystujących system. Uruchomienie serwisu zbiegło się z realizacją wdrożenia systemu WF-GANG w Szkole Aspirantów PSP w Poznaniu. Dzięki wsparciu ze strony Wydziału Informatyki i Łączności, który stworzył nam idealne warunki do pracy oraz doświadczeniu i zaangażowaniu ze strony osób z Wydziału Finansowego oraz Wydziału Organizacyjno-Kadrowego system WF-GANG w wariancie dla PSP zyskał na funkcjonalności, stając się rozwiązaniem uniwersalnym, znajdującym zastosowanie zarówno w powiatowych jednostkach PSP, jak i placówkach PSP bardziej złożonych.

Kadry

System zbudowany jest na platformie programu WF-GANG, przy zachowaniu jego pełnej funkcjonalności, oferowanej dla wybranego wariantu (Biznes, Prestiż lub Biuro). Adaptacja systemu do postaci spełniającej wymagania ustawy o Państwowej Straży Pożarnej, wiązała się ze zmianą wielu jego elementów. Istotne było stworzenie aplikacji, która obok rozliczania funkcjonariuszy, umożliwi zatrudnienie i rozliczenie pracowników cywilnych zatrudnionych w jednostkach PSP. Zależało nam przy tym na możliwie elastycznym i automatycznym sposobie interpretacji poszczególnych działań dla określonego sposobu zatrudnienia, eliminując konieczność kontroli ze strony użytkownika. Działanie tej samej procedury będzie różne dla funkcjonariusza i pracownika cywilnego, nie angażując przy tym uwagi samego użytkownika.

Program posiada cechy użytkowe tradycyjnego systemu kadrowo-płacowego, z tą różnicą, iż w przypadku uzupełniania danych funkcjonariuszy konieczne jest wprowadzenie danych, których nie wprowadzamy dla pracowników cywilnych. Poniżej opisane elementy dotyczą jedynie wybranych funkcjonalności, które nie występują w tradycyjnej wersji programu WF-GANG. Pierwsze różnice dotyczą uzupełniania kartoteki angaży.

Kartoteka angaży Rys. 1. Kartoteka angaży

Wprowadzając warunki zatrudnienia pracownika określamy, czy jest on pracownikiem cywilnym, czy funkcjonariuszem. Po zaznaczeniu kratki „Funkcjonariusz” aktywny staje się słownik „Grupa zaszeregowania” (niedostępny dla pracownika cywilnego), pozwalający wybrać konkretną grupę zaszeregowania funkcjonariusza, co wiąże się z automatycznym uzupełnieniem „Miesięcznego wynagrodzenia”. Stawki zaszeregowania są jednakowe dla wszystkich funkcjonariuszy, a ich zmiana odbywa się w kartotekach firmy. Status funkcjonariusza determinuje identyfikację pracownika w systemie, ma wpływ na obliczanie list płac, analizy i statystyki oraz transfery do jednostek nadrzędnych. Ważne jest również prawidłowe wprowadzenie kodu ubezpieczeń ZUS dla prawidłowej interpretacji mechanizmów eksportowych do programu Płatnik, którego dokonujemy w kartotece obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Istotnym z punktu widzenia rozliczania przebiegu pracy oraz służby, jest uzupełnienie kartoteki „Przebieg dotychczasowego zatrudnienia”, której zapisy umożliwiają również prawidłowe wyznaczenie dat rozpoczęcia pracy oraz służby.

Przebieg dotychczasowego zatrudnienia Rys. 2. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Funkcjonariusz powinien mieć uzupełnioną kartotekę „Dodatek za stopień służbowy” powiązaną z kartoteką firmy, w której zdefiniowane są wysokości dodatków dla poszczególnych stopni. Funkcjonariuszowi przypisujemy jedynie jego stopień służbowy, wprowadzając ewentualnie przewidywaną datę kolejnego mianowania. Rozwiązanie tego typu ułatwia ewentualną zmianę wysokości tych dodatków, gdyż sprowadza się do zmiany przez użytkownika dokonywanej w jednym miejscu (kartotece firmy), a nie dla poszczególnych funkcjonariuszy w kartotece. Wartość wprowadzona w pozycji „Stopień służbowy” jest wykorzystywana w formie skrótowej na wydrukach i zestawieniach, przed nazwiskiem funkcjonariusza.

Dodatek za stopień służbowy Rys. 3. Dodatek za stopień służbowy

Większość zapisów w kartotekach zawierają przedziały dat obowiązywania danego zapisu. Jest to konieczne ze względu na prawidłowe interpretacje przez listy płac oraz sprawozdania i analizy przygotowywane przez użytkownika na wybrany dzień. Istnieje również szereg kartotek umożliwiających ewidencję przysługujących funkcjonariuszom dodatków. Kartoteki te powiązane są z listami płac oraz określonymi dokumentami funkcjonującymi w systemie. Przykładem takiej kartoteki może być „Dodatek służbowy”, gdzie określamy ramy czasowe obowiązywania wypłacanego dodatku, jego wysokość oraz ewentualne uwagi do wprowadzanego zapisu.

Dodatek służbowy Rys. 4. Dodatek służbowy

Dla funkcjonariuszy prowadzi się ponadto ewidencję przebiegu specjalistycznego wykształcenia pożarniczego. Informacje zawarte w kartotece powiązane są z odpowiednimi funkcjami wykorzystywanymi np. w sprawozdaniach do jednostek nadrzędnych.


Wykształcenie pożarnicze Rys. 5. Wykształcenie pożarnicze

Jeszcze innym przykładem kartoteki jest ewidencja odznaczeń funkcjonariusza.





Odznaczenia Rys. 6. Odznaczenia

Podobnych rozwiązań w aplikacji WF-GANG dedykowanej Państwowej Straży Pożarnej jest bardzo dużo. Stworzono wiele kartotek przechowujących niezbędne informacje, do których dostęp jest natychmiastowy i które można wykorzystać w procesie sprawozdawczym. Przyjazne dla użytkownika formularze potrafią kontrolować proces uzupełniania danych, aby eliminować podstawowe błędy popełniane przez użytkownika. Pomocne są również słowniki, zawierające powtarzające się zapisy wzorcowe lub pomocnicze.

W systemie znajduje się również grupa kartotek, między którymi występują relacje wspierające proces ewidencji. Jednym z przykładów takiego rozwiązania jest ewidencja urlopów dodatkowych funkcjonariuszy.

Urlopy dodatkowe Rys. 7. Urlopy dodatkowe

Istnieją warunki, na podstawie których funkcjonariuszowi przysługuje określona ilość urlopu dodatkowego w danym roku. System potrafi wyznaczyć wymiar roczny takiego urlopu, prowadzić ewidencję dla urlopów zaległych oraz informować o pozostałych do wykorzystania dniach. Mechanizm pozwala na wprowadzenie korekty podpowiadanej przez system w przypadku sytuacji nietypowych.

Innym przykładem zautomatyzowanego procesu ewidencji jest rejestracja i rozliczanie godzin nadliczbowych. Użytkownik dla konkretnego zatrudnionego wprowadza czas pracy (godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy) w godzinach nadliczbowych. Jeśli dany pracownik planuje wykorzystać nadliczbowy czas pracy w postaci wolnego, użytkownik dokonuje odpowiedniej rejestracji w kartotece odbioru nadgodzin.

Odbiór nadgodzin Rys. 8. Odbiór nadgodzin

Kartoteka odbioru godzin nadliczbowych posiada funkcję BO, umożliwiającą wprowadzenie ilości godzin do odbioru, bez konieczności rejestracji w kartotece „Godziny nadliczbowe”. Rejestracja wolnego za nadgodziny możliwa jest jedynie wtedy, gdy dany pracownik ma wypracowane godziny nadliczbowe, co jest automatycznie kontrolowane przez system. System podpowiedzi informuje użytkownika o ilości „dostępnych” godzin nadliczbowych. Kartoteka jest powiązana również z ewidencją nieobecności, eliminując konieczność dublowania rejestracji.

Praktycznym rozwiązaniem jest moduł rozliczający urlopy szkolne. Najpierw określamy parametry związane z przyznanym urlopem szkolnym, które wprowadzamy w kartotece „Wymiar urlopu szkolnego”. Na parametry te składa się okres, w którym pracownik musi wykorzystać urlop, rodzaj urlopu oraz ilość przysługujących dni. Ponieważ pracownik może jednocześnie otrzymać urlop z kilku rodzajów kształcenia system umożliwia wprowadzenie wielu rekordów, dla których ewidencja będzie prowadzona niezależnie.

Wymiar urlopu szkolnego Rys. 9. Wymiar urlopu szkolnego

Wykorzystywanie urlopu szkolnego opiera się na zapisach powyższej kartoteki, kontrolując automatycznie wymiar dla poszczególnych rodzajów kształcenia oraz okres, w którym pracownikowi przysługuje dany urlop. Cały mechanizm jest wsparty systemem podpowiedzi oraz powiązany z kartoteką nieobecności.
W wariancie systemu WF-GANG dla PSP jest jeszcze wiele modułów kadrowych, przydatnych w codziennej pracy, jak choćby moduł rozliczania delegacji, moduł opiniowania funkcjonariusza, ewidencja kursów i uprawnień, czy choćby moduł podstawowych informacji o pracowniku (przedstawiony poniżej).

Podstawowe informacje o pracowniku Rys. 10. Podstawowe informacje o pracowniku

Uzupełnieniem kartotekowej części programu WF-GANG w wariancie dla PSP są dopracowane wydruki, z których większość w postaci graficznej, kompatybilnej z programem WS Word, które można dowolnie formatować.



Fragment raportu – Przeszeregowanie funkcjonariusza Rys. 11. Fragment raportu – Przeszeregowanie funkcjonariusza

Oprócz wydruków, na potrzeby jednostek PSP opracowane zostały również sprawozdania dotyczące zatrudnienia z możliwością ich wygenerowania na dowolny dzień oraz mechanizm tworzenia plików zawierających sprawozdania dla jednostek nadrzędnych. Oprócz wymienionych wyżej funkcjonalności opracowanych przez nasz zespół programistów dostępne są wszystkie elementy zawarte w fabrycznym programie WF-GANG. To czyni aplikację nowoczesnym i wszechstronnym narzędziem znajdującym zastosowanie w praktycznie każdej jednostce Państwowej Straży Pożarnej.

Płace

Funkcjonalność płacowa systemu WF-GANG w wariancie dla PSP sprowadza się do prawidłowego obliczenia wynagrodzeń zarówno funkcjonariuszom, jak i pracownikom cywilnym, sporządzeniu odpowiedniej dokumentacji (również w postaci elektronicznej) oraz rozliczeniu z urzędem skarbowym i ZUS.

Użytkownik do dyspozycji ma odpowiednio zmodyfikowaną listę podstawową, której funkcjonalność w porównaniu do typowej listy podstawowej programu WF-Gang została zmieniona w sposób, pozwalający na obliczanie wynagrodzeń pracownikom cywilnym oraz funkcjonariuszom PSP jednocześnie. Zmianie uległ sposób interpretowania wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków w przypadku funkcjonariuszy, na zgodny z ustawą o PSP. Dokonano rozbudowy obliczania dodatku stażowego, który dla funkcjonariuszy obliczany jest z dokładnością do jednego dnia (w przypadku zmiany stażu w trakcie miesiąca, program wylicza wysokość dodatku stażowego proporcjonalnie do ilości dni nowego i starego stażu, zgodnie z ustawą o PSP). Wprowadzono szereg dodatkowych składników, których wyliczanie determinują informacje zawarte w kartotekach osobowych. Dodatki takie jak: dodatek służbowy, dodatek specjalny, dodatek za stopień służbowy, obliczane są z uwzględnieniem dat określających termin ich obowiązywania. Stworzono możliwość przypisania oraz potrącenia kilku rodzajów ubezpieczeń grupowych oraz potrącenia składek z tytułu przynależności do kilku związków zawodowych. Kartoteki przechowujące informacje dla każdego z typów wymienionych wyżej potrąceń zostały zbudowane na tej samej zasadzie. W ramach danego typu ubezpieczenia (Na życie, NNW, OC itd.) istnieje możliwość dodania wielu wariantów ubezpieczenia. Podobnie sytuacja wygląda ze składkami na związki zawodowe (NSZZ Solidarność, NZZ Pracowników Pożarnictwa, NZZ Florian) oraz SITP.

Uzupełnieniem listy podstawowej jest zmodyfikowana lista dodatkowa. Lista dodatkowa zawiera składniki, których wypłacanie może nastąpić w dowolnej chwili i nie jest uzależnione od listy podstawowej. Większość składników należy do grupy składników wstępnych, których wartości wprowadzane są bezpośrednio na liście. Są jednak również i takie składniki, których proces naliczania przebiega automatycznie z uwzględnieniem innych zależności. Przykładem takiego składnika może być równoważnik za brak lokalu czy chociażby nagroda roczna. W przypadku równoważnika, dopuszczalna jest wypłata kwoty w ciągu roku, od której nie odprowadza się podatku, w momencie przekroczenia w/w kwoty podatek powinien zostać naliczony. Proces weryfikacji i obliczania tego składnika jest całkowicie automatyczny, użytkownik określa jedynie, czy dany równoważnik przysługuje konkretnej osobie i w jakim terminie. Automatycznie przebiega również proces obliczania nagrody rocznej dla funkcjonariuszy i dla pracowników cywilnych. Program podczas liczenia weryfikuje przebieg zatrudnienia, ilość absencji chorobowych w celu określenia, czy konkretna osoba powinna mieć naliczoną nagrodę roczną. Następnie, w zależności od zatrudnienia (funkcjonariusz, pracownik cywilny), wylicza nagrodę roczną na podstawie ostatniego wynagrodzenia lub z przebiegu ostatnich dwunastu miesięcy, zachowując przy tym wytyczne ustawy o PSP.

Na potrzeby jednostek Państwowej Straży Pożarnej został opracowany specjalny typ listy płac nazwanej listą wyrównawczą. Zadaniem listy wyrównawczej jest wyrównanie wynagrodzenia funkcjonariuszom w przypadku, w którym zmiana warunków płacowych następuje (przykładowo) w miesiącu maju, z terminem obowiązywania od pierwszego stycznia (okres od stycznia do maja powinien zostać funkcjonariuszowi wyrównany). Działanie listy wyrównawczej sprowadza się do prawidłowego określenia okresu listy, wprowadzeniu na listę osób, którym takie wyrównanie przysługuje oraz przyciśnięciu klawisza (F5) odpowiedzialnego za obliczanie. Mechanizmy listy sprawdzają same, od kiedy powinno nastąpić wyrównanie i w jakiej wysokości, z uwzględnieniem oczywiście wszystkich dodatkowych składników wynagrodzenia.

Pewne zmiany wprowadzone zostały w listach służących do obsługi umów okresowych (cywilnoprawnych). Dotyczyły one głównie możliwości rozliczania kilku umów występujących w pokrywającym się okresie. Użytkownik może wprowadzić dowolną ilość umów cywilno-prawnych, których termin rozpoczęcia i zakończenia jest praktycznie dowolny. Podczas obliczania listy, program sprawdza kartotekę umów okresowych i proporcjonalnie do określonego w umowie czasu, oblicza wysokość wynagrodzenia.

Wszystkie listy płac opracowane zostały z uwzględnieniem wymagań stawianych przez ustawę o PSP. Składniki zostały powiązane z odpowiednimi wyróżnikami w celu prawidłowego rozliczania składek ZUS i podatku. Transporty do programu Płatnik, na podstawie wprowadzonych kodów ubezpieczenia oraz odpowiednio skonfigurowanych składników, prawidłowo interpretują poszczególne wynagrodzenia, rozliczając je na właściwych deklaracjach. Tworzenie transferu przelewów wynagrodzeń w postaci elektronicznej z opcjonalnym znacznikiem paragrafu jest kompatybilne z programami bankowymi. Wydruki list płac mogą przybierać dowolną postać, uzależnioną od upodobań samego użytkownika. Zarówno w przypadku raportów tabelarycznych, jak i pasków, istnieje możliwość wykonania wydruków jednolitych dla każdego typu listy. Każda z list płac wyposażona jest (opcjonalnie) w mechanizm, który pozwala przypisać ją do konkretnego paragrafu. Proces ten następuje podczas zamykania listy płac.

Fragment raportu – Listy płac z podziałem na paragrafy Rys. 12. Przypisanie paragrafu podczas zamykania listy płac

Korzystając z mechanizmu opisywania listy paragrafem, mamy możliwość wydruku zestawienia składników płacowych z rozbiciem na poszczególne paragrafy. Program przewiduje sprawozdania z podziałem na paragrafy w dwóch wariantach. W pierwszym użytkownik otrzymuje zestawienie wszystkich występujących w podanym okresie paragrafów, z podsumą dla każdego z nich. Drugi wariant przewiduje możliwość wyboru konkretnego paragrafu lub kilku paragrafów, które mają znaleźć się na wydruku.

Fragment raportu – Listy płac z podziałem na paragrafy Rys. 13. Fragment raportu – Listy płac z podziałem na paragrafy

Powyżej znajduje się fragment przykładowego zestawienia list płac z rozbiciem na paragrafy w wybranym okresie. Podobnie jak w przypadku zestawień kadrowych, system WF-GANG w wersji dla PSP zawiera szereg przydatnych zestawień i wydruków wspomagających dział finansowy w codziennej pracy.

Podsumowanie

System WF-GANG w wariancie dedykowanym jednostkom PSP jest dzisiaj rozwijającym się produktem, z doświadczonym i dobrze zorganizowanym zapleczem technicznym oraz konkretnymi planami na przyszłość. Pozytywne referencje, jakie otrzymujemy z jednostek, w których wdrożony został system, utwierdzają nas w przekonaniu o właściwie obranym kierunku działania.

Doświadczenie, jakie zdobyliśmy przy okazji adaptacji systemu WF-GANG na potrzeby jednostek PSP oraz innych rozwiązań dedykowanych, opracowanych w ciągu ostatnich kilkunastu lat, pozwalają nam rozumieć potrzeby naszych klientów, a tym samym tworzyć nowe, lepsze rozwiązania.

Dlatego nie zamierzamy spoczywać na laurach i koncentrujemy się na rozwoju kluczowych elementów wpływających na atrakcyjność naszej oferty.

Do takich z pewnością należy wykwalifikowany i nowoczesny serwis. Jego zadaniem ma być nie tylko rozwijanie aplikacji i dostarczanie aktualizacji związanych ze zmianą w przepisach. Sprawny serwis to również dobry kontakt z samym użytkownikiem oraz wsparcie, na jakie może on liczyć w swojej codziennej pracy. Kluczem do realizacji tych założeń, przy stale rosnącej liczbie klientów, jest wykorzystanie najnowszych technologii i narzędzi dostępnych na rynku, które pozwalają szybko określić temat oraz bezpiecznie wykonać zlecone zadanie.

W ciągu najbliższych miesięcy planujemy również prowadzić szereg działań marketingowych, zmierzających do popularyzacji naszego systemu w jednostkach Państwowej Straży Pożarnej, oferując gotowy produkt o bardzo szerokich możliwościach i dużej funkcjonalności, będący jednocześnie rozwiązaniem atrakcyjnym cenowo, na który stać praktycznie każdą jednostkę.

Ze względu na ochronę danych osobowych, wszystkie informacje oraz liczby przedstawione na rysunkach są opisami lub wartościami fikcyjnymi. Autorem i właścicielem wszelkich praw do programu WF-GANG jest firma Asseco Business Solutions.

Dlaczego WF-GANG?

Dobry system kadrowo-płacowy powinno cechować uniwersalne oraz kompleksowe podejście do zagadnień obejmujących problematykę zatrudnienia oraz rozliczania wynagrodzeń pracowników dowolnego podmiotu gospodarczego lub organizacji. Coraz częściej zadaniem tych systemów jest również dostarczanie informacji pozwalających skutecznie i ekonomicznie zarządzać kapitałem ludzkim. Ponieważ trudno jest przewidzieć wymagania stawiane aplikacji przez potencjalnego inwestora, programy powinny zawierać mechanizmy, umożliwiające dostosowanie ich funkcjonalności do wymagań konkretnego środowiska pracy. Im bardziej program jest otwarty i podatny na wprowadzanie indywidualnych zmian, tym szersze znajduje zastosowanie.

WF-GANG jest przykładem systemu kadrowo-płacowego, w którym możliwości adaptacyjne zależą praktycznie tylko i wyłącznie od wiedzy, wyobraźni i doświadczenia integratora oprogramowania. Możliwość opracowywania kartotek z aktywnymi formularzami uzupełniania danych, definiowanie list płac ze składnikami zawierającymi własne algorytmy obliczeniowe, wbudowany mechanizm raportowania, wykorzystujący interfejs graficzny, kompatybilny z programem MS Word oraz funkcje wspomagające procesy programistyczne, to główne atuty programu WF-GANG, stawiające go wśród niekwestionowanych liderów segmentu.

Uniwersalne zastosowanie programu WF-GANG zadecydowało o wyborze przez naszą firmę tej aplikacji, jako fundamentu do budowy dedykowanych rozwiązań kadrowo-płacowych dla Klientów, których wymagania znacznie wykraczają poza ramy typowych potrzeb wynikających z ogólnie przyjętych norm i przepisów. Do grupy takich klientów można zaliczyć firmy posiadające wewnętrzne przepisy definiujące sposób wynagradzania, nowoczesne firmy produkcyjne, zatrudniające wielu pracowników i dokładnie kontrolujące koszty pracy, rolnicze spółdzielnie produkcyjne, jednostki edukacyjne, gminne spółdzielnie „Samopomoc Chłopska” , jednostki administracji publicznej oraz podmioty zatrudniające pracowników w oparciu o odrębne od kodeksu pracy ustawy.

Etapy rozwoju

Państwowa Straż Pożarna jest przykładem instytucji zatrudniającej pracowników, których podstawą zatrudnienia oraz rozliczania, obok kodeksu pracy, jest ustawa o Państwowej Straży Pożarnej, będąca zbiorem przepisów normujących zasady wynagradzania funkcjonariuszy straży pożarnej. Dotychczas trudno było znaleźć na rynku aplikacje kompleksowo obejmujące zatrudnienie w jednostkach PSP, pozwalające dodatkowo personalizować działania w obrębie danej jednostki. Wszystkie rozwiązania informatyczne opierały się na kosztownych inwestycjach realizowanych na indywidualne zamówienie, dostępnych z tego tytułu jedynie dla wybranych jednostek PSP.

I tak, na bazie systemu informatycznego WF-GANG firmy Asseco Business Solutions, powstała adaptacja aplikacji kadrowo-płacowej, dedykowana jednostkom Państwowej Straży Pożarnej. Geneza powstawania tej adaptacji sięga roku 2007, kiedy opracowana została pierwsza wersja tego rozwiązania na platformie WF-GANG 7.3x. Mimo kilku wdrożeń tak zmodyfikowanego programu, funkcjonalność adaptacji ograniczona była do niezbędnego minimum, nie w pełni satysfakcjonując potencjalnych użytkowników. Konieczny był dalszy rozwój, gwarantujący temu wariantowi aplikacji spełnienie oczekiwań klienta, a użytkownikom wsparcie na każdym etapie użytkowania programu.

Na początku roku 2010, jako firma Komputerpartner, uruchomiliśmy specjalny serwis oprogramowania, dedykowany jednostkom Państwowej Straży Pożarnej, którego zadaniem jest rozwój aplikacji oraz wsparcie jednostek PSP wykorzystujących system. Uruchomienie serwisu zbiegło się z realizacją wdrożenia systemu WF-GANG w Szkole Aspirantów PSP w Poznaniu. Dzięki wsparciu ze strony Wydziału Informatyki i Łączności, który stworzył nam idealne warunki do pracy oraz doświadczeniu i zaangażowaniu ze strony osób z Wydziału Finansowego oraz Wydziału Organizacyjno-Kadrowego system WF-GANG w wariancie dla PSP zyskał na funkcjonalności, stając się rozwiązaniem uniwersalnym, znajdującym zastosowanie zarówno w powiatowych jednostkach PSP, jak i placówkach PSP bardziej złożonych.

Kadry

System zbudowany jest na platformie programu WF-GANG, przy zachowaniu jego pełnej funkcjonalności, oferowanej dla wybranego wariantu (Biznes, Prestiż lub Biuro). Adaptacja systemu do postaci spełniającej wymagania ustawy o Państwowej Straży Pożarnej, wiązała się ze zmianą wielu jego elementów. Istotne było stworzenie aplikacji, która obok rozliczania funkcjonariuszy, umożliwi zatrudnienie i rozliczenie pracowników cywilnych zatrudnionych w jednostkach PSP. Zależało nam przy tym na możliwie elastycznym i automatycznym sposobie interpretacji poszczególnych działań dla określonego sposobu zatrudnienia, eliminując konieczność kontroli ze strony użytkownika. Działanie tej samej procedury będzie różne dla funkcjonariusza i pracownika cywilnego, nie angażując przy tym uwagi samego użytkownika.

Program posiada cechy użytkowe tradycyjnego systemu kadrowo-płacowego, z tą różnicą, iż w przypadku uzupełniania danych funkcjonariuszy konieczne jest wprowadzenie danych, których nie wprowadzamy dla pracowników cywilnych. Poniżej opisane elementy dotyczą jedynie wybranych funkcjonalności, które nie występują w tradycyjnej wersji programu WF-GANG. Pierwsze różnice dotyczą uzupełniania kartoteki angaży.

Kartoteka angaży Rys. 1. Kartoteka angaży

Wprowadzając warunki zatrudnienia pracownika określamy, czy jest on pracownikiem cywilnym, czy funkcjonariuszem. Po zaznaczeniu kratki „Funkcjonariusz” aktywny staje się słownik „Grupa zaszeregowania” (niedostępny dla pracownika cywilnego), pozwalający wybrać konkretną grupę zaszeregowania funkcjonariusza, co wiąże się z automatycznym uzupełnieniem „Miesięcznego wynagrodzenia”. Stawki zaszeregowania są jednakowe dla wszystkich funkcjonariuszy, a ich zmiana odbywa się w kartotekach firmy. Status funkcjonariusza determinuje identyfikację pracownika w systemie, ma wpływ na obliczanie list płac, analizy i statystyki oraz transfery do jednostek nadrzędnych. Ważne jest również prawidłowe wprowadzenie kodu ubezpieczeń ZUS dla prawidłowej interpretacji mechanizmów eksportowych do programu Płatnik, którego dokonujemy w kartotece obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Istotnym z punktu widzenia rozliczania przebiegu pracy oraz służby, jest uzupełnienie kartoteki „Przebieg dotychczasowego zatrudnienia”, której zapisy umożliwiają również prawidłowe wyznaczenie dat rozpoczęcia pracy oraz służby.

Przebieg dotychczasowego zatrudnienia Rys. 2. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Funkcjonariusz powinien mieć uzupełnioną kartotekę „Dodatek za stopień służbowy” powiązaną z kartoteką firmy, w której zdefiniowane są wysokości dodatków dla poszczególnych stopni. Funkcjonariuszowi przypisujemy jedynie jego stopień służbowy, wprowadzając ewentualnie przewidywaną datę kolejnego mianowania. Rozwiązanie tego typu ułatwia ewentualną zmianę wysokości tych dodatków, gdyż sprowadza się do zmiany przez użytkownika dokonywanej w jednym miejscu (kartotece firmy), a nie dla poszczególnych funkcjonariuszy w kartotece. Wartość wprowadzona w pozycji „Stopień służbowy” jest wykorzystywana w formie skrótowej na wydrukach i zestawieniach, przed nazwiskiem funkcjonariusza.

Dodatek za stopień służbowy Rys. 3. Dodatek za stopień służbowy

Większość zapisów w kartotekach zawierają przedziały dat obowiązywania danego zapisu. Jest to konieczne ze względu na prawidłowe interpretacje przez listy płac oraz sprawozdania i analizy przygotowywane przez użytkownika na wybrany dzień. Istnieje również szereg kartotek umożliwiających ewidencję przysługujących funkcjonariuszom dodatków. Kartoteki te powiązane są z listami płac oraz określonymi dokumentami funkcjonującymi w systemie. Przykładem takiej kartoteki może być „Dodatek służbowy”, gdzie określamy ramy czasowe obowiązywania wypłacanego dodatku, jego wysokość oraz ewentualne uwagi do wprowadzanego zapisu.

Dodatek służbowy Rys. 4. Dodatek służbowy

Dla funkcjonariuszy prowadzi się ponadto ewidencję przebiegu specjalistycznego wykształcenia pożarniczego. Informacje zawarte w kartotece powiązane są z odpowiednimi funkcjami wykorzystywanymi np. w sprawozdaniach do jednostek nadrzędnych.


Wykształcenie pożarnicze Rys. 5. Wykształcenie pożarnicze

Jeszcze innym przykładem kartoteki jest ewidencja odznaczeń funkcjonariusza.





Odznaczenia Rys. 6. Odznaczenia

Podobnych rozwiązań w aplikacji WF-GANG dedykowanej Państwowej Straży Pożarnej jest bardzo dużo. Stworzono wiele kartotek przechowujących niezbędne informacje, do których dostęp jest natychmiastowy i które można wykorzystać w procesie sprawozdawczym. Przyjazne dla użytkownika formularze potrafią kontrolować proces uzupełniania danych, aby eliminować podstawowe błędy popełniane przez użytkownika. Pomocne są również słowniki, zawierające powtarzające się zapisy wzorcowe lub pomocnicze.

W systemie znajduje się również grupa kartotek, między którymi występują relacje wspierające proces ewidencji. Jednym z przykładów takiego rozwiązania jest ewidencja urlopów dodatkowych funkcjonariuszy.

Urlopy dodatkowe Rys. 7. Urlopy dodatkowe

Istnieją warunki, na podstawie których funkcjonariuszowi przysługuje określona ilość urlopu dodatkowego w danym roku. System potrafi wyznaczyć wymiar roczny takiego urlopu, prowadzić ewidencję dla urlopów zaległych oraz informować o pozostałych do wykorzystania dniach. Mechanizm pozwala na wprowadzenie korekty podpowiadanej przez system w przypadku sytuacji nietypowych.

Innym przykładem zautomatyzowanego procesu ewidencji jest rejestracja i rozliczanie godzin nadliczbowych. Użytkownik dla konkretnego zatrudnionego wprowadza czas pracy (godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy) w godzinach nadliczbowych. Jeśli dany pracownik planuje wykorzystać nadliczbowy czas pracy w postaci wolnego, użytkownik dokonuje odpowiedniej rejestracji w kartotece odbioru nadgodzin.

Odbiór nadgodzin Rys. 8. Odbiór nadgodzin

Kartoteka odbioru godzin nadliczbowych posiada funkcję BO, umożliwiającą wprowadzenie ilości godzin do odbioru, bez konieczności rejestracji w kartotece „Godziny nadliczbowe”. Rejestracja wolnego za nadgodziny możliwa jest jedynie wtedy, gdy dany pracownik ma wypracowane godziny nadliczbowe, co jest automatycznie kontrolowane przez system. System podpowiedzi informuje użytkownika o ilości „dostępnych” godzin nadliczbowych. Kartoteka jest powiązana również z ewidencją nieobecności, eliminując konieczność dublowania rejestracji.

Praktycznym rozwiązaniem jest moduł rozliczający urlopy szkolne. Najpierw określamy parametry związane z przyznanym urlopem szkolnym, które wprowadzamy w kartotece „Wymiar urlopu szkolnego”. Na parametry te składa się okres, w którym pracownik musi wykorzystać urlop, rodzaj urlopu oraz ilość przysługujących dni. Ponieważ pracownik może jednocześnie otrzymać urlop z kilku rodzajów kształcenia system umożliwia wprowadzenie wielu rekordów, dla których ewidencja będzie prowadzona niezależnie.

Wymiar urlopu szkolnego Rys. 9. Wymiar urlopu szkolnego

Wykorzystywanie urlopu szkolnego opiera się na zapisach powyższej kartoteki, kontrolując automatycznie wymiar dla poszczególnych rodzajów kształcenia oraz okres, w którym pracownikowi przysługuje dany urlop. Cały mechanizm jest wsparty systemem podpowiedzi oraz powiązany z kartoteką nieobecności.
W wariancie systemu WF-GANG dla PSP jest jeszcze wiele modułów kadrowych, przydatnych w codziennej pracy, jak choćby moduł rozliczania delegacji, moduł opiniowania funkcjonariusza, ewidencja kursów i uprawnień, czy choćby moduł podstawowych informacji o pracowniku (przedstawiony poniżej).

Podstawowe informacje o pracowniku Rys. 10. Podstawowe informacje o pracowniku

Uzupełnieniem kartotekowej części programu WF-GANG w wariancie dla PSP są dopracowane wydruki, z których większość w postaci graficznej, kompatybilnej z programem WS Word, które można dowolnie formatować.



Fragment raportu – Przeszeregowanie funkcjonariusza Rys. 11. Fragment raportu – Przeszeregowanie funkcjonariusza

Oprócz wydruków, na potrzeby jednostek PSP opracowane zostały również sprawozdania dotyczące zatrudnienia z możliwością ich wygenerowania na dowolny dzień oraz mechanizm tworzenia plików zawierających sprawozdania dla jednostek nadrzędnych. Oprócz wymienionych wyżej funkcjonalności opracowanych przez nasz zespół programistów dostępne są wszystkie elementy zawarte w fabrycznym programie WF-GANG. To czyni aplikację nowoczesnym i wszechstronnym narzędziem znajdującym zastosowanie w praktycznie każdej jednostce Państwowej Straży Pożarnej.

Płace

Funkcjonalność płacowa systemu WF-GANG w wariancie dla PSP sprowadza się do prawidłowego obliczenia wynagrodzeń zarówno funkcjonariuszom, jak i pracownikom cywilnym, sporządzeniu odpowiedniej dokumentacji (również w postaci elektronicznej) oraz rozliczeniu z urzędem skarbowym i ZUS.

Użytkownik do dyspozycji ma odpowiednio zmodyfikowaną listę podstawową, której funkcjonalność w porównaniu do typowej listy podstawowej programu WF-Gang została zmieniona w sposób, pozwalający na obliczanie wynagrodzeń pracownikom cywilnym oraz funkcjonariuszom PSP jednocześnie. Zmianie uległ sposób interpretowania wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków w przypadku funkcjonariuszy, na zgodny z ustawą o PSP. Dokonano rozbudowy obliczania dodatku stażowego, który dla funkcjonariuszy obliczany jest z dokładnością do jednego dnia (w przypadku zmiany stażu w trakcie miesiąca, program wylicza wysokość dodatku stażowego proporcjonalnie do ilości dni nowego i starego stażu, zgodnie z ustawą o PSP). Wprowadzono szereg dodatkowych składników, których wyliczanie determinują informacje zawarte w kartotekach osobowych. Dodatki takie jak: dodatek służbowy, dodatek specjalny, dodatek za stopień służbowy, obliczane są z uwzględnieniem dat określających termin ich obowiązywania. Stworzono możliwość przypisania oraz potrącenia kilku rodzajów ubezpieczeń grupowych oraz potrącenia składek z tytułu przynależności do kilku związków zawodowych. Kartoteki przechowujące informacje dla każdego z typów wymienionych wyżej potrąceń zostały zbudowane na tej samej zasadzie. W ramach danego typu ubezpieczenia (Na życie, NNW, OC itd.) istnieje możliwość dodania wielu wariantów ubezpieczenia. Podobnie sytuacja wygląda ze składkami na związki zawodowe (NSZZ Solidarność, NZZ Pracowników Pożarnictwa, NZZ Florian) oraz SITP.

Uzupełnieniem listy podstawowej jest zmodyfikowana lista dodatkowa. Lista dodatkowa zawiera składniki, których wypłacanie może nastąpić w dowolnej chwili i nie jest uzależnione od listy podstawowej. Większość składników należy do grupy składników wstępnych, których wartości wprowadzane są bezpośrednio na liście. Są jednak również i takie składniki, których proces naliczania przebiega automatycznie z uwzględnieniem innych zależności. Przykładem takiego składnika może być równoważnik za brak lokalu czy chociażby nagroda roczna. W przypadku równoważnika, dopuszczalna jest wypłata kwoty w ciągu roku, od której nie odprowadza się podatku, w momencie przekroczenia w/w kwoty podatek powinien zostać naliczony. Proces weryfikacji i obliczania tego składnika jest całkowicie automatyczny, użytkownik określa jedynie, czy dany równoważnik przysługuje konkretnej osobie i w jakim terminie. Automatycznie przebiega również proces obliczania nagrody rocznej dla funkcjonariuszy i dla pracowników cywilnych. Program podczas liczenia weryfikuje przebieg zatrudnienia, ilość absencji chorobowych w celu określenia, czy konkretna osoba powinna mieć naliczoną nagrodę roczną. Następnie, w zależności od zatrudnienia (funkcjonariusz, pracownik cywilny), wylicza nagrodę roczną na podstawie ostatniego wynagrodzenia lub z przebiegu ostatnich dwunastu miesięcy, zachowując przy tym wytyczne ustawy o PSP.

Na potrzeby jednostek Państwowej Straży Pożarnej został opracowany specjalny typ listy płac nazwanej listą wyrównawczą. Zadaniem listy wyrównawczej jest wyrównanie wynagrodzenia funkcjonariuszom w przypadku, w którym zmiana warunków płacowych następuje (przykładowo) w miesiącu maju, z terminem obowiązywania od pierwszego stycznia (okres od stycznia do maja powinien zostać funkcjonariuszowi wyrównany). Działanie listy wyrównawczej sprowadza się do prawidłowego określenia okresu listy, wprowadzeniu na listę osób, którym takie wyrównanie przysługuje oraz przyciśnięciu klawisza (F5) odpowiedzialnego za obliczanie. Mechanizmy listy sprawdzają same, od kiedy powinno nastąpić wyrównanie i w jakiej wysokości, z uwzględnieniem oczywiście wszystkich dodatkowych składników wynagrodzenia.

Pewne zmiany wprowadzone zostały w listach służących do obsługi umów okresowych (cywilnoprawnych). Dotyczyły one głównie możliwości rozliczania kilku umów występujących w pokrywającym się okresie. Użytkownik może wprowadzić dowolną ilość umów cywilno-prawnych, których termin rozpoczęcia i zakończenia jest praktycznie dowolny. Podczas obliczania listy, program sprawdza kartotekę umów okresowych i proporcjonalnie do określonego w umowie czasu, oblicza wysokość wynagrodzenia.

Wszystkie listy płac opracowane zostały z uwzględnieniem wymagań stawianych przez ustawę o PSP. Składniki zostały powiązane z odpowiednimi wyróżnikami w celu prawidłowego rozliczania składek ZUS i podatku. Transporty do programu Płatnik, na podstawie wprowadzonych kodów ubezpieczenia oraz odpowiednio skonfigurowanych składników, prawidłowo interpretują poszczególne wynagrodzenia, rozliczając je na właściwych deklaracjach. Tworzenie transferu przelewów wynagrodzeń w postaci elektronicznej z opcjonalnym znacznikiem paragrafu jest kompatybilne z programami bankowymi. Wydruki list płac mogą przybierać dowolną postać, uzależnioną od upodobań samego użytkownika. Zarówno w przypadku raportów tabelarycznych, jak i pasków, istnieje możliwość wykonania wydruków jednolitych dla każdego typu listy. Każda z list płac wyposażona jest (opcjonalnie) w mechanizm, który pozwala przypisać ją do konkretnego paragrafu. Proces ten następuje podczas zamykania listy płac.

Fragment raportu – Listy płac z podziałem na paragrafy Rys. 12. Przypisanie paragrafu podczas zamykania listy płac

Korzystając z mechanizmu opisywania listy paragrafem, mamy możliwość wydruku zestawienia składników płacowych z rozbiciem na poszczególne paragrafy. Program przewiduje sprawozdania z podziałem na paragrafy w dwóch wariantach. W pierwszym użytkownik otrzymuje zestawienie wszystkich występujących w podanym okresie paragrafów, z podsumą dla każdego z nich. Drugi wariant przewiduje możliwość wyboru konkretnego paragrafu lub kilku paragrafów, które mają znaleźć się na wydruku.

Fragment raportu – Listy płac z podziałem na paragrafy Rys. 13. Fragment raportu – Listy płac z podziałem na paragrafy

Powyżej znajduje się fragment przykładowego zestawienia list płac z rozbiciem na paragrafy w wybranym okresie. Podobnie jak w przypadku zestawień kadrowych, system WF-GANG w wersji dla PSP zawiera szereg przydatnych zestawień i wydruków wspomagających dział finansowy w codziennej pracy.

Podsumowanie

System WF-GANG w wariancie dedykowanym jednostkom PSP jest dzisiaj rozwijającym się produktem, z doświadczonym i dobrze zorganizowanym zapleczem technicznym oraz konkretnymi planami na przyszłość. Pozytywne referencje, jakie otrzymujemy z jednostek, w których wdrożony został system, utwierdzają nas w przekonaniu o właściwie obranym kierunku działania.

Doświadczenie, jakie zdobyliśmy przy okazji adaptacji systemu WF-GANG na potrzeby jednostek PSP oraz innych rozwiązań dedykowanych, opracowanych w ciągu ostatnich kilkunastu lat, pozwalają nam rozumieć potrzeby naszych klientów, a tym samym tworzyć nowe, lepsze rozwiązania.

Dlatego nie zamierzamy spoczywać na laurach i koncentrujemy się na rozwoju kluczowych elementów wpływających na atrakcyjność naszej oferty.

Do takich z pewnością należy wykwalifikowany i nowoczesny serwis. Jego zadaniem ma być nie tylko rozwijanie aplikacji i dostarczanie aktualizacji związanych ze zmianą w przepisach. Sprawny serwis to również dobry kontakt z samym użytkownikiem oraz wsparcie, na jakie może on liczyć w swojej codziennej pracy. Kluczem do realizacji tych założeń, przy stale rosnącej liczbie klientów, jest wykorzystanie najnowszych technologii i narzędzi dostępnych na rynku, które pozwalają szybko określić temat oraz bezpiecznie wykonać zlecone zadanie.

W ciągu najbliższych miesięcy planujemy również prowadzić szereg działań marketingowych, zmierzających do popularyzacji naszego systemu w jednostkach Państwowej Straży Pożarnej, oferując gotowy produkt o bardzo szerokich możliwościach i dużej funkcjonalności, będący jednocześnie rozwiązaniem atrakcyjnym cenowo, na który stać praktycznie każdą jednostkę.

Ze względu na ochronę danych osobowych, wszystkie informacje oraz liczby przedstawione na rysunkach są opisami lub wartościami fikcyjnymi. Autorem i właścicielem wszelkich praw do programu WF-GANG jest firma Asseco Business Solutions.

Wdrożone oprogramowanie

WAPRO Mag

Sprzedaż
i magazyn

WAPRO Fakir

Finanse
i księgowość

WAPRO Kaper

Księga
podatkowa

WAPRO Best

Środki
trwałe

WAPRO Mobile

Mobilna
firma

WAPRO Fakturka

Fakturowanie

WAPRO Analizy

Analizy
wielowymiarowe

WAPRO iBusiness

Mobilne
analizy

WAPRO B2C/B2B

Sklep
internetowy

WAPRO Aukcje

Aukcje internetowe

WAPRO online

Aplikacje WAPRO ERP w chmurze
 

Oferujemy 7 linii produktowych
dostosowanych do Twoich potrzeb

Pobierz demo Kup Pobierz aktualizacje