Menedżer radzi

Jak przyśpieszyć księgowanie dokumentów w WAPRO Fakir? (część 2)

W kolejnym artykule cyklu omawiającego metody automatyzowania czynności wykonywanych w programie WAPRO Fakir omówione zostaną automaty dekretujące VAT.

Raz zdefiniowane mogą być stale wyzwalane podczas ręcznego księgowania dokumentów: zarówno podczas księgowania z wykorzystaniem szablonów dokumentów, o których pisaliśmy w pierwszej części cyklu jak i bez wykorzystania szablonów dokumentów. Osoby, które nie zapoznały się do tej pory z pierwszym artykułem cyklu, zachęcamy do zapoznania się z nim. Obie części omawiają zagadnienia z tego samego obszaru, automatyzowania operacji ręcznego księgowania dokumentów.

Przeczytaj: Jak przyśpieszyć księgowanie dokumentów w WAPRO Fakir? (część 1)

Automat księgujący VAT jest to zestaw definicji, w jaki sposób kwoty VAT to jest kwota netto, podatek VAT oraz kwota brutto mają być zarejestrowane w rejestrach VAT oraz definicji dekretów tych samych kwot na kontach księgowych i dodatkowo, odpowiadających im opisów pozycji. Opisy mogą być tworzone dynamicznie przy wykorzystaniu dostępnych w module funkcji.

W programie WAPRO Fakir automaty księgujące VAT mogą być tworzone dwoma metodami. Po pierwsze mogą być zapisywane w szablonie dokumentu, na podstawie wcześniej zdefiniowanego dokumentu księgowego. Przykład na obrazku poniżej: Wszystkie definicje automatów dekretujących zapisywane są w programie w module uruchamianym z głównego menu programu: Zakładka: Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | Polecenie: Automaty księgujące. Po uruchomieniu, na ekranie wyświetlone zostanie okno o nazwie Automaty księgujące. Poniżej przykład. W sekcji Automaty dekretujące dokumenty VAT podświetlony jest zapisany wcześniej automat: Innymi słowy, w programie WAPRO Fakir można zapisać bardzo wiele indywidualnych schematów dekretujących VAT, na podstawie utworzonych wcześniej dokumentów. Takie automaty składają się z jednego zestawu dekretów i działają niezależnie od ustawień wyróżników VAT, są przypisane do schematu typu dokumentu i kontrahenta, o czym wspominaliśmy w poprzednim artykule. Poniżej przykład: Druga metoda jest bardziej złożona. Polega na tworzeniu w programie zestawu wszechstronnych automatów, których działanie oparte jest o zdefiniowany przez użytkownika zestaw wyróżników VAT. Poniżej prosty przykładowy zestaw zależnych wyróżników VAT: Dla przykładu, na obrazku poniżej, prosty schemat automatu dekretującego sprzedaż. Automat służy do księgowania krajowej sprzedaży oraz sprzedaży poza granicami: towarów, usług oraz produktów. Poniżej:

  • • Pierwsze dwie definicje odpowiadają za prawidłowe zadekretowanie kwoty brutto na odpowiednim koncie rozrachunkowym. Decyduje o tym ustawienie pierwszego wyróżnika (K – sprzedaż krajowa, Z – sprzedaż poza granicami);
  • • Trzecia definicja zawiera dekret dla zaksięgowania kwoty podatku VAT (niezależnie od wyboru wyróżników, kwota podatku VAT dekretowana będzie CT na koncie 222
  • • Kolejnych 6 definicji zawiera dekret dla zaksięgowania kwoty netto sprzedaży. W tym przypadku o wyborze dekretu decyduje kombinacja ustawienia:
    • o pierwszego wyróżnika (K – sprzedaż krajowa, Z – sprzedaż poza granicami) oraz
    • o drugiego wyróżnika VAT (T- sprzedaż towarów, U – sprzedaż usług, P – sprzedaż produktów);
W module Automaty dekretujące można podejrzeć, jak będzie wyglądał zestaw dekretów w czasie księgowania w realnym dokumencie. Przykład poniżej. W przykładzie wybrano sprzedaż krajową (Wyróżnik 1 – K) oraz sprzedaż towarów (Wyróżnik 2 – T): Po zapisaniu automat dekretującego VAT można natychmiast wykorzystać go podczas wprowadzania dokumentów. Najpierw należy jednorazowo przypisać automat VAT do typu dokumentu a następnie wystarczy, podczas wprowadzania dokumentu na zakładce VAT wybrać odpowiednie wyróżniki. Na przykład: Po przyciśnięciu przycisku Zapisz + Dekretuj lub użyciu skrótu [F9] dokument zostanie automatycznie zadekretowany. Na przykład, po przyciśnięciu klawisza [F9] pozycja zostanie zapisana w rejestrze, utworzony zostanie rozrachunek a na koniec dokument przełączy się na zakładkę 1) pozycje, na której znajduje się komplet dekretów zadekretowany dokument z opisami pozycji (opisy tworzone są podczas zapisywania dokumentu): W przypadku korzystania z automatów dekretujących VAT, które powstały na podstawie utworzonego wcześniej dokumentu, nie ma potrzeby wybierania wyróżników, ponieważ takie schematy składają się z jednego, niezmiennego zestawu dekretów. Wobec tego po wpisaniu kwoty netto, najczęściej wystarczy przycisnąć klawisz [F9]. Jak już wcześniej wspominaliśmy, kosztem tego uproszczenia jest duża ilość tworzonych automatów. W naszym przykładzie uniwersalny automat do sprzedaży zastępuje 12 sztywnych schematów zawierających każdy po jednym zestawie dekretów. Dla dekretowania kosztów na 4 i 5 jest to jeszcze bardziej wyraźne. Wystarczy wyobrazić sobie ilość kont księgowych zespołów 3 i 4, na których księgujemy zakupy a następnie ilość kont zespołu 5. Ilość kombinacji rośnie, w zależności od tego, jak rozbudowany jest zespół 5. Zapisanie każdej takiej kombinacji na podstawie tworzonego dokumentu księgowego jest banalnie proste ale prosimy pamiętać, że za to znacznie wydłuża to listę dostępnych automatów VAT, co utrudnia zarządzanie nimi. Natomiast utworzenie uniwersalnego automatu jest złożone, wymaga nieco wysiłku ale za to jeden uniwersalny automat może obsłużyć wszystkie transakcje zakupu a drugi sprzedaży. Lista automatów VAT jest wtedy bardzo krótka, łatwa do zarządzania. Wybór metody zależy od Państwa.
Na koniec uwaga, w schematach dokumentów można wykorzystywać zarówno utworzone wcześniej uniwersalne automaty dekretujące VAT, jak i tworzone na bieżąco, na podstawie dokumentu uproszczone automaty dekretujące VAT.

Zainteresowanych odsyłamy do pełnego opisu, który znajduje się w dokumentacji programu, w punkcie: Definicje | Automaty księgujące | Automaty VAT. Natomiast dokumentacja programu dostępna lokalnie w każdym programie oraz online, z dwóch miejsc:
  • • poprzez pulpit informacyjny programów WAPRO ERP: Dokumentacja online | Fakir;
  • • na naszej stronie, menu: Wsparcie | Instrukcje | Instrukcje programów | Fakir;


WRÓĆ DO LISTY ARTYKUŁÓW
 

Oferujemy 7 linii produktowych
dostosowanych do Twoich potrzeb

Pobierz demo Kup Pobierz aktualizacje