Współpraca kompleksowa w wielu obszarach - synchronizacja systemów: WAPRO Mag, WAPRO Fakir oraz WAPRO Analizy.

Aplikacja wspomagająca sprzedaż oraz program finansowo-księgowy są kluczowe z punktu widzenia funkcjonowania każdej, nawet niewielkiej firmy. Wdrożenie obydwu systemów pozwala z jednej strony na znaczne usprawnienie zarządzania, a ponadto niesie za sobą dodatkowe korzyści wynikające z możliwości synchronizacji oprogramowania.

Korzyści z implementacji dwóch systemów jednocześnie:


Programy Sprzedaż i magazyn WAPRO Mag oraz Finanse i księgowość WAPRO Fakir mogą pracować na wspólnej bazie danych. Oznacza to:

  • uproszczenie infrastruktury techniczno-systemowej – wystarczy jeden serwer, jedna baza danych, jeden system uprawnień systemowych, jeden proces archiwizowania danych. Upraszcza to cały proces administrowania, obniża jego koszty i minimalizuje ryzyko błędów,
  • możliwość współdzielenia wielu zasobów – począwszy od danych kartotekowych, a skończywszy na rozrachunkach z kontrahentami. Współdzielenie rozrachunków pozwala na natychmiastowy dostęp do danych wprowadzonych w jednym z tych dwóch systemów. Księgowość może natychmiast zobaczyć rozrachunki wynikające z aktualnie prowadzonej sprzedaży, zaś sprzedawca – płatności dokonane przelewem a zarejestrowane w systemie finansowo-księgowym (FK). Podgląd tych danych jest możliwy jeszcze przed zaksięgowaniem dokumentów sprzedaży w księgach handlowych, co ma duże znaczenie w przypadku bieżącego monitoringu funkcjonowania firmy,
  • możliwość bieżącej kontroli statusu dokumentów - w przypadku wymiany dokumentów. Dokument przesłany z systemu WAPRO Mag do księgowości uzyskuje znacznik dokumentu zaksięgowanego, ale jednocześnie usunięcie tego dokumentu z ksiąg handlowych natychmiast zdejmuje ten znacznik - co jest funkcjonalnością bardzo trudną do uzyskania w systemach pracujących na rozłącznych bazach danych.

Poza współdzieleniem informacji obydwa programy WAPRO ERP synchronizują między sobą część danych, przede wszystkim takich jak dokumenty. Zasady wymiany danych są jednak zupełnie inne niż w przypadku komunikacji pomiędzy programami różnych producentów:

  • jeśli obydwa systemy pracują na wspólnej bazie, to komunikacja odbywa się na poziomie mechanizmów bazodanowych. Zapewnia to zdecydowanie większą szybkość, elastyczność i bezpieczeństwo tego procesu,
  • w przypadku, gdy programy pracują na rozłącznych bazach danych, wymiana informacji odbywa się poprzez dedykowany, specjalnie optymalizowany format oraz specjalnie dobrane, zoptymalizowane procedury. Jest to rozwiązanie znacznie bardziej efektywne i elastyczne, niż w przypadku uniwersalnego formatu wymiany danych, jaki stosuje się zwykle w przypadku rozwiązań różnych dostawców. Ponadto w takim przypadku wymiana danych odbywa się w dwie strony – system sprzedaży nie tylko wysyła informacje o transakcjach handlowych, ale bez problemu może także wczytać dane dotyczące zapłat rejestrowanych w aplikacji FK.
  • warto pamiętać, że oprogramowanie wspierające zarządzanie firmą nieustannie się rozwija, choćby z powodu konieczności nadążania za zmianami w przepisach prawa. W przypadku wdrożenia kompletu aplikacji WAPRO ERP istnieje gwarancja, iż kolejne wersje oprogramowania będą bezproblemowo współpracowały ze sobą (jest to w cenie aktualizacji produktów, nie wymaga ponoszenia dodatkowych opłat). Natomiast w przypadku korzystania z kilku rozwiązań różnych producentów często konieczna jest modyfikacja procedur odpowiedzialnych za komunikację, co jest kosztowne, czasochłonne i może powodować powstawanie dodatkowych błędów oraz przerw w pracy.
  • doświadczeni specjaliści ds. oprogramowania WAPRO ERP doskonale znają jego mocne oraz słabe strony i potrafią zoptymalizować współpracę między programami znacznie lepiej niż jest w stanie zrobić to jakikolwiek integrator zewnętrzny.

W przypadku współpracy programów WAPRO Fakir i WAPRO Mag można do wymiany danych pomiędzy nimi wykorzystać zaawansowany wewnętrzny moduł Magik, pozwalający w prosty sposób skonfigurować wielowariantowe, złożone księgowania dokumentów handlowych, magazynowych, czy kasowych:

  • użytkownik może definiować wiele schematów księgowania, co pozwala na wygodne rozgrupowanie operacji różnego typu. W ramach każdego schematu możliwe jest zdefiniowane zasady księgowania dla wszystkich lub wybranych typów dokumentów,
  • definiowane zasady księgowania pozwalają niezwykle precyzyjnie przełożyć informacje zawarte w dokumentach źródłowych (towar, kontrahent, magazyn, rodzaj transakcji itp.) na dane finansowo-księgowe, w tym dekrety na kontach, zapisy w rejestrach VAT, zapisy w strukturze centrów przychodowo-kosztowych czy klasyfikacjach budżetowych

    analizy_01.jpg
  • początkujący użytkownik ma do dyspozycji wygodne kreatory, dzięki którym w prosty sposób jest w stanie zdefiniować zasady księgowania dla typowych operacji. Trudniejsze przypadki może opisać używając bardziej zaawansowanych mechanizmów, tzw. formuł. Również na tym etapie wspierają go odpowiednie kreatory, które powodują, że efekt końcowy można uzyskać mając minimalną wiedzę na temat programowania

    analizy_02.jpg
  • zaawansowani użytkownicy mają do dyspozycji akcje dodatkowe, za pomocą których mogą zmodyfikować proces importu danych na jego każdym etapie, co umożliwia obsłużenie wyrafinowanych wyjątków. W skrajnym przypadku zaawansowany użytkownik może wymienić całą procedurę importu danych na własną, obsługującą proces księgowania w zupełnie nietypowy sposób. Jednak nawet w takim przypadku odpowiednie mechanizmy diagnozują importowane dane i zapewniają ich spójność

    analizy_03.jpg
  • oczywiście proces definiowania bardziej zaawansowanych zasad księgowania można powierzyć specjalistom – wdrożeniowcom systemów WAPRO ERP. Dzięki wspomnianym wyżej kreatorom jest to proces stosunkowo krótki, zatem wymagający niewielkich nakładów zarówno pod względem finansowym jak i organizacyjnym, w przeciwieństwie do przypadku, gdy konieczne jest napisanie specjalnego modułu pobierania danych z systemów innych producentów

Również sam proces przenoszenia danych pomiędzy systemami wygląda zupełnie inaczej, niż w przypadku komunikacji z systemami innych producentów:

  • podczas procesu importu danych do systemu FK użytkownik może podać szereg parametrów sterujących (niezależnie od ustawień schematów księgowania), umożliwiających kontekstowe księgowanie konkretnej partii dokumentów,
  • importowane dokumenty poddawane są pełnej, automatycznej diagnostyce, gwarantującej spójność danych i zwalniającej operatora z konieczności porównywania danych w obu programach,
  • przeniesione dane są w odpowiedni sposób oznaczane, co uniemożliwia ich edycję w programie WAPRO Mag oraz zapobiega podwójnemu zaksięgowaniu tych samych danych. Znacznik automatycznie jest wycofywany w przypadku usunięcia dokumentów z programu FK.


Jak widać powyżej, użytkowanie zestawu produktów jednego producenta jest zdecydowanie korzystniejsze na każdym etapie – począwszy od zakupu i wdrożenia (gdzie oszczędzamy bezpośrednio czas i pieniądze), poprzez koszty użytkowania (uproszczone administrowanie, jedno centrum odpowiedzialności, brak dopłat za synchronizację produktów), aż po ewidentne korzyści wynikające z optymalnej współpracy (jednokrotne wprowadzanie danych, współdzielenie informacji, optymalizacja procesów wymiany danych zarówno w warstwie definicyjnej jak i wykonywalnej).

Dodatkową korzyścią wynikającą z równoczesnego użytkowania obydwu systemów - WAPRO Mag i WAPRO Fakir jest możliwość wykorzystania programu Analizy wielowymiarowe WF-Analizy do tworzenia przekrojowych zestawień badających kondycję finansową firmy. Jest to narzędzie, które przy wykorzystaniu technologii OLAP oraz tabel przestawnych MS Excel, pozwala na skonstruowanie zaawansowanych, wielowymiarowych analiz - z jednej strony prezentujących strukturę sprzedaży (w rozbiciu na asortyment, punkty sprzedaży, handlowców, czy klientów), z drugiej – precyzyjnie badających strukturę kosztów w układzie zarówno rodzajowym jak i kalkulacyjnym. Ponieważ informacje pochodzą ze wspólnej, zsynchronizowanej bazy danych, wyniki uzyskane z obu systemów można w prosty sposób grupować oraz zestawiać, uzyskując precyzyjną informację na temat rentowności poszczególnych obszarów funkcjonowania firmy a także osób w niej pracujących.

 

Oferujemy 7 linii produktowych
dostosowanych do Twoich potrzeb

Pobierz demo Kup Pobierz aktualizacje